Quickstart: Seriennummernprodukt von Beschaffung bis Rechnung

Dieser Quickstart führt Sie durch einen öffentlichen, operativen Ablauf für ein seriennummernpflichtiges Produkt. Sie bereiten die Produktvariante vor, beschaffen Ware, buchen den Wareneingang, verfolgen die Seriennummer und schließen Verkauf, Versand und Rechnung kontrolliert ab.

Voraussetzungen

  • Sie haben Zugriff auf PIM, Beschaffung, Lagerverwaltung, CRM und Handel.
  • Ein Lieferant, ein Kunde und die nötigen Commerce-Grunddaten sind gepflegt.
  • Lager und Lagerfach sind angelegt oder können im Ablauf ergänzt werden.
  • Die Produktvariante verlangt Seriennummerntracking.

1. Produktvariante vorbereiten

Öffnen Sie PIM > Varianten & Preise > Varianten und prüfen Sie die Produktvariante.

Pflegen Sie mindestens:

  • SKU und Name
  • Produktfamilie
  • Basiseinheit
  • Steuerklasse
  • Tracking-Typ Seriennummer
  • Seriennummernquelle, wenn Ihr Prozess sie vorgibt
  • relevante Attribute, Inhalte und Preise

Prüfen Sie anschließend die Readiness. Beheben Sie blockierende Probleme, bevor Sie die Variante verkaufen oder veröffentlichen. Die grundlegenden Regeln zu Tracking-Typ, Seriennummernquelle und operativer Nummernführung stehen in Lagerverwaltungs- und Inventory-Fähigkeiten.

2. Beschaffung anlegen

Öffnen Sie Beschaffung > Einkaufsbestellungen und erstellen Sie eine Einkaufsbestellung für den Lieferanten.

Gehen Sie so vor:

  1. Wählen Sie Lieferant, Lieferadresse und erwartetes Lieferdatum.
  2. Ergänzen Sie die seriennummernpflichtige Variante als Position.
  3. Pflegen Sie Menge, Einheit und Einkaufspreis.
  4. Senden und bestätigen Sie die Einkaufsbestellung nach Ihrem Beschaffungsprozess.

Die Bestellung dient als Bezug für den späteren Wareneingang. Halten Sie Mengen und Variante dort korrekt, damit die Vereinnahmung nicht von einer falschen Erwartung startet.

3. Wareneingang erfassen

Öffnen Sie Lagerverwaltung > Bewegungen > Wareneingang und erstellen Sie den Wareneingang zur Bestellung.

Prüfen Sie:

  • Ist die gelieferte Menge korrekt?
  • Ist das Ziellager gesetzt?
  • Ist das Ziellagerfach gesetzt?
  • Liegt für jede seriennummernpflichtige Einheit eine Seriennummer vor?
  • Sind abgelehnte oder fehlende Mengen dokumentiert?

Speichern Sie die Seriennummern an den Positionen und buchen Sie den Wareneingang erst, wenn Menge, Lagerfach und Tracking vollständig sind. Nach der Buchung steht die Ware im Lagerbestand zur Verfügung.

4. Bestand und Tracking prüfen

Öffnen Sie Lagerverwaltung > Bestand.

Kontrollieren Sie:

  1. Die Variante hat physischen Bestand am richtigen Lagerfach.
  2. Der verfügbare Bestand berücksichtigt offene Reservierungen.
  3. Die Seriennummer erscheint im Tracking-Pool im erwarteten Zustand.
  4. Das Lagerjournal zeigt den Wareneingang als nachvollziehbare Bewegung.

Nutzen Sie den Tracking-Pool, wenn Sie eine konkrete Seriennummer suchen oder ihren Zustand vor dem Verkauf prüfen müssen.

Wenn die Seriennummer nicht sichtbar oder nicht verfügbar ist, stoppen Sie den Verkaufspfad und klären Sie Wareneingang, Lagerfach oder bestehende Reservierungen, bevor Sie eine Bestellung erfüllen.

5. Verkauf vorbereiten

Öffnen Sie CRM oder Handel, je nachdem wie Ihr Team verkauft.

