Verkaufschancen und Umsatzprognose prüfen

Vertriebsmitarbeiter und Teamverantwortliche unterscheiden hier frühe Kontakte von konkreten Verkaufschancen. Workspace nennt einen noch nicht ausreichend geprüften Kontakt Lead; eine Chance steht dagegen für einen möglichen Verkauf mit erkennbarem Bedarf.

Am Ende können Sie die wichtigsten Chancen realistisch bewerten und daraus eine Umsatzprognose ableiten. Workspace nennt diese Vorschau Forecast.

Begriffe

Leads pflegen

Öffnen Sie CRM > Pipeline > Leads.

Ein gepflegter Lead erlaubt eine klare Entscheidung: weiter bearbeiten, ablehnen oder in Stammdaten und Chance überführen.

Prüfen Sie vor der Qualifizierung:

• Ist ein Unternehmen oder eine Kontaktperson bekannt?
• Gibt es einen erreichbaren Kontaktweg wie E-Mail oder Telefon?
• Ist die Quelle gepflegt?
• Ist eine verantwortliche Person benannt?
• Sind Einwilligungen für die Kontaktaufnahme dokumentiert?
• Enthalten die Notizen Bedarf, nächsten Schritt, offene Frage oder Risiko?

Konvertieren Sie einen Lead erst, wenn Bedarf, Kunde oder Kontakt und der nächste Schritt ausreichend klar sind. Dabei entstehen die passenden Stammdaten und bei Bedarf zusätzlich eine Chance. Der Lead bleibt als konvertierter Ursprung nachvollziehbar. In der Aktivität am entstandenen Kontakt oder Unternehmen sehen Sie außerdem, ob der Datensatz neu angelegt oder mit einem Lead zusammengeführt wurde.

Chancen pflegen

Öffnen Sie CRM > Pipeline > Chancen.

Eine Chance braucht mindestens einen Kundenbezug und einen erwarteten Umsatz. Weitere Details ergänzen Sie in der Detailansicht, sobald sie bekannt sind.

Halten Sie diese Felder aktuell:

• Unternehmen oder Ansprechpartner: Ordnet die Chance einem Kundenkontext zu.
• Titel: Beschreibt den Verkaufsfall verständlich.
• Erwarteter Umsatz: Zeigt die aktuelle Umsatzannahme.
• Geplantes Abschlussdatum: Ordnet die Chance dem Forecast-Zeitraum zu.
• Verantwortlich: Zeigt, wer die Chance steuert.
• Phase: Beschreibt den tatsächlichen Stand im Verkaufsprozess.
• Wahrscheinlichkeit: Trennt frühe Pipeline von wahrscheinlichen Abschlüssen.
• Forecast: beschreibt, wie verbindlich die Chance im Forecast bewertet wird.

Die Phase ist kein frei gepflegtes Stammdatum. Nutzen Sie die vorgesehenen Workflow-Aktionen, damit Phase, Ergebnis und Wahrscheinlichkeit zusammenpassen.

CRM-Dashboard auswerten

Im Tab Pipeline unter CRM prüfen Sie Pipeline, Forecast, Teamarbeit und Abschlussqualität gemeinsam.

Lesen Sie die Werte so:

• Pipeline-Wert: Summe der offenen Chancen im aktuellen Filter. Der Wert zeigt das maximale offene Potenzial, nicht die erwartete Zusage.
• Gewichtete Pipeline: Pipeline-Wert multipliziert mit der Abschlusswahrscheinlichkeit je Chance. Der Wert zeigt, wie belastbar die offene Pipeline aktuell ist.
• Offene Pipeline nach Workflow-Status: Verteilung der offenen Chancen nach Phase. Nutzen Sie sie, um Engpässe zu erkennen, zum Beispiel viele frühe Chancen oder zu wenige Angebote in Verhandlung.
• Verbindliche Prognose: Offene Chancen, die im Zeitraum als verbindlich eingeschätzt werden. Besprechen Sie diese Chancen einzeln.
• Optimistische Prognose: Chancen mit realistischem Potenzial, aber noch sichtbarem Risiko.
• Pipeline vs. Ziel: Vergleich von gewichteter Pipeline, verbindlicher Prognose, optimistischer Prognose und fakturiertem Ist-Umsatz mit dem gepflegten Umsatzziel.
• Team & Aktivität: Pipeline-Qualität nach verantwortlicher Person und freigegebene CRM-Bewegung. Prüfen Sie dort nicht nur Summe, sondern auch Gewichtung, offene Chancen und stagnierende Chancen.
• Aktivitäten pro Woche: genehmigte CRM-Aktivitäten im Filterzeitraum. Der Wert zeigt Arbeitsintensität, ersetzt aber keine Ergebnisbewertung.

