Migration zu Workspace
Diese Seite hilft Ihnen, von bestehenden Systemen, Papierprozessen, Excel-Listen oder gewachsenen Tool-Landschaften zu Workspace zu wechseln. Sie ist ein dokumentationsnaher Einstieg: erst Orientierung, dann konkrete Migration.
Workspace ist dabei nicht nur ein Ersatz für eine einzelne Oberfläche. Viele Wechsel betreffen Datenmodell, Rollen, Workflows, Dokumente, Integrationen, Reporting und öffentliche Seiten gleichzeitig. Nutzen Sie den Migrationsbereich, um den richtigen Zielbereich zu finden und spätere konkrete Schritte sauber vorzubereiten.
Startpunkt bestimmen
| Ausgangslage | Starten Sie mit | Ergebnis |
|---|---|---|
| Papier, Ordner oder manuelle Übergaben prägen den Ablauf | Papier, Ordner und manuelle Abläufe digitalisieren | Sie trennen aktive Vorgänge, Archivbestand und neu zu digitalisierende Prozessschritte. |
| Excel, CSV, Access, FileMaker oder individuelle Datenbanken enthalten die Arbeitsdaten | Excel, CSV und individuelle Datenbanken migrieren | Sie erkennen, welche Listen zu Stammdaten, Bewegungsdaten, Aufgaben oder Archivdaten werden. |
| Eine öffentliche Website, ein CMS oder ein Blog soll umziehen | Websites, CMS, Blogs und Public Sites migrieren | Sie planen Inhalte, Navigation, Domains, Redirects, Formulare und Analytics zusammen. |
| Ein Shop oder Commerce-System soll ersetzt oder angebunden werden | Onlineshops, Commerce und Checkout migrieren | Sie klären Produktdaten, Checkout, Bestellungen, Zahlungen, Versand und Folgeprozesse. |
| CRM, Vertrieb oder Kundenakten stehen im Mittelpunkt | CRM, Vertrieb, Kontakte und Kundenakten migrieren | Sie schneiden Kontakte, Firmen, Leads, Opportunities, Aktivitäten und Zuständigkeiten sauber. |
| Kaufmännische Prozesse, Lager, Einkauf oder Belege sind betroffen | ERP, Warenwirtschaft, Einkauf und Buchhaltung migrieren | Sie entscheiden, welche Vorgänge operativ weiterlaufen und welche nur lesbar bleiben. |
| Produktdaten, Varianten, Attribute oder Medien sollen neu geordnet werden | PIM, Produktdaten, Varianten, Preise und Medien migrieren | Sie legen Produktfamilien, Variantenschnitte, Attribute, Inhalte und Veröffentlichungskanäle fest. |
| Tickets, Workflows, Dokumente, HR oder Compliance sind der Anlass | Wählen Sie den passenden Bereich unten | Sie prüfen zuerst den fachlichen Zielbereich, bevor ein Feldmapping entsteht. |
Wobei Workspace hilft
- Eine gemeinsame Plattform ersetzt getrennte Einzeltools, wenn CRM, Commerce, PIM, Dokumente, Workflows und Reporting zusammengehören.
- Prozesse enden nicht am Website- oder Shop-Frontend, sondern laufen in Angebot, Auftrag, Versand, Rechnung, Case, Dokument und Auswertung weiter.
- Daten können tenant-sicher, rollenbasiert und nachvollziehbar geführt werden.
- Readiness, Workflows und Import-Jobs machen sichtbar, was vor Go-live noch fehlt.
- Papier-, Excel- und Altsystemdaten können schrittweise in strukturierte Arbeitsbereiche überführt werden.
Abhängigkeiten sichtbar machen
Viele Migrationen scheitern nicht am Export, sondern an ungeklärten Abhängigkeiten. Halten Sie deshalb fest, welche Quelle welchen Workspace-Bereich füllt und welche Folgeprozesse davon abhängen.
