Stunden stehen auf Zetteln
Am Monatsende tippt jemand Zettel und Tabellen ab. Fehlt ein Tag, beginnt die Suche.
Produkte · Workspace
Jede Stunde und jeder Urlaubstag bleiben nachvollziehbar
Ihre Mitarbeiter buchen Arbeitszeit und beantragen Urlaub an einer Stelle, im Browser oder mit der App. Teamleitungen entscheiden über Anträge, HR sieht Salden und Urlaubskonten. Jede Änderung steht als eigene Buchung im System, damit später niemand nachrechnen muss.
Die App schukai Zeiterfassung mit Beispieldaten.
Woran es heute oft hängt
Der Saldo stimmt nicht
Ein Feiertag fehlt, eine Korrektur wurde überschrieben. Woher die Abweichung kommt, weiß keiner mehr.
Urlaubsanträge kommen per Mail
Die Teamleitung sieht nicht, wer im selben Zeitraum bereits frei hat. Der Resturlaub steht in einer anderen Liste.
Die Lohnabrechnung wartet
Für den Steuerberater sammelt HR Zeiten, Krankheitstage und Urlaub aus mehreren Quellen zusammen.
Arbeitszeit buchen und prüfen
Ihre Mitarbeiter buchen Arbeitsbeginn, Pause und Feierabend in ihrem Profil. Es zählt die Uhrzeit des Servers, nicht die des Geräts.
Aus dem Arbeitsvertrag kommen die Sollstunden. Teilzeit und Vollzeit rechnen deshalb mit dem richtigen Wert.
Für heute, die Woche und den Monat sieht jeder seine Stunden, dazu die Abweichung vom Soll.
Feiertage und genehmigte bezahlte Abwesenheiten werden gutgeschrieben. So rutscht niemand an einem Feiertag ins Minus.
Fehlt eine Buchung, wird sie mit Begründung als eigener Eintrag nachgetragen. Eine bestehende Buchung überschreibt Workspace nicht unbemerkt.
Im Journal stehen alle Buchungen und Korrekturen. Wer später nachfragt, sieht, was wann gebucht wurde.
Stempeln mit der App
Mit der Android-App schukai Zeiterfassung buchen Ihre Mitarbeiter Kommen, Pausen und Gehen auf dem eigenen Gerät. Zum Verbinden öffnet der Mitarbeiter in Workspace sein Profil, wählt unter Sitzungen „App verbinden“ und scannt den angezeigten QR-Code. Danach vergleicht er einen Code in Browser und App und bestätigt die Verbindung.
Ist die App verbunden, führt Workspace Buchungen, Sollzeiten, Saldo, Feiertage und Abwesenheiten. Jede Buchung geht sofort an Workspace und trägt die Uhrzeit des Servers. Ohne Netz bucht die verbundene App nicht. Sie zeigt dann den zuletzt geladenen Stand und reicht keine Buchungen unbemerkt nach. Standortdaten erfasst weder die App noch Workspace.
Die App funktioniert auch ohne Workspace. Dann speichert sie alle Zeiten auf dem Gerät und bucht auch offline.
Vom Urlaubsantrag zur Freigabe
Der Mitarbeiter wählt in seinem Profil die Art der Abwesenheit und den Zeitraum. Der Antrag reserviert die Tage im Urlaubskonto, und er sieht sofort, wie viel Urlaub ihm bleibt.
Die direkte Führungskraft sieht den Antrag in der Team-Zeiterfassung, zusammen mit dem Teamkalender.
Sie genehmigt oder lehnt ab. Bleibt ein Antrag liegen, erinnert Workspace daran.
Nach der Genehmigung gilt der Urlaub als verbraucht und wird in der Arbeitszeit gutgeschrieben.
Urlaubskonten und Abwesenheiten
Jeder Mitarbeiter hat für jedes Jahr ein eigenes Konto mit dem Anspruch aus seinem Vertrag.
Offene Anträge reservieren Tage, genehmigte verbrauchen sie. Der verfügbare Rest ergibt sich daraus.
Resturlaub aus dem Vorjahr, zusätzliche Tage und Korrekturen bucht HR als eigene Einträge. Der Saldo lässt sich so jederzeit herleiten.
Ändert sich der Vertrag, bleiben bestehende Jahreskonten unverändert. Eine Differenz bucht HR als Korrektur.
