Von weclapp zu Workspace wechseln

Dieser Entscheidungsleitfaden bereitet den Wechsel von weclapp zu Workspace vor. Sie grenzen operative Daten vom Archiv ab, ordnen die betroffenen Arbeitsabläufe zu und schaffen eine belastbare Grundlage für Mapping, Testmigration und Go-live.

Daten und Abläufe abgrenzen

Quellbereich	Vor dem Mapping klären
CRM	Welche Firmen, Kontakte und Beziehungen bleiben operativ relevant?
Artikel	Welche Stammdaten, Varianten, Einheiten und Preise benötigt der Zielprozess?
Aufträge und Rechnungen	Welche offenen Vorgänge werden fortgeführt, welche abgeschlossenen Belege bleiben im Archiv?
Einkauf und Lager	Welche Bestände, Lagerorte, Beschaffungsvorgänge und Referenzen müssen zum Umschaltzeitpunkt stimmen?
Accounting	Welche Buchungsprofile, Exportprofile und Kontenzuordnungen gelten künftig?
Integrationen	Welche Shops, Versanddienste, Zahlungswege oder Buchhaltungssysteme bleiben angebunden?

Workspace-Zielbereiche

Im Ziel greifen Einkauf, Lager, Verkauf, Versand und Rechnung auf gemeinsame Vorgänge und Referenzen zu. Buchungsprofile und Exporte werden dabei bewusst konfiguriert; ein Import übernimmt keine fachliche Kontenzuordnung aus der Quelle als stillen Standard.

Vor der Migration entscheiden

Frage	Warum sie zählt
Welche Datensätze werden aktiv weitergeführt?	Nicht jede historische Information gehört als operativer Datensatz in Workspace.
Welche offenen Vorgänge wechseln das System?	Parallel bearbeitete Aufträge, Rechnungen oder Beschaffungen erzeugen sonst widersprüchliche Stände.
Welche Daten müssen bereinigt werden?	Dubletten, freie Felder, alte Statuswerte und fehlende Pflichtangaben beeinflussen das Mapping.
Welche Referenzen müssen erhalten bleiben?	Belegnummern, Kundenbezüge, Artikel und Dokumente müssen nach der Übernahme nachvollziehbar zusammenpassen.
Welche Integrationen bleiben bestehen?	Datenrichtung, Taktung, Fehlerbehandlung und Verantwortliche müssen vor dem Go-live feststehen.
Wie sieht der Rückfallweg aus?	Umschaltzeitpunkt, Archivzugriff und Zuständigkeiten dürfen nicht erst im Fehlerfall geklärt werden.

Migration durchführen

Schritt	Ergebnis
Quelle erfassen	Datenbereiche, Prozesse, Rollen, Exporte und Integrationen sind dokumentiert.
Archivgrenze ziehen	Aktive Vorgänge und nur lesbare Historie sind eindeutig getrennt.
Daten bereinigen	Dubletten, veraltete Felder und fehlende Pflichtangaben sind bearbeitet.
Zielmodell festlegen	Workspace-Bereiche, Verantwortlichkeiten, Status und Buchungslogik sind entschieden.
Import vorbereiten	Feldmapping, Testdaten, Dokumente und Referenzen sind vollständig beschrieben.
Testmigration prüfen	Stichproben verbinden Stammdaten, Vorgänge, Belege, Berechtigungen und Integrationen korrekt.
Go-live absichern	Freeze-Fenster, Umschaltung, Nacharbeiten, Rückfallweg und Archivzugriff sind vereinbart.

Workspace bietet keine automatische 1-Klick-Migration. Exportmöglichkeiten, Customizing, Datenqualität und Zielprozess bestimmen, welches Mapping und welche projektspezifischen Importschritte nötig sind.

Erfolg erkennen

Die Vorbereitung ist belastbar, wenn aktive Vorgänge und Archivdaten getrennt sind, jedes Quellfeld ein begründetes Ziel oder eine Archiventscheidung hat und die Testmigration die fachlichen Referenzen erhält. Zusätzlich müssen die Verantwortlichen den Go-live und den Rückfallweg freigegeben haben.

Nächste Schritte

Sammeln Sie verfügbare Exporte, Feldlisten, Beispielbelege und Prozessbeschreibungen.
Kennzeichnen Sie offene Vorgänge sowie Daten, die bereinigt oder archiviert werden sollen.
Ordnen Sie Integrationen und Verantwortliche dem künftigen Zielprozess zu.
Prüfen Sie die verlinkten Workspace-Bereiche, bevor Sie den Import entwickeln.

Hinweis zu Marken

Genannte Marken, Produktnamen und Unternehmensnamen sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Sie werden hier nur zur eindeutigen Identifikation der jeweiligen Quellsysteme verwendet. Workspace ist nicht mit den genannten Anbietern verbunden, wird nicht von ihnen gesponsert, autorisiert oder empfohlen und ist kein offizielles Angebot dieser Anbieter.