Wareneinsatz und Marge verstehen

Nutzen Sie diese Seite, wenn Sie wissen möchten, wie Einkaufspreislisten, Wareneingang, Wareneinsatz und Marge zusammenhängen. Die Seite erklärt den Ablauf fachlich. Sie ersetzt keine Finanzbuchhaltung und keine steuerliche Bewertung.

Grundidee

Eine Lieferantenpreisliste sagt, zu welchen Konditionen ein Lieferant eine Produktvariante anbietet. Sie ist die Grundlage für den Einkauf.

Der Wareneinsatz entsteht später nicht einfach aus dem aktuell sichtbaren Einkaufspreis. Entscheidend ist, welcher Kostenwert beim Wareneingang für den Bestand entstanden ist und welche Bestandsschicht beim Versand verbraucht wurde.

Dadurch bleiben Margen nachvollziehbar:

  • Eine spätere Preisänderung beim Lieferanten verändert alte Verkäufe nicht.
  • Ein Versand nutzt die Kosten der Ware, die tatsächlich aus dem Bestand verbraucht wurde.
  • Retouren können die Marge korrigieren, ohne alte Bestellungen oder Sendungen umzuschreiben.
  • Fehlende Kostenwerte werden sichtbar, statt still mit einem geratenen Wert berechnet zu werden.

Begriffe

Einkaufspreis: Der Preis, den ein Lieferant für eine konkrete Variante nennt. Pflegen Sie ihn in einer Lieferantenpreisliste.

Wareneinsatz oder COGS: Der Kostenwert der Ware, die durch einen Verkauf verbraucht wurde. COGS ist die englische Abkürzung für Cost of Goods Sold.

Deckungsbeitrag I: Nettoerlös minus Wareneinsatz. Er zeigt, was nach dem direkten Warenverbrauch aus einem Verkauf übrig bleibt.

Marge: Prozentuale Sicht auf den Deckungsbeitrag. Sie hilft, Varianten, Zeiträume oder Vertriebskanäle zu vergleichen.

Weitere Definitionen finden Sie im Glossar.

So pflegen Sie die Grundlage

  1. Öffnen Sie Beschaffung > Lieferantenpreislisten.
  2. Legen Sie die Lieferantenpreisliste mit Lieferant, Währung und Gültigkeit an.
  3. Legen Sie für jede konkrete Produktvariante eine Position an.
  4. Pflegen Sie die Preisstaffeln mit Mindestmenge und Staffelpreis.
  5. Aktivieren Sie die Preisliste erst, wenn Lieferant, Währung, Gültigkeit, Positionen und Staffeln geprüft sind.
  6. Verwenden Sie die passende Lieferantenpreisliste in der Einkaufsbestellung.
  7. Buchen Sie den Wareneingang aus der bestätigten Einkaufsbestellung.
  8. Prüfen Sie nach dem Verkauf die Margen- oder Variantenberichte.

Die ausführliche Pflegeanleitung steht in Einkaufspreise pflegen.

Wann Wareneinsatz entsteht

Die Lieferantenpreisliste allein erzeugt noch keinen Wareneinsatz. Sie ist eine Kondition für den Einkauf.

Ein typischer Ablauf sieht so aus:

SchrittWas passiert fachlich?
Lieferantenpreisliste pflegenSie dokumentieren die Einkaufskonditionen.
Einkaufsbestellung erstellenSie bestellen konkrete Varianten zu den gewählten Konditionen.
Wareneingang buchenWorkspace kennt den Kostenwert des eingegangenen Bestands.
Ware verkaufen und versendenWorkspace verbraucht Bestand und ordnet den passenden Kostenwert dem Verkauf zu.
Marge prüfenBerichte zeigen Erlös, Wareneinsatz, Deckungsbeitrag und Marge.

Bei physischen Lagerprodukten ist der gebuchte Wareneingang deshalb wichtig. Ohne bewerteten Bestand kann ein Versand zwar fachlich stattfinden, die Margenansicht zeigt dann aber unbewerteten Wareneinsatz.

Warum aktuelle Einkaufspreise alte Margen nicht ändern

Ändern Sie eine Lieferantenpreisliste, wenn neue Konditionen gelten. Diese Änderung gilt für neue Einkaufsprozesse. Bereits versendete Verkäufe behalten ihre ursprüngliche Bewertung.

