Servicetechniker und Serviceaufträge

Diese Seite richtet sich an Disposition, Servicetechniker und Serviceverantwortliche. In Workspace verbinden sie einen Kundenauftrag mit konkreten Einsätzen, passenden Technikern und Rückmeldungen von unterwegs.

Am Ende ist ein Einsatz geplant, einer geeigneten Person zugeordnet und bis zum Abschluss nachvollziehbar. Freigegebene Arbeitszeiten können anschließend für die Kundenrechnung vorbereitet werden.

Wenn die Einsätze aus einem wiederkehrenden Wartungs- oder Servicevertrag entstehen, verwenden Sie den vollständigen Ablauf unter Wartungsvertrag planen, durchführen und abrechnen. Administratoren finden die Voraussetzungen unter Wartungsverträge und Serviceprozesse vorbereiten.

Desktop-Bereich öffnen

Öffnen Sie Service in der Hauptnavigation. Dort finden Sie die Listen für Serviceaufträge, Einsätze, Technikerprofile und Zuordnungen.

Erstellen Sie Serviceaufträge, Einsätze und Technikerprofile über Erstellen. Im ersten Dialog genügen die notwendigen Grundangaben: Titel und Kunde für den Serviceauftrag, der zugehörige Auftrag für den Einsatz sowie die richtige Mitarbeiterperson für das Technikerprofil. Standort, Planung und Anforderungen pflegen Sie anschließend in der Detailansicht. Einen Techniker ordnen Sie über den jeweiligen Einsatz zu.

Der Bereich ist einsatzbereit, wenn die Listen laden und sich der benötigte Datensatz ohne technische Fehlermeldung anlegen lässt.

Serviceauftrag

Ein Serviceauftrag beschreibt den Kundenfall. Erfassen Sie Kunde, Standort, Ansprechpartner, Problem, Priorität, Maschine, Vertrag und geplante Zeitfenster. Der Auftrag bleibt die gemeinsame Akte für Disposition und Innendienst. Sein Status folgt den Einsätzen und wird nicht frei als Textfeld gepflegt.

Einsatz

Ein Einsatz beschreibt den konkreten Termin vor Ort. Legen Sie pro Auftrag einen oder mehrere Einsätze an und planen Sie Start, Ende, Standort und Ansprechpartner. Wenn Sie einen Techniker zuordnen, trägt Workspace den Termin in die vorhandene Einsatzplanung ein.

Der Einsatz führt den operativen Workflow. Status wie Anfahrt, vor Ort, Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Abschluss entstehen über Aktionen. Dadurch bleiben Zeitstempel, Benachrichtigungen und spätere Automatisierungen nachvollziehbar.

Termin mit dem Kunden abstimmen

Öffnen Sie den Einsatz und wählen Sie Termin abstimmen. Hinterlegen Sie den vorgesehenen Techniker und bis zu drei Zeitfenster. Workspace erzeugt einen Public Link, den Sie kopieren und dem Kunden senden können. Der Kunde kann ein Zeitfenster bestätigen, alle Vorschläge ablehnen oder eigene Alternativen nennen. Erst eine bestätigte interne Option erzeugt die verbindliche Technikerzuordnung und Terminbuchung.

Ein neuer Abstimmungsdurchlauf ersetzt den vorherigen Link. Geben Sie den Link nur an die vorgesehene Kontaktperson weiter.

Technikerprofil

Ein Technikerprofil erweitert vorhandene Mitarbeiterdaten um Serviceinformationen. Pflegen Sie Einsatzländer, Sprachen, Qualifikationen und Zertifizierungen, damit Disponenten passende Techniker sauber finden und filtern können.

Mobile Rückmeldung

Eine dafür vorgesehene mobile Anwendung kann die eigenen Einsätze eines zugewiesenen Technikers laden und diese Status melden:

  • Anfahrt starten
  • Vor Ort melden
  • Arbeit beginnen
  • Arbeit beenden
  • Einsatz abschließen

Leistungen für die Abrechnung vorbereiten

Eine freigegebene Zeitrückmeldung enthält zunächst die intern gespeicherten Zeit- und Kostenangaben. Dieser Wert ist kein Kundenpreis. Für die Kundenabrechnung wählen Sie eine passende Serviceposition aus der zugehörigen Bestellung. Workspace übernimmt daraus Menge, Einheit, Kundenpreis, Währung und den vollständigen Steuerangaben in eine getrennte Abrechnungsgrundlage.

