Der Besprechungsraum ist doppelt gebucht
Zwei Teams stehen vor derselben Tür, weil die Liste am Empfang nur eine der beiden Buchungen kannte.
Funktionen · Organisation & Zusammenarbeit
Termine, Räume und Fristen in einem Kalender
Zu einem Kundentermin gehören die richtigen Kollegen, ein freier Raum und manchmal das Vorführgerät. In Workspace planen Sie alles in einem Schritt. Räume und Betriebsmittel sind nie doppelt belegt, und Ihre Termine erscheinen auch in Ihrem gewohnten Kalenderprogramm.
Woran es heute oft hängt
Drei Kalender, und keiner stimmt
Ein Termin steht im Postfach, einer im Teamkalender und einer auf dem Wandplaner. Wer plant, schaut in alle drei und hofft, dass nichts fehlt.
Fristen stehen woanders als Termine
Die Wiedervorlage zum Angebot liegt im Vertrieb, der Termin im Kalender. Was diese Woche fällig ist, sieht man nirgends zusammen.
Der Umzug der alten Kalender schreckt ab
Jahrelang gepflegte Serientermine von Hand abzutippen, dazu hat niemand Lust. Also bleibt alles beim Alten.
So planen Sie einen Termin
Sie wählen einen freien Zeitraum und tragen Titel, Zeitzone und bei Bedarf eine Wiederholung ein.
Kollegen wählen Sie aus Ihrem Team, Gäste tragen Sie mit ihrer E-Mail-Adresse ein. Raum oder Betriebsmittel buchen Sie gleich mit.
Kollegen sagen in Workspace zu, mit Vorbehalt oder ab. Gäste antworten über einen Link in der Einladungsmail, ganz ohne Anmeldung.
Der Termin steht für alle Beteiligten im Kalender, in Workspace und im verbundenen Kalenderprogramm.
Was der Kalender für Sie erledigt
Für jeden Raum und jedes Gerät legen Sie Kapazität, Pufferzeiten, Mindestvorlauf und den längsten Buchungshorizont fest. Überschneidungen weist Workspace zurück.
Für begehrte Räume oder Geräte bestimmen Sie, dass eine Buchung erst gilt, wenn eine zuständige Person sie annimmt. Mit der Annahme ist die Ressource reserviert.
Monat, Woche, Tag oder Agenda zeigen dieselben Termine, Serien samt Ausnahmen inklusive.
Offene Wiedervorlagen erscheinen in Ihrem persönlichen Kalender. So sehen Sie Termine und fällige Nacharbeit an einer Stelle.
Kalenderprogramme mit CalDAV-Zugang lesen und schreiben Ihre Termine. Wiedervorlagen zeigen sie an, gepflegt werden diese in Workspace.
Bestehende Kalender übernehmen Sie aus einer Kalenderdatei. Vorher zeigt Workspace eine Vorschau mit Serien, einzelnen Terminen und Konflikten. Angelegt wird erst nach Ihrer Bestätigung, und während der Übernahme gehen keine Einladungen hinaus.
Ihren persönlichen Kalender öffnen nur Sie. Damit Ihr Kalenderprogramm darauf zugreifen kann, legen Sie im Profil einen eigenen Zugang an.
Arbeitet zusammen mit
Aufträge und Aufgaben
Der Termin beim Kunden gehört zum Auftrag, an dem auch Rückfragen und Aufgaben stehen.
Aufträge und Aufgaben ansehenFreigaben und Workflows
Eine Raumbuchung mit Zustimmung folgt derselben Logik wie andere Freigaben in Workspace.
Freigaben und Workflows ansehenZeit und Urlaub
Im selben System verwaltet Workspace auch Arbeitszeiten und Urlaub Ihres Teams.
Zeit und Urlaub ansehenHäufige Fragen
Funktioniert das mit meinem Kalenderprogramm?
Programme mit CalDAV-Zugang lesen und schreiben Ihre Termine. Den Zugang dafür legen Sie selbst im Profil an.
Brauchen Gäste ein Konto, um zu antworten?
Gäste erhalten einen Link in der Einladungsmail und antworten darüber direkt. Dafür brauchen sie kein Konto.
Können wir unsere bisherigen Termine übernehmen?
Ja. Aus einer Kalenderdatei übernehmen Sie Serien, Ausnahmen, Kategorien und Erinnerungen. Die Vorschau zeigt vorher, was angelegt wird, und ein zweiter Lauf erzeugt keine Dubletten.
Kann eine Raumbuchung eine Zustimmung brauchen?
Ja. Für jeden Raum und jedes Betriebsmittel legen Sie fest, ob eine Buchung sofort gilt oder erst nach Zustimmung einer zuständigen Person.
Was kostet das?
Den Preis nennen wir Ihnen in einem Angebot, weil er vom Umfang abhängt, etwa von den genutzten Bereichen und vom Speicher. Feste Preise veröffentlichen wir, sobald sie feststehen.
Welcher Termin sorgt bei Ihnen heute für Hin und Her?
Erzählen Sie uns, wie Sie Termine, Räume und Geräte heute planen. In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie das in Workspace mit einem Kalender für alle läuft, und übernehmen auf Wunsch Ihre bestehenden Kalender.