Von Lexware Office / lexoffice zu Workspace wechseln

Dieser Entscheidungsleitfaden bereitet den Wechsel von Lexware Office, früher lexoffice, zu Workspace vor. Sie trennen laufende kaufmännische Vorgänge von der Beleg- und Buchhaltungshistorie und legen fest, welche Daten Workspace künftig operativ führt.

Daten und Abläufe abgrenzen

Quellbereich	Vor dem Mapping klären
Kontakte	Welche Firmen, Personen, Anschriften und Referenzen werden operativ benötigt?
Rechnungen und Belege	Welche offenen Vorgänge werden weitergeführt, welche Dokumente bleiben im Archiv?
Zahlungen	Welche Zuordnungen und offenen Beträge müssen zum Umschaltzeitpunkt nachvollziehbar sein?
Buchhaltungsexporte	Welche Konten, Buchungsprofile, Exportprofile und Übergaben gelten künftig?
Integrationen	Welche Banken, Shops, Steuerkanzleien oder weiteren Systeme bleiben Teil des Ablaufs?

Workspace-Zielbereiche

Workspace verbindet operative Vorgänge mit Belegen, Zahlungsstatus, Buchungsprofilen und Exportprofilen. Das ersetzt weder die fachliche Prüfung der Kontenzuordnung noch die Entscheidung, welche historische Buchhaltungs- und Belegevidenz im Quellsystem oder Archiv erhalten bleibt.

Vor der Migration entscheiden

Frage	Warum sie zählt
Welche offenen Vorgänge wechseln?	Rechnungen, Zahlungen und weitere laufende Fälle dürfen nicht in zwei Systemen auseinanderlaufen.
Welche Historie bleibt nur lesbar?	Eine vollständige operative Übernahme ist nicht für jeden abgeschlossenen Beleg nötig.
Welche Referenzen müssen erhalten bleiben?	Belegnummern, Kontakte, Zahlungen und Dokumente müssen nachvollziehbar verbunden bleiben.
Welche Kontenzuordnung gilt im Ziel?	Quellwerte sind kein Ersatz für geprüfte Buchungsprofile und Export-Kontenzuordnungen.
Welche Daten müssen bereinigt werden?	Dubletten, freie Felder und fehlende Pflichtangaben beeinflussen Mapping und Testfälle.
Wie wird umgeschaltet?	Freeze-Fenster, Zuständigkeiten, Archivzugriff und Rückfallweg müssen vorab feststehen.

Migration durchführen

Schritt	Ergebnis
Quelle erfassen	Kontakte, Vorgänge, Belege, Zahlungen, Exporte und Integrationen sind dokumentiert.
Archivgrenze ziehen	Operative Daten und nur lesbare Historie sind eindeutig getrennt.
Zielmodell festlegen	Workspace-Bereiche, Status, Verantwortlichkeiten und Accounting-Verträge sind entschieden.
Mapping vorbereiten	Felder, Referenzen, Dokumente und Quellschlüssel sind zugeordnet.
Testmigration prüfen	Stichproben erhalten Kontakt-, Beleg- und Zahlungsbezüge und beachten Berechtigungen.
Accounting-Übergabe testen	Buchungsprofile, Exportprofile und Kontenzuordnungen liefern den erwarteten Export.
Go-live absichern	Umschaltung, Nacharbeiten, Archivzugriff und Rückfallweg sind vereinbart.

Workspace bietet keine automatische 1-Klick-Migration. Exportmöglichkeiten, individuelle Daten, Datenqualität und Zielprozess bestimmen das Mapping und die projektspezifischen Importschritte.

Erfolg erkennen

Die Vorbereitung ist belastbar, wenn offene Vorgänge und Historie getrennt sind, alle Beleg- und Zahlungsreferenzen nachvollziehbar bleiben und die Accounting-Übergabe mit Testdaten geprüft wurde. Verantwortliche müssen zusätzlich Go-live, Archivzugriff und Rückfallweg freigegeben haben.

Nächste Schritte

Sammeln Sie Exporte, Feldlisten, Beispielbelege und Beschreibungen der Accounting-Übergaben.
Kennzeichnen Sie offene Vorgänge und nur lesbare Historie.
Legen Sie die künftigen Buchungsprofile, Exportprofile und Kontenzuordnungen fest.
Prüfen Sie die verlinkten Workspace-Bereiche vor dem ersten Importlauf.

Hinweis zu Marken

Genannte Marken, Produktnamen und Unternehmensnamen sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Sie werden hier nur zur eindeutigen Identifikation der jeweiligen Quellsysteme verwendet. Workspace ist nicht mit den genannten Anbietern verbunden, wird nicht von ihnen gesponsert, autorisiert oder empfohlen und ist kein offizielles Angebot dieser Anbieter.