Profil, Arbeitszeit und Abwesenheiten

Nutzen Sie Profil, um persönliche Einstellungen, Ihr Passwort, Ihr Profilbild und Self-Service-Funktionen zu pflegen. Wenn Ihr Benutzerkonto mit einem Mitarbeiterprofil verbunden ist, sehen Sie dort zusätzlich Arbeitszeit, Abwesenheiten und Urlaubssaldo.

Wenn Arbeitszeit oder Urlaub im Profil fehlen, bedeutet das nicht automatisch, dass Ihr Benutzerkonto falsch ist. Häufig fehlt ein Mitarbeiterprofil, ein aktiver Arbeitsvertrag, ein Urlaubskonto oder die passende Berechtigung. Die Administration richtet diese Voraussetzungen im Personalbereich ein.

Das Profil zeigt nur Daten, die eindeutig zu Ihrem Benutzerkonto im aktuellen Arbeitsbereich gehören. Workspace sucht nicht nach ähnlichen Namen oder E-Mail-Adressen. Wenn Ihr Konto nicht eindeutig mit der richtigen Mitarbeiterperson verbunden ist, muss die Administration die Zuordnung korrigieren.

Profil öffnen

Öffnen Sie Profil über die Navigation oder das Benutzermenü. Prüfen Sie zuerst, ob Sie im richtigen Arbeitsbereich arbeiten. Profilangaben, Self-Service-Daten und gespeicherte Einstellungen gelten für den aktuellen Arbeitsbereich.

Persönliche Daten pflegen

Im Profil können Sie je nach Einrichtung:

  • Ihren Anzeigenamen prüfen oder ändern.
  • Ihr Passwort in der aktuellen Browser-Sitzung ändern.
  • ein Avatarbild hochladen oder ersetzen.
  • persönliche Kalender und Wiedervorlagen öffnen, wenn Ihr Arbeitsbereich Kalender-Feeds freigibt.
  • eigene Adressen und Kommunikationsdaten prüfen.
  • eigene API-Schlüssel widerrufen.
  • eigene Erwähnungen aus Kommentaren, Aufgaben und Wikis prüfen.
  • aktive Browser-Sitzungen prüfen und Berechtigungen für den aktuellen Arbeitsbereich aktualisieren.
  • gespeicherte Client-Einstellungen wie Listenfilter, Spaltenansichten oder andere Oberflächenzustände verwenden.

Sie sehen nur eigene Profil- und Self-Service-Daten. Wenden Sie sich an Ihre Administration, wenn Stammdaten fehlen oder fachliche Zuordnungen nicht stimmen.

Persönlichen Kalender öffnen

Öffnen Sie im Profil den Tab Kalender, wenn Sie eigene Kalender, Termine oder Wiedervorlagen im Kalenderkontext pflegen möchten. Der Tab erscheint nur mit der Kalender-Feed-Leseberechtigung. Die Einrichtung von Wiedervorlagen, ICS/WebCal und CalDAV beschreibt Persönlicher Kalender und Wiedervorlagen.

Avatar hochladen

Laden Sie ein Avatarbild im Profilbereich hoch, wenn Ihr Arbeitsbereich diese Funktion freigibt.

Verwenden Sie ein Bildformat, das Ihr Browser als Bild erkennt. Halten Sie das Bild klein und sachlich. Der Avatar bleibt zugriffsgeschützt und dient der Wiedererkennung in der Oberfläche.

Passwort ändern

Ändern Sie Ihr Passwort im Profil, wenn Sie angemeldet sind und Zugriff auf die aktuelle Browser-Sitzung haben.

Wenn Sie sich nicht anmelden können, nutzen Sie stattdessen Passwort vergessen auf der Anmeldeseite. Nach der Anfrage erhalten Sie, sofern der Reset für Ihr Konto möglich ist, einen Code per E-Mail.

Client-Einstellungen verstehen

Workspace kann kleine persönliche Oberflächenzustände speichern. Dazu gehören zum Beispiel gespeicherte Suchen, Listenfilter, sichtbare Spalten oder Spaltenreihenfolgen.

Diese Einstellungen gehören zu Ihnen und zum aktuellen Arbeitsbereich. Sie ersetzen keine fachlichen Vorgaben der Administration und sind nicht für gemeinsam verwaltete Konfigurationen gedacht.

Benachrichtigungen steuern

Öffnen Sie im Profil den Tab Ansicht, wenn Sie persönliche Benachrichtigungen anpassen möchten. Dort legen Sie je Ereignis fest, ob Workspace Sie per E-Mail, Matrix oder Workspace-App informiert.

