EU-B2B-Bestellungen ohne Umsatzsteuer prüfen

Diese Seite erklärt grenzüberschreitende Bestellungen zwischen Unternehmen in der EU (EU-B2B). Workspace behandelt eine solche Firmenbestellung nicht allein wegen einer eingetragenen Umsatzsteuer-ID als steuerfrei. Zusätzlich zählen der gespeicherte Prüfstatus und die steuerliche Produktklasse jeder Position.

Fehlt eine Voraussetzung, berechnet Workspace die passende Umsatzsteuer. So schützt die Prüfung vor einer versehentlich falschen Rechnung. Am Ende können Sie erkennen, ob Nummer, Prüfstatus und Produktklasse eine Behandlung ohne Umsatzsteuer erlauben.

Wann Workspace EU-B2B ohne Umsatzsteuer behandelt

Für EU-Firmenbestellungen prüft Workspace diese Bedingungen:

Bedingung	Bedeutung
Verkäuferland und Käuferland liegen in der EU-Regionalgruppe	Die Regionalgruppe ist konfiguriert, nicht hart im Steuerfall verdrahtet.
Käufer ist ein Unternehmen	Die Bestellung hat einen Firmenkontext.
Umsatzsteuer-ID ist vorhanden	Die Nummer wird normalisiert gespeichert.
Prüfstatus ist `valid` oder `accepted`	Nur diese Status erlauben eine EU-B2B-Behandlung ohne Umsatzsteuer.
Produktklasse ist bekannt	Workspace unterscheidet Waren von Leistungen, digitalen Inhalten und Lizenzen.

Wenn eine Bedingung fehlt, setzt Workspace die Bestellung nicht automatisch ohne Umsatzsteuer. Bei einer österreichischen Firmenbestellung mit Netto 360,00 EUR und fehlendem Prüfstatus berechnet Workspace daher 20 Prozent Steuer, also 72,00 EUR.

Welche Steuerbehandlung Workspace speichert

Workspace speichert die konkrete Steuerbehandlung je Position. Der Tax-Code ist dabei immer Teil eines Steuerrechtsregimes. EU_INTRA_COMMUNITY_SUPPLY gilt also nur im Regime eu_vat und ist kein globaler Code für andere Länder.

Produktklasse	Fachliche Behandlung	Steuerrechtsregime	Tax-Code	Steuerwirkung
Physische Waren	Innergemeinschaftliche Lieferung	`eu_vat`	`EU_INTRA_COMMUNITY_SUPPLY`	`buyer_accounts`
Leistungen, digitale Inhalte und Lizenzen	Reverse Charge für EU-B2B-Leistungen	`eu_vat`	`EU_REVERSE_CHARGE_SERVICE`	`buyer_accounts`
Unbekannte Produktklasse	EU-B2B ohne Umsatzsteuer, aber fachlich unklassifiziert	`eu_vat`	`EU_B2B_ZERO_UNCLASSIFIED`	`buyer_accounts`

Klassifizieren Sie Produkte vor der Rechnungserstellung, wenn die Position noch EU_B2B_ZERO_UNCLASSIFIED nutzt. Workspace blockiert diese Position in diesem Schnitt nicht automatisch, damit bestehende Abläufe weiterlaufen. Die fachlich passende Rechnungserläuterung hängt aber von der Produktklasse ab.

Prüfstatus erzeugen

Sie können die USt-IdNr. direkt am Unternehmen oder in einem offenen Angebot prüfen. Dafür benötigen Sie keine Kommandozeile:

Öffnen Sie das Unternehmen und wechseln Sie zu USt-IdNr.-Prüfungen. In einem Angebot finden Sie dieselbe Aktion direkt bei den Steuerangaben.
Wählen Sie USt-IdNr. prüfen.
Kontrollieren und bestätigen Sie das vorgeschlagene Ausstellerland. Die Prüfung startet erst mit dieser ausdrücklichen Aktion.
Prüfen Sie Status, Provider und Prüfzeitpunkt des Ergebnisses.
Wählen Sie im offenen Angebot Steuern neu berechnen, wenn das neue Ergebnis für dieses Angebot gelten soll.

