Der Monatsabschluss wird zur Suche
Lieferscheine, Stundenzettel und Mails liegen verteilt. Bevor die erste Rechnung rausgeht, sammelt jemand einen halben Tag lang Nachweise.
Funktionen · Auftragsabwicklung
Rechnungen, die stimmen, bevor sie rausgehen
Workspace erstellt die Rechnung aus dem Auftrag und dem Warenausgang. Positionen, Preise und Leistungszeitraum liegen dort bereits vor, niemand muss sie zusammensuchen. Bevor eine Rechnung final wird, prüft Workspace, ob alles vollständig ist, und zeigt Ihnen genau, was noch fehlt. Auf Wunsch erhält Ihr Kunde sie zusätzlich als XRechnung.
Woran es heute oft hängt
Das Leistungsdatum ist geschätzt
Wann wurde geliefert? Die Rechnung nennt ein Datum, das niemand belegen kann.
Korrekturen überschreiben die Spur
Eine falsche Rechnung wird geändert und neu gedruckt. Welche Fassung der Kunde verbucht hat, weiß später keiner.
Interne Kosten landen beim Kunden
Im Projekt stehen interne Stunden und der vereinbarte Kundenpreis nebeneinander. Ein Versehen, und die falsche Zahl steht auf der Rechnung.
Von der Leistung zur Rechnung
Ware ist ausgeliefert oder eine Leistung freigegeben. Positionen, Preise und Leistungszeitraum liegen am Auftrag.
Workspace stellt die Rechnung zusammen. Den Leistungszeitraum ermittelt es aus den zugehörigen Lieferungen und Leistungen.
Vor dem Abschluss zeigt Workspace fehlende Angaben und führt direkt zur richtigen Stelle. Strittige Positionen klärt der Sachbearbeiter am Auftrag.
Die fertige Rechnung geht als PDF an die Buchhaltung Ihres Kunden, auf Wunsch zusammen mit einer geprüften XRechnung.
Was Workspace für Ihre Abrechnung tut
Rechnung aus dem Auftrag
Aus dem Auftrag kommen Positionen und Preise, und zwar mit genau den Rabatten und Steuersätzen, die beim Kauf galten.
Leistungszeitraum aus den Vorgängen
Workspace ermittelt Leistungsdatum und Leistungszeitraum aus Lieferungen, Leistungen und Korrekturen. Nur Positionen ohne eindeutigen Bezug ergänzen Sie von Hand.
Prüfung vor dem Abschluss
Fehlt eine Angabe oder Einstellung, sehen Sie es vor dem Abschluss, mit einem direkten Weg zur Lösung.
XRechnung dazu
Zur PDF-Rechnung stellt Workspace eine geprüfte XRechnung bereit. PDF und XML erscheinen gemeinsam, damit beide zueinander passen.
Gutschrift und Storno mit Bezug
Korrekturen entstehen als eigene Folgebelege mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung. Nichts wird überschrieben.
Projektleistungen sauber abrechnen
Interne Zeitkosten bleiben vom freigegebenen Kundenpreis getrennt. Ältere Leistungen bereiten Sie gezielt für die Abrechnung vor.
Ordnung, die Ihre Buchhaltung freut
Rechnungen, Stornorechnungen und Gutschriften gehen an den Abrechnungskontakt Ihres Kunden.
Über eine Gruppe legen Sie fest, wer finale Rechnungen sehen darf.
Rechnungen und ihr Zahlstatus bleiben auch bei Teillieferungen und Folgevorgängen nachvollziehbar. Ein fehlgeschlagener Abschluss bleibt sichtbar und lässt sich gezielt wiederholen.
Rechnungen Ihrer Lieferanten im XML-Format prüft Workspace gegen den europäischen E-Rechnungsstandard. Die Befunde sehen Sie am Beleg.
Ihre Buchhaltung arbeitet weiter mit Ihrem Steuerberater oder Ihrem Buchhaltungsprogramm. Welche Angaben Workspace dafür übergibt, richten wir als eigenen Auftrag mit Ihnen ein.
Arbeitet zusammen mit
Bestellabwicklung
Nach dem Warenausgang entsteht die Rechnung aus derselben Bestellung.
Bestellabwicklung ansehenDokumente
Rechnungsvorlage, Logo und Texte pflegen Sie wie bei allen anderen Belegen.
Dokumente ansehenVersand und Retouren
Rücksendungen hängen am ursprünglichen Auftrag, die Gutschrift entsteht mit Bezug zur Rechnung.
Versand und Retouren ansehenHäufige Fragen
Kann ich XRechnungen erstellen?
Ja. Zur PDF-Rechnung stellt Workspace eine geprüfte XRechnung bereit. Eingehende E-Rechnungen im XML-Format prüft Workspace ebenfalls.
Woher kommt der Leistungszeitraum?
Aus den Lieferungen und Leistungen, die zur Rechnung gehören. Workspace ermittelt ihn selbst und meldet, wenn ein Nachweis fehlt.
Was mache ich, wenn eine Rechnung falsch ist?
Sie erstellen eine Gutschrift oder ein Storno als eigenen Beleg mit Bezug zur ursprünglichen Rechnung. Die alte Rechnung bleibt unverändert.
Wie arbeitet Workspace mit meiner Buchhaltung zusammen?
Rechnungen entstehen in Workspace, gebucht wird weiter bei Ihrem Steuerberater oder in Ihrem Buchhaltungsprogramm. Die Anbindung richten wir als eigenen Auftrag ein.
Wer bekommt die Rechnung?
Der Abrechnungskontakt Ihres Kunden. Für eine einzelne Rechnung legen Sie bei Bedarf eine andere Adresse fest.
Wie viel Zeit kostet Sie heute der Monatsabschluss?
Zeigen Sie uns, wie Rechnungen heute bei Ihnen entstehen. In einer Demo führen wir Ihnen den Weg vom Auftrag bis zur fertigen Rechnung mit XRechnung vor.