Projektmanagement, Wikis und Wissensmanagement migrieren
Diese Seite hilft, wenn Aufgaben, Projektkontexte, Wikis, Knowledge Bases oder interne Vorgangsakten zusammengeführt werden. Nach der ersten Prüfung wissen Sie, welche Daten relevant sind, welche Workspace-Bereiche betroffen sind und welche Entscheidungen vor einer Migration getroffen werden müssen.
Workspace ersetzt dabei nicht nur eine Oberfläche. Der Wechsel kann Datenmodell, Rollen, Dokumente, Workflows, Integrationen und Reporting betreffen. Nutzen Sie diese Seite als Einstieg und als Struktur für die Migrationsplanung.
Typische Quellen
- Jira
- Confluence
- Notion
- Trello
- Asana
- monday.com
- ClickUp
- Microsoft Planner / Project
- MediaWiki
- Wiki.js
Workspace-Zielbereiche
- Wissensmanagement
- Wikis
- Zusammenarbeit, Kommentare und Hinweise
- Dokumente und Storage
- Automatisierung, Workflows und Reporting
Vorteile in Workspace
- Wissen, Kommentare, Anhänge, Aufgaben und Vorgänge liegen näher an operativen Daten.
- Projekt- und Case-Arbeit kann mit CRM, Compliance, Dokumenten und Workflows verbunden werden.
- Wiki-Inhalte werden als Arbeitswissen nutzbar, nicht nur als isoliertes Archiv.
Quellen in diesem Bereich
- Jira
- Confluence
- Notion
- Trello
- Asana
- monday.com
- ClickUp
- Microsoft Planner / Project
- MediaWiki
- Wiki.js
Tiefenprüfung vor dem Mapping
| Prüffeld | Klärung |
|---|---|
| Aktive Arbeit | Trennen Sie laufende Aufgaben, abgeschlossene Projekte, Ideenlisten und reines Archivmaterial. |
| Wissensstruktur | Entscheiden Sie, welche Inhalte Wiki-Seiten, Prozessdokumentation, Aufgaben oder Dateien werden. |
| Verantwortliche | Klären Sie Owner, Reviewer, Fälligkeiten, Kommentare, Benachrichtigungen und Sichtbarkeit. |
| Verknüpfungen | Prüfen Sie Links zu Kunden, Produkten, Dokumenten, Tickets oder externen Tools vor der Übernahme. |
Migrationsstruktur
Planen Sie die Migration entlang dieser Struktur:
| Schritt | Ergebnis |
|---|---|
| Quelle prüfen | Daten, Prozesse, Rollen, Exporte und Integrationen sind bekannt. |
| Daten bereinigen | Dubletten, veraltete Felder, Pflichtangaben und Archivgrenzen sind geklärt. |
| Zielmodell festlegen | Workspace-Zielbereiche, Verantwortlichkeiten und Workflows sind entschieden. |
| Import vorbereiten | Feldmapping, Testdaten, Medien, Dokumente und Referenzen sind vorbereitet. |
| Testmigration prüfen | Stichproben zeigen, ob Daten, Prozesse und Berechtigungen zusammenpassen. |
| Go-live planen | Umschaltzeitpunkt, Nacharbeiten, Redirects, Archivzugriff und Verantwortliche sind klar. |
Entscheidung vor dem Start
| Entscheidung | Wofür sie wichtig ist |
|---|---|
| Übernehmen | Daten werden aktiv in Workspace weitergeführt. |
| Bereinigen | Daten werden vor dem Import vereinheitlicht oder dedupliziert. |
| Archivieren | Daten bleiben aus rechtlichen oder historischen Gründen lesbar, werden aber nicht operativ weitergeführt. |
| Neu modellieren | Der alte Aufbau passt nicht mehr und wird in Workspace fachlich neu geschnitten. |
Nächste Schritte
- Prüfen Sie die passende Systemseite in diesem Bereich.
- Klären Sie, welche Daten aktiv weitergeführt und welche nur archiviert werden.
- Vergleichen Sie die Zielbereiche mit der Fähigkeiten und Prozesslandkarte.
Hinweis zu Marken
Genannte Marken, Produktnamen und Unternehmensnamen sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Sie werden hier nur zur eindeutigen Identifikation der jeweiligen Quellsysteme verwendet. Workspace ist nicht mit den genannten Anbietern verbunden, wird nicht von ihnen gesponsert, autorisiert oder empfohlen und ist kein offizielles Angebot dieser Anbieter.