Migration zu Workspace
Diese Einstiegsseite hilft Ihnen, einen Wechsel von Papier, Dateien, Tabellen oder bestehenden Systemen zu Workspace vorzubereiten. Sie wählen zuerst den fachlichen Zielbereich und entscheiden danach, welche Daten übernommen, bereinigt, archiviert oder neu modelliert werden. Das Ergebnis ist ein prüfbarer Migrationsschnitt statt eines unklaren Komplettimports.
Eine Migration ersetzt oder verändert bestehende Arbeitsweisen. Soll ein System weiterlaufen und nur Daten mit Workspace austauschen, beginnen Sie stattdessen bei Integratoren.
Den Startpunkt wählen
| Ausgangslage | Starten Sie mit | Ergebnis |
|---|---|---|
| Papier, Ordner oder manuelle Übergaben prägen den Ablauf | Papier, Ordner und manuelle Abläufe digitalisieren | Aktive Vorgänge, Archivbestand und neue digitale Schritte sind getrennt. |
| Excel, CSV, Access, FileMaker oder individuelle Datenbanken enthalten die Arbeitsdaten | Excel, CSV und individuelle Datenbanken migrieren | Listen sind Stammdaten, Bewegungsdaten, Aufgaben oder Archivdaten zugeordnet. |
| Website, CMS oder Blog sollen umziehen | Websites, CMS, Blogs und Public Sites migrieren | Inhalte, Navigation, Domains, Redirects, Formulare und Analytics sind gemeinsam geplant. |
| Shop oder Commerce-System sollen ersetzt werden | Onlineshops, Commerce und Checkout migrieren | Produktdaten, Checkout, Bestellungen, Zahlungen und Folgeprozesse sind abgegrenzt. |
| CRM, Vertrieb oder Kundenakten stehen im Mittelpunkt | CRM, Vertrieb, Kontakte und Kundenakten migrieren | Kontakte, Firmen, Leads, Opportunities, Aktivitäten und Zuständigkeiten haben ein Zielmodell. |
| ERP, Lager, Einkauf oder Buchhaltung sind betroffen | ERP, Warenwirtschaft, Einkauf und Buchhaltung migrieren | Operative Vorgänge und reine Archivdaten sind getrennt. |
| Produktdaten, Varianten, Attribute oder Medien werden neu geordnet | PIM, Produktdaten, Varianten, Preise und Medien migrieren | Produktfamilien, Varianten, Attribute, Inhalte und Kanäle sind festgelegt. |
| Tickets, Workflows, Dokumente, HR oder Compliance geben den Anlass | Wählen Sie unten den passenden Migrationsbereich | Der fachliche Zielbereich steht vor dem Feldmapping fest. |
Fünf Entscheidungen vor dem ersten Import
- Zielprozess: Wie soll die Arbeit nach der Migration ablaufen?
- Führende Quelle: Welches System entscheidet bis zum Umschnitt über jede Datenart?
- Bestandsgrenze: Was bleibt operativ, was wird nur archiviert und was entfällt?
- Verantwortung: Wer entscheidet über Datenqualität, Berechtigungen und offene Bereinigungen?
- Go-live: Welche Testfälle, Rückfallwege und Nacharbeiten müssen vor dem Umschnitt feststehen?
Erst danach entsteht ein belastbares Feldmapping. Alte Feldnamen allein sind kein Zielmodell.
