1. Geltungsbereich und Kurzfassung
Diese Datenschutzerklärung gilt für Proofara Receive, die Android-App mit der Paket-ID com.schukai.proofara, sowie für die damit bereitgestellten optionalen Sync-Dienste.
Proofara Receive ist für die Dokumentation von Wareneingängen, Abweichungen und Nachweisen ausgelegt. Sie können einen lokalen Mandanten ohne Benutzerkonto und ohne Verbindung zu einem Proofara-Dienst verwenden. Aktivieren Sie den optionalen Sync, werden Fachinhalte vor der Übertragung auf dem Gerät Ende-zu-Ende verschlüsselt.
Stand: 5. September 2026
2. Verantwortlichkeit und Datenschutzkontakt
Für betriebliche Vorgangsinhalte, insbesondere Fotos, Empfangsdokumentation und Unterschriften, ist grundsätzlich die Organisation verantwortlich, die Proofara Receive für ihren Prozess einsetzt. Deren Datenschutzinformationen gelten ergänzend.
Soweit schukai diese Inhalte im Auftrag verarbeitet, geschieht dies auf Grundlage der mit der Organisation geschlossenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Für eigene Vertrags-, Abrechnungs- und sonstige eigenverantwortliche Verarbeitungen beschreibt schukai Zweck und Datenumfang gesondert.
Ingrid Schukai & Volker Schukai GbR
Eichenstraße 26
82290 Landsberied
Deutschland
E-Mail: hey@schukai.com
Weitere Anbieter- und Kontaktangaben stehen im Impressum.
3. Lokale Nutzung und Daten auf dem Gerät
Bei der Einrichtung erzeugt die App zufällige Kennungen für Organisation, Standort und Gerät. Lokal verarbeitet und speichert sie je nach Nutzung insbesondere Vorgänge, Angaben zu Lieferungen und Geschäftspartnern, Fotos und andere Nachweise, Anmerkungen, Berichte, Auditinformationen, Geräte- und Freischaltzustände sowie Verschlüsselungsschlüssel.
Die lokale Nutzung benötigt weder ein persönliches Benutzerkonto noch eine Verbindung zum Sync-Dienst. Android-Systembackups der App sind deaktiviert.
4. Kamera, Aufnahmen und Exporte
Die Android-Kamera wird nach Ihrer Freigabe für bewusst ausgelöste Aufnahmen zur Dokumentation verwendet. Die App kann Originalaufnahmen, gekennzeichnete Importe und daraus abgeleitete Arbeitskopien für Anzeige, Annotation und PDF-Erzeugung verarbeiten. Arbeitskopien enthalten keine EXIF-Daten.
Originale und zugehörige Nachweise werden vor der dauerhaften Ablage verschlüsselt. Ein Export mit Originalen wird nur durch eine ausdrückliche Aktion erstellt und ist als verschlüsselter Export vorgesehen. Wenn Sie einen Export speichern, teilen oder an Dritte weitergeben, entscheiden Sie selbst über diesen Empfänger und dessen weitere Verarbeitung.
5. Optionaler Ende-zu-Ende-verschlüsselter Sync
Der Sync ist eine separate, optionale Funktion. Ohne aktivierte Freischaltung nimmt die App keine Relay-Aufrufe vor. Bei aktiviertem Sync verschlüsselt der Client Fachinhalte wie Vorgänge, Bilder, Annotationen, Berichte und Stammdaten vor der Übertragung. Der Relay erhält keine Entschlüsselungsschlüssel und kann diese Inhalte nicht lesen.
Der Sync-Dienst speichert verschlüsselte Daten redundant, damit berechtigte Geräte sie abgleichen und wiederherstellen können. Schukai verfügt weder über eine Support-Hintertür noch über ein Schlüssel-Escrow für diese Inhalte. Gehen alle erforderlichen Kundenschlüssel verloren, kann Schukai die Inhalte nicht wiederherstellen.
6. Technische Metadaten und Sicherheit
Für Mandantentrennung, Zugriffskontrolle, Synchronisation, Missbrauchsschutz, Speicherverwaltung und die optionale Freischaltung verarbeitet der Dienst pseudonyme Organisations-, Geräte-, Stream-, Vorgangs- und Objektkennungen, öffentliche Schlüssel, Berechtigungs- und Ablaufdaten, Zeitpunkte, Reihenfolgen, Größen, Ciphertext-Hashes, Übertragungs- und Fehlerstatus sowie Nutzungszähler. Zugriffstoken werden nicht im Klartext gespeichert.
Beim Betrieb können außerdem technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, User-Agent, Zeitpunkt, angefragener API-Weg, Antwortstatus und Übertragungsmenge in Edge- und Sicherheitsprotokollen anfallen. Diese Daten dienen dem sicheren technischen Betrieb und sind nicht Teil der fachlichen Nachweisdaten.
7. Optionale Freischaltung
Für den optionalen Sync kann eine organisationsbezogene Freischaltung erforderlich sein. Der Dienst verarbeitet dafür insbesondere Produktcode, Berechtigungsstatus, Laufzeit, Geräte- oder Vorgangslimits sowie einen kryptografischen Digest eines Freischaltcodes. Vertrags- und Rechnungsdaten werden getrennt vom Proofara-Relay verarbeitet und nicht mit verschlüsselten Fachinhalten zusammengeführt.
8. Löschung, Aufbewahrung und Recovery
Die einsetzende Organisation legt für ihre dokumentierten Vorgangsarten konkrete Aufbewahrungs- und Löschregeln fest. Eine fallbezogene Sperre zur Beweissicherung wird nach dem Organisationsprozess mit Grund, Umfang und Überprüfungstermin geführt und nach Wegfall ihres Zwecks aufgehoben.
Originaldateien können Metadaten enthalten, die in den abgeleiteten Arbeitsbildern entfernt sind. Ein Export mit Originalen kann diese Originalmetadaten enthalten. Die App kennzeichnet die jeweilige Dateiart; eine pauschale Beweis- oder Gerichtsfestigkeit wird nicht zugesagt.
Sie können lokale Daten über die vorgesehenen Funktionen, durch Entfernen der App-Daten oder durch Deinstallation löschen. Das Verwerfen eines noch nicht abgeschlossenen Medienentwurfs entfernt den zugehörigen Schlüssel und Ciphertext.
Für eine organisationsseitige Wiederherstellung kann die App ein verschlüsseltes Recovery-Paket erzeugen. Paket und Recovery-Schlüssel müssen getrennt und sicher aufbewahrt werden; schukai speichert den Schlüssel nicht. Bei synchronisierten Daten richten sich Löschung, Aufbewahrung und eine fallbezogene Sperre nach den bestätigten Organisationsregeln. Nach einer Wiederherstellung werden bereits veranlasste Löschungen erneut angewendet.
9. Ihre Rechte und Änderungen
Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Da Schukai verschlüsselte Fachinhalte ohne berechtigte Kundenschlüssel nicht lesen kann, erfolgen Anfragen zu diesen Inhalten grundsätzlich über die berechtigte Organisation und ihre Geräte. Fragen zu technischen Metadaten oder zum Datenschutz richten Sie bitte an hey@schukai.com.
Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich die Datenverarbeitung von Proofara Receive oder den optionalen Diensten wesentlich ändert. Das oben genannte Datum kennzeichnet die aktuelle Fassung.