Von Intercom zu Workspace wechseln
Wenn Sie Support- und Kommunikationsdaten aus Intercom nach Workspace überführen möchten, prüfen Sie zuerst Datenarten, Zielprozesse und Archivgrenzen. Diese Seite führt Sie durch die Entscheidungen vor Export, Mapping, Testübernahme und Go-live.
Beginnen Sie mit einem vollständigen Exportinventar. Dokumentieren Sie danach Mapping, Testübernahme, Abnahme und Go-live für die tatsächlich benötigten Datenarten.
Typische Daten und Prozesse
- Konversationen
- Kontakte
- Unternehmen
- Wissensartikel
- Tags
- Teams
Workspace-Zielbereiche
- Support, Tickets, Vorgänge und ITSM migrieren
- CRM-Fähigkeiten
- Posteingang
- Zusammenarbeit, Kommentare und Hinweise
- Mail und Benachrichtigungen
- Inbox-KI konfigurieren
- Automatisierung, Workflows und Reporting
Vorteile des Wechsels
- Vorgänge laufen im Kontext von Kunden, Dokumenten, Aufgaben und Kommunikation.
- Neue Eingänge aus eingerichteten Workspace-Kanälen können in strukturierte Arbeit überführt werden.
- Inbox-KI kann eingehende Konversationen und Supportnachrichten zusammenfassen, klassifizieren, Routing vorschlagen, Antwortentwürfe vorbereiten und Spam oder irrelevante Inhalte markieren.
- Status, Verantwortliche und Nachweise bleiben für spätere Rückfragen sichtbar.
Vor der Migration prüfen
| Frage | Warum sie zählt |
|---|---|
| Welche Daten werden aktiv weitergeführt? | Nicht jede historische Information muss als operativer Datensatz übernommen werden. |
| Welche Datenqualität liegt vor? | Dubletten, freie Felder, alte Statuswerte und fehlende Pflichtangaben bestimmen den Aufwand. |
| Welche Prozesse hängen daran? | Datenwechsel betrifft oft Workflows, Rollen, Dokumente, Benachrichtigungen und Reporting. |
| Soll Inbox-KI unterstützen? | Klären Sie, ob neue Konversationen und Supporteingänge im Posteingang mit KI-Analyse vorbereitet werden sollen. Workspace zeigt Vorschläge, trifft aber keine automatische fachliche Entscheidung. |
| Welche Integrationen bleiben bestehen? | Externe Systeme, Formulare, Mailflüsse, Shops, Buchhaltung oder Versand müssen sauber abgegrenzt werden. |
| Was braucht der Go-live? | Umschaltzeitpunkt, Zuständigkeiten, Fallback und Archivzugriff müssen vorher feststehen. |
Migrationsstruktur
Planen Sie die Migration entlang dieser Struktur:
| Schritt | Ergebnis |
|---|---|
| Quelle prüfen | Daten, Prozesse, Rollen, Exporte und Integrationen sind bekannt. |
| Daten bereinigen | Dubletten, veraltete Felder, Pflichtangaben und Archivgrenzen sind geklärt. |
| Zielmodell festlegen | Workspace-Zielbereiche, Verantwortlichkeiten und Workflows sind entschieden. |
| Import vorbereiten | Feldmapping, Testdaten, Medien, Dokumente und Referenzen sind vorbereitet. |
| Testmigration prüfen | Stichproben zeigen, ob Daten, Prozesse und Berechtigungen zusammenpassen. |
| Go-live planen | Umschaltzeitpunkt, Nacharbeiten, Redirects, Archivzugriff und Verantwortliche sind klar. |
Grenzen dieses Einstiegs
Workspace bietet für Intercom keinen automatischen 1-Klick-Import. Planen Sie für die benötigten Datenarten ein eigenes Mapping und mindestens eine Testübernahme mit fachlicher Abnahme.
Historische Daten und künftige Eingänge trennen
Behandeln Sie exportierte Intercom-Daten als historischen Migrationsbestand. Ordnen Sie jede relevante Konversation einem aktiven Vorgang, einem verlinkten Archiv oder einer bewussten Nichtübernahme zu. Prüfen Sie Kontakte, Unternehmen, Wissensartikel, Tags und Teams getrennt, weil ihre Beziehungen und Berechtigungen nicht automatisch aus einem Konversationsexport entstehen.
Nach dem Wechsel entstehen neue Nachrichten über die in Workspace eingerichteten Kanäle. Ein Wechsel zu Workspace importiert weder laufende Intercom-Konversationen automatisch noch verbindet er Intercom direkt mit dem Workspace-Posteingang.
Planen Sie Workspace-Chats nicht als Importweg für Intercom-Daten. Chat-Protokolle werden derzeit nicht als Posteingangselemente bereitgestellt. Behandeln Sie Intercom-Exporte und Workspace-Chats deshalb als getrennte Datenbestände.
Inbox-KI nach dem Wechsel
Für neue Nachrichten, die nach dem Wechsel im Workspace-Posteingang ankommen, kann die optionale Inbox-KI eine Analyse vorbereiten. Sie liefert Zusammenfassung, Klassifikation, erkannte Fakten, Routing-Vorschlag, Antwortentwurf und Warnungen. Nutzer prüfen diese Hinweise selbst, bevor sie einen Eingang abschließen, zuweisen, in einen Vorgang übernehmen, verwerfen oder in Quarantäne legen. Historische Intercom-Konversationen erhalten diese Analyse nicht allein durch ihren Export oder ihre Archivierung.
Für die tägliche Prüfung nutzen Sie Posteingang. Die Einrichtung beschreibt Inbox-KI konfigurieren.
Nächste Schritte
- Sammeln Sie verfügbare Exporte, Feldlisten, Beispielobjekte und Prozessbeschreibungen.
- Markieren Sie Daten, die bereinigt, archiviert oder neu modelliert werden sollen.
- Prüfen Sie die verlinkten Workspace-Zielbereiche, bevor konkrete Importschritte geplant werden.
Hinweis zu Marken
Genannte Marken, Produktnamen und Unternehmensnamen sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Sie werden hier nur zur eindeutigen Identifikation der jeweiligen Quellsysteme verwendet. Workspace ist nicht mit den genannten Anbietern verbunden, wird nicht von ihnen gesponsert, autorisiert oder empfohlen und ist kein offizielles Angebot dieser Anbieter.