Wer muss das eigentlich freigeben?
Bis jemand herausgefunden hat, wer entscheiden darf, steht der Auftrag still.
Funktionen · Organisation & Zusammenarbeit
Freigaben, die nicht im Postfach liegen bleiben
Sie legen einmal fest, wer was freigibt und was danach passiert. Workspace legt die Entscheidung der zuständigen Person vor, bietet nur die Schritte an, die gerade erlaubt sind, und hält jede Entscheidung fest. So läuft der Vorgang weiter, auch wenn viel los ist.
Woran es heute oft hängt
Die Freigabe kam auf Zuruf
Der Chef hat im Flur genickt. Drei Monate später weiß niemand mehr, wer was genehmigt hat.
Jeder macht es ein bisschen anders
Den Ablauf gibt es nur als Gewohnheit, und neue Kollegen lernen ihn, indem sie fragen.
Nach der Freigabe passiert nichts
Die Entscheidung ist gefallen, aber den nächsten Schritt hat niemand angestoßen.
So entsteht ein Ablauf
Gemeinsam mit uns legen Sie fest, welche Schritte ein Vorgang durchläuft, wer welchen Schritt freigibt und was danach folgt.
Im grafischen Designer sehen Sie den Ablauf als Diagramm aus Zuständen und Übergängen.
Ihr Team arbeitet am Vorgang. Angeboten werden nur die erlaubten Schritte, und wo eine Entscheidung Angaben braucht, fragt ein Formular sie ab.
Jeder Schritt wird festgehalten. Danach geht eine Benachrichtigung hinaus oder der nächste Schritt startet.
Freigaben aus dem Alltag
Produktdaten veröffentlichen
Ein Produktteam fordert die Veröffentlichung an. Die Prüfung gibt frei, lehnt mit Begründung ab oder zieht eine Veröffentlichung zurück. In den Shop kommen nur freigegebene Inhalte.
Produktdaten ansehenPreisabweichung im Einkauf
Weicht ein Preis stärker als festgelegt vom vereinbarten ab, geht die Bestellung erst nach einer Prüfung hinaus. Der Einkäufer sieht, welche Position er klären muss.
Einkauf und Bestellungen ansehenUrlaubsanträge
Offene Anträge ihrer Mitarbeiter sieht die Teamleitung gesammelt und gibt sie frei.
Zeit und Urlaub ansehenRaumbuchung mit Zustimmung
Für begehrte Räume oder Geräte gilt eine Buchung erst, wenn eine zuständige Person sie annimmt.
Termine und Verfügbarkeiten ansehenWas hinter jedem Ablauf steckt
Zustände, Übergänge und Aktionen pflegen Sie als Diagramm. Auf einen Blick erkennt Ihr Team, wie ein Ablauf gedacht ist.
Wer einen Übergang auslösen darf, regeln Rollen und Bedingungen. Alle anderen sehen den Schritt gar nicht erst.
Braucht eine Entscheidung eine Begründung oder weitere Angaben, fragt Workspace sie genau an dieser Stelle ab.
Von jedem Ablauf gibt es Versionen. Ist eine Version gesperrt, bleibt sie, wie sie ist.
Mitgelieferte Abläufe behalten ihre geprüfte Logik. Die Anordnung im Diagramm passen Sie an Ihre Sicht an, eine eigene Logik legen Sie als eigenen Ablauf an.
Ein Übergang löst eine Benachrichtigung aus oder ruft einen freigegebenen Webhook auf. Der Aufruf startet erst, wenn der neue Status gespeichert ist.
Scheitert eine Aktion, versucht Workspace es nach Ihrer Regel erneut. Dauerhafte Fehler landen in einer eigenen Liste, und nach der Behebung wiederholen Sie den Schritt gezielt.
Zuständige sehen den Hinweis im Dashboard und auf Wunsch per E-Mail. Die Texte passen Sie je Sprache an, und jeder Mitarbeiter wählt, wie oft er informiert wird.
Agenten arbeiten mit klarer Freigabe
Ein KI-Agent plant mehrere Arbeitsschritte und führt sie mit den dafür eingerichteten Werkzeugen aus. Gemeinsam legen wir fest, welche Schritte eine Freigabe benötigen und wann ein Mitarbeiter übernimmt.
Auch das Modell wählen Sie: Es arbeitet auf unserer oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur, mit einem Budget, das Sie festlegen. Reicht das Budget nicht mehr, arbeitet der Agent nur über einen anderen Weg weiter, den Sie erlaubt haben; gibt es keinen, führt er keine weiteren Schritte aus.
Häufige Fragen
Brauche ich Programmierkenntnisse?
Abläufe pflegen Sie im grafischen Designer. Die erste Einrichtung übernehmen wir mit Ihnen, weil dabei festgelegt wird, wer was entscheidet.
Kann ich einen Ablauf später ändern?
Ja. Sie legen eine neue Version an. Frühere Versionen bleiben erhalten, und Sie sehen jederzeit, welche gilt.
Was passiert, wenn eine Aktion scheitert?
Workspace versucht es nach Ihrer Regel erneut. Gelingt das nicht, landet der Fall in einer eigenen Liste, aus der Sie ihn nach der Behebung gezielt wiederholen.
Sieht man später, wer was entschieden hat?
Ja. Statuswechsel laufen über den Ablauf, deshalb bleibt jeder Schritt mit Person und Zeitpunkt nachvollziehbar.
Was kostet das?
Den Preis nennen wir Ihnen in einem Angebot, weil er vom Umfang abhängt, etwa von den genutzten Bereichen und vom Speicher. Feste Preise veröffentlichen wir, sobald sie feststehen.
Welche Entscheidung soll bei Ihnen nicht mehr warten?
Nennen Sie uns eine Freigabe, die heute im Postfach liegen bleibt. Gemeinsam zeichnen wir den Ablauf auf und zeigen Ihnen in einer Demo, wie er in Workspace mit festen Schritten läuft.