Mein Profil verwalten
Unter Profil verwalten Sie Angaben und Einstellungen, die zu Ihrem Benutzerkonto im aktuellen Arbeitsbereich gehören. Wenn das Konto eindeutig mit Ihrem Mitarbeiterprofil verbunden ist, finden Sie dort außerdem Ihre Arbeitszeit, Abwesenheitsanträge und Ihren Urlaubssaldo.
Diese Seite hilft Ihnen zu erkennen, was Sie selbst ändern können und wann Ihre Administration oder HR zuständig ist.
Profilbereiche im Überblick
| Tab | Dort erledigen Sie | Weitere Hilfe |
|---|---|---|
Profil | Anzeigename und Avatar verwalten | Diese Seite |
Passwort | Eigenes Passwort ändern | Diese Seite |
Mandant | Mitgliedschaften und aktiven Mandanten prüfen, Mandant verlassen | Mandanten im Profil verwalten |
Sitzungen | Anmeldungen prüfen, Rechte aktualisieren und Apps koppeln | Anmeldungen und verbundene Apps prüfen |
Ansicht | Darstellung und Listenreset verwalten | Diese Seite |
Benachrichtigungen | Persönliche Zustellregeln und Browser-Hinweise verwalten | Benachrichtigungen im Profil einrichten |
Erwähnungen | Persönliche Hinweise erledigen oder erneut öffnen | Mit Kommentaren und Hinweisen zusammenarbeiten |
Arbeitszeit | Zeiten prüfen, buchen und korrigieren | Diese Seite |
Kalender | Persönliche Termine und Wiedervorlagen anzeigen | Persönlicher Kalender und Wiedervorlagen |
Urlaub | Saldo prüfen und Abwesenheit beantragen | Diese Seite |
API Keys | Persönliche API-Schlüssel erstellen und widerrufen | Persönliche technische Zugänge verwalten |
Client-Zugänge | CalDAV- und CardDAV-Credentials verwalten | Persönliche technische Zugänge verwalten |
SSH Keys | Öffentliche SSH-Schlüssel hinterlegen und löschen | Persönliche technische Zugänge verwalten |
Adressen | Eigene Adressen prüfen oder entfernen | Diese Seite |
Kommunikation | Eigene Kommunikationsdaten prüfen oder entfernen | Diese Seite |
Welche Tabs Sie sehen, hängt von der Einrichtung und Ihren Berechtigungen ab.
Konto, Person und Mitarbeiterprofil unterscheiden
Ihr Benutzerkonto ermöglicht die Anmeldung. Im Profil des aktuellen Arbeitsbereichs liegen Ihr Anzeigename, Ihr Avatar und Ihre persönlichen Einstellungen. Änderungen dort wirken nicht automatisch in anderen Arbeitsbereichen.
Personenstammdaten wie Anrede, Titel, Vorname und Nachname gehören dagegen zur verknüpften Person. Für Arbeitszeit und Urlaub benötigt diese Person zusätzlich ein Mitarbeiterprofil und einen aktiven Arbeitsvertrag. Der Urlaubssaldo stammt aus einem eigenen Urlaubskonto.
Workspace verwendet ausschließlich die eindeutige Verknüpfung im aktuellen Arbeitsbereich. Ähnliche Namen oder gleiche E-Mail-Adressen werden nicht als Ersatz verwendet. Wenn das falsche Profil erscheint oder Self-Service-Daten fehlen, muss die Administration diese Zuordnung prüfen.
Profil öffnen
Öffnen Sie Profil über das Benutzermenü. Prüfen Sie zuerst, ob Sie im richtigen Arbeitsbereich angemeldet sind. Anzeigename, Avatar, Einstellungen und Self-Service-Daten beziehen sich immer auf diesen Arbeitsbereich.
Anzeigename und Kontaktdaten prüfen
Im Tab Profil können Sie Ihren Anzeigenamen ändern. Dieser Name wird in der Oberfläche verwendet, ändert aber nicht Ihren rechtlichen Namen in den Personenstammdaten.
In Adressen und Kommunikation können Sie vorhandene eigene Einträge prüfen und entfernen. Neue Einträge oder fachliche Korrekturen lassen sich dort derzeit nicht anlegen. Wenden Sie sich dafür an die Administration oder HR. Das Entfernen einer E-Mail-Adresse kann dazu führen, dass E-Mail- Benachrichtigungen nicht mehr zugestellt werden können.
Avatar hochladen oder entfernen
Im Tab Profil können Sie ein eigenes Avatarbild hochladen oder ein vorhandenes Bild ersetzen.
- Verwenden Sie eine Bilddatei mit höchstens 5 MiB.
- Ein quadratisches Motiv eignet sich am besten für die Darstellung.
- Workspace prüft den tatsächlichen Dateiinhalt und akzeptiert nur Bilder.
