Posteingang bearbeiten

Nutzen Sie den Posteingang, wenn eingehende Mails, PDFs, Bilder oder andere Storage-Objekte fachlich geprüft werden müssen. Nach der Bearbeitung ist jedes Item entweder abgeschlossen, an eine Person oder Gruppe geroutet, in Klärung gesetzt oder in ein Fachobjekt wie einen Fall, Lead oder eine Eingangsrechnung übernommen.

Der Posteingang ist eine Arbeitsliste. Arbeiten Sie die Kacheln von oben nach unten ab. Workspace zeigt die ältesten offenen Eingänge zuerst und lädt weitere Einträge nach, wenn Sie die sichtbaren Items erledigen.

Ablauf

Automatische Zuordnung bedeutet im Posteingang: Workspace kann Hinweise, Vorschläge oder eine Analyse anzeigen. Workspace übernimmt ein Item nicht still in einen Fall, Lead oder eine Eingangsrechnung. Sie treffen die fachliche Entscheidung bewusst.

Aufgeklappte Posteingangskachel mit Inhalt, Fakten und Aktionen

Kachel lesen

Eine Kachel zeigt nur die wichtigsten Informationen. Bei einer Mail sehen Sie zum Beispiel Absender, Empfänger und Betreff. Bei einem PDF oder Bild sehen Sie Dateiname, Medientyp und passende Vorschau.

Klicken Sie links auf Vorschau oder Text, um die Kachel aufzuklappen. Im aufgeklappten Zustand sehen Sie:

den Inhalt im Viewer,
die Quelle zum Öffnen im Storage,
die Entscheidungsaktionen,
Fakten wie Dateiname, Kanal, Status und Eingangszeit,
Vorschläge oder Analysehinweise, wenn Workspace welche ermitteln konnte.

Von oben nach unten abarbeiten

Öffnen Sie CRM > Pipeline > Posteingang.
Beginnen Sie mit der obersten Kachel.
Öffnen Sie die Kachel und prüfen Sie Inhalt, Fakten und Vorschläge.
Treffen Sie eine Entscheidung.
Fahren Sie mit der nächsten sichtbaren Kachel fort.

Wenn eine Entscheidung erfolgreich ist, verschwindet das Item aus der offenen Arbeitsliste oder wechselt bewusst in die Klärung. Zuweisungen bleiben als Routing-Ziel am Item sichtbar. Terminale Entscheidungen wie Abschließen, Verwerfen, Quarantäne oder Übernahme schließen das Inbox-Item.

Aktionen wählen

Aktion	Verwenden Sie diese Aktion, wenn
`Abschließen`	Das Item geprüft ist, kein Fachobjekt entstehen soll und niemand weiter daran arbeiten muss. Workspace schließt das Inbox-Item ohne Übernahme.
`Zuweisen`	Eine konkrete Person oder Gruppe den Eingang weiterbearbeiten soll. Workspace erzeugt dadurch keine Aufgabe, sondern setzt das Routing-Ziel am Inbox-Item.
`Review anfordern`	eine Klärung nötig ist, bevor jemand das Item abschließt, zuweist oder übernimmt. Geben Sie einen kurzen Grund an; das Item erscheint danach in der Klärung.
`Review auflösen`	die offene Klärung erledigt ist. Workspace entfernt den Review-Status. Wenn das Item bereits zugewiesen ist, bleibt die Zuweisung erhalten.
`In Fall übernehmen`	ein angezeigter Vorschlag zu einem bestehenden Fall passt. Workspace schließt das Inbox-Item und verknüpft es mit dem Fall.
`In Lead übernehmen`	ein angezeigter Vorschlag zu einem Lead passt. Workspace schließt das Inbox-Item und verknüpft es mit dem Lead.
`Angebotsanfrage`	eine freie Mail eine Angebotsanfrage enthält, zum Beispiel „Bitte machen Sie mir ein Angebot“. Wählen Sie Lead, Kunde, Chance oder neuen Kontakt bewusst aus. Workspace erzeugt oder nutzt die passenden Vertriebsobjekte und öffnet danach das Angebot.
`In Eingangsrechnung übernehmen`	der Eingang eine Rechnung ist und eine Bestellung ausgewählt werden kann. Workspace erzeugt die Eingangsrechnung und schließt das Inbox-Item.
`Verwerfen`	das Item fachlich irrelevant, doppelt oder unbrauchbar ist. Workspace schließt das Inbox-Item als verworfen.
`Quarantäne`	das Item verdächtig, riskant oder nicht normal prüfbar ist. Workspace schließt das Inbox-Item als Quarantänefall; die Quelle wird dabei nicht automatisch gelöscht.
`Quelle öffnen`	Sie das ursprüngliche Storage-Objekt direkt prüfen möchten. Diese Aktion ändert den Status nicht.

Nutzen Sie Zuweisen, wenn klar ist, wer den Eingang bearbeiten soll, aber noch keine fachliche Übernahme möglich ist. Nutzen Sie Review anfordern, wenn erst eine Entscheidung oder Rückfrage nötig ist.

Zuständigkeit klären

Eine Zuweisung ist ein Routing am Inbox-Item. Die ausgewählte Person oder Gruppe ist danach zuständig, den Eingang weiter zu prüfen und eine abschließende Entscheidung zu treffen. Workspace erzeugt aus der Zuweisung keine separate Aufgabe.

Ein Review ist eine Klärungsschleife, kein Vertriebsschritt. Wer den Posteingang oder die zuständige Gruppe bearbeitet, prüft den Review-Grund, klärt die offene Frage und löst den Review danach auf. Erst dann sollte das Item abgeschlossen, übernommen, verworfen oder erneut zugewiesen werden.

Quarantäne ist keine normale Weiterbearbeitung. Verwenden Sie sie für Inhalte, die isoliert bewertet werden sollen, zum Beispiel wegen Spamverdacht, ungewöhnlicher Anhänge oder unklarer Herkunft. Das Item bleibt als geschlossener Inbox-Snapshot mit Auflösung Quarantäne nachvollziehbar. Die fachlich oder operativ zuständige Quarantäne-/Inbox-Clearing-Gruppe entscheidet außerhalb der normalen offenen Arbeitsliste, ob weitere Admin-, Security- oder Retention-Schritte nötig sind.

Automatische Vorschläge verstehen

Workspace kann eingehende Inhalte auswerten und Vorschläge anzeigen. Beispiele:

Eine Mail passt zu einem bestehenden Fall.
Ein Eingang sieht nach einem neuen Lead aus.
Ein Dokument wirkt wie eine Eingangsrechnung.
Eine Analyse nennt offene Fragen oder erkannte Fakten.

Behandeln Sie Vorschläge als Entscheidungshilfe. Prüfen Sie den Inhalt und übernehmen Sie nur, wenn der vorgeschlagene Kontext stimmt. Wenn der Vorschlag nicht passt, weisen Sie das Item zu, fordern Sie eine Review an oder schließen Sie es ohne Übernahme ab.

KI-Analyse prüfen

Wenn Ihr Tenant Inbox-KI nutzt, zeigt die aufgeklappte Kachel eine KI-Analyse. Sie sehen Zