Kopieren und einfügen
Für jedes Angebot öffnet jemand die Textverarbeitung und überträgt Kunde, Artikel und Preise von Hand. Den Zahlendreher findet dann der Kunde.
Funktionen · Auftragsabwicklung
Professionelle Belege direkt aus dem Auftrag
Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung: Workspace erstellt Ihre Belege aus den Daten, die bereits am Vorgang stehen. Mit Ihrem Logo, auf Deutsch oder Englisch. Jeder Beleg geht an den richtigen Ansprechpartner Ihres Kunden, und Sie sehen später, was wann an wen ging.
Woran es heute oft hängt
Der falsche Empfänger
Die Rechnung landet beim Einkäufer, der sie weiterleitet, vergisst oder mit in den Urlaub nimmt, statt in der Buchhaltung des Kunden. Gezahlt wird Wochen später.
Welche Fassung hat der Kunde?
Drei Versionen eines Angebots liegen im Postfach, alle mit fast demselben Dateinamen. Niemand weiß sicher, welche rausging.
Lange Belege zerfallen
Ab der zweiten Seite läuft die Positionsliste in die Fußzeile, und die Summe steht allein auf einer leeren Seite. Das wirkt beim Kunden unprofessionell.
So entsteht ein Beleg
Kunde, Positionen, Preise und Adressen stehen bereits am Vorgang, und Workspace setzt sie in die passende Vorlage ein, ohne dass jemand etwas abtippt.
Sie sehen sich die Vorschau an.
Vor dem Abschluss prüft Workspace, ob Absender, Empfänger und Vorlage vollständig sind. Fehlt etwas, führt der Hinweis direkt zur richtigen Einstellung.
Der fertige Beleg geht als PDF per E-Mail an den zuständigen Ansprechpartner und erscheint in der Versandhistorie.
Was Workspace für Ihre Belege tut
Zehn Belegarten ab dem ersten Tag
Vom ersten Tag an liegen Vorlagen und Texte für zehn Belegarten bereit, auf Deutsch und Englisch. Darunter sind Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift und Rückgabeunterlagen.
Ihr Auftritt auf jedem Beleg
Ihr Logo hinterlegen Sie je Dokumentgruppe, Fußzeile, Begrüßung und Zahlungshinweise formulieren Sie selbst. Die Namen der Platzhalter passen Sie an Ihre Fachsprache an.
Der passende Text je Beleg
Im Angebot darf ein Produkt werben, auf dem Lieferschein soll es knapp und eindeutig sein, damit das Lager es sofort erkennt. Eigene Positionstexte pflegen Sie deshalb je Belegart und Sprache.
Saubere Seitenumbrüche
Bevor das PDF entsteht, misst Workspace jede Seite. So laufen auch lange Positionslisten ordentlich über mehrere Seiten, mit Übertrag und Summenblock an der richtigen Stelle.
Der richtige Empfänger
Nach dem Zweck des Belegs wählt Workspace den Ansprechpartner: Die Rechnung geht an die Buchhaltung Ihres Kunden, der Lieferschein an sein Lager. Für einen einzelnen Beleg legen Sie bei Bedarf eine abweichende Adresse fest.
Lückenlose Versandhistorie
Welcher Beleg wann an wen ging, sehen Sie an jedem Vorgang.
Belege, auf die Sie sich verlassen können
In jedem Beleg sind Preise, Rabatte und Steuersätze festgehalten. Ändern Sie später eine Preisliste, bleibt der alte Beleg, wie er war.
Lieferscheine erhalten eine fortlaufende, gut lesbare Nummer, die auch bei erneuter Erzeugung gleich bleibt. Darauf kann sich Ihr Lager verlassen.
Die Bestellnummer Ihres Kunden steht auf jedem Beleg. Verwendet er eigene Artikelnummern und Bezeichnungen, erscheinen auch diese auf seinen Belegen.
Ändert sich ein Auftrag nach der Bestätigung, kennzeichnet Workspace die alte Fassung als veraltet.
Zur PDF-Rechnung erstellen Sie auf Wunsch eine geprüfte XRechnung.
Die Texte für weitere Sprachen pflegen Sie zentral. Sobald alle Texte einer Sprache vorhanden sind, entstehen Belege auch in dieser Sprache.
Arbeitet zusammen mit
Bestellabwicklung
Auftragsbestätigung und Lieferschein entstehen direkt aus der Bestellung.
Bestellabwicklung ansehenPreise und Angebote
Angebote übernehmen die Preise aus der Preisliste Ihres Kunden.
Preise und Angebote ansehenRechnungen und Abrechnung
Die Rechnung übernimmt Positionen und Leistungszeitraum aus Auftrag und Warenausgang.
Rechnungen und Abrechnung ansehenHäufige Fragen
Kann ich meine eigenen Vorlagen verwenden?
Ja. Sie starten mit den mitgelieferten Vorlagen und tragen Logo und Texte ein. Ein eigenes Layout setzen wir bei der Einführung gemeinsam mit Ihnen um.
In welchen Sprachen entstehen die Belege?
Auf Deutsch und Englisch mit mitgelieferten Texten. Für weitere Sprachen pflegen Sie die Texte einmal zentral.
Wie verschicke ich einen Beleg?
Per E-Mail als PDF, direkt aus dem Vorgang. Danach steht er in der Versandhistorie.
Unterstützt Workspace E-Rechnungen?
Ja. Rechnungen erstellen Sie zusätzlich als XRechnung, und eingehende E-Rechnungen im XML-Format prüft Workspace.
Wer richtet die Belege ein?
Wir. Bei der Einführung hinterlegen wir Absender, Logo und Versand und prüfen mit Ihnen die ersten Belege.
Welcher Beleg soll als Erstes besser werden?
Schicken Sie uns ein Angebot oder eine Rechnung, wie Sie sie heute verschicken. In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie derselbe Beleg in Workspace aus den Auftragsdaten entsteht.