EU-B2B-Bestellungen ohne Umsatzsteuer prüfen

Workspace setzt eine Firmenbestellung nicht allein wegen einer gepflegten Umsatzsteuer-ID ohne Umsatzsteuer. Die Steuerberechnung nutzt einen gespeicherten Prüfstatus und die steuerliche Produktklasse der Position. Fehlt der passende Prüfstatus, berechnet Workspace die passende Steuer, zum Beispiel EU-OSS-Steuer im Käuferland.

Das schützt Bestellungen vor versehentlich falschen Rechnungen. Eine gepflegte Umsatzsteuer-ID ist nur die Nummer. Der Prüfstatus dokumentiert, ob Workspace oder ein berechtigter Benutzer die Nummer geprüft hat.

Wann Workspace EU-B2B ohne Umsatzsteuer behandelt

Für EU-Firmenbestellungen prüft Workspace diese Bedingungen:

Bedingung	Bedeutung
Verkäuferland und Käuferland liegen in der EU-Regionalgruppe	Die Regionalgruppe ist konfiguriert, nicht hart im Steuerfall verdrahtet.
Käufer ist ein Unternehmen	Die Bestellung hat einen Firmenkontext.
Umsatzsteuer-ID ist vorhanden	Die Nummer wird normalisiert gespeichert.
Prüfstatus ist `valid` oder `accepted`	Nur diese Status erlauben eine EU-B2B-Behandlung ohne Umsatzsteuer.
Produktklasse ist bekannt	Workspace unterscheidet Waren von Leistungen, digitalen Inhalten und Lizenzen.

Wenn eine Bedingung fehlt, setzt Workspace die Bestellung nicht automatisch ohne Umsatzsteuer. Bei einer österreichischen Firmenbestellung mit Netto 360,00 EUR und fehlendem Prüfstatus berechnet Workspace daher 20 Prozent Steuer, also 72,00 EUR.

Welche Steuerbehandlung Workspace speichert

Workspace speichert die konkrete Steuerbehandlung je Position. Der Tax-Code ist dabei immer Teil eines Steuerrechtsregimes. EU_INTRA_COMMUNITY_SUPPLY gilt also nur im Regime eu_vat und ist kein globaler Code für andere Länder.

Produktklasse	Fachliche Behandlung	Steuerrechtsregime	Tax-Code	Steuerwirkung
Physische Waren	Innergemeinschaftliche Lieferung	`eu_vat`	`EU_INTRA_COMMUNITY_SUPPLY`	`buyer_accounts`
Leistungen, digitale Inhalte und Lizenzen	Reverse Charge für EU-B2B-Leistungen	`eu_vat`	`EU_REVERSE_CHARGE_SERVICE`	`buyer_accounts`
Unbekannte Produktklasse	EU-B2B ohne Umsatzsteuer, aber fachlich unklassifiziert	`eu_vat`	`EU_B2B_ZERO_UNCLASSIFIED`	`buyer_accounts`

Klassifizieren Sie Produkte vor der Rechnungserstellung, wenn die Position noch EU_B2B_ZERO_UNCLASSIFIED nutzt. Workspace blockiert diese Position in diesem Schnitt nicht automatisch, damit bestehende Abläufe weiterlaufen. Die fachlich passende Rechnungserläuterung hängt aber von der Produktklasse ab.

Prüfstatus erzeugen

Nutzen Sie den zentralen Prüfpfad für Steuerregistrierungen:

Prüfen Sie die Nummer über die Steuerregistrierungsprüfung.
Kontrollieren Sie das Ergebnis.
Berechnen Sie den Warenkorb nach einem neuen gültigen oder akzeptierten Check neu.
Erstellen oder aktualisieren Sie Angebot, Bestellung oder Rechnung erst danach.

Für EU-Umsatzsteuer-IDs nutzt Workspace den VIES-Prüfdienst der Europäischen Kommission als automatischen Provider. Wenn VIES eine Nummer als gültig bestätigt, speichert Workspace einen Check mit Status valid, Provider eu_vies, Prüfzeitpunkt, Ablaufzeit und Referenzdaten.

VIES verwendet für Griechenland technisch den Code EL. Workspace speichert Länder intern weiterhin kanonisch als GR und übersetzt nur den Provider-Request.

Wenn ein automatischer Provider nicht verfügbar ist oder ein anderer Rechtsraum betroffen ist, kann ein berechtigter Benutzer einen vorhandenen Check manuell annehmen. Workspace legt dafür einen neuen Check mit Provider manual und Status accepted an. Der manuelle Grund bleibt am Check dokumentiert.

Wo Workspace den Status verwendet

Warenkörbe nutzen den neuesten frischen Check beim Erstellen, Aktualisieren, manuellen Neuberechnen und im Checkout. Wenn ein neuer Check den Steuerstatus ändert, verlangt Workspace ein Warenkorb-Repricing, bevor daraus ein Angebot oder eine Bestellung entstehen kann.