Für jeden Kanal wählen Sie den passenden Rhythmus:

  • Sofort: Workspace sendet die Benachrichtigung direkt nach dem Ereignis.
  • Täglich: Workspace sammelt passende Ereignisse und sendet einen täglichen Digest.
  • Wöchentlich: Workspace sammelt passende Ereignisse und sendet einen wöchentlichen Digest.

Der App-Kanal unterstützt aktuell nur sofortige Push-Benachrichtigungen. Matrix benötigt zusätzlich ein Ziel, zum Beispiel Ihren Matrix-Benutzer oder einen Raum. Wenn ein Kanal nicht verfügbar ist, prüfen Sie mit Ihrer Administration, ob die nötige E-Mail-Adresse, Matrix-Konfiguration oder App-Registrierung vorhanden ist.

Workspace erstellt persönliche Zustellungen für neue Ereignisse ab Ihrer Konfiguration. Bereits vorhandene Aufgaben, Kommentare, Wiki-Revisionen oder Chat-Nachrichten werden dadurch nicht rückwirkend per E-Mail, Matrix oder App versendet.

Erwähnungen prüfen

Öffnen Sie im Profil den Tab Erwähnungen, wenn Sie Kommentare, Wiki-Seiten oder Aufgaben prüfen möchten, in denen Sie persönlich erwähnt wurden. Das Dashboard zeigt im Bereich Handlungsbedarf eine Kachel Erwähnungen, sobald ungelesene Erwähnungen für Sie im aktuellen Arbeitsbereich vorliegen.

Die Liste zeigt nur Ihre eigenen Erwähnungen aus dem aktuellen Arbeitsbereich. Sie können zwischen ungelesenen und allen Erwähnungen wechseln, einzelne Erwähnungen als gelesen markieren oder alle ungelesenen Erwähnungen auf einmal abschließen. Das Öffnen des verknüpften Datensatzes markiert eine Erwähnung nicht automatisch als gelesen.

Ausgewählte Erwähnungen erscheinen in Profil und Dashboard unabhängig davon, ob Sie dafür E-Mail-, Matrix- oder App-Zustellung aktiviert haben. Die Benachrichtigungseinstellungen steuern nur, ob Workspace zusätzlich einen Zustellkanal nutzt.

Sitzungen und App-Kopplung öffnen

Öffnen Sie im Profil den Tab Sitzungen, wenn Sie aktive Browser-Sitzungen prüfen, Berechtigungen aktualisieren, die aktuelle Sitzung erneuern oder eine kompatible App verbinden möchten.

Die einzelnen Schritte für Sitzungsprüfung, Berechtigungsaktualisierung und App-Kopplung beschreibt Profil, Sitzungen und App-Kopplung.

Arbeitszeit prüfen

Wenn Arbeitszeit für Ihr Mitarbeiterprofil aktiv ist, zeigt das Profil Arbeitszeit-Kennzahlen.

Prüfen Sie:

  • aktuellen Arbeitszeitstatus
  • Werte für heute, Woche und Monat
  • Sollstunden und Abweichungen
  • offene Arbeitsperioden
  • vorhandene Arbeitszeiteinträge

Live-Buchungen nutzen die serverseitige Zeit. Historische Korrekturen laufen über sichtbare Korrekturabläufe. Bestehende Buchungen werden nicht still im Hintergrund überschrieben.

Die Sollstunden kommen in der Regel aus Ihrem aktiven Arbeitsvertrag. Wenn kein vertraglicher Wert verfügbar ist, kann Workspace einen Arbeitsbereichs- oder Systemstandard verwenden und diesen als Default kennzeichnen.

Feiertage und genehmigte bezahlte Abwesenheiten können in den Wochen- oder Monatswerten als Gutschrift erscheinen. Das bedeutet nicht, dass Workspace für Sie Arbeitszeit gestempelt hat. Ein Feiertag wird als genehmigte Feiertagsabwesenheit gezählt und mit dem täglichen Zielwert gutgeschrieben, wenn Standort und Feiertagsregion für Ihr Mitarbeiterprofil eingerichtet sind. Bezahlter Urlaub oder andere bezahlte Abwesenheiten werden ebenfalls gutgeschrieben, wenn der Abwesenheitstyp im Arbeitsbereich als bezahlt gepflegt ist.

