Belege werden neu getippt
Die Auftragsbestätigung entsteht in der Textverarbeitung, die Rechnung im nächsten Programm. Jede Kopie ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher.
Produkte · Workspace
Vom Auftrag bis zur Rechnung, ohne etwas abzutippen
Auftragsbestätigung, Lieferschein, Versandlabel, Rechnung und Retoure entstehen in Workspace aus demselben Auftrag. Ihr Team sieht jederzeit, wo ein Auftrag steht und was als Nächstes zu tun ist. Fragt ein Kunde nach, liegt die Antwort beim Vorgang.
Woran es heute oft hängt
Niemand weiß, wo der Auftrag steht
Ist die Ware versendet, ist die Rechnung verschickt? Um das zu klären, fragt jemand drei Kollegen.
Der Preis von damals ist weg
Ein Kunde reklamiert eine Rechnung aus dem Frühjahr. Seitdem hat sich die Preisliste geändert, und keiner weiß mehr, was damals galt.
Retouren laufen nebenher
Eine Rücksendung kommt an, aber niemand findet den ursprünglichen Auftrag. Gutschrift und Lager warten.
So läuft ein Auftrag durch Workspace
Ein Auftrag entsteht aus einem angenommenen Angebot oder aus einer Bestellung im Onlineshop, mit den Preisen dieses Kunden.
Ihr Team prüft und gibt ihn frei. Der Kunde erhält die Auftragsbestätigung per E-Mail.
Das Lager kommissioniert und packt. Das Versandlabel für DHL oder DPD entsteht an der Sendung, der Lieferschein liegt dabei.
Nach dem Warenausgang erstellen Sie die Rechnung aus dem Auftrag, auf Wunsch auch als XRechnung. Kommt Ware zurück, erfassen Sie die Retoure zum ursprünglichen Auftrag.
Was Ihr Team am Auftrag erledigt
Jeder Auftrag zeigt, wie weit er ist und welcher Schritt als Nächstes ansteht. Fehlt etwas, nennt Workspace die Ursache.
Sie hält den Stand des Auftrags fest und geht als PDF an den richtigen Ansprechpartner. Ändert sich danach der Auftrag, weist Workspace auf die veraltete Fassung hin.
Ist nicht alles vorrätig, versenden Sie zuerst einen Teil, während die offene Restmenge am Auftrag sichtbar bleibt.
Lieferscheine erhalten eine fortlaufende Nummer, die auch bei erneuter Erzeugung gleich bleibt. Nach dem Warenausgang bekommt Ihr Kunde ein Lieferavis per E-Mail und als PDF.
Positionen, Preise und Leistungszeitraum kommen aus dem Auftrag und dem Warenausgang. Fehlen Angaben, zeigt Workspace sie vor dem Abschluss der Rechnung.
Rückgaben und Korrekturen hängen am ursprünglichen Auftrag. So bleibt nachvollziehbar, was zurückkam und was gutgeschrieben wurde.
Die Bestellnummer Ihres Kunden steht auf Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung. Auch eigene Artikelnummern und Bezeichnungen Ihrer Geschäftskunden lassen sich übernehmen.
Belege mit Ihren Vorlagen
Workspace bringt Vorlagen für zehn Belegarten mit, darunter Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Rückgabeunterlagen. Die Texte liegen auf Deutsch und Englisch bereit. Ihr Logo und Ihre Formulierungen tragen Sie selbst ein. Weitere Sprachen pflegen Sie in eigener Regie; erst wenn alle Texte einer Sprache vorhanden sind, entstehen darin fertige Belege.
Jeder Beleg geht an den zuständigen Ansprechpartner: die Rechnung an die Buchhaltung Ihres Kunden, der Lieferschein an sein Lager. Im Versandverlauf steht, wann welcher Beleg an wen ging.
Preise und Steuern, die später noch stimmen
Mit jedem Angebot, jedem Auftrag und jeder Rechnung speichert Workspace die geltenden Preise, Rabatte und Steuersätze fest ab. Alte Belege rechnet Workspace auch dann nicht still neu, wenn Sie später eine Preisliste ändern. Welcher Preis im Frühjahr galt, steht auch im Herbst noch am Beleg.
Ist ein Fehler im Auftrag, wird er nicht überschrieben. Sie korrigieren ihn mit Storno, Gutschrift oder einem neuen Auftrag, und der Weg dorthin bleibt sichtbar.
Versand nach Ihren Regeln
Versandkosten berechnet Workspace nach Ihren Regeln: nach Lieferzone und für Pakete, Paletten, Spedition oder eigene Auslieferung. Sonderfälle, die sich nicht automatisch berechnen lassen, landen als Anfrage bei Ihrem Team.
Versandlabels für DHL und DPD erzeugen Sie direkt an der Sendung. Ein fehlerhaftes Label stornieren Sie und erstellen es neu; im Verlauf bleibt jeder Schritt nachvollziehbar.
Arbeitet zusammen mit
Vertrieb und Kunden
Angenommene Angebote werden zum Auftrag, mit den vereinbarten Preisen.
Vertrieb und Kunden ansehenEinkauf und Lager
Bestand, Kommissionierung und Warenausgang laufen am selben Auftrag.
Einkauf und Lager ansehenShopcloud
Bestellungen aus Ihrem Onlineshop sind dieselben Aufträge, die Ihr Team weiterbearbeitet.
Shopcloud ansehenWorkspace Kundenservice
Wiederkehrende Fragen Ihrer Kunden zur Lieferung beantwortet der Kundenservice anhand des Auftrags.
Workspace Kundenservice ansehenHäufige Fragen
Wie arbeitet Workspace mit meiner Buchhaltung zusammen?
Rechnungen entstehen in Workspace, gebucht wird weiter bei Ihrem Steuerberater oder in Ihrem Buchhaltungsprogramm. Die Anbindung dorthin richten wir für Sie ein.
Unterstützt Workspace E-Rechnungen?
Rechnungen erstellen Sie auch als XRechnung. Eingehende E-Rechnungen im XML-Format prüft Workspace. ZUGFeRD unterstützt Workspace derzeit nicht.
Welche Versanddienstleister sind angebunden?
DHL und DPD. Für weitere Versanddienstleister oder eine Spedition prüfen wir die Anbindung als eigenen Auftrag.
Kann ich meine eigenen Belegvorlagen verwenden?
Ja. Sie starten mit den mitgelieferten Vorlagen und passen Logo und Texte an. Wie weit ein eigenes Layout gehen soll, klären wir bei der Einführung.
In welchen Sprachen entstehen die Belege?
Auf Deutsch und Englisch mit mitgelieferten Texten. Für weitere Sprachen pflegen Sie die Texte selbst.
Was passiert, wenn sich ein Auftrag nach der Bestätigung ändert?
Workspace kennzeichnet die vorhandene Auftragsbestätigung als veraltet. Sie erstellen eine neue Fassung und versenden sie erneut.
Was kostet Workspace?
Den Preis nennen wir Ihnen in einem Angebot, weil er vom Umfang abhängt, etwa von den genutzten Bereichen und vom Speicher. Feste Preise veröffentlichen wir, sobald sie feststehen.
Welcher Beleg kostet Sie heute am meisten Zeit?
Nennen Sie uns den Schritt, an dem Aufträge heute hängen bleiben. In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie Auftrag, Lieferschein und Rechnung in Workspace an einer Stelle zusammenlaufen.