Quickstart: CRM-Lead zur Chance entwickeln

Ziel

Erfassen Sie einen neuen Lead, qualifizieren Sie ihn und verfolgen Sie ihn als Chance weiter, sobald Bedarf, Kundenbezug und nächster Schritt klar sind. So bleibt nachvollziehbar, warum aus einem frühen Kontakt ein konkreter Verkaufsfall wird.

Voraussetzungen

Sie benötigen Zugriff auf CRM > Pipeline > Leads und CRM > Pipeline > Chancen.

Klären Sie vor dem Erfassen, welche Informationen bereits vorliegen:

  • Unternehmen oder Kontaktperson
  • erreichbarer Kontaktweg wie E-Mail oder Telefon
  • Quelle des Leads
  • verantwortliche Person
  • Bedarf, nächster Schritt, offene Frage oder Risiko
  • Einwilligung für die Kontaktaufnahme, wenn Ihr Ablauf sie verlangt

Wenn der Lead aus einem Kontaktformular, dem Posteingang oder einer Firmenzugangsanfrage entsteht, prüfen Sie zuerst den jeweiligen Eingang. Die Eingangsseite zeigt, welche Nachricht, Anhänge, Consent-Angaben oder Risiko-Hinweise zum Lead gehören.

Lead erfassen

Öffnen Sie CRM > Pipeline > Leads.

Nutzen Sie Lead-Inbox, wenn Sie mehrere Webadressen, Domains, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern zuerst prüfen möchten. Fügen Sie die Einträge zeilenweise ein, setzen Sie bei Bedarf Quelle und Standardland und starten Sie Prüfen. Workspace erzeugt daraus Kandidaten, die Sie vor der echten Lead-Anlage einzeln bewerten.

Starten Sie Öffentliche Quellen auslesen, wenn Kandidaten aus Websites oder Domains stammen. Workspace liest nur die angegebene Quelle und nahe Impressum-, Kontakt- oder Datenschutz-Seiten. Prüfen Sie die vorgeschlagenen Felder und Dublettenhinweise. Wählen Sie nur die Felder aus, die Sie übernehmen möchten, und entscheiden Sie dann, ob Workspace einen neuen Lead anlegt, einen bestehenden Lead aktualisiert oder den Lead anschließend mit einer bestehenden Firma oder Person zusammenführt.

Legen Sie den Lead manuell mit den bekannten Kontaktdaten an, wenn noch kein Lead aus einem Eingang oder der Lead-Inbox erzeugt wurde. Erfassen Sie mindestens den erreichbaren Kontaktweg, die Quelle und die verantwortliche Person, damit das Team den Lead weiterbearbeiten kann.

Bei angenommenen Kontaktformular-Einreichungen legt Workspace den Lead bereits an und hängt die Formularnachricht als internen Kommentar an. Öffnen Sie in diesem Fall den vorhandenen Lead, statt denselben Kontakt erneut manuell anzulegen.

Nutzen Sie im Lead-Inbox-Tab Dublettenprüfung, wenn Sie vor der Anlage schnell prüfen möchten, ob Firma, E-Mail, Website oder Telefon bereits als Lead, Person oder Firma vorkommen. Die Prüfung verändert keine Daten.

Beschreiben Sie in den Notizen kurz den Anlass des Kontakts. Halten Sie fest, was die Person oder das Unternehmen benötigt, welche Frage noch offen ist und welcher nächste Schritt vereinbart wurde.

Speichern Sie den Lead erst, wenn die Angaben für eine erste Entscheidung reichen: weiter bearbeiten, ablehnen oder später in Stammdaten und Chance überführen.

CRM-Lead mit Unternehmen, Kontaktperson und Qualifizierungsnotiz
CRM-Lead mit Unternehmen, Kontaktperson und Qualifizierungsnotiz

Lead qualifizieren

Prüfen Sie den Lead, bevor Sie ihn konvertieren:

  1. Prüfen Sie, ob Unternehmen oder Kontaktperson eindeutig genug sind.
  2. Prüfen Sie, ob ein Kontaktweg erreichbar und korrekt geschrieben ist.
  3. Ergänzen Sie fehlende Angaben zur Quelle und zu Verantwortlich.
  4. Klären Sie, ob ein konkreter Bedarf erkennbar ist.
  5. Notieren Sie den nächsten Schritt mit Datum oder Anlass.
  6. Dokumentieren Sie Risiken, offene Fragen oder fehlende Einwilligungen.
CRM-Lead mit gepflegten E-Mail- und Telefonkontakten
CRM-Lead mit gepflegten E-Mail- und Telefonkontakten

Konvertieren Sie den Lead erst, wenn Kundenbezug, Bedarf und nächster Schritt ausreichend klar sind. Wählen Sie das Ziel der Konvertierung bewusst aus: Person, Unternehmen oder Unternehmen mit Ansprechpartner. Bei Bedarf entsteht zusätzlich eine Chance. Der Lead bleibt als konvertierter Ursprung nachvollziehbar.

Lehnen Sie den Lead ab oder schließen Sie ihn, wenn kein erreichbarer Kontakt, kein Bedarf oder keine zulässige Kontaktaufnahme vorliegt.

Lead Assist nutzen

Nutzen Sie den Tab Assist, wenn Sie einen gespeicherten Lead mit öffentlichen Quellen, importierten Vertriebssignalen und einer AI-Zusammenfassung prüfen möchten. Der Assist ändert den Lead nicht automatisch. Übernehmen Sie nur Angaben, die Sie fachlich geprüft haben.

