Papier, Ordner und manuelle Abläufe digitalisieren
Diese Seite hilft, wenn Vorgänge heute in Papierakten, Ordnern, E-Mails oder manuell gepflegten Listen laufen. Nach der ersten Prüfung wissen Sie, welche Daten relevant sind, welche Workspace-Bereiche betroffen sind und welche Entscheidungen vor einer Migration getroffen werden müssen.
Workspace ersetzt dabei nicht nur eine Oberfläche. Der Wechsel kann Datenmodell, Rollen, Dokumente, Workflows, Integrationen und Reporting betreffen. Nutzen Sie diese Seite als Einstieg und als Struktur für die Migrationsplanung.
Typische Quellen
- Papierakten
- Ordner
- Karteikarten
- handschriftliche Listen
- E-Mail-Postfächer
- Netzlaufwerke
Workspace-Zielbereiche
- CRM-Fähigkeiten
- Dokumente und Storage
- Automatisierung, Workflows und Reporting
- Compliance verwalten
- Fähigkeiten und Prozesslandkarte
Vorteile in Workspace
- Papierakten werden zu auffindbaren Kunden-, Vorgangs- oder Dokumentenkontexten.
- Teams arbeiten mit gemeinsamen Status, Aufgaben und Nachweisen statt mit lokalen Ablagen.
- Scans, strukturierte Daten und Workflows lassen sich schrittweise trennen.
Tiefenprüfung vor dem Mapping
| Prüffeld | Klärung |
|---|---|
| Aktiver Vorgang oder Archiv | Entscheiden Sie, welche Unterlagen noch bearbeitet werden und welche nur lesbar bleiben. |
| Indexfelder | Legen Sie fest, welche Angaben zum Finden reichen: Kunde, Vorgang, Datum, Status, Belegart oder Standort. |
| Scan-Qualität | Prüfen Sie Lesbarkeit, Seitenreihenfolge, Dubletten, Anhänge und vertrauliche Inhalte vor der Übernahme. |
| Verantwortliche | Ordnen Sie fest, wer nach der Digitalisierung korrigiert, freigibt, nachfragt oder archiviert. |
Quellen in diesem Bereich
Migrationsstruktur
Planen Sie die Migration entlang dieser Struktur:
| Schritt | Ergebnis |
|---|---|
| Quelle prüfen | Daten, Prozesse, Rollen, Exporte und Integrationen sind bekannt. |
| Daten bereinigen | Dubletten, veraltete Felder, Pflichtangaben und Archivgrenzen sind geklärt. |
| Zielmodell festlegen | Workspace-Zielbereiche, Verantwortlichkeiten und Workflows sind entschieden. |
| Import vorbereiten | Feldmapping, Testdaten, Medien, Dokumente und Referenzen sind vorbereitet. |
| Testmigration prüfen | Stichproben zeigen, ob Daten, Prozesse und Berechtigungen zusammenpassen. |
| Go-live planen | Umschaltzeitpunkt, Nacharbeiten, Redirects, Archivzugriff und Verantwortliche sind klar. |
Entscheidung vor dem Start
| Entscheidung | Wofür sie wichtig ist |
|---|---|
| Übernehmen | Daten werden aktiv in Workspace weitergeführt. |
| Bereinigen | Daten werden vor dem Import vereinheitlicht oder dedupliziert. |
| Archivieren | Daten bleiben aus rechtlichen oder historischen Gründen lesbar, werden aber nicht operativ weitergeführt. |
| Neu modellieren | Der alte Aufbau passt nicht mehr und wird in Workspace fachlich neu geschnitten. |
Nächste Schritte
- Prüfen Sie die passende Systemseite in diesem Bereich.
- Klären Sie, welche Daten aktiv weitergeführt und welche nur archiviert werden.
- Vergleichen Sie die Zielbereiche mit der Fähigkeiten und Prozesslandkarte.
Hinweis zu Marken
Genannte Marken, Produktnamen und Unternehmensnamen sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Sie werden hier nur zur eindeutigen Identifikation der jeweiligen Quellsysteme verwendet. Workspace ist nicht mit den genannten Anbietern verbunden, wird nicht von ihnen gesponsert, autorisiert oder empfohlen und ist kein offizielles Angebot dieser Anbieter.