1. Geltungsbereich
Anbieter von Proofara Receive ist schukai, Eichenstraße 26, 82290 Landsberied, Deutschland, E-Mail: hey@schukai.com. Vollständige Angaben zum Vertragspartner stehen im Impressum. Die Android-Paket-ID lautet com.schukai.proofara.
Proofara ist für geschäftliche Wareneingangs- und Nachweisprozesse bestimmt. Diese Hinweise gelten für Beschäftigte, Beauftragte und sonstige Nutzer, die für eine Organisation handeln. Sie begründen keinen privaten Kauf- oder Abonnementvertrag. Die Datenschutzerklärung für Proofara Receive gilt getrennt.
2. Geschäftskundenvertrag und berechtigte Nutzer
Ein einzelnes Gerät kann ohne Proofara-Konto einen lokalen Organisationsbereich anlegen. Das macht den einzelnen Nutzer nicht zum privaten Vertragspartner. Die Organisation entscheidet, wer Proofara für ihren Betrieb einrichtet, welche Rollen gelten und ob ein kostenpflichtiger Sync- oder Speicherdienst gebucht wird.
Der Leistungsumfang eines verwalteten Dienstes ergibt sich aus dem Vertrag zwischen schukai und der Organisation. Diese Hinweise regeln die sichere Nutzung durch berechtigte Personen und ersetzen weder Auftrag noch Produktblatt.
3. Lokale Einrichtung, Geräte und Rollen
Der Nutzer richtet eine lokale Organisation nur mit Befugnis des Betriebs ein. Organisations-, Standort-, Geräte- und Rollenangaben müssen den betrieblichen Vorgaben entsprechen. Eine gemeinsam genutzte Geräte-PIN oder ein ungeschütztes Gerät kann die Nachvollziehbarkeit beeinträchtigen.
Geräteaktivierungen, Einmalcodes, Recovery-Dateien und Exportpasswörter sind vertraulich zu behandeln. Verdächtige Geräte oder verlorene Zugänge müssen über die vorgesehenen Widerrufs- und Organisationswege gesperrt werden.
4. Erfassung und Nachweise
Fotos, Mengen, Schäden, Unterschriften, Partnerangaben und Berichte sind vor Abschluss eines Vorgangs zu prüfen. Nachweise dürfen nicht verfälscht, unter einer falschen Rolle bestätigt oder aus einem anderen Vorgang übernommen werden. Korrekturen und Nachträge erfolgen über die dafür vorgesehenen Funktionen, damit die Historie erhalten bleibt.
Proofara unterstützt die Dokumentation, entscheidet aber nicht, ob ein Nachweis im Einzelfall rechtlich ausreicht oder welche kaufmännische, steuerliche oder regulatorische Aufbewahrungsfrist gilt. Diese Entscheidungen trifft die Organisation.
5. Verschlüsselung, Schlüssel und Recovery
Fachinhalte werden lokal verschlüsselt gespeichert. Bei aktiviertem Proofara-Team-Sync sind sie Ende-zu-Ende verschlüsselt; schukai besitzt dafür keine Organisations- oder Fallschlüssel. Bei der freiwilligen Nucleus-Anbindung erhält der bestätigte Nucleus-Empfänger dagegen lesbare Belege für berechtigte Benutzer. Die Team-Verschlüsselung ist keine Zusage einer betreiberblinden Nucleus-Ablage. Bewusst freigegebene Exporte und Connector-Aufträge werden ebenfalls für den jeweiligen Empfänger lesbar; der Connector kann den adressierten Mailtext und das ausgewählte PDF entschlüsseln. Die Organisation erstellt angebotene verschlüsselte Recovery-Pakete, schützt Exportpasswörter getrennt und prüft eine Wiederherstellung, bevor ein Gerät außer Betrieb genommen wird.
Gehen die letzten geeigneten Schlüssel und Sicherungen verloren, kann schukai die verschlüsselten Nachweise nicht wiederherstellen. Ein lokal gespeicherter Export muss außerhalb der App nach den Sicherheitsvorgaben der Organisation geschützt und gelöscht werden.
6. Optionaler Organisations-Sync
Der Sync ist eine getrennte Organisationsberechtigung. Er wird durch einen dafür vorgesehenen Aktivierungsweg an Organisation und Gerät gebunden. Ohne aktive Berechtigung bleiben lokale Erfassung, Lesen, Recovery und Export vorhandener Daten verfügbar.
Die Verbindung zu einem Nucleus-Mandanten, die lokale Nutzung und die Team-Synchronisation sind getrennte Betriebsarten. Das Trennen der Nucleus-Verbindung löscht keine bereits dort abgelegten Belege; noch offene Übertragungen behalten ihren ursprünglichen Empfänger.
Eine Verbindung kann zeitweise fehlen. Der Nutzer prüft den in der App angezeigten Übertragungs- und Bestätigungsstatus, bevor ein Gerät zurückgesetzt oder ein ausschließlich lokal vorhandener Vorgang als anderweitig gesichert behandelt wird.
7. Datenschutz, Aufbewahrung und Löschung
Die Organisation ist regelmäßig für die in Proofara erfassten Beschäftigten-, Lieferanten- und Geschäftsdaten verantwortlich. Nutzer beachten deren Weisungen, Berechtigungen, Löschsperren und Aufbewahrungsregeln. App-Sprache, Gerätestandort oder Organisationsland wählen keine Rechts- oder Aufbewahrungsregel automatisch aus.
Eine lokale Löschung, ein exportiertes Archiv und die Löschung synchronisierter Daten sind getrennte Vorgänge. Vor einem Löschschritt ist zu prüfen, ob ein bestätigtes Archiv, ein Legal Hold oder eine betriebliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
8. Support, Sperrung und Ende der Berechtigung
Erster Ansprechpartner für Rollen, Fachvorgänge und Organisationsentscheidungen ist die zuständige Stelle des Betriebs. Supportdaten dürfen nur über die vorgesehene, bewusst ausgelöste Funktion und ohne zusätzliche Geheimnisse oder unredigierte Echtdaten übermittelt werden.
Die Nutzungsberechtigung endet, wenn die Organisation sie entzieht, das Beschäftigungs- oder Auftragsverhältnis endet oder der Geschäftskundenvertrag dies vorsieht. Verwaltete Geräte, Recovery-Material und Exporte sind nach den Weisungen der Organisation zurückzugeben oder sicher zu entfernen.
Bei einem Connector-Versand prüfen Sie Empfänger, Inhalt, ausgewähltes PDF und Server vor Bestätigung. Ein Status der technischen Annahme ist kein Zustellbeleg. Die Organisation bestimmt den Betrieb und die Aufbewahrung bei Mail- und Connector-Dienstleistern.
9. Stand und Änderungen
Stand: 1. November 2026.
Diese Version gilt für Organisationszugänge, für die sie wirksam bekannt gemacht wurde. Eine neue Websitefassung ersetzt bestehende Geschäftskundenverträge nicht automatisch. Änderungen werden mit der Organisation abgestimmt und den betroffenen Nutzern über einen geeigneten Weg mitgeteilt.