Gehen Sie für ältere, bereits freigegebene Rückmeldungen bewusst vor:

  1. Öffnen Sie die freigegebene Zeitrückmeldung.
  2. Prüfen Sie die angebotenen Servicepositionen der Bestellung.
  3. Wählen Sie die fachlich passende Position und bereiten Sie die Abrechnung vor.
  4. Prüfen Sie Kundenpreis, Währung, Steuer und Leistungsbeschreibung im erzeugten Abrechnungsstand.

Workspace ergänzt ältere Rückmeldungen nicht automatisch. Fehlt eine passende Serviceposition, ist die Einheit nicht als Zeitmaß verwendbar oder fehlt ein verwendbarer Steuerstand, bleibt die Leistung blockiert. Korrigieren Sie dann Bestellung oder Serviceposition; verwenden Sie den internen Kostenwert nicht als Ersatzpreis.

Sie erkennen eine erfolgreich vorbereitete Leistung daran, dass die Rückmeldung eine Abrechnungsgrundlage mit Bestellposition, Kundenpreis, Währung und Steuer zeigt. Der spätere Abrechnungslauf verwendet genau diesen gespeicherten Stand und ermittelt Preise oder Steuern nicht erneut.

Wiederkehrende Vertragsleistungen

Ein Vertragsleistungsplan verbindet den aktiven Vertrag mit wiederkehrenden Leistungen und einer angenommenen Bestellposition. Leistungs- und Abrechnungsrhythmus können voneinander abweichen. Die Rechnung entsteht entweder zu Beginn einer Periode oder nach der bestätigten Leistung.

Die ausführliche Anleitung erklärt Voraussetzungen, Plananlage, Terminabstimmung, Kundenabnahme und Rechnungsprüfung: Wartungsvertrag planen, durchführen und abrechnen.

Servicebericht bestätigen lassen

Nach der Durchführung erstellen Sie am Einsatz den eingefrorenen Servicebericht und kopieren den Link zur Kundenabnahme. Der Kunde sieht nur die freigegebene Berichtsversion. Er kann sie mit Name und gezeichneter Einsatz-Unterschrift bestätigen oder mit Begründung beanstanden.

Die Unterschrift dokumentiert die Einsatzbestätigung. Sie ist keine qualifizierte elektronische Signatur. Eine Korrektur erfordert eine neue Berichtsversion und einen neuen Link; der bereits angenommene Nachweis bleibt unverändert.

Aktuelle Grenzen

Workspace unterstützt Auftrag, Einsatz, Technikerprofil, Zuordnung, Terminabstimmung per Public Link, mobile Statusrückmeldung, Vertragsleistungspläne, Servicebericht, Einsatz-Unterschrift und periodische Rechnungsentwürfe. Materialverbrauch, Fotos, Checklisten, Spesen, SLA und Tourenoptimierung werden derzeit nicht unterstützt. Tagessätze, Pauschalen und aktivitätsspezifische Raten benötigen eigene Abrechnungsregeln.

Ergebnis prüfen

Ein Serviceeinsatz ist abgeschlossen, wenn Auftrag, Termin, Techniker, Statuswechsel und Rückmeldung zusammenpassen. Soll die Arbeitszeit berechnet werden, muss die Rückmeldung zusätzlich Bestellposition, Kundenpreis, Währung und Steuerangaben zeigen.

Bei Vertragsleistungen prüfen Sie zusätzlich den zugehörigen Zeitraum und die Lineage bis zum Rechnungsentwurf. Eine nach Leistung gestellte Rechnung darf erst nach der Kundenbestätigung abrechnungsbereit sein. Eine Vorausrechnung bleibt davon getrennt und wird zum Beginn ihrer Abrechnungsperiode fällig.

Nächste Schritte