Freigaben warten im Postfach
Niemand weiß genau, wer entscheiden muss. Der Auftrag steht still, bis jemand nachfragt.
Produkte · Workspace
Feste Abläufe, belegte Entscheidungen, Zahlen mit Herkunft
Wer was freigibt und was danach passiert, legen Sie einmal fest. Workspace führt Ihr Team durch diese Schritte und hält Preise und Entscheidungen am Vorgang fest. In den Auswertungen sehen Sie, welche Aufträge hinter einer Zahl stehen.
Ansicht aus unserer Demo-Umgebung mit Beispieldaten.
Woran es heute oft hängt
Jeder macht es ein bisschen anders
Der Ablauf existiert nur als Gewohnheit. Neue Kollegen lernen ihn, indem sie fragen.
Der Nachweis fehlt, wenn er gebraucht wird
Welcher Preis galt im Juni, wer hat die Prüfung abgeschlossen? Die Antwort steckt in alten Mails.
Zahlen ohne Herkunft
Die Marge sinkt, aber welche Aufträge betrifft das? Die Auswertung endet in einer Tabelle.
So läuft ein Ablauf in Workspace
Gemeinsam legen wir fest, welche Schritte ein Vorgang durchläuft und wer welchen Schritt freigibt.
Im grafischen Designer sehen Sie den Ablauf als Diagramm aus Zuständen und Übergängen.
Ihr Team arbeitet am Vorgang. Angeboten werden nur die Schritte, die gerade erlaubt sind, und die Zuständigen erhalten einen Hinweis.
Jeder Schritt wird festgehalten. In den Auswertungen sehen Sie, wo Vorgänge stehen und wo sie hängen.
Abläufe festlegen und steuern
Zustände, Übergänge und Aktionen pflegen Sie als Diagramm. So sieht Ihr Team, wie ein Ablauf gedacht ist.
Eine Freigabe ist ein eigener Übergang im Ablauf. Wer ihn auslösen darf, regeln Rollen und Bedingungen.
Mitgelieferte Abläufe bleiben in ihrer Logik geschützt. Die Anordnung im Diagramm passen Sie an Ihre Arbeitssicht an, eine abweichende Logik legen Sie bewusst als eigenen Ablauf an.
Von jedem Ablauf gibt es Versionen, und eine gesperrte Version lässt sich nicht nachträglich umbauen.
Ein Übergang kann eine Benachrichtigung auslösen oder einen dafür freigegebenen Webhook aufrufen. Der Aufruf startet erst, wenn der neue Status gespeichert ist.
Scheitert eine Aktion, versucht Workspace es nach Ihrer Regel erneut. Dauerhafte Fehler landen in einer eigenen Liste; ist die Ursache behoben, wiederholen Sie den Schritt gezielt.
Hinweise erscheinen im Dashboard und per E-Mail. Die Texte passen Sie als Vorlage je Sprache an, und jeder Mitarbeiter wählt, worüber er wie oft informiert wird.
Nachweise, die am Vorgang bleiben
Preise und Steuersätze speichert Workspace mit jedem Angebot, jeder Bestellung und jeder Rechnung unveränderlich. Wird aus einem Angebot ein Auftrag, gelten die vereinbarten Werte weiter. Nichts wird still neu berechnet, und welcher Preis im Juni galt, steht auch später noch am Beleg.
Für Pflichten aus Verträgen, Kundenvorgaben oder internen Regeln gibt es einen eigenen Bereich. Dort verbinden Sie eine Anforderung mit dem Vertrag, aus dem sie stammt, und legen Kontrollen mit Prüfintervall und Zuständigkeit fest. An jede Prüfung hängen Sie ihren Nachweis, etwa eine Datei oder ein Prüfprotokoll. Berichte zeigen überfällige Prüfungen, auslaufende Verträge und fehlende Nachweise.
Weil Statuswechsel über den Ablauf laufen und nicht über ein frei änderbares Feld, bleibt sichtbar, wer wann was entschieden hat.
Auswertungen bis zum einzelnen Vorgang
Im Cockpit laufen Signale aus Vertrieb, Handel, Lager und Einkauf zusammen, jeweils als Ampel: unauffällig, nachverfolgen oder entscheiden.
Zu jedem Hinweis sehen Sie die Werte, die ihn ausgelöst haben. Ein Link führt in den Bereich, in dem Ihr Team die Ursache klärt.
Berichte zu Pipeline, Forecast und Zielen, Abschlussqualität und Teamleistung, dazu Verkaufschancen, die länger nicht bewegt wurden.
Umsatz, Wareneinsatz, Deckungsbeitrag und Marge je Zeitraum, auf Wunsch im Vergleich zur Vorperiode oder zum Vorjahr.