Beispiel:

  1. Sie kaufen 10 Stück zu 8,00 EUR ein und buchen den Wareneingang.
  2. Sie verkaufen und versenden 3 Stück.
  3. Der Wareneinsatz für diese 3 Stück basiert auf 8,00 EUR je Stück.
  4. Später steigt der Lieferantenpreis auf 9,50 EUR.
  5. Die alte Marge ändert sich dadurch nicht. Neue Wareneingänge können aber mit dem neuen Kostenwert bewertet werden.

So bleiben Berichte auditierbar und nachvollziehbar.

Retouren lesen

Wenn ein Kunde Ware zurücksendet und die Ware wieder eingelagert werden kann, korrigiert Workspace den Wareneinsatz mit Bezug zur ursprünglichen Bewertung. Die Retoure nutzt also nicht den inzwischen aktuellen Einkaufspreis.

Wenn Ware beschädigt ist und nicht wieder in den verkaufbaren Bestand kommt, entsteht daraus keine normale Warenrücklage für einen späteren Verkauf. Eine separate Verlust- oder Finanzbuchung ist ein eigener fachlicher Prozess.

Unbewerteten Wareneinsatz vermeiden

Unbewerteter Wareneinsatz bedeutet: Workspace konnte beim Versand keinen bewerteten Bestand für die verbrauchte Menge finden. Das kann passieren, wenn Bestand historisch ohne Kostenwert angelegt wurde oder Wareneingänge nicht vollständig aus einer bewerteten Einkaufsbestellung entstanden sind.

Prüfen Sie bei unbewerteten Positionen:

  • Gibt es eine aktive Lieferantenpreisliste mit Position und Staffel?
  • Verwendet die Einkaufsbestellung die passende Lieferantenpreisliste?
  • Enthält die Bestellposition den erwarteten Einkaufspreis?
  • Wurde der Wareneingang gebucht?
  • Wurde die Ware aus dem erwarteten Bestand versendet?

Korrigieren Sie laufende Pflegeprozesse über Preisliste, Bestellung und Wareneingang. Ändern Sie nicht einfach historische Einkaufspreise, um alte Margen nachträglich passend aussehen zu lassen.

Was Berichte zeigen

Margen- und Variantenberichte können diese Werte zeigen:

WertBedeutung
Umsatz oder NettoerlösVerkaufserlös aus den versendeten Positionen.
Wareneinsatz oder COGSKostenwert der verbrauchten Ware.
Deckungsbeitrag INettoerlös minus Wareneinsatz.
MargeDeckungsbeitrag im Verhältnis zum Nettoerlös.
Unbewertete PositionenVersandmengen, für die kein Kostenwert verfügbar war.

Vergleichen Sie Werte nur innerhalb derselben Währung. Workspace rechnet Wareneinsatz und Marge nicht still in eine andere Währung um.

Prüfliste

Prüfen Sie vor dem ersten Verkauf eines Lagerprodukts:

  • Die Produktvariante ist korrekt angelegt.
  • Eine passende Lieferantenpreisliste ist aktiv.
  • Die Position verweist auf die konkrete Variante.
  • Die Preisstaffel enthält den richtigen Einkaufspreis.
  • Die Einkaufsbestellung verwendet die passende Lieferantenpreisliste.
  • Der Wareneingang ist gebucht.
  • Der Bestand ist verfügbar.
  • Verkaufspreis und Vertriebskanal sind separat im PIM gepflegt.

Häufige Fehler

  • Einkaufspreise werden nur in Textnotizen oder E-Mails dokumentiert.
  • Eine Lieferantenpreisliste wird gepflegt, aber in der Einkaufsbestellung nicht verwendet.
  • Ein Wareneingang wird ohne bewertete Bestellposition gebucht.
  • Alte Einkaufspreise werden überschrieben, obwohl neue Konditionen erst ab einem neuen Zeitpunkt gelten.
  • Eine aktuelle Lieferantenpreisliste wird als Erklärung für alte Margen gelesen.
  • Unterschiedliche Währungen werden in einer Margenbetrachtung vermischt.

Nächste Schritte