Migrationsschnitt wählen
| Schnitt | Nutzen | Typische Grenze |
|---|---|---|
| Nur archivieren | Alte Daten bleiben lesbar, ohne neue Prozesse zu belasten. | Keine operative Bearbeitung im Altsystembestand. |
| Schrittweise übernehmen | Ein Bereich nach dem anderen wechselt kontrolliert. | Schnittstellen und Verantwortliche müssen während der Übergangszeit klar sein. |
| Zielmodell neu schneiden | Gewachsene Felder, Statuswerte und Listen werden fachlich bereinigt. | Historische Reports müssen gesondert geprüft werden. |
| System ablösen | Teams arbeiten nach Go-live in Workspace weiter. | Umschaltzeitpunkt, Freeze-Fenster, Nacharbeiten und Support müssen feststehen. |
| Mehrere Quellen zusammenführen | Dubletten, Medien, Kontakte oder Artikel werden vereinheitlicht. | Eine Quelle muss für jede Datenart führend sein. |
Bewährte Vorgehensweisen für Migrationen
Migrationen laufen zuverlässiger, wenn Teams sie als fachlichen Wechsel planen und nicht nur als Export- und Importaufgabe behandeln.
| Vorgehensweise | Warum das hilft |
|---|---|
| Zielprozess vor Feldmapping klären | Das Mapping folgt dem künftigen Ablauf, nicht alten Feldnamen. |
| Führende Quellen benennen | Für Kontakte, Artikel, Medien, Belege und Dateien ist klar, welches System entscheidet. |
| Arbeitsbestand und Archivbestand trennen | Aktive Vorgänge bleiben handhabbar, historische Daten belasten den neuen Prozess nicht. |
| Datenqualität früh prüfen | Dubletten, Pflichtfelder, Einheiten, Statuswerte, Medienfehler und fehlende Referenzen werden vor dem Import sichtbar. |
| Testmigrationen mit echten Beispielen planen | Fachverantwortliche prüfen vollständige Fälle statt nur Datensätze zu zählen. |
| Rollen und Berechtigungen früh testen | Teams erkennen vor Go-live, ob sensible Daten korrekt geschützt sind. |
| Go-live als Übergang planen | Freeze-Zeitraum, Rückfallweg, Nacharbeiten und Support sind vor dem Umschnitt entschieden. |
| Offene Punkte sichtbar führen | Bereinigung, Importfehler und fachliche Entscheidungen verschwinden nicht in E-Mails. |
Häufige Fragen vor dem Start
| Frage | Orientierung |
|---|---|
| Müssen alle historischen Daten übernommen werden? | Nein. Übernehmen Sie operative Daten, wenn sie im Zielprozess gebraucht werden. Archivieren Sie alte Daten, wenn sie nur für Nachweise oder Recherchen lesbar bleiben müssen. |
| Wann entsteht das Feldmapping? | Erst nachdem Zielbereiche, Rollen, Pflichtfelder, Verantwortlichkeiten und Archivgrenzen geklärt sind. Ein zu frühes Mapping übernimmt oft alte Prozessfehler. |
| Wie viele Testmigrationen sind sinnvoll? | Planen Sie so viele Testläufe, bis repräsentative Fälle fachlich funktionieren: zum Beispiel Kunde, Produkt, Beleg, Datei, Berechtigung und Folgeprozess. |
| Wer entscheidet über Datenbereinigung? | Fachverantwortliche entscheiden, welche Daten korrigiert, zusammengeführt, archiviert oder verworfen werden. Ein Import sollte diese Entscheidungen nicht automatisch treffen. |
| Woran erkennen wir Go-live-Reife? | Daten, Rechte, Folgeprozesse, Nacharbeiten, Support und Umschaltzeitpunkt sind geprüft. Offene Punkte sind bekannt und verantwortet. |
Grenzen vor dem Start klären
- Keine automatische 1-Klick-Migration aus beliebigen Quellsystemen.
- Keine Bereinigung produktiver Altdaten ohne fachliche Entscheidung.
- Keine Aussage, dass alle historischen Felder unverändert übernommen werden sollten.
- Keine offizielle Partnerschaft, Autorisierung oder Zertifizierung durch genannte Drittanbieter.