Die Prüfung allein verändert das Angebot nicht. Erst die bestätigte Neuberechnung übernimmt das aktuelle Prüfergebnis und aktualisiert die Steuerwerte aller Positionen. Wurde das Angebot zwischenzeitlich geändert, müssen Sie es neu laden und die Neuberechnung erneut bestätigen.

Ist keine USt-IdNr. hinterlegt oder liegt kein passender, qualifizierender Prüf-Snapshot vor, bleibt die reguläre Umsatzsteuer maßgeblich. Ein Firmenname oder eine ungeprüfte Nummer reicht für eine EU-B2B-Behandlung ohne Umsatzsteuer nicht aus.

Für EU-Umsatzsteuer-IDs nutzt Workspace den VIES-Prüfdienst der Europäischen Kommission als automatischen Provider. Wenn VIES eine Nummer als gültig bestätigt, speichert Workspace einen Check mit Status valid, Provider eu_vies, Prüfzeitpunkt, Ablaufzeit und Referenzdaten.

VIES verwendet für Griechenland technisch den Code EL. Workspace speichert Länder intern weiterhin kanonisch als GR und übersetzt nur den Provider-Request.

Wenn VIES zeitweise nicht erreichbar ist, speichert Workspace den Check als unavailable, markiert ihn als prüfpflichtig und legt eine deduplizierte Taskstream-Wiederholung an. Die Bestellung bleibt möglich, Workspace wendet aber keine EU-B2B-Behandlung ohne Umsatzsteuer an, solange kein frischer Check mit Status valid oder accepted vorliegt. Bei Reverse-Charge-relevanten B2B-Bestellungen blockiert die Ausführungsprüfung Bestätigung und Versand, bis die USt-IdNr. automatisch erfolgreich geprüft oder manuell akzeptiert wurde.

Wenn ein automatischer Provider nicht verfügbar ist oder ein anderer Rechtsraum betroffen ist, kann ein berechtigter Benutzer einen vorhandenen Check manuell annehmen. Workspace legt dafür einen neuen Check mit Provider manual und Status accepted an. Der manuelle Grund bleibt am Check dokumentiert.

Wo Workspace den Status verwendet

Warenkörbe nutzen den neuesten frischen Check beim Erstellen, Aktualisieren, manuellen Neuberechnen und im Checkout. Wenn ein neuer Check den Steuerstatus ändert, verlangt Workspace ein Warenkorb-Repricing, bevor daraus ein Angebot oder eine Bestellung entstehen kann.

Angebote sind Snapshots. Neue Angebotspositionen speichern den Tax-Code und die Steueraufschlüsselung der Position. Die Steueraufschlüsselung enthält zusätzlich das Steuerrechtsregime und die Steuerwirkung. Eine spätere Prüfung bewertet bestehende Positionen nicht still um. Übernehmen Sie das Ergebnis mit Steuern neu berechnen, bevor Sie das Angebot finalisieren. Manuelle Preise, Rabatte und Frachtwerte bleiben dabei erhalten; nur die Steuer-Snapshots und daraus abgeleitete Summen werden aktualisiert.

Bestellungen aus Warenkorb oder Angebot übernehmen den jeweiligen Snapshot. Bestellungen aus Angeboten behalten den Tax-Code und die Steueraufschlüsselung der Angebotsposition. Direkte Bestellungen übernehmen einen vorhandenen frischen Check vor der Steuerberechnung. Rechnungen übernehmen anschließend die Steuerwerte der Bestellung und berechnen die Steuer nicht neu.

Buchhaltung und Steuerkennzeichen

Workspace bucht Commerce-Rechnungen in Accounting aus den gespeicherten Rechnungspositions-Snapshots. Die Buchhaltung berechnet die Steuerbehandlung nicht neu aus aktuellen Kunden- oder Produktdaten.

Damit eine Rechnung automatisch projiziert werden kann, braucht Accounting eine eindeutige Steuerbehandlungs-Zuordnung. Diese Zuordnung verbindet Quellmodul, Steuerrechtsregime, Commerce-Tax-Code, Steuerwirkung, optionales Steuerland und optionalen Steuersatz mit einem Erlöskonto und einem Accounting-Steuerkennzeichen.

Wenn eine Zuordnung fehlt, mehrdeutig ist oder die Rechnung nur eine generische beziehungsweise unklassifizierte Cross-Border-Behandlung enthält, bricht Workspace die automatische Buchung ab. Workspace weicht dann nicht auf ein inländisches Standard-Steuerkonto aus.