Nutzen Sie den Bereich Abschlüsse für Ergebnisqualität:

• Abschlussquote: Anteil gewonnener Chancen an gewonnenen und verlorenen Chancen im aktuellen Zeitraum.
• Abschlussquote nach Status: zeigt, welche erreichten Workflow-Status in geschlossenen Chancen zu Gewinnen geführt haben.
• Erreicht: Anzahl geschlossener Chancen, die den Status im Zeitraum erreicht hatten.
• Gewonnen: Anzahl dieser Chancen, die gewonnen wurden.
• Nicht gewonnen: Differenz aus erreichten und gewonnenen Chancen.

Bewerten Sie die Conversion immer zusammen mit Datenpflege. Eine niedrige Quote in frühen Phasen kann auf Lead-Qualität hinweisen. Eine niedrige Quote in späten Phasen deutet eher auf Angebotsqualität, Preis, Timing oder Entscheidungsprozess hin.

Forecast bewerten

Prüfen Sie Forecast-Kategorien bewusst:

• Pipeline: Die Chance ist interessant, aber noch nicht belastbar.
• Best Case: Die Chance kann im Zeitraum kommen, hat aber klare Risiken.
• Commit: Das Team erwartet den Abschluss mit hoher Verbindlichkeit.
• Abgeschlossen: Die Chance ist gewonnen oder verloren.
• Ausgeschlossen: Die Chance soll nicht in den Forecast eingehen.

Verwenden Sie Commit nur, wenn Betrag, Abschlussdatum und nächster Schritt belastbar sind. Workspace leitet die Forecast-Kategorie nicht still aus Phase, Angebot, Wahrscheinlichkeit oder Lead-Herkunft ab. Prüfen Sie die Kategorie regelmäßig und ändern Sie sie, wenn sich Verbindlichkeit, Timing oder Risiko ändern.

Pflegen Sie Umsatzziele getrennt von Chancen. Ein Ziel beschreibt, was erreicht werden soll. Eine Chance beschreibt, was im konkreten Verkaufsfall erwartet wird. Finance-Ist zeigt fakturierte Werte aus dem Finanzkontext und ist nicht gleichbedeutend mit offener Pipeline.

Angebote mit Chancen verbinden

Öffnen Sie CRM > Pipeline > Angebote.

Entsteht ein Angebot aus einer Verkaufschance, verbinden Sie beide Datensätze. Kontrollieren Sie dabei:

• Unternehmen passt zur Chance.
• Person ist der richtige Ansprechpartner.
• Chance ist gesetzt.
• Vertriebskanal passt zum kaufmännischen Ablauf.
• Kunden-E-Mail ist vor dem Versand geprüft.
• Gültig bis ist gesetzt.
• Positionen sind vollständig und kaufmännisch plausibel.

Ein Angebot ohne Chance kann kaufmännisch gültig sein, fehlt aber im Pipeline-Zusammenhang. Ergänzen Sie die Verbindung, wenn der Forecast dadurch klarer wird.

Prüfen Sie vor dem Versand auch das Angebotsdokument. Bei langen Positionen, Hinweisen oder mehreren Seiten hilft die Anleitung Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe, Vorschau und finales PDF richtig einzuordnen.

Angebotsanfragen aus dem Posteingang starten

Wenn eine E-Mail im Posteingang frei nach einem Angebot fragt, starten Sie den Vertriebsprozess direkt aus der Inbox-Aktion Angebotsanfrage.

