Zusammenarbeit, Kommentare und Hinweise

Nutzen Sie Kommentare, Antworten und Hinweise, um Entscheidungen direkt am passenden Datensatz festzuhalten. Workspace zeigt Zusammenarbeit dort, wo der fachliche Kontext entsteht: zum Beispiel an Kunden, Leads, Angeboten, Aufträgen, Fällen, Produkten, Beschaffung, Lager oder Rechnungen.

Bei Produktvarianten, Produktfamilien, Kontakten und Unternehmen kann der Kommentarbereich auch automatische Systemeinträge zu Pflegeänderungen zeigen. Nutzen Sie diese Einträge, um nachzuvollziehen, welche Stamm- oder Produktdaten geändert wurden und wer die Änderung ausgelöst hat.

Kommentar am Datensatz schreiben

  1. Öffnen Sie den Datensatz, zu dem Sie etwas festhalten möchten.
  2. Öffnen Sie den Bereich für Kommentare, Timeline oder Verlauf.
  3. Schreiben Sie den Kommentar so, dass andere den Anlass und die erwartete Aktion verstehen.
  4. Fügen Sie Anhänge nur hinzu, wenn sie für den Datensatz nötig sind.
  5. Veröffentlichen Sie den Kommentar.

Schreiben Sie Kommentare fachlich und knapp. Nennen Sie konkrete nächste Schritte, wenn Sie eine Rückmeldung oder Entscheidung erwarten.

Threads und Antworten nutzen

Antworten bleiben im Thread des ursprünglichen Kommentars. Nutzen Sie Antworten, wenn Sie auf denselben Punkt reagieren. Erstellen Sie einen neuen Kommentar, wenn Sie ein neues Thema beginnen.

Beachten Sie diese Regeln:

  • Halten Sie pro Thread ein Thema zusammen.
  • Antworten Sie im bestehenden Thread, wenn Sie Rückfragen, Freigaben oder Korrekturen ergänzen.
  • Starten Sie einen neuen Kommentar, wenn der Datensatz ein neues Thema bekommt.
  • Prüfen Sie vor dem Senden, ob Ihre Antwort für alle sichtbaren Personen verständlich ist.

Anhänge hinzufügen

Sie können Kommentare, Antworten und eigene bearbeitbare Kommentare mit Dateien ergänzen, wenn Ihr Arbeitsbereich und Ihre Berechtigungen dies erlauben. Kopieren Sie dazu ein Bild oder eine Datei in die Zwischenablage und fügen Sie sie direkt im Kommentar-Editor ein. Workspace lädt die Dateien nacheinander hoch und setzt sie an der aktuellen Schreibposition ein.

Workspace zeigt Bilder direkt im Kommentar. Andere Dateien erscheinen als Link. Maßgeblich ist der vom Server erkannte Dateityp, nicht die Dateiendung. Beim Bearbeiten können Sie weitere Dateien hinzufügen; bereits verknüpfte Dateien lassen sich in diesem Arbeitsschritt nicht entfernen oder ersetzen.

Für den Upload brauchen Sie Schreibzugriff auf den Kommentar-Kontext und den dafür konfigurierten Dateiablageort. Nach dem Speichern folgt das Lesen der Sichtbarkeit des Kommentars: Wer den Kommentar lesen darf, kann auch seine verknüpften Dateien öffnen. Eine abweichende frühere Datei-Freigabe ändert dieses Verhalten nicht. Der Editor weist nach dem Einfügen auf die spätere Kommentar-Sichtbarkeit hin. Workspace zeigt eine Fehlermeldung im Editor, wenn der Dateiablageort fehlt, Ihre Berechtigung nicht ausreicht, der Speicherplatz ausgeschöpft ist oder der Dateityp blockiert wird.

Nur echte Dateien aus der Zwischenablage werden hochgeladen. Workspace ruft keine Bildadresse aus kopiertem HTML automatisch ab. Ein bereits erfolgter Upload bleibt im Dateiablageort bestehen, wenn Sie den Kommentar anschließend verwerfen.

  • Laden Sie nur Dateien hoch, die für den Datensatz relevant sind.
  • Entfernen Sie vertrauliche Zusatzinformationen aus Dateien, wenn sie für den Zweck nicht nötig sind.
  • Nutzen Sie sprechende Dateinamen.
  • Teilen Sie Anhänge nicht außerhalb von Workspace, wenn sie Kunden-, Personal-, Preis- oder Vertragsdaten enthalten.

Personen erwähnen

Erwähnen Sie Personen, wenn Sie gezielt Aufmerksamkeit brauchen. Eine Erwähnung soll eine klare Erwartung haben, zum Beispiel Prüfung, Freigabe oder Rückmeldung.

  • Tippen Sie @ im Kommentar, in einer Wiki-Seite oder in einer Aufgabenbeschreibung, um passende sichtbare Mitarbeitende auszuwählen.
  • Wählen Sie eine Person aus der Liste, statt Namen frei zu raten.
  • Workspace speichert die Erwähnung strukturiert. Die erwähnte Person sieht berechtigte Erwähnungen im Profil und Dashboard; persönliche Benachrichtigungseinstellungen steuern zusätzlich die Zustellung per In-App, E-Mail, Matrix oder Push.
  • Erwähnen Sie nur Personen, die den Kontext bearbeiten dürfen.
  • Schreiben Sie die gewünschte Aktion in denselben Kommentar.
  • Vermeiden Sie Sammelerwähnungen, wenn eine konkrete verantwortliche Person ausreicht.
  • Prüfen Sie nach einer Erwähnung, ob der Thread die nötigen Informationen enthält.

