Die Absprache steckt in einer Mail
Was mit dem Kunden vereinbart wurde, steht im Postfach eines Kollegen und fehlt am Auftrag.
Produkte · Workspace
Absprachen und Wissen dort, wo die Arbeit passiert
Rückfragen, Dateien und Aufgaben stehen direkt am Auftrag, am Kunden oder am Produkt. Was Ihr Team dauerhaft weiß, liegt im Wiki, offene Fragen klären Sie im Forum. So arbeitet auch eine Vertretung weiter, ohne erst nachfragen zu müssen.
Ansicht aus unserer Demo-Umgebung mit Beispieldaten.
Woran Zusammenarbeit heute oft hängt
Die Datei liegt irgendwo
Foto, Zeichnung oder Lieferantenblatt liegen auf einem Laufwerk. Welche Fassung gilt, weiß niemand sicher.
Fragen werden zweimal gestellt
Eine Frage wurde im Chat bereits geklärt. Weil Wochen später niemand die Antwort findet, diskutiert das Team sie erneut.
Die Anleitung kennt nur eine Person
Wie ein Ablauf geht, weiß ein Kollege. Im Urlaub fehlt er, und die Arbeit wartet.
Von der Rückfrage zur erledigten Aufgabe
Am Auftrag schreibt ein Kollege eine Rückfrage und fügt das Foto aus der Zwischenablage ein.
Er erwähnt die Kollegin aus dem Lager. Sie sieht den Hinweis in ihrem Handlungsbedarf.
Aus dem Kommentar wird eine Aufgabe, für die sie zuständig ist.
Ist die Aufgabe erledigt, steht das Ergebnis weiter am Auftrag.
Am Auftrag zusammenarbeiten
Rückfragen und Entscheidungen stehen am Kunden, am Angebot, am Auftrag, am Produkt oder an der Rechnung. Antworten bleiben im selben Gesprächsfaden.
Ein Bild aus der Zwischenablage fügen Sie direkt in den Kommentar ein. Wer den Kommentar lesen darf, kann auch die Datei öffnen.
Mit @ sprechen Sie eine Kollegin gezielt an. Der Hinweis erscheint in ihrem Profil und auf dem Dashboard, bis sie ihn erledigt.
Entsteht aus einer Rückfrage Arbeit, machen Sie daraus eine Aufgabe. Zuständigkeit und Status sind dann für alle sichtbar.
Den nächsten Schritt legen Sie mit Termin, Erinnerung und verantwortlicher Person an, frei oder zu einem Datensatz.
Kommentare zeigt Workspace für sich. Welche Daten sich wann geändert haben, steht schreibgeschützt in einem eigenen Verlauf.
Wissen, das im Team bleibt
Anleitungen, Abläufe und Produktwissen halten Sie in Seiten mit Gliederung, Links und Bildern fest. Jede Änderung bleibt als Fassung erhalten.
Prüfpunkte haken Sie direkt auf der Seite ab. Wer einen Punkt wann abgehakt hat, zeigt die Seite an.
Eine Frage beginnt als Diskussion. Wichtige Aussagen halten Sie als Erkenntnis fest, dazu das Ergebnis, die Entscheidung oder eine Aufgabe.
Auf einer gemeinsamen Fläche skizziert Ihr Team einen neuen Ablauf, sammelt Ideen oder bereitet eine Prüfung vor.
Karten wandern durch Spalten wie Liste, In Arbeit und Fertig. Eine Karte verbinden Sie mit einer Firma, einem Lead, einem Auftrag oder einem Produkt.
Wer ein Wiki, eine Seite oder ein Forenthema lesen oder bearbeiten darf, legen Sie fest. Vertrauliches bleibt im kleinen Kreis.
Termine und Kalender
Termine planen Sie mit Ihren Kollegen und mit externen Teilnehmern. Räume oder Betriebsmittel wählen Sie dazu aus. Interne Einladungen sagen Ihre Kollegen in Workspace zu oder ab, externe Teilnehmer antworten über einen Link in der Einladungsmail.
Ihre offenen Wiedervorlagen erscheinen im persönlichen Kalender neben den Terminen. Kalenderprogramme mit CalDAV-Zugang lesen und schreiben Ihre Termine. Wiedervorlagen zeigen sie nur an, geändert werden diese weiter in Workspace.
Bestehende Kalender übernehmen Sie aus einer Kalenderdatei. Vorher zeigt Workspace eine Vorschau mit Serien und Konflikten, erst nach Ihrer Bestätigung werden Termine angelegt.
Dateien mit klaren Regeln
Gehört eine Datei zu einem Auftrag, einem Produkt oder einem Kontakt, legen Sie sie dort ab. Allgemeines Material wie Handbücher oder Schulungsunterlagen liegt in einer gemeinsamen Ablage, auf die das Wiki verweisen kann.
Wer eine Datei sehen darf, folgt den Rechten im Team und den Freigaben an der Datei. Neue Dateien werden geprüft, bevor sie sich öffnen lassen. Für Ablageorte legen Sie fest, wie lange Dateien aufbewahrt werden.
Arbeitet zusammen mit
Vertrieb und Kunden
Kommentare und Wiedervorlagen stehen direkt an Leads, Verkaufschancen und Angeboten.
Vertrieb und Kunden ansehenAufträge und Belege
Rückfragen, Dateien und Aufgaben gehören zum Auftrag, aus dem auch Lieferschein und Rechnung entstehen.
Aufträge und Belege ansehenAbläufe und Auswertungen
Welche Schritte ein Vorgang durchläuft und wer freigibt, legen Sie in einem grafischen Ablauf fest.
Abläufe und Auswertungen ansehenWorkspace Kundenservice
Fragen Ihrer Kunden kommen über den Chat auf Ihrer Website und werden zu Fällen mit Zuständigkeit.
Workspace Kundenservice ansehenHäufige Fragen
Kann ich aus einem Kommentar eine Aufgabe machen?
Ja. Die Aufgabe bleibt mit dem Datensatz verbunden, an dem die Rückfrage stand.
Wofür sind Boards gedacht?
Für den schnellen Überblick: Karten in Spalten, schnell angelegt und verschoben. Wer bis wann zuständig ist, halten Sie in Aufgaben und Wiedervorlagen fest.
Wer schreibt im Forum?
Die angemeldeten Mitarbeiter Ihrer Firma. So bleiben interne Fragen und Entscheidungen im Team.
Funktioniert der Kalender mit meinem Kalenderprogramm?
Programme mit CalDAV-Zugang lesen und schreiben Ihre Termine. Google Kalender kann den geschützten Kalenderlink nicht abonnieren.
Finde ich Datensätze über eine gemeinsame Suche?
Die zentrale Suche findet Kontakte, Firmen, Leads, Vorgänge, Angebote, Kundenbestellungen, Aufgaben, Einkaufsbestellungen, Eingangsrechnungen, Wareneingänge und Produkte. Wiki-Seiten und Forenthemen durchsuchen Sie in Wiki und Forum.
Was kostet Zusammenarbeit und Wissen in Workspace?
Den Preis nennen wir Ihnen in einem Angebot, weil er vom Umfang abhängt, etwa von den genutzten Bereichen und vom Speicher. Feste Preise veröffentlichen wir, sobald sie feststehen.
Welche Absprache soll künftig am Auftrag stehen?
Nennen Sie uns eine Rückfrage oder eine Anleitung, die heute in Mails und Köpfen verschwindet. In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie Ihr Team sie in Workspace am Auftrag und im Wiki festhält.