Zahlungen, Versand, Retouren und die Zustellung von Dokumenten als regelmäßige Berichte.
Ist etwa Ihre Buchhaltung für Liquiditätswerte nicht angebunden, zeigt Workspace das an. Eine fehlende Zahl wird nicht geschätzt.
KI mit Modell und Budget nach Ihrer Wahl
Die KI in Workspace macht Vorschläge: Produkttexte, eine Einordnung eingehender Nachrichten oder Hinweise zu einem Lead. Ihr Team prüft das Ergebnis und entscheidet, was es übernimmt.
Pro Aufgabe legen Sie fest, welches Modell arbeitet, auch ein Modell auf Ihrem eigenen Server. Texte mit personenbezogenen Daten erhält ein externer Anbieter nur, wenn Sie das ausdrücklich einrichten, und dann mit maskierten Angaben.
Zusätzlich setzen Sie für Ihre Modelle ein Budget. Ist es erschöpft, nutzt Workspace dieses Modell nicht weiter. Gibt es keinen anderen erlaubten Weg, entsteht kein Vorschlag.
Zugriff und Sicherheit
Jeder Mitarbeiter sieht und ändert nur, was zu seiner Aufgabe gehört. Administratoren sehen, welche Rechte tatsächlich gelten.
Die Anmeldung sichern Sie mit einem zweiten Faktor ab, für die ganze Firma oder für einzelne Konten.
Prüfungen und Nachweise, die an einem Vertrag hängen, sieht nur, wer auch den Vertrag sehen darf.
Für jede KI-Aufgabe ist festgehalten, welches Modell sie bearbeitet hat oder warum keines lief. Der Inhalt der Anfrage wird dabei nicht mitgeschrieben.
Die Nachweise eines Ablaufs können Sie sperren. Solange die Sperre gilt, löscht Workspace sie nicht.
Arbeitet zusammen mit
Vertrieb und Kunden
Pipeline, Forecast und Ziele kommen aus der täglichen Vertriebsarbeit direkt in die Berichte.
Vertrieb und Kunden ansehenAufträge und Belege
Angebot, Auftrag und Rechnung tragen die gespeicherten Preise und Steuersätze, die Sie später nachweisen.
Aufträge und Belege ansehenEinkauf und Lager
Verfügbarkeit und Beschaffung erscheinen als Signal im Cockpit, mit dem Weg zu den betroffenen Vorgängen.
Einkauf und Lager ansehenZusammenarbeit und Wissen
Wer in einer Aufgabe, einem Kommentar oder im Wiki erwähnt wird, erhält einen Hinweis, der offen bleibt, bis er erledigt ist.
Zusammenarbeit und Wissen ansehenHäufige Fragen
Brauche ich Programmierkenntnisse für einen Ablauf?
Nein. Abläufe pflegen Sie im grafischen Designer. Die erste Einrichtung übernehmen wir mit Ihnen, weil dabei festgelegt wird, wer was entscheidet.
Welche Aktionen kann ein Ablauf ausführen?
Er wählt aus einer geprüften Auswahl von Aktionen und ruft per Webhook die Adressen auf, die Sie freigegeben haben. So bleibt jeder Schritt nachvollziehbar. Braucht Ihr Ablauf eine weitere Aktion, entwickeln wir sie für Sie.
Wofür sind die Auswertungen gedacht?
Für die tägliche Arbeit: Sie zeigen, wo etwas hängt, und führen Ihr Team zu den Vorgängen dahinter. Sollen Zahlen aus weiteren Systemen dazukommen, binden wir sie für Sie an.
Zeigt Workspace meine Liquidität?
Nur wenn Buchhaltung, Bankdaten und offene Posten angebunden sind. Sonst erscheint die Kennzahl als offene Datenquelle und nicht als Schätzung.
Wie hilft mir Workspace bei meinen Pflichten?
Workspace ordnet Pflichten, Kontrollen und Nachweise, erinnert an Fristen und hält fest, wer was geprüft hat. Ihre Verantwortlichen bewerten auf dieser Grundlage, ob eine Pflicht erfüllt ist.
Wer entscheidet, wenn die KI hilft?
Ihr Team. Die KI macht Vorschläge, Ihre Mitarbeiter prüfen und entscheiden.
Was kostet Workspace?
Den Preis nennen wir Ihnen in einem Angebot, weil er vom Umfang abhängt, etwa von den genutzten Bereichen und vom Speicher. Feste Preise veröffentlichen wir, sobald sie feststehen.
Welche Freigabe hält Ihr Team heute am längsten auf?
Nennen Sie uns einen Ablauf, bei dem Entscheidungen liegen bleiben oder Nachweise fehlen. In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie er in Workspace mit festen Schritten und nachvollziehbarem Verlauf läuft.