Antwort
Ja. Eingehende und erzeugte Dokumente können einem Kunden oder Vorgang zugeordnet werden, damit die fachliche Geschichte nicht über Postfach, Laufwerk und ERP verteilt bleibt. Eine E-Mail kann einen neuen Vorgang auslösen oder zu einem bestehenden Auftrag gehören. Dabei muss klar bleiben, welches Dokument Original ist, welche Version freigegeben wurde und wo rechtlich relevante Belege verbindlich archiviert werden.
Workspace ersetzt nicht automatisch das E-Mail-System oder ein spezialisiertes Archiv. Es stellt den Arbeitskontext her und kann Verweise, Kopien oder erzeugte Dokumente verwalten – abhängig von Architektur und Vertrag. Bei automatischer Zuordnung braucht es einen Klärweg für unsichere Treffer; eine falsch zugeordnete Kundenmail ist gefährlicher als eine manuelle Rückfrage.
Redaktioneller Stand: 3. September 2026
Weiterführend
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