Das Profil zeigt die Feiertagsregion und trennt in den Wochen- und Monatskacheln gebuchte Arbeitszeit von Feiertagsgutschriften und weiteren bezahlten Abwesenheitsgutschriften. Prüfen Sie zuerst die Feiertagsregion und den Abwesenheitstyp, wenn eine Gutschrift fehlt oder ein Monatswert höher wirkt als die gestempelte Arbeitszeit.

Abwesenheit beantragen

Wenn Self-Service-Abwesenheiten aktiv sind, können Sie eigene Anträge erstellen.

  1. Öffnen Sie im Profil den Abwesenheitsbereich.
  2. Wählen Sie den passenden Abwesenheitstyp.
  3. Setzen Sie Start- und Enddatum.
  4. Ergänzen Sie bei Bedarf eine kurze Notiz.
  5. Senden Sie den Antrag ab.
  6. Prüfen Sie danach den Status des Antrags.

Mögliche Abwesenheitstypen hängen von der Einrichtung Ihres Arbeitsbereichs ab. Typische Beispiele sind Urlaub, Feiertag, Sonderurlaub, unbezahlte Abwesenheit und Krankheit.

Urlaubsanträge benötigen ein Mitarbeiterprofil, einen passenden Arbeitsvertrag und ein Urlaubskonto. Wenn ein Antrag nicht möglich ist, klären Sie mit HR, welche Voraussetzung fehlt.

Nennen Sie HR oder Ihrer Führungskraft am besten, was Sie sehen:

  • Fehlt der gesamte Bereich Arbeitszeit oder Urlaub?
  • Sehen Sie einen Hinweis zu fehlendem Mitarbeiterprofil, Vertrag oder Urlaubssaldo?
  • Ist der Urlaubssaldo vorhanden, aber der Antrag lässt sich nicht absenden?
  • Gehört der aktuelle Arbeitsbereich wirklich zu Ihrem Arbeitgeber oder Team?

Diese Informationen helfen der Administration, die richtige Stelle zu prüfen: Konto-Zuordnung, Mitarbeiterprofil, Vertrag, Urlaubskonto, Standort oder Berechtigung.

Urlaubssaldo prüfen

Ihr Urlaubssaldo folgt dem Konto-Prinzip:

  • Ansprüche liegen in einem Jahreskonto.
  • Offene Anträge können verfügbaren Urlaub reservieren.
  • Genehmigte Anträge verbrauchen Urlaub.
  • Korrekturen erscheinen als eigene Buchungen.

Prüfen Sie den Saldo vor neuen Urlaubsanträgen. Wenn der Saldo nicht zu Ihren Erwartungen passt, klären Sie den Fall mit HR, statt alte Anträge zu löschen oder neu anzulegen.

Antrag stornieren

Sie können einen noch nicht genehmigten Urlaubsantrag stornieren, wenn der Status dies erlaubt.

  1. Öffnen Sie Ihre Abwesenheiten.
  2. Wählen Sie den offenen Antrag.
  3. Nutzen Sie die Storno-Aktion.
  4. Prüfen Sie, ob der Antrag danach als storniert angezeigt wird.

Genehmigte oder abgelehnte Anträge folgen dem vorgesehenen Fachprozess und lassen sich nicht beliebig im Self-Service ändern.

Teamleitung

Teamleitungen sehen je nach Berechtigung direkte Reports, offene Team-Anträge, Team-Kennzahlen und einen Teamkalender.

Nutzen Sie diese Sicht für:

  • offene Genehmigungen
  • Abwesenheiten im Teamzeitraum
  • Coverage-Warnungen
  • Arbeitszeit-Kennzahlen direkter Reports

Teamleitungen sehen keine HR-sensitiven Details wie HR-Korrekturbuchungen, Evidence-Details oder Payroll-Readiness, wenn dafür kein eigener Fachzugriff besteht.

Wenn Sie Teamleitung sind, unterscheiden Sie zwei Aufgaben: Ihre eigene Arbeitszeit buchen Sie im Profil wie jeder andere Mitarbeiter. Anträge Ihrer direkten Reports prüfen Sie in der Team-Zeiterfassung. Für beide Aufgaben können unterschiedliche Berechtigungen gelten.

HR kontaktieren

Wenden Sie sich an HR, wenn ein Urlaubskonto fehlt, ein Antrag fachlich falsch ist, eine Krankheit während eines genehmigten Urlaubs berücksichtigt werden muss oder eine Arbeitszeitkorrektur nötig ist.

Nutzen Sie Self-Service für eigene aktuelle Anträge und sichtbare Profilaufgaben. Nutzen Sie HR-Prozesse für fachliche Korrekturen, Nachweise und Sonderfälle.

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