Pflicht mit Herkunft
Eine Vorgabe aus Vertrag, Kundenanforderung oder interner Regel verbinden Sie mit dem Vertrag, aus dem sie stammt. Wie stark diese Quelle geschützt ist, legen Sie selbst fest.
Funktionen · Sicherheit & Compliance
Compliance und Nachweise
In Workspace hängt jeder Nachweis direkt an der Pflicht, an der Prüfung und am Vorgang. Fragt der Prüfer nach, zeigt Ihr Team den Beleg mit wenigen Klicks vor. Fristen, Erinnerungen und offene Prüfungen hält Workspace für Sie nach.
Enthalten in: Workspace
Was Workspace für Sie festhält
Fristen, die sich melden
Jede Kontrolle trägt Zuständigkeit, Risiko und Prüfintervall. Workspace erinnert vor der Frist und eskaliert, wenn eine Prüfung überfällig ist.
Nachweis mit Fingerabdruck
Zu jedem Nachweis speichert Workspace Prüfsumme, Dateiname, Größe, wer ihn hochgeladen hat und wann. Ändert jemand die Datei später, fällt das auf.
Lücken auf einen Blick
Die Nachweisabdeckung zeigt, welche Prüfungen belegt sind und wo ein Nachweis fehlt. Ein Klick führt aus dem Bericht direkt zum Vertrag, zur Prüfung oder zum Nachweis.
Von der Pflicht bis zum Beleg
Eine Vorgabe aus Vertrag, Kundenanforderung oder interner Regel legen Sie als Anforderung an und verbinden sie mit dem Vertrag, aus dem sie stammt.
Zur Anforderung legen Sie Kontrollen fest, mit Zuständigkeit, Risiko und Prüfintervall.
Workspace plant daraus die einzelnen Prüfungen, erinnert vor der Frist und eskaliert, wenn eine Prüfung überfällig ist.
Der Zuständige hängt den Nachweis an die Prüfung und schließt sie über den Ablauf ab.
Darauf können Sie sich verlassen
Mit dem Abschluss friert Workspace die Prüfung samt Nachweisen ein und erzeugt auf Wunsch eine Momentaufnahme mit Prüfsumme.
Prüfungen und Anforderungen wechseln ihren Status über festgelegte Schritte. So bleibt sichtbar, wer wann was entschieden hat.
Ist eine Pflicht mit einem Vertrag verbunden, verschwindet ein wichtiger Vertrag nicht still aus dem Zusammenhang.
Angebot, Bestellung und Rechnung tragen die Werte, die zum Zeitpunkt des Belegs galten. Welcher Preis im Juni galt, steht auch später noch am Beleg.
Produktinhalte durchlaufen Anfrage, Prüfung und Freigabe. Eine Ablehnung trägt ihre Begründung, und nur freigegebene Inhalte gehen in den öffentlichen Katalog.
Für ein Audit stellen Sie Prüfungen und Nachweise nach Zeitraum und Risiko zusammen. Workspace legt daraus einen unveränderlichen Export mit Prüfsumme in Ihrem Speicher ab.
Den Überblick behalten
Die Statusübersicht zählt offene, laufende, im Review befindliche, abgeschlossene, fehlgeschlagene und überfällige Prüfungen. Auslaufende Verträge, Kündigungsfristen und auslaufende Vertraulichkeit erscheinen neben den Pflichten, die daran hängen.
Wer welche Nachweise sehen darf, folgt den Rechten am Vertrag. Vertrauliches bleibt so bei den Personen, die es sehen dürfen.
Arbeitet zusammen mit
Freigaben und Workflows
Feste Abläufe mit klaren Schritten tragen auch Ihre Prüfungen und Anforderungen.
Freigaben ansehenAuswertungen und Kennzahlen
Das Cockpit bündelt die Signale aus allen Bereichen von Workspace.
Übersicht ansehenWorkspace
Verträge, Prüfungen und Nachweise arbeiten in Workspace mit Ihren übrigen Vorgängen zusammen.
Workspace ansehenHäufige Fragen
Für welche Pflichten eignet sich das?
Für alles, was Sie regelmäßig prüfen und belegen: Kundenvorgaben aus Verträgen, Datenschutz- und Sicherheitsregeln, Geheimhaltungspflichten von Lieferanten oder interne Richtlinien.
Macht uns Workspace rechtskonform?
Workspace macht Ihre Pflichten, Kontrollen und Nachweise prüfbar und hält die Fristen nach. Welche Pflichten für Sie gelten und ob sie erfüllt sind, bewerten Ihre Verantwortlichen und Berater, mit allen Belegen griffbereit.
Wer darf Nachweise sehen und exportieren?
Das legen Sie über Rollen fest, getrennt nach Lesen, Pflegen, Prüfen und Exportieren. Nachweise an einem Vertrag sieht nur, wer auch den Vertrag sehen darf.
Was kostet das?
Den Preis nennen wir Ihnen in einem Angebot, weil er vom Umfang Ihres Vorhabens abhängt.
Planen wir Ihre Nachweise gemeinsam
Nennen Sie uns eine Pflicht, die Sie regelmäßig belegen. Wir zeigen Ihnen, wie sie in Workspace mit festen Fristen und griffbereiten Nachweisen läuft. Ihre Kontrolllisten und Audit-Ordner ordnen wir dabei gemeinsam mit Ihnen zu.