Angebote sind Snapshots. Neue Angebotspositionen speichern den Tax-Code und die Steueraufschlüsselung der Position. Die Steueraufschlüsselung enthält zusätzlich das Steuerrechtsregime und die Steuerwirkung. Bestehende Angebotspositionen werden nicht still umbewertet, wenn Sie später eine Umsatzsteuer-ID prüfen oder eine Produktklasse ändern. Erstellen oder berechnen Sie das Angebot vor dem Finalisieren neu, wenn sich Prüfstatus oder Produktklassifizierung geändert haben.

Bestellungen aus Warenkorb oder Angebot übernehmen den jeweiligen Snapshot. Bestellungen aus Angeboten behalten den Tax-Code und die Steueraufschlüsselung der Angebotsposition. Direkte Bestellungen übernehmen einen vorhandenen frischen Check vor der Steuerberechnung. Rechnungen übernehmen anschließend die Steuerwerte der Bestellung und berechnen die Steuer nicht neu.

Buchhaltung und Steuerkennzeichen

Workspace bucht Commerce-Rechnungen in Accounting aus den gespeicherten Rechnungspositions-Snapshots. Die Buchhaltung berechnet die Steuerbehandlung nicht neu aus aktuellen Kunden- oder Produktdaten.

Damit eine Rechnung automatisch projiziert werden kann, braucht Accounting eine eindeutige Steuerbehandlungs-Zuordnung. Diese Zuordnung verbindet Quellmodul, Steuerrechtsregime, Commerce-Tax-Code, Steuerwirkung, optionales Steuerland und optionalen Steuersatz mit einem Erlöskonto und einem Accounting-Steuerkennzeichen.

Wenn eine Zuordnung fehlt, mehrdeutig ist oder die Rechnung nur eine generische beziehungsweise unklassifizierte Cross-Border-Behandlung enthält, bricht Workspace die automatische Buchung ab. Workspace weicht dann nicht auf ein inländisches Standard-Steuerkonto aus.

Das DE-SKR04-Starterprofil legt Standard-Zuordnungen für typische deutsche Fälle an, zum Beispiel Inland 19 Prozent, EU-Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Export und manuelle Befreiung. Prüfen Sie die Konten und Steuerkennzeichen vor dem produktiven Rechnungslauf mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung.

Internationale Rechtsräume

Der Prüfvertrag ist nicht auf Deutschland oder die EU begrenzt. Workspace speichert Steuerregistrierungen allgemein mit:

Registrierungstyp, zum Beispiel vat,
Ausgabeland und optionaler Region,
normalisierter Nummer,
Provider, Status, Prüfzeitpunkt und Ablaufzeit,
sanitisierter Provider-Antwort am zentralen Check.

EU-VIES ist der erste automatische Sonderfall. Weitere Provider für andere Rechtsräume, zum Beispiel Schweiz, USA oder afrikanische Länder, können denselben Vertrag verwenden. Bis ein automatischer Provider vorhanden ist, verwenden Sie den manuellen accepted-Pfad nur nach dokumentierter fachlicher Prüfung.

Andere Rechtsräume verwenden eigene Steuerrechtsregime und eigene Tax-Codes. Eine spätere Schweiz- oder USA-Regel darf daher nicht EU_INTRA_COMMUNITY_SUPPLY wiederverwenden, sondern muss einen eigenen Code unter einem passenden Regime wie ch_mwst oder us_sales_tax liefern. Die generische Steuerwirkung bleibt separat auswertbar, zum Beispiel seller_collects, buyer_accounts, seller_zero_rates, manual_exempt, snapshot_only oder unclassified.

Solange Workspace für einen Nicht-EU-Cross-Border-Fall kein spezifisches Steuerrechtsregime implementiert, markiert Workspace die Steuerwirkung als unclassified. Diese Kennzeichnung ist keine Aussage, dass der Umsatz steuerfrei oder mit Nullsatz abzurechnen ist.

Bestehende Bestellungen

Eine bestehende Rechnung ändert sich nicht automatisch, wenn Sie später eine Nummer prüfen. Prüfen Sie den Status vor der Rechnungserstellung. Wenn eine bereits bestätigte Bestellung Steuer enthält, obwohl Reverse Charge erwartet wurde, prüfen Sie:

Ist die Umsatzsteuer-ID an Firma, Warenkorb, Angebot oder Bestellung vorhanden?
Gibt es einen aktuellen Check mit Status valid oder accepted?
Stimmen Ausgabeland und normalisierte Nummer mit der Bestellung überein?
Liegen Verkäufer- und Käuferland in der passenden Regionalgruppe?
Passt die Produktklasse zur erwarteten Steuerbehandlung?

Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung. Stimmen Sie Sonderfälle mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerabteilung ab.