- Der Avatar wird geschützt gespeichert und für die Anzeige aufbereitet.
Nach dem Hochladen sollte das neue Bild direkt im Profil erscheinen. Wenn Sie den eigenen Avatar entfernen, zeigt Workspace wieder den automatisch erzeugten Standardavatar. Dabei wird die Zuordnung des Profilbilds aufgehoben; dies ist keine Zusage zur sofortigen physischen Löschung der gespeicherten Datei.
Schlägt der Upload trotz einer passenden Datei fehl, lassen Sie die eindeutige Personenzuordnung und die Speicherkonfiguration durch die Administration prüfen.
Passwort und Sitzungen absichern
Ändern Sie Ihr Passwort im Tab Passwort, solange Sie angemeldet sind. Wenn Sie sich nicht mehr anmelden können, verwenden Sie Passwort vergessen auf der Anmeldeseite. Die Passwortänderung ist an Ihre geschützte Browser-Sitzung gebunden. API-Schlüssel und Client-Credentials können das Kontopasswort nicht ändern.
Unter Sitzungen prüfen Sie aktive Browser-Anmeldungen, aktualisieren Ihre Berechtigungen und verwalten verbundene Apps. Die einzelnen Schritte erklärt Anmeldungen und verbundene Apps prüfen.
Mandantenmitgliedschaften verwalten
Im Tab Mandant sehen Sie Ihre Mitgliedschaften, Rollen und den gerade aktiven Arbeitsbereich. Sie können dort eine eigene Mitgliedschaft beenden, aber weder einen Mandanten löschen noch Ihre Rolle selbst ändern. Den Ablauf und die Schutzregeln erklärt Mandanten im Profil verwalten.
Darstellung einstellen
Im Tab Ansicht verwalten Sie persönliche Oberflächeneinstellungen, zum Beispiel das Theme. Sie können außerdem Ihre gespeicherten persönlichen Listenfilter, Spalten und Sortierungen zurücksetzen. Gemeinsam freigegebene Konfigurationen werden dadurch nicht verändert.
Benachrichtigungen einrichten
Persönliche Zustellregeln und Browser-Hinweise verwalten Sie im Tab Benachrichtigungen. Den Ablauf und die Kanalvoraussetzungen erklärt Benachrichtigungen im Profil einrichten.
Persönliche API-Schlüssel, DAV-Client-Credentials und öffentliche SSH-Schlüssel verwalten Sie in eigenen Tabs. Beachten Sie dabei die Sicherheitsregeln in Persönliche technische Zugänge verwalten.
Arbeitszeit im Self-Service prüfen
Ob der Tab Arbeitszeit erscheint, hängt von Ihren Berechtigungen ab. Für personenbezogene Werte und Buchungen muss Ihr Konto im aktuellen Mandanten eindeutig mit einer Person verbunden sein. Einzelne Aktionen benötigen außerdem ein Mitarbeiterprofil und einen aktiven Arbeitsvertrag.
Abhängig von der Einrichtung sehen Sie dort:
- Ihren aktuellen Arbeitszeitstatus,
- Werte für heute, die laufende Woche und den Monat,
- Sollstunden und Abweichungen,
- offene Arbeitsperioden und vorhandene Einträge.
Für eine laufende Erfassung wählen Sie Arbeitszeit starten, Pause starten, Pause beenden und schließlich Arbeitszeit beenden. Workspace akzeptiert nur eine zum aktuellen Status passende Aktion und verwendet dafür die Serverzeit. Kontrollieren Sie danach den letzten Eintrag und das Buchungsjournal.
Fehlt ein älterer Zeitraum, öffnen Sie Korrekturbuchung. Dort können Sie eine vollständige Arbeitsperiode oder eine fehlende Pause mit Start, Ende und Begründung ergänzen. Eine noch offene Pause beenden Sie im dafür vorgesehenen Korrektur-Tab rückwirkend mit tatsächlichem Ende und Begründung. Konflikte mit vorhandenen Einträgen werden abgewiesen; Workspace überschreibt keine Buchung unbemerkt.
Sollstunden stammen vorrangig aus dem aktiven Arbeitsvertrag. Fehlt dort ein Wert, verwendet Workspace die konfigurierte Wochenarbeitszeit des Mandanten oder als letzte Rückfallebene 40 Stunden pro Woche. Feiertage und genehmigte bezahlte Abwesenheiten können als Gutschriften erscheinen. Sie sind keine nachträglich erzeugten Zeitstempel. Prüfen Sie bei Abweichungen auch Standort, Feiertagsregion und Abwesenheitstyp.
Urlaub prüfen und beantragen
Der Tab Urlaub wird nur angeboten, wenn der Urlaubs-Self-Service für Ihr Mitarbeiterprofil und Ihren aktiven Arbeitsvertrag verfügbar ist und Sie die benötigten Berechtigungen besitzen. Für Saldo und Anträge muss zusätzlich ein Urlaubskonto für das betroffene Jahr vorhanden sein. Standort und Feiertagsregion können für die Berechnung und einen Antrag ebenfalls erforderlich sein.
