Die Anfrage liegt im Postfach
Wer gerade nicht da ist, weiß nichts von ihr. Ein Kollege fragt nach, und der Kunde wartet.
Produkte
Ein System für Kunden, Aufträge, Lager und Ihr Team
In Workspace liegt an einer Stelle, was heute zwischen Postfach, Tabellen und mehreren Programmen hängt: Anfragen, Angebote, Aufträge, Lagerbestand, Belege und die Aufgaben Ihres Teams. Sie fangen mit einem Bereich an und nehmen weitere dazu, ohne das System zu wechseln.
Woran es heute oft hängt
Preise stehen in Tabellen
Welcher Preis galt für diesen Kunden? Das sucht jemand aus Mails und Listen zusammen.
Der Bestand steht in einem anderen Programm
Ob die Ware da ist, erfährt der Vertrieb erst nach einer Rückfrage im Lager.
Wissen steckt in Köpfen
Wie ein Ablauf geht, weiß eine Person. Ist sie im Urlaub, stockt die Arbeit.
Was Workspace abdeckt
Kunden und Vertrieb
Anfragen, Leads, Verkaufschancen und Angebote an einer Stelle, mit einer Liste der Kontakte, die als Nächstes dran sind.
Vertrieb und Kunden ansehenBestellungen und Belege
Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Retoure entstehen aus demselben Auftrag. Rechnungen erstellen Sie auch als XRechnung.
Aufträge und Belege ansehenEinkauf und Lager
Bestellungen beim Lieferanten zu seinen Preisen, Wareneingang, Lagerplätze, Inventur und Kommissionierung mit dem Scanner.
Einkauf und Lager ansehenOnlineshop und Produktdaten
Produkte mit Varianten pflegen, freigeben und im eigenen Shop an Firmen- und Privatkunden verkaufen.
Shopcloud ansehenKundenservice
Jede Anfrage wird ein Fall mit Zuständigkeit. Dazu kommen ein Chat auf Ihrer Website und Antwortentwürfe, die eine KI vorbereitet.
Kundenservice ansehenZusammenarbeit
Aufgaben, Kommentare am Vorgang, Whiteboards, Dateien und ein Wiki für das, was Ihr Team weiß.
Zusammenarbeit und Wissen ansehenZeit und Urlaub
Ihr Team stempelt im Browser oder mit der App schukai Zeiterfassung. Urlaubsanträge gibt die Teamleitung frei, Saldo und Urlaubskonto sind immer aktuell.
Zeit und Urlaub ansehenAbläufe und Auswertungen
Schritte und Freigaben legen Sie in einem grafischen Ablauf fest. Kennzahlen führen direkt zu den zugehörigen Vorgängen.
Abläufe und Auswertungen ansehenVon der Anfrage bis zur Rechnung
Eine Anfrage kommt per Mail, Formular oder Chat und wird zum Lead.
Aus dem Lead entsteht ein Angebot mit den Preisen dieses Kunden.
Nimmt der Kunde an, wird daraus ein Auftrag. Das Lager kommissioniert, das Paket geht mit DHL oder DPD raus.
Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag, auf Wunsch als XRechnung.
Klein anfangen, ohne später zu wechseln
Nur den Onlineshop
Shopcloud ist der Zuschnitt für den Shopbetrieb. Wir oder Ihre Agentur richten ihn ein. Nutzen Sie später mehr vom System, ist dafür kein Wechsel nötig.
Shopcloud ansehenNur die Arbeitszeiten
Ihre Mitarbeiter buchen Kommen, Pausen und Gehen mit der App schukai Zeiterfassung. Sollzeiten, Urlaub und Saldo führen Sie in Workspace.
Zeit und Urlaub ansehenDas ganze System, von uns betrieben
Wir betreiben Workspace für Sie, richten die Bereiche ein, die Sie brauchen, und übernehmen die vereinbarten Daten.
Einführung und Datenübernahme ansehenDas ganze System auf Ihren Servern
Software und Daten bleiben im Haus: ein Programm, eine Datenbank, Aktualisierungen mit geprüfter Wiederherstellung.
Selbstbetrieb ansehenAbläufe festlegen und nachweisen
Welche Schritte ein Auftrag durchläuft und wer was freigibt, legen Sie in einem grafischen Ablauf fest. Welcher Preis im Juni galt, steht später noch am Beleg: Preise und Steuersätze werden mit jedem Vorgang unveränderlich gespeichert.
KI mit wählbarem Modell und Budget
Workspace kann Produktinformationen vorbereiten, Kundenanfragen zusammenfassen und nächste Schritte vorschlagen. Ihr Team prüft die Ergebnisse und entscheidet, was es übernimmt.