Abhängigkeiten sichtbar machen
Den Migrationsschnitt festlegen
| Schnitt | Geeignet, wenn | Wichtige Grenze |
|---|---|---|
| Nur archivieren | Alte Daten lesbar bleiben, aber nicht weiterbearbeitet werden sollen. | Der Archivbestand darf nicht unbemerkt zum operativen Prozess werden. |
| Schrittweise übernehmen | Bereiche nacheinander wechseln. | Schnittstellen und Verantwortliche müssen während des Übergangs klar sein. |
| Zielmodell neu schneiden | Gewachsene Felder, Statuswerte und Listen fachlich neu geordnet werden. | Historische Reports brauchen eine eigene Prüfung. |
| System ablösen | Teams nach dem Go-live vollständig in Workspace weiterarbeiten. | Freeze-Fenster, Rückfallweg, Nacharbeit und Support müssen feststehen. |
| Mehrere Quellen zusammenführen | Kontakte, Artikel, Medien oder Dokumente vereinheitlicht werden. | Für jede Datenart braucht es genau eine führende Quelle. |
Migrationsbereiche
- Papier, Ordner und manuelle Abläufe
- Excel, CSV und individuelle Datenbanken
- Websites, CMS, Blogs und Public Sites
- Onlineshops, Commerce und Checkout
- CRM, Vertrieb, Kontakte und Kundenakten
- ERP, Warenwirtschaft, Einkauf und Buchhaltung
- PIM, Produktdaten, Varianten, Preise und Medien
- Lager, Versand, Fulfillment und Retouren
- Fertigung, Auftragsfertigung und Seriennummern
- Support, Tickets, Vorgänge und ITSM
- Projektmanagement, Wikis und Wissensmanagement
- Newsletter, Marketing, Chat und Kommunikation
- Dateien, Dokumente, DMS und Netzlaufwerke
- HR, Arbeitszeit, Urlaub, Termine und interne Verwaltung
- Workflows, BPM, Automatisierung und Reporting
- Identity, Rollen, Mandantenwechsel und Berechtigungen
- Compliance, Nachweise, Kontrollen und Readiness
Häufig gesuchte Quellsysteme
- CRM: Salesforce, HubSpot CRM
- Shops: Shopify, Shopware, WooCommerce, ePages, xt:Commerce, OXID eShop, Adobe Commerce / Magento
- Websites und Wissen: TYPO3, WordPress, Jira, Confluence
- Weitere Fachsysteme: sevDesk, Camunda, Alfresco, Digistore24
Eine Testmigration bewerten
Eine Testmigration ist bestanden, wenn Fachverantwortliche vollständige Fälle im Zielprozess verwenden können. Die Zahl importierter Datensätze reicht als Nachweis nicht aus.
| Prüffeld | Erfolgskriterium |
|---|---|
| Vollständigkeit | Vereinbarte Beispielkunden, Produkte, Belege, Dateien oder Vorgänge sind vorhanden und auffindbar. |
| Fachliche Bedeutung | Statuswerte, Rollen, Verantwortliche und Pflichtfelder entsprechen dem Zielprozess. |
| Berechtigungen | Nutzer sehen nur die benötigten Daten und Aktionen. |
| Folgeprozesse | Mindestens ein realer End-to-End-Fall führt vom importierten Datensatz zur nächsten Aktion. |
| Nacharbeit | Offene Bereinigungen sind als Aufgaben, Entscheidungen oder Importfehler sichtbar. |
Grenzen
- Workspace bietet keine automatische 1-Klick-Migration aus beliebigen Quellsystemen.
- Produktive Altdaten werden nicht ohne fachliche Entscheidung bereinigt.
- Historische Felder müssen nicht unverändert übernommen werden.
- Genannte Drittanbieter sind keine Zusage für Partnerschaft, Autorisierung, Zertifizierung oder einen fertigen Migrationsweg.
Nächste Schritte
Wählen Sie zuerst den Migrationsbereich und danach – falls vorhanden – die konkrete Quellsystemseite. Halten Sie Zielprozess, führende Quelle, Archivgrenze und Verantwortliche fest, bevor Sie Import oder Mapping planen.
Hinweis zu Marken
Genannte Marken, Produktnamen und Unternehmensnamen gehören ihren jeweiligen Rechteinhabern. Sie dienen hier nur der eindeutigen Identifikation der Quellsysteme. Workspace ist kein offizielles Angebot dieser Anbieter und wird nicht als von ihnen gesponsert, autorisiert oder empfohlen dargestellt.