  1. Öffnen Sie einen gespeicherten Lead.
  2. Öffnen Sie den Tab Assist.
  3. Starten Sie Unternehmen recherchieren. Workspace prüft die gepflegte Website und EU-VIES sowie optional eingerichtete Register- und Websuchanbieter. Der Lauf sendet keine Lead-Notizen oder Consent-Daten als Suchanfrage.
  4. Prüfen Sie unter Unternehmensprüfung den Status jeder Quelle, die gefundenen Fakten, Warnungen und abweichenden Angaben. Ein Teilausfall verwirft erfolgreiche Ergebnisse anderer Quellen nicht.
  5. Wählen Sie unter Feldvorschläge nur nachvollziehbare Werte aus und klicken Sie Ausgewählte übernehmen. Workspace kopiert die Werte in entsperrte Lead-Felder, speichert sie aber noch nicht. Prüfen und speichern Sie den Lead anschließend über den normalen Formularablauf.
  6. Starten Sie AI-Assist erneut starten, wenn Sie eine Zusammenfassung, Qualifizierung, Konvertierungshinweise, eine nächste Aktion und einen Vertriebshinweis wünschen.
  7. Prüfen Sie die Vertriebskarte. Sie zeigt Score, Timing, Gründe, was sich bewegt, mögliche Decision Maker, warum der Zeitpunkt relevant ist und einen Outreach-Winkel.
  8. Legen Sie bei Bedarf über den vorgeschlagenen Follow-up-Button eine Wiedervorlage an. Workspace füllt Titel, Beschreibung und Fälligkeit vor, erstellt die Wiedervorlage aber erst nach Ihrer Bestätigung.
  9. Übernehmen Sie weitere geprüfte Hinweise manuell in Notizen oder in den nächsten Arbeitsschritt.

Der Assist ist erfolgreich, wenn der Tab einen aktuellen Snapshot zeigt und Sie klar erkennen, welche Fakten aus öffentlichen Quellen stammen und welche externen Signale oder Empfehlungen von der AI-Analyse kommen.

Der Assist entscheidet nicht, ob ein Kontaktformular-Eingang OK oder Spam ist, und konvertiert keinen Lead automatisch. Treffen Sie diese Entscheidungen weiterhin im jeweiligen CRM-Arbeitsablauf.

Chance weiterverfolgen

Öffnen Sie CRM > Pipeline > Chancen.

Prüfen Sie die aus dem Lead entstandene Chance oder legen Sie eine Chance an, wenn der Verkaufsfall erst nach der Qualifizierung entsteht. Eine Chance beschreibt einen konkreten Verkaufsfall und braucht mindestens Kundenbezug, erwarteten Umsatz, Phase und eine Einschätzung der Abschlusswahrscheinlichkeit.

Pflegen Sie diese Angaben:

  • Unternehmen oder Ansprechpartner: Ordnet die Chance dem Kundenkontext zu.
  • Titel: Beschreibt den Verkaufsfall verständlich.
  • Erwarteter Umsatz: Hält die aktuelle Umsatzannahme fest.
  • Geplantes Abschlussdatum: Ordnet die Chance dem Forecast-Zeitraum zu.
  • Verantwortlich: Zeigt, wer die Chance steuert.
  • Phase: Beschreibt den aktuellen Stand im Verkaufsprozess.
  • Wahrscheinlichkeit: Trennt frühe Pipeline von wahrscheinlichen Abschlüssen.
  • Forecast: Bewertet, wie verbindlich die Chance im Forecast eingeht.

Ändern Sie die Phase über die vorgesehenen Aktionen. So bleiben Prozessstand, Ergebnis und Wahrscheinlichkeit konsistent.

Setzen Sie Commit nur, wenn Betrag, Abschlussdatum und nächster Schritt belastbar sind. Nutzen Sie Pipeline oder Best Case, solange klare Risiken bestehen.

Ergebnis prüfen

Prüfen Sie nach der Konvertierung und ersten Bearbeitung:

  • Der Lead ist als konvertierter Ursprung nachvollziehbar.
  • Die passenden Stammdaten sind vorhanden.
  • Die Chance hat einen Kundenbezug.
  • Das Konvertierungsziel passt zur Realität: Person, Unternehmen oder Unternehmen mit Ansprechpartner.
  • Erwarteter Umsatz und Geplantes Abschlussdatum sind gepflegt.
  • Verantwortlich, Phase, Wahrscheinlichkeit und Forecast passen zum Gesprächsstand.
  • Der nächste Schritt steht in den Notizen oder im vorgesehenen Arbeitsablauf.
  • Ein Angebot ist mit der Chance verbunden, wenn bereits ein kaufmännisches Angebot daraus entstanden ist.

Häufige Probleme

Der Lead hat keinen erreichbaren Kontaktweg: Ergänzen Sie E-Mail oder Telefon, bevor Sie weiter qualifizieren. Ohne Kontaktweg kann das Team den Lead nicht belastbar nachverfolgen.

Der Bedarf ist unklar: Behalten Sie den Eintrag als Lead und klären Sie den nächsten Schritt. Erstellen Sie noch keine Chance.

Die Chance hat kein geplantes Abschlussdatum: Ergänzen Sie ein realistisches Datum, damit die Chance im Forecast-Zeitraum korrekt bewertet werden kann.

Die Chance steht zu früh auf Commit: Setzen Sie Commit nur bei hoher Verbindlichkeit. Wählen Sie vorher Pipeline oder Best Case.

Ein Angebot ist nicht mit der Chance verbunden: Verbinden Sie das Angebot mit der passenden Chance, wenn es aus diesem Verkaufsfall entstanden ist.

Nächste Schritte