Pro Aufgabe legen Sie fest, welches Modell arbeitet – auch ein Modell, das auf Ihrem eigenen Server läuft. Dann gehen Produkttexte, Kundenanfragen und Belege an keinen externen Anbieter. Zusätzlich setzen Sie ein Budget pro Zeitraum. Vor jeder Anfrage prüft Workspace, ob es reicht. Reicht es nicht, nutzt Workspace nur einen anderen Weg, den Sie erlaubt haben; gibt es keinen, entsteht kein Vorschlag.
Workspace Kundenservice beantwortet wiederkehrende Lieferfragen und freigegebene Produktfragen. Nach Prüfung von Identität und Berechtigung kann er vorhandene Rechnungen zustellen. Fehlen Angaben oder ist eine Entscheidung nötig, übernimmt Ihr Team.
Sicherheit und Betrieb
Rollen und Rechte
Jeder Mitarbeiter sieht und ändert nur, was zu seiner Aufgabe gehört.
Sichere Anmeldung
Ihr Team meldet sich mit einem zweiten Faktor an. Neue Kollegen kommen per Einladung dazu, nicht über geteilte Zugänge.
Mehrere Firmen
Führen Sie mehrere Firmen als eigene Mandanten und wechseln Sie zwischen ihnen.
Bei uns oder bei Ihnen
Betreiben wir Workspace für Sie, liegen Ihre Daten in Rechenzentren in Europa. Beim Selbstbetrieb bleiben sie auf Ihren Servern, mit gleichem Funktionsumfang.
Updates mit Sicherung
Vor einem Update wird gesichert und die Wiederherstellung geprüft.
Vorhandene Systeme anbinden
Ihre Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Fachanwendung soll Daten mit Workspace austauschen? Das richten wir als eigenen Auftrag ein. Gemeinsam legen wir fest, welches System die Originaldaten führt und wie Sie Übertragungsfehler erkennen.
Einführung durch uns
Im Gespräch klären wir, welcher Ablauf zuerst in Workspace laufen soll.
In einer Demo zeigen wir ihn Ihnen mit Beispieldaten.
Wir richten den Bereich ein und übernehmen die vereinbarten Daten.
Ihr Team startet mit diesem Bereich. Weitere kommen dazu, wenn Sie so weit sind.
Häufige Fragen
Kann ich mit einem Bereich anfangen?
Ja. Sie können zum Beispiel mit dem Onlineshop, dem Vertrieb oder dem Lager beginnen und weitere Bereiche im selben System dazunehmen.
Wie arbeitet Workspace mit meiner Buchhaltung zusammen?
Rechnungen und Belege entstehen in Workspace, gebucht wird weiter bei Ihrem Steuerberater oder in Ihrem Buchhaltungsprogramm. Die Anbindung dorthin richten wir für Sie ein.
Unterstützt Workspace E-Rechnungen?
Ausgehende Rechnungen erstellen Sie als XRechnung. Eingehende E-Rechnungen im XML-Format prüft Workspace. ZUGFeRD unterstützt Workspace derzeit nicht.
Wie kommen meine Daten hinein?
Bei der Einführung übernehmen wir die vereinbarten Daten, etwa Kunden, Produkte und Preise, aus Dateien oder aus Ihrem bisherigen System.
Läuft Workspace in der Cloud oder auf eigenen Servern?
Beides, mit gleichem Funktionsumfang.
Wo liegen meine Daten?
Betreiben wir Workspace, in Rechenzentren in Europa. Beim Selbstbetrieb auf Ihren eigenen Servern.
Wie behalte ich die KI-Kosten im Griff?
Pro Aufgabe legen Sie die erlaubten Modelle und ein Budget pro Zeitraum fest. Workspace prüft vor jeder Anfrage, ob das Budget reicht, und überschreitet es nicht.
Wer führt Workspace ein?
Wir selbst, als Hersteller. Einen zusätzlichen Partner brauchen Sie dafür nicht.
Was kostet Workspace?
Den Preis nennen wir Ihnen in einem Angebot, weil er vom Umfang abhängt, etwa von den genutzten Bereichen und vom Speicher. Feste Preise veröffentlichen wir, sobald sie feststehen.
Welcher Ablauf soll zuerst einfacher werden?
Nennen Sie uns einen Ablauf, der heute Zeit kostet: eine Anfrage, die im Postfach liegen bleibt, oder Preise, die jemand aus Tabellen sucht. In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie er in Workspace an einer Stelle läuft, und Sie erhalten ein Angebot.
Sie wollen erst sehen, wie typische Abläufe aussehen? Workspace beim technischen Dienstleister · Drei Anwendungsfälle ansehen · Anleitungen und Antworten