Nutzen Sie diese Entscheidungsmatrix:

Review bleibt nur für Klärung. Nutzen Sie Review, wenn die Anfrage unvollständig oder fachlich unsicher ist. Mit Angebotsanfrage übernehmen Sie den Eingang dagegen direkt in den Vertriebsprozess.

Angenommene Angebote abschließen

Wenn ein Kunde bestellt, arbeiten Sie vom Angebot aus:

1. Öffnen Sie das angenommene Angebot.
2. Prüfen Sie Positionen, Preise, Kunde, Ansprechpartner und Vertriebskanal.
3. Konvertieren Sie das Angebot in eine Bestellung.

Workspace schließt die verknüpfte Chance automatisch als gewonnen, wenn das Angebot mit einer offenen Chance in Angebot erstellt oder Verhandlung verbunden ist. Die Chance erhält den Bestellbetrag als Abschlussbetrag und das konvertierte Angebot als primären Angebotsbezug. Sie müssen die Chance danach nicht zusätzlich manuell auf Gewonnen setzen.

Prüfen Sie die Chance manuell, wenn einer dieser Punkte zutrifft:

• Das Angebot war nicht mit einer Chance verbunden.
• Die Chance stand noch in einer frühen Phase wie Qualifizierung, Bedarfsanalyse oder Präsentation.
• Die Chance war bereits verloren.
• Der Kunde bestellt außerhalb des Angebotsprozesses, zum Beispiel über eine manuell angelegte Bestellung.

Verbinden Sie in diesen Fällen zuerst Angebot, Bestellung und Chance fachlich sauber. Schließen Sie die Chance danach über die vorgesehene Workflow-Aktion, damit Forecast, Ergebnis und Abschlussbetrag nachvollziehbar bleiben.

Führungsroutine

Prüfen Sie die Pipeline regelmäßig:

1. Prüfen Sie neue Leads, Kontaktformular-Einreichungen und relevante Posteingänge.
2. Konvertieren Sie qualifizierte Leads in passende Stammdaten und Chancen.
3. Prüfen Sie offene Chancen nach Abschlussdatum.
4. Ergänzen Sie fehlende Verantwortliche.
5. Aktualisieren Sie erwarteten Umsatz und Phase.
6. Setzen oder korrigieren Sie die Forecast-Kategorie.
7. Besprechen Sie Commit-Chancen einzeln.
8. Verbinden Sie Angebote mit den passenden Chancen.
9. Schließen Sie alte oder unrealistische Chancen.

Häufige Fehler

• Ein Lead bleibt zu lange Lead, obwohl Bedarf und nächster Schritt klar sind.
• Eine Chance hat kein geplantes Abschlussdatum.
• Eine Chance steht auf Commit, obwohl die Verbindlichkeit fehlt.
• Ein Angebot ist nicht mit der passenden Chance verbunden.
• Die Phase passt nicht mehr zum echten Gesprächsstand.
• Der erwartete Umsatz ist zu optimistisch oder veraltet.

Ergebnis prüfen

Die Vertriebsübersicht ist belastbar, wenn jede wichtige Chance einen realistischen Betrag, ein Abschlussdatum, eine aktuelle Phase und eine verantwortliche Person hat. Prüfen Sie zusätzlich, ob nur ausreichend sichere Chancen in der Kategorie Commit stehen und Angebote mit der passenden Chance verbunden sind.

Nächste Schritte

• Qualifizieren Sie Leads mit Aus einem ersten Kontakt eine Verkaufschance entwickeln.
• Prüfen Sie Kontaktformular-Einreichungen mit Kontaktformular-Einreichungen bearbeiten.
• Prüfen Sie Firmenzugangsanfragen mit Firmenzugangsanfragen prüfen.
• Pflegen Sie Umsatzziele und Wiedervorlagen mit Vertriebsziele und Wiedervorlagen planen.
• Führen Sie Vertriebsreviews mit Vertriebsberichte nutzen durch.
• Ordnen Sie CRM-Funktionen mit Kunden und Vertrieb im Überblick ein.
• Pflegen Sie Kunden- und Kontaktarbeit mit Fällige Kundenkontakte bearbeiten.
• Führen Sie angenommene Angebote mit Vom Einkauf bis zur Kundenrechnung weiter.