Migrationsbereiche
- Papier, Ordner und manuelle Abläufe digitalisieren
- Excel, CSV und individuelle Datenbanken migrieren
- Websites, CMS, Blogs und Public Sites migrieren
- Onlineshops, Commerce und Checkout migrieren
- CRM, Vertrieb, Kontakte und Kundenakten migrieren
- ERP, Warenwirtschaft, Einkauf und Buchhaltung migrieren
- PIM, Produktdaten, Varianten, Preise und Medien migrieren
- Lager, Versand, Fulfillment und Retouren migrieren
- Fertigung, Auftragsfertigung und Seriennummern migrieren
- Support, Tickets, Cases und ITSM migrieren
- Projektmanagement, Wikis und Wissensmanagement migrieren
- Newsletter, Marketing, Chat und Kommunikation migrieren
- Dateien, Dokumente, DMS und Netzlaufwerke migrieren
- HR, Arbeitszeit, Urlaub, Termine und interne Verwaltung migrieren
- Workflows, BPM, Automatisierung und Reporting migrieren
- Identity, Rollen, Mandantenwechsel und Berechtigungen migrieren
- Compliance, Nachweise, Kontrollen und Readiness migrieren
Häufig gesuchte Quellen
- Salesforce
- HubSpot CRM
- Shopify
- Shopware
- WooCommerce
- ePages
- xt:Commerce
- Digistore24
- OXID eShop
- Adobe Commerce / Magento
- TYPO3
- WordPress
- Jira
- Confluence
- sevDesk
- Camunda
- Alfresco
Migrationsstruktur
| Schritt | Ergebnis |
|---|---|
| Quelle prüfen | Daten, Prozesse, Rollen, Exporte und Integrationen sind bekannt. |
| Daten bereinigen | Dubletten, veraltete Felder, Pflichtangaben und Archivgrenzen sind geklärt. |
| Zielmodell festlegen | Workspace-Zielbereiche, Verantwortlichkeiten und Workflows sind entschieden. |
| Import vorbereiten | Feldmapping, Testdaten, Medien, Dokumente und Referenzen sind vorbereitet. |
| Testmigration prüfen | Stichproben zeigen, ob Daten, Prozesse und Berechtigungen zusammenpassen. |
| Go-live planen | Umschaltzeitpunkt, Nacharbeiten, Redirects, Archivzugriff und Verantwortliche sind klar. |
Erfolg einer Testmigration erkennen
Eine Testmigration ist bestanden, wenn Fachverantwortliche die übernommenen Daten nicht nur zählen, sondern im Zielprozess verwenden können:
| Prüffeld | Erfolgskriterium |
|---|---|
| Vollständigkeit | Die vereinbarten Beispielkunden, Produkte, Belege, Dateien oder Vorgänge sind vorhanden und auffindbar. |
| Fachliche Bedeutung | Statuswerte, Rollen, Verantwortliche und Pflichtfelder entsprechen dem Zielprozess, nicht nur dem alten Feldnamen. |
| Berechtigungen | Nutzer sehen nur die Daten und Aktionen, die sie im Zielbetrieb benötigen. |
| Folgeprozesse | Mindestens ein realer End-to-End-Fall läuft vom importierten Datensatz bis zur nächsten Aktion. |
| Nacharbeit | Offene Bereinigungen sind als Aufgaben, Entscheidungsliste oder Importfehler sichtbar. |
Nächste Schritte
- Wählen Sie zuerst den passenden Migrationsbereich.
- Prüfen Sie dann eine konkrete System- oder Quellen-Seite.
- Nutzen Sie die verlinkten Workspace-Fachseiten, bevor ein Import-Mapping entsteht.
- Halten Sie fest, was übernommen, bereinigt, archiviert oder neu modelliert wird.
Hinweis zu Marken
Genannte Marken, Produktnamen und Unternehmensnamen sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Sie werden hier nur zur eindeutigen Identifikation der jeweiligen Quellsysteme verwendet. Workspace ist nicht mit den genannten Anbietern verbunden, wird nicht von ihnen gesponsert, autorisiert oder empfohlen und ist kein offizielles Angebot dieser Anbieter.