Das DE-SKR04-Starterprofil legt Standard-Zuordnungen für typische deutsche Fälle an, zum Beispiel Inland 19 Prozent, EU-Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Export und manuelle Befreiung. Prüfen Sie die Konten und Steuerkennzeichen vor dem produktiven Rechnungslauf mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung.

Internationale Rechtsräume

Der Prüfvertrag ist nicht auf Deutschland oder die EU begrenzt. Workspace speichert Steuerregistrierungen allgemein mit:

Registrierungstyp, zum Beispiel vat,
Ausgabeland und optionaler Region,
normalisierter Nummer,
Provider, Status, Prüfzeitpunkt und Ablaufzeit,
sanitisierter Provider-Antwort am zentralen Check.

EU-VIES ist der erste automatische Sonderfall. Weitere Provider für andere Rechtsräume, zum Beispiel Schweiz, USA oder afrikanische Länder, können denselben Vertrag verwenden. Bis ein automatischer Provider vorhanden ist, verwenden Sie den manuellen accepted-Pfad nur nach dokumentierter fachlicher Prüfung.

Andere Rechtsräume verwenden eigene Steuerrechtsregime und eigene Tax-Codes. Eine spätere Schweiz- oder USA-Regel darf daher nicht EU_INTRA_COMMUNITY_SUPPLY wiederverwenden, sondern muss einen eigenen Code unter einem passenden Regime wie ch_mwst oder us_sales_tax liefern. Die generische Steuerwirkung bleibt separat auswertbar, zum Beispiel seller_collects, buyer_accounts, seller_zero_rates, manual_exempt, snapshot_only oder unclassified.

Solange Workspace für einen Nicht-EU-Cross-Border-Fall kein spezifisches Steuerrechtsregime implementiert, markiert Workspace die Steuerwirkung als unclassified. Diese Kennzeichnung ist keine Aussage, dass der Umsatz steuerfrei oder mit Nullsatz abzurechnen ist.

Bestehende Bestellungen

Eine Bestellung behält den Prüf- und Steuer-Snapshot, mit dem sie erstellt wurde. Eine spätere Prüfung am Unternehmen ändert oder entsperrt diese Bestellung nicht. Der Ausführungsstatus führt Sie bei einem fehlenden oder nicht passenden Nachweis zum Prüfverlauf des Unternehmens. Dort können Sie die Nummer für neue Vorgänge prüfen, aber nicht die bestehende Bestellung nachträglich umbewerten.

Wenn eine bereits bestätigte Bestellung Steuer enthält, obwohl Reverse Charge erwartet wurde, prüfen Sie:

Ist die Umsatzsteuer-ID an Firma, Warenkorb, Angebot oder Bestellung vorhanden?
Trägt die Bestellung selbst einen passenden Prüf-Snapshot mit Status valid oder accepted?
Stimmen Ausgabeland und normalisierte Nummer mit der Bestellung überein?
Liegen Verkäufer- und Käuferland in der passenden Regionalgruppe?
Passt die Produktklasse zur erwarteten Steuerbehandlung?

Korrigieren Sie abgeschlossene oder bestätigte Vorgänge über den dafür vorgesehenen kaufmännischen Korrekturprozess. Ändern Sie ihren historischen Steuer-Snapshot nicht durch eine neue Unternehmensprüfung.

Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung. Stimmen Sie Sonderfälle mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerabteilung ab.

Ergebnis prüfen

Die Bestellung darf nur dann ohne Umsatzsteuer weiterlaufen, wenn Unternehmen, Länder, Umsatzsteuer-ID, Prüfstatus und Produktklasse die vorgesehene Behandlung gemeinsam tragen. Prüfen Sie vor der Rechnung zusätzlich das gespeicherte Steuerrechtsregime und den Tax-Code der Positionen.

Nächste Schritte

Führen Sie die Bestellung mit Bestellung anlegen und pflegen weiter.
Ordnen Sie Buchhaltung und Steuerangaben mit Buchhaltung verstehen ein.
Prüfen Sie OSS und IOSS mit OSS und IOSS für Direktverkäufe einrichten, wenn Sie direkt an Verbraucher verkaufen.