Anfragen liegen in fünf Postfächern
Info-Adresse, persönliche Postfächer, das Kontaktformular: Wer gerade was beantwortet, sieht niemand.
Funktionen · Kommunikation
Jede Anfrage hat einen Zuständigen, und Ihr Kunde bekommt schnell eine Antwort
Eine Frage zur Lieferung, eine Reklamation, eine Störung oder ein internes Anliegen: In Workspace wird daraus ein Vorgang mit Nummer, Zuständigkeit, Status und Wiedervorlage. Eine KI liest mit, fasst das Anliegen zusammen und entwirft die Antwort. Ihr Team prüft, ergänzt und schickt sie ab.
Woran es heute oft hängt
Niemand weiß, worauf eine Anfrage wartet
Fehlt eine Information vom Kunden oder vom Lieferanten? Ohne Status bleibt der Fall liegen.
Der Kunde fragt zum dritten Mal nach
Bei jedem Anruf erklärt er sein Anliegen neu, weil der Verlauf beim Kollegen liegt.
Dieselbe Antwort, jeden Tag aufs Neue
Ihr Team schreibt ähnliche Antworten immer wieder von vorn, statt die schwierigen Fälle zu lösen.
So läuft eine Anfrage durch Workspace
Die Anfrage kommt per Mail, über ein Formular auf Ihrer Website oder im Chat. Im Posteingang steht sie in einer Arbeitsliste, die älteste zuerst.
Die KI fasst zusammen, ordnet die Anfrage ein, erkennt wichtige Angaben und schlägt Zuständigkeit und Antwort vor.
Ihr Team übernimmt die Anfrage in einen Vorgang, verknüpft Kunde, Bestellung oder Rechnung und setzt den Zuständigen.
Der Ablauf führt durch Bearbeitung, Warten und Lösung. Eine Wiedervorlage holt den Vorgang zum richtigen Zeitpunkt zurück.
Was jeder Vorgang mitbringt
Eine eindeutige Nummer
Workspace vergibt die Vorgangsnummer selbst. Kunde, Team und Lieferant sprechen über denselben Fall.
Eigene Vorgangstypen
Reklamation, Garantieprüfung, Serviceanfrage oder interne Klärung: Jeder Typ bekommt seinen eigenen Ablauf und sein zuständiges Team.
Klare Zuständigkeit
Ein Vorgang landet automatisch bei der Gruppe, die für seinen Typ zuständig ist. Dort übernimmt ihn eine Person, und die Übergabe bleibt nachvollziehbar.
Der ganze Zusammenhang
Personen, Firmen, Bestellungen, Rechnungen, Sendungen, Retouren und Produkte verknüpfen Sie direkt mit dem Vorgang.
Kommentare, Dateien und Wiedervorlagen
Rückfragen, Fotos und Nachweise liegen am Vorgang. Auch die Vertretung sieht sofort, was als Nächstes zu tun ist.
Der Kunde ist mit dabei
Über einen Link liest Ihr Kunde den freigegebenen Verlauf und antwortet direkt am Vorgang. Kunden mit Zugang sehen ihre Vorgänge im Kundenbereich.
Die KI liest mit, Ihr Team entscheidet
Zu jeder Mail im Posteingang zeigt Workspace auf Wunsch eine KI-Auswertung: eine Zusammenfassung, die Einordnung als Vertriebsanfrage, Kundenservice, Abrechnung oder Lieferantenpost, die erkannten Angaben mit Fundstelle, einen Vorschlag für die Zuständigkeit und einen Antwortentwurf. Werbung und Spam erkennt sie ebenfalls.
Versucht eine Mail, die KI mit eingeschleusten Anweisungen zu steuern, stoppt Workspace die Auswertung, und Ihr Team bearbeitet die Mail selbst. Die KI schlägt vor, Ihr Team entscheidet und sendet.
Ihr Modell, Ihr Budget
Pro Aufgabe legen Sie fest, welches Modell arbeitet, auch ein Modell auf Ihrem eigenen Server. Dann verlassen Kundenanfragen Ihr Haus nicht. Aufgaben mit personenbezogenen Daten laufen standardmäßig über ein lokales Modell.
Für jedes Modell setzen Sie ein Budget pro Zeitraum. Vor jeder Anfrage prüft Workspace, ob es reicht, und überschreitet es nicht. So bleiben die Kosten planbar.
Auch intern ein Vorgang
Ihre Mitarbeiter erfassen eigene Anliegen, etwa eine Störung oder eine Frage an die IT, selbst als Vorgang. Das zuständige Team übernimmt ihn, und der Melder verfolgt den Stand und kommentiert weiter.
Formulare auf Ihrer Website können direkt einen Vorgang eröffnen. Verdächtige Einreichungen hält Workspace zur Prüfung zurück, damit Spam nicht in der Arbeitsliste Ihres Teams landet.
Arbeitet zusammen mit
Kundenchat
Fragen aus dem Chat auf Ihrer Website übernimmt Ihr Team mit dem ganzen Gesprächsverlauf.
Kundenchat ansehenWorkspace Kundenservice
Wiederkehrende Lieferfragen beantwortet der Kundenservice, vorhandene Rechnungen stellt er nach Prüfung von Identität und Berechtigung zu.
Workspace Kundenservice ansehenKunden und Kontakte
Jeder Vorgang steht beim Kunden, neben Angeboten und Bestellungen.
Kunden und Kontakte ansehenFreigaben und Abläufe
Welche Schritte ein Vorgang durchläuft und wer freigibt, legen Sie in einem grafischen Ablauf fest.
Freigaben und Abläufe ansehenHäufige Fragen
Über welche Wege kommen Anfragen herein?
Per Mail, über Formulare auf Ihrer Website und über den Chat. Alles landet an einer Stelle, und Ihr Team arbeitet die Liste von oben nach unten ab.
Kann ich eigene Abläufe für Reklamationen festlegen?
Ja. Für jeden Vorgangstyp legen Sie fest, welche Schritte er durchläuft, wer zuständig ist und wer bestimmte Schritte ausführen darf. Bei der Einführung richten wir das mit Ihnen ein.
Schickt die KI Antworten selbst ab?
Die KI bereitet vor: Zusammenfassung, Einordnung und Antwortentwurf. Abgeschickt wird, was Ihr Team geprüft hat.
Wie behalte ich die KI-Kosten im Griff?
Pro Aufgabe legen Sie die erlaubten Modelle und ein Budget pro Zeitraum fest. Workspace prüft vor jeder Anfrage, ob das Budget reicht, und überschreitet es nicht.
Was kostet Workspace?
Den Preis nennen wir Ihnen in einem Angebot, weil er vom Umfang abhängt, etwa von den genutzten Bereichen und vom Speicher. Feste Preise veröffentlichen wir, sobald sie feststehen.
Wo warten bei Ihnen Kunden auf eine Antwort?
Zeigen Sie uns, wie Anfragen heute bei Ihnen ankommen und wer sie bearbeitet. In einer Demo sehen Sie denselben Weg in Workspace, mit Posteingang, KI-Auswertung und Vorgang. Die Einführung übernehmen wir selbst.