Teamleitungen sehen, wer wann fehlt. Hinweise zur Besetzung helfen bei der Entscheidung über einen Antrag.
Erkrankt ein Mitarbeiter während eines genehmigten Urlaubs, bearbeitet HR den Fall gesondert. Der Urlaubsverbrauch wird über das Urlaubskonto korrigiert.
Teamleitung, HR und Lohnvorbereitung
Teamleitungen sehen die Arbeitszeiten und Anträge ihrer direkten Mitarbeiter und entscheiden über Urlaub. Vertragsdetails, Korrekturen am Urlaubskonto und Lohndaten bleiben HR vorbehalten. Wer welchen Antrag genehmigt, legen Sie über die direkte Führungskraft fest. Zusätzlich pflegen Sie Ihre Teams mit Unterteams und Mitgliedern. Diese Teamliste beschreibt Ihre Struktur, vergibt aber keine Rechte.
Für die Lohnabrechnung bereitet Workspace die Daten vor: Zeiten, Abwesenheiten und Urlaub werden auf Vollständigkeit geprüft, freigegeben und exportiert, unabhängig vom Anbieter Ihrer Lohnabrechnung. Die Abrechnung selbst macht Workspace nicht. Sie bleibt bei Ihrem Lohnprogramm oder Ihrem Steuerberater.
Auf Wunsch prüft Workspace die gebuchten Zeiten gegen Regelpakete für Deutschland, Österreich und die Schweiz im allgemeinen Fall, etwa auf Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten. Auffälligkeiten erscheinen als Hinweis. Gestempelt wird trotzdem weiter, auch wenn eine Angabe für die Prüfung fehlt. Welches Regelpaket gilt, aktivieren Sie selbst, nachdem Sie es fachlich geprüft haben.
Arbeitet zusammen mit
Vertrieb und Kunden
Die Teams aus dem Personalbereich nutzen Sie auch für Umsatzziele und Auswertungen im Vertrieb.
Vertrieb und Kunden ansehenZusammenarbeit und Wissen
Aufgaben, Kalender und Wiki liegen im selben System wie Arbeitszeit und Urlaub.
Zusammenarbeit und Wissen ansehenAbläufe und Auswertungen
Freigaben und Kennzahlen richten Sie für alle Bereiche nach denselben Regeln ein.
Abläufe und Auswertungen ansehenHäufige Fragen
Brauchen meine Mitarbeiter die App?
Nein. Gestempelt wird auch im Browser. Die App schukai Zeiterfassung ist ein zusätzlicher Weg für Android-Geräte.
Funktioniert die App ohne Netz?
Ist sie mit Workspace verbunden, nicht. Ohne Netz bucht die verbundene App nicht, damit jede Buchung die Uhrzeit des Servers trägt. Ohne Verbindung zu Workspace bucht die App auch offline auf dem Gerät.
Wie kommen die Zeiten in die Lohnabrechnung?
Workspace bereitet Zeiten, Abwesenheiten und Urlaub vor und exportiert sie für Ihr Lohnprogramm oder Ihren Steuerberater.
Muss ich die Arbeitszeit erfassen?
Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, so das Bundesarbeitsgericht in seinem Beschluss vom 13. September 2022. Workspace hilft bei der Erfassung und Prüfung. Ob Ihre Erfassung alle Pflichten erfüllt, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Die Einführung einer Zeiterfassung ist in Betrieben mit Betriebsrat in der Regel mitbestimmungspflichtig. Workspace erfasst keine Standortdaten, weder im Browser noch in der App. Die Einzelheiten klären Sie mit Ihrem Betriebsrat.
Welche Arbeitszeitregeln bringt Workspace mit?
Regelpakete für Deutschland, Österreich und die Schweiz mit den allgemeinen Regeln. Besonderheiten Ihrer Branche oder Ihrer Verträge besprechen wir vor der Einführung mit Ihnen.
Was kostet Zeit und Urlaub in Workspace?
Den Preis nennen wir Ihnen in einem Angebot, weil er vom Umfang abhängt, etwa von den genutzten Bereichen und vom Speicher. Feste Preise veröffentlichen wir, sobald sie feststehen.
Wo kostet Sie die Zeiterfassung heute die meiste Zeit?
Ob Stundenzettel, Urlaubsanträge per Mail oder die Vorbereitung für die Lohnabrechnung: Zeigen Sie uns Ihren Ablauf. In einer Demo sehen Sie, wie er in Workspace läuft.