Der Saldo setzt sich nachvollziehbar zusammen:
- Der Jahresanspruch steht im Urlaubskonto.
- Offene Anträge können verfügbaren Urlaub reservieren.
- Genehmigte Anträge verbrauchen Urlaub.
- Fachliche Korrekturen erscheinen als eigene Buchungen.
So stellen Sie einen Antrag:
- Öffnen Sie im Profil den Tab
Urlaub. - Wählen Sie den passenden Abwesenheitstyp und den Zeitraum.
- Ergänzen Sie bei Bedarf eine kurze Notiz.
- Senden Sie den Antrag ab.
- Prüfen Sie anschließend Status und Auswirkung auf den verfügbaren Saldo.
Die angebotenen Abwesenheitstypen hängen von Ihrem Arbeitsbereich ab. Ein noch nicht genehmigter Antrag lässt sich bearbeiten oder stornieren, wenn sein Status die jeweilige Aktion zulässt. Beim Bearbeiten übernimmt Workspace den Antrag erneut in das Formular. Genehmigte oder abgelehnte Anträge folgen dem festgelegten Fachprozess und lassen sich nicht beliebig im Self-Service ändern.
Wenn der Saldo nicht zu Ihren Unterlagen passt, wenden Sie sich an HR. Löschen oder duplizieren Sie keine Anträge, um den Saldo selbst zu korrigieren.
Probleme gezielt eingrenzen
| Problem | Prüfen Sie zuerst | Zuständig, wenn das Problem bleibt |
|---|---|---|
| Der Anzeigename ist falsch | Tab Profil und aktueller Arbeitsbereich | Administration, wenn Personenstammdaten betroffen sind |
| Der rechtliche Name ist falsch | Verknüpfte Person | Administration oder HR |
| Ein Avatar lässt sich nicht hochladen | Bilddatei, Dateigröße bis 5 MiB und aktueller Arbeitsbereich | Administration für Personenzuordnung und Speicher |
Arbeitszeit fehlt | Aktueller Arbeitsbereich und eigene Berechtigungen | Administration für Berechtigungen und Konto-Person-Zuordnung |
Urlaub fehlt | Berechtigungen, Mitarbeiterprofil und aktiver Vertrag | Administration oder HR |
| Der Urlaubssaldo fehlt | Mitarbeiterprofil, aktiver Vertrag und Jahr | HR für Urlaubskonto und Buchungen |
| Ein Benachrichtigungskanal fehlt | Hinweis im Tab Benachrichtigungen | Administration für E-Mail oder Matrix; eigene App-Verbindung für Push |
| Berechtigungen wurden gerade geändert | Aktion zum Aktualisieren unter Sitzungen | Administration |
Nennen Sie bei einer Rückfrage den betroffenen Arbeitsbereich, den fehlenden Tab und den sichtbaren Hinweis. Teilen Sie keine Passwörter, Zugangsschlüssel oder vertraulichen Nachweise.
Hinweise für Teamleitungen
Teamleitungen bearbeiten ihre eigene Arbeitszeit und eigene Anträge wie alle anderen Mitarbeiter im Profil. Anträge direkter Reports prüfen sie dagegen in der Team-Zeiterfassung. Beide Aufgaben können unterschiedliche Berechtigungen erfordern.
HR-sensitive Korrekturen, Nachweise und Payroll-Informationen bleiben den dafür berechtigten Personalrollen vorbehalten.
Ergebnis prüfen
Nach einer Änderung sollte der neue Stand im Profil sichtbar sein. Bei einem Urlaubsantrag müssen Zeitraum, Status und Auswirkung auf den verfügbaren Saldo nachvollziehbar bleiben. Fachliche Stammdaten, Verträge und Buchungen lassen Sie durch die jeweils zuständige Rolle korrigieren.
Nächste Schritte
- Richten Sie persönliche Zustellungen mit Benachrichtigungen im Profil einrichten ein.
- Prüfen oder verlassen Sie Mandanten mit Mandanten im Profil verwalten.
- Verwalten Sie API-, DAV- und SSH-Zugänge mit Persönliche technische Zugänge verwalten.
- Prüfen Sie persönliche Termine und Wiedervorlagen mit Persönlicher Kalender und Wiedervorlagen.
- Prüfen Sie Anmeldungen und verbinden Sie Apps mit Anmeldungen und verbundene Apps prüfen.
- Arbeiten Sie persönliche Hinweise mit Mit Kommentaren und Hinweisen zusammenarbeiten.
- Klären Sie die HR-Einrichtung mit Mitarbeiter, Arbeitszeit, Urlaub und Verträge, wenn Mitarbeiterprofil, Vertrag oder Urlaubskonto fehlen.