Workspace speichert ausgewählte Erwähnungen direkt im Editor. Frei geschriebene Erwähnungen bleiben als Fallback möglich: Schreiben Sie dafür @ direkt vor das eindeutige Benutzerkennzeichen der Person. Verwenden Sie keinen Abstand im erwähnten Wert. Reine CRM-Kontakte ohne Benutzerkonto können keine persönliche Benachrichtigung erhalten.

Ungelesene persönliche Erwähnungen erscheinen im Dashboard unter Handlungsbedarf und im Profil-Tab Erwähnungen. Dort können Sie die Erwähnung öffnen oder ausdrücklich als gelesen markieren.

Eine ausgewählte Erwähnung erscheint nur dann als persönlicher Profil- und Dashboard-Eintrag, wenn alle Bedingungen passen:

  • Die erwähnte Person hat ein Benutzerkonto im selben Arbeitsbereich.
  • Die erwähnte Person ist nicht die Autorin oder der Autor des Kommentars, der Wiki-Revision oder der Aufgabe.
  • Die erwähnte Person darf den Kommentar, die Wiki-Seite oder die Aufgabe im geöffneten Kontext sehen. Bei Kommentar-Erwähnungen trägt Workspace die ausgewählte Person als Leser des Kommentars ein.
  • Für eine zusätzliche E-Mail-, Matrix- oder App-Zustellung muss die passende Benachrichtigungsregel der erwähnten Person aktiv sein.
  • Für eine E-Mail muss zusätzlich ein E-Mail-Kanal aktiv und eine zustellbare Adresse vorhanden sein.

Wenn E-Mail-Benachrichtigungen aktiv sind, erhält die erwähnte Person je nach persönlicher Einstellung eine Sofortmail oder eine Zusammenfassung. Enthält der Kommentar einen Datensatz mit sicherer Detailansicht, führt der Link in der Mail zurück zu diesem Datensatz.

Verwechseln Sie Erwähnungen nicht mit Datensatz-Links. @ ist für Personen und Benachrichtigungen reserviert. Links auf Bestellungen, Angebote, Unternehmen oder Kontakt-Datensätze werden separat behandelt. Wenn eine Person nur als CRM-/Kontakt-Datensatz gemeint ist, ist das kein persönlicher @-Hinweis.

Kontextbezug prüfen

Kommentare gehören zum geöffneten Datensatz. Prüfen Sie vor dem Senden, ob Sie im richtigen Kontext arbeiten.

  • Prüfen Sie Name, Nummer, Status und Verantwortliche des Datensatzes.
  • Veröffentlichen Sie keine personenbezogenen oder vertraulichen Informationen an einem falschen Datensatz.
  • Wechseln Sie zum passenden Datensatz, wenn der Kommentar eigentlich ein anderes Objekt betrifft.
  • Nutzen Sie Aufgaben, wenn aus einem Kommentar eine nachverfolgbare Arbeit entstehen soll.

Sichtbarkeit verstehen

Workspace zeigt Kommentare und ihre verknüpften Dateien nach Ihren Rollen, Gruppen und dem fachlichen Kontext. Sichtbarkeit kann sich je nach Datensatz unterscheiden. Die Datei benötigt nach der Verknüpfung keine zusätzliche, abweichende Lesefreigabe im Dateiablageort.

  • Gehen Sie davon aus, dass berechtigte Teammitglieder Kommentare im selben Kontext lesen können.
  • Schreiben Sie keine Secrets, Passwörter, Tokens oder privaten Notizen in Kommentare.
  • Nutzen Sie dafür vorgesehene vertrauliche Abläufe, wenn Inhalte besonders geschützt sind.
  • Melden Sie fehlende oder zu breite Sichtbarkeit an Ihre Teamleitung oder Administration.

Hinweise und Aufgaben bearbeiten

Einige In-App-Hinweise erscheinen als Aufgaben. Das macht Zuständigkeit, Status und Verlauf sichtbar.

  1. Öffnen Sie Ihren Aufgabenbereich.
  2. Prüfen Sie Hinweis, Kontext und erwartete Aktion.
  3. Öffnen Sie den verknüpften Datensatz, bevor Sie entscheiden.
  4. Bearbeiten, delegieren oder schließen Sie die Aufgabe nach den Regeln Ihres Teams.

Wenn Sie zu viele oder zu wenige Hinweise erhalten, prüfen Sie Ihr Profil und bitten Sie Ihre Administration, Rollen, Gruppen und Benachrichtigungseinstellungen zu kontrollieren.

Gute Kommentarqualität

  • Schreiben Sie klar, was passiert ist oder was entschieden werden soll.
  • Nennen Sie Fristen oder Verantwortliche, wenn sie für die Aufgabe wichtig sind.
  • Verweisen Sie auf den relevanten Datensatz statt auf externe Ablagen.
  • Korrigieren Sie eigene Kommentare, wenn eine Aussage missverständlich ist.
  • Löschen Sie Kommentare nur, wenn Ihre Rolle dies erlaubt und kein relevanter Verlauf verloren geht.

Nächste Schritte