Ein Auftrag, alle Einsätze
Im Serviceauftrag stehen Kunde, Standort, Ansprechpartner, Maschine, Vertrag und Priorität. Darunter planen Sie einen oder mehrere Einsätze mit Termin und Ort.
Funktionen · Organisation & Zusammenarbeit
Service und Wartung
In Workspace verbinden Sie den Kundenauftrag mit konkreten Einsätzen und passenden Technikern. Den Termin bestätigt Ihr Kunde über einen Link, ganz ohne eigenes Konto, und den Servicebericht zeichnet er digital ab. Wiederkehrende Wartungen legen Sie einmal im Vertrag fest, die Rechnungsentwürfe folgen im vereinbarten Rhythmus.
Enthalten in: Workspace
Was Ihr Service gewinnt
Der passende Techniker
Technikerprofile führen Einsatzländer, Sprachen, Qualifikationen und Zertifizierungen. Ihre Disposition filtert danach und findet schnell die richtige Person.
Termin per Link
Sie schlagen bis zu drei Zeitfenster vor. Ihr Kunde bestätigt eines davon oder nennt eigene Alternativen, ganz ohne Workspace-Konto.
Abnahme mit Unterschrift
Nach dem Einsatz bestätigt Ihr Kunde den Servicebericht mit Name und Unterschrift, auf dem eigenen Gerät oder auf dem Tablet vor Ort.
Vom Auftrag bis zur Rechnung
Sie legen den Serviceauftrag mit Kunde und Standort an und planen darunter den Einsatz.
Über „Termin abstimmen“ schicken Sie Ihrem Kunden bis zu drei Zeitfenster. Bestätigt er eines, ordnet Workspace den Techniker zu und trägt den Termin in die Einsatzplanung ein.
Der Techniker meldet Anfahrt, Ankunft vor Ort, Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Abschluss. Jeder Schritt behält seinen Zeitpunkt.
Ihr Kunde bestätigt den Servicebericht per Link. Aus der freigegebenen Arbeitszeit und der passenden Bestellposition bereitet Workspace die Abrechnung vor.
Darauf können Sie sich verlassen
Über festgelegte Aktionen entsteht der Status eines Einsatzes, nicht über ein freies Textfeld. Der Serviceauftrag folgt seinen Einsätzen.
Ihr Kunde sieht nur die freigegebene Berichtsversion. Eine Korrektur bekommt eine neue Version mit neuem Link, der bestätigte Bericht bleibt unverändert.
Kundenpreis, Währung und Steuer übernimmt Workspace aus der Bestellposition. Der spätere Abrechnungslauf nutzt genau diesen gespeicherten Stand.
Workspace achtet darauf, dass derselbe Vertragszeitraum oder Einsatz nicht doppelt abgerechnet wird.
Starten Sie eine neue Terminrunde, ersetzt der neue Link den alten. So gilt immer nur ein Stand.
Rechnungen entstehen als Entwurf. Sie prüfen Leistungszeitraum, Positionen und Steuer und schließen sie über Ihren gewohnten Rechnungsablauf ab.
Wartungsverträge im festen Rhythmus
Einen wiederkehrenden Servicevertrag legen Sie als Vertragsleistungsplan am aktiven Kundenvertrag an. Laufzeit, Leistungsrhythmus und Abrechnungsrhythmus bestimmen Sie getrennt: Ein Jahresvertrag kann vier Wartungen enthalten und trotzdem eine einzige Jahresrechnung erzeugen.
Sie wählen, ob die Rechnung zu Beginn des Zeitraums entsteht oder nach der bestätigten Leistung, je Einsatz oder gesammelt je Periode. Workspace legt den Rechnungsentwurf mit Leistungszeitraum und den vereinbarten Bestellpositionen an. Ändern Sie den Plan, entsteht eine neue Revision, und abgeschlossene Zeiträume bleiben, wie sie sind.
Arbeitet zusammen mit
Termine und Verfügbarkeiten
Ihre Serviceeinsätze stehen in derselben Planung wie Termine, Räume und Betriebsmittel.
Terminplanung ansehenRechnungen und Abrechnung
Aus dem Rechnungsentwurf wird im gewohnten Ablauf eine fertige Rechnung.
Abrechnung ansehenMontakto
Unsere App für selbstständige Servicetechniker: Servicetage planen und den Bericht direkt beim Kunden übergeben. Montakto kommt bald.
Montakto ansehenHäufige Fragen
Für welche Betriebe eignet sich das?
Für Teams mit Disposition und Technikern im Außendienst, etwa im Maschinen- und Anlagenservice oder bei Wartungsverträgen mit festen Intervallen.
Braucht mein Kunde ein eigenes Konto?
Nein. Termin und Servicebericht bestätigt er über einen Link, den Sie ihm schicken.
Welche Art von Unterschrift ist das?
Ihr Kunde zeichnet den Bericht auf dem Bildschirm ab. Das ist eine einfache elektronische Bestätigung des Einsatzes, keine qualifizierte elektronische Signatur.
Wie melden Techniker ihren Fortschritt?
Workspace bietet eine Schnittstelle, über die eine mobile Anwendung die Einsätze eines Technikers lädt und seine Statusmeldungen zurückgibt. Für selbstständige Techniker, die allein arbeiten, entsteht außerdem unsere App Montakto. Sie kommt bald.
Was kostet das?
Den Preis nennen wir Ihnen in einem Angebot, weil er vom Umfang Ihres Vorhabens abhängt.
Sprechen wir über Ihren Service
Erzählen Sie uns, wie ein Serviceauftrag bei Ihnen vom Anruf bis zur Rechnung läuft. Wir zeigen Ihnen, wie Einsätze, Termine, Abnahme und Wartungsverträge in Workspace zusammenspielen.