Für einen vertriebsgeführten Verkauf:

  1. Erfassen oder öffnen Sie den Kunden.
  2. Legen Sie bei Bedarf eine Chance an.
  3. Erstellen Sie ein Angebot mit der seriennummernpflichtigen Variante.
  4. Finalisieren und versenden Sie das Angebot erst, wenn Preis, Menge und Kunde stimmen.
  5. Wandeln Sie den Vorgang in eine Bestellung um, sobald der Kunde bestellt.

Wenn das Angebot mehrere Seiten hat, prüfen Sie Vorschau und finales PDF auf Seitenumbrüche, Positionsliste, Summenblock und Fußbereich. Die Grundlagen finden Sie unter Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe.

Für einen direkten Commerce-Vorgang:

  1. Erstellen oder prüfen Sie den Warenkorb.
  2. Wählen Sie Kunde, Kundengruppe, Versandmethode und Zahlungsart.
  3. Prüfen Sie Preis, Steuern, Rabatte und Versandkosten.
  4. Erstellen Sie die Bestellung erst, wenn der Checkout-Kontext vollständig ist.

6. Bestand reservieren und picken

Öffnen Sie den Versand- oder Fulfillment-Kontext der Bestellung.

Gehen Sie so vor:

  1. Prüfen Sie, ob die Bestellposition Bestand reserviert hat.
  2. Erzeugen oder öffnen Sie die Pickliste.
  3. Entnehmen Sie die Ware am Lagerfach.
  4. Ordnen Sie die konkrete Seriennummer der Bestellposition zu.
  5. Klären Sie Fehlmengen, bevor Sie den Versand fortsetzen.

Bei seriennummernpflichtiger Ware darf der Versand nicht nur auf einer Menge beruhen. Die konkrete Seriennummer muss zum Pick und zur Sendung passen.

7. Versand abschließen

Öffnen Sie Lagerverwaltung > Bewegungen > Versand oder den Versandbereich der Bestellung.

Prüfen Sie vor dem Abschluss:

  • Sind alle Positionen gepickt?
  • Ist die Seriennummer zugeordnet?
  • Sind Versanddienstleister, Service-Level und Trackingdaten gepflegt?
  • Stimmen Empfänger und Lieferadresse?

Markieren Sie die Sendung erst als versendet, wenn Pick, Pack und Tracking vollständig sind. Danach verlässt die Seriennummer den verfügbaren Bestand.

8. Rechnung erzeugen und versenden

Öffnen Sie den Bestell- oder Dokumentenbereich in Handel.

Gehen Sie so vor:

  1. Prüfen Sie Bestellung, Lieferstatus und Rechnungsadresse.
  2. Erzeugen Sie die Rechnung mit dem passenden Dokumentenprofil.
  3. Prüfen Sie Empfänger, Nummer, Datum, Positionen, Beträge und Steuern.
  4. Versenden Sie die Rechnung über den vorgesehenen Dokumentenversand.
  5. Prüfen Sie das Versandprotokoll, wenn der Empfänger die Rechnung nicht erhält.

Prüfen Sie bei mehrseitigen Rechnungen zusätzlich das finale PDF. Achten Sie darauf, dass Positionen, Summenblock und Fußbereich nicht ineinanderlaufen. Details stehen in Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe.

Ergebnis prüfen

Nach dem Ablauf sollten diese Punkte stimmen:

  • Die Produktvariante ist korrekt als seriennummernpflichtig gepflegt.
  • Die Ware wurde über Wareneingang am richtigen Lagerfach gebucht.
  • Die Seriennummer ist im Tracking-Pool nachvollziehbar.
  • Die Bestellung nutzt reservierten und gepickten Bestand.
  • Die Sendung enthält die konkrete Seriennummer.
  • Die Rechnung ist final erzeugt und versendet.

Grenzen

Dieser Quickstart beschreibt den operativen Ablauf auf Informationsebene. Er ersetzt keine interne Prozessfreigabe, keine steuerliche Prüfung und keine kundenspezifischen Lager- oder Versandregeln.

Nächste Schritte