Bestellungen werden abgetippt
Die Shopbestellung kommt per E-Mail, das Angebot liegt als PDF im Postfach. Jemand überträgt beides von Hand in die Auftragsbearbeitung, Position für Position, und hofft, dass keine Zahl verrutscht.
Funktionen · Auftragsabwicklung
Jede Bestellung im Griff, vom Eingang bis zur Rechnung
Ob die Bestellung aus Ihrem Onlineshop kommt oder aus einem angenommenen Angebot: In Workspace läuft sie durch klare Schritte. An jeder Bestellung sieht Ihr Team, wie weit sie ist und was als Nächstes ansteht. Fragt ein Kunde nach, kann jede Kollegin sofort Auskunft geben.
Woran es heute oft hängt
Der Stand steckt in einem Kopf
Nur die zuständige Kollegin weiß, ob die Ware unterwegs ist. Ist sie im Urlaub, wartet der Kunde.
Vorkasse und Versand laufen auseinander
Die Ware wartet im Lager, obwohl das Geld längst da ist. Oder sie geht raus, bevor die Zahlung eingegangen ist.
Die Bestätigung passt nicht mehr
Nach einer Änderung am Auftrag hat der Kunde noch die alte Auftragsbestätigung. Was gilt jetzt?
So läuft eine Bestellung durch Workspace
Die Bestellung entsteht im Shop-Checkout oder aus einem angenommenen Angebot, mit Kunde, Positionen, Preisen und Adressen. Ihr Kunde erhält sofort eine Eingangsbestätigung per E-Mail.
Ihr Team prüft Positionen, Preise, Steuer und Versand und gibt die Bestellung frei. Die Auftragsbestätigung geht als PDF an den richtigen Ansprechpartner.
Die Zahlungsart bestimmt den nächsten Schritt: Bei Vorkasse wartet die Sendung auf den Zahlungseingang, beim Kauf auf Rechnung geht die Bestellung direkt ins Lager.
Nach dem Warenausgang erhält Ihr Kunde ein Lieferavis, und Sie erstellen die Rechnung aus derselben Bestellung.
Was Ihr Team an jeder Bestellung sieht
Im Kopf jeder Bestellung steht, was als Nächstes zu tun ist. Fehlt eine Angabe, nennt Workspace den Grund und führt direkt an die richtige Stelle.
Eine Bestellung wechselt ihren Status über die vorgesehenen Aktionen, sodass jeder Schritt bewusst geschieht und später nachvollziehbar bleibt. Jeder im Team sieht, wo sie steht.
Ändert sich die Bestellung nach der Bestätigung, kennzeichnet Workspace die vorhandene Fassung als veraltet. Sie erzeugen die neue und versenden sie erneut.
Bei Vorkasse bestätigt Ihr Team den Zahlungseingang an der Bestellung, und erst danach gibt Workspace die Sendung frei.
Auf Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung steht die Bestellnummer Ihres Kunden. So findet seine Buchhaltung jeden Beleg wieder.
Wann welcher Beleg an wen ging? Das steht an der Bestellung.
Storno, Retoure und Gutschrift laufen als eigene Schritte. Gespeicherte Preise bleiben, wie sie sind. Der Weg der Korrektur bleibt sichtbar.
Ein Vorgang für Shop, Lager und Rechnung
Die Bestellung aus Ihrem Onlineshop ist derselbe Vorgang, den Ihr Team weiterbearbeitet. Das Lager kommissioniert an ihr, die Rechnung entsteht aus ihr, und der Kundenservice beantwortet Fragen zur Lieferung anhand derselben Daten. Eine Schnittstelle zwischen zwei Programmen braucht es dafür gar nicht erst.
Arbeitet zusammen mit
Onlineshop
Bestellungen aus Ihrem Shop landen mit den Preisen des Kunden direkt in der Bestellabwicklung.
Onlineshop ansehenVersand und Retouren
Versandlabels für DHL und DPD entstehen an der Sendung, Rücksendungen hängen am ursprünglichen Auftrag.
Versand und Retouren ansehenDokumente
Auftragsbestätigung und Lieferschein entstehen aus der Bestellung, mit Ihrem Logo.
Dokumente ansehenRechnungen und Abrechnung
Die Rechnung übernimmt Positionen, Preise und Leistungszeitraum aus Bestellung und Warenausgang.
Rechnungen und Abrechnung ansehenHäufige Fragen
Woher kommen die Bestellungen?
Aus Ihrem Onlineshop und aus angenommenen Angeboten. Wenn Sie es freischalten, legt Ihr Team Bestellungen für Sonderfälle auch direkt an.
Kann jeder im Team Auskunft geben?
Ja. Status, nächster Schritt, Belege und Versandhistorie stehen an der Bestellung. Die Vertretung sieht dasselbe wie die zuständige Kollegin.
Welche Zahlarten gibt es?
Im Shop PayPal, Rechnung und Vorkasse. Workspace führt die Bestellung je nach Zahlart passend weiter.
Was passiert, wenn sich eine Bestellung ändert?
Workspace kennzeichnet die Auftragsbestätigung als veraltet, und Sie versenden eine neue Fassung. Nach dem Versand korrigieren Sie über Storno, Retoure oder Gutschrift.
Wer richtet das ein?
Wir. Bei der Einführung stellen wir Belege, Absender und E-Mail-Versand für Sie ein und gehen die erste Bestellung gemeinsam mit Ihnen durch.
Wo bleiben Ihre Bestellungen heute hängen?
Erzählen Sie uns, wie eine Bestellung heute bei Ihnen läuft. In einer Demo zeigen wir Ihnen den Weg vom Eingang bis zur Rechnung in Workspace, mit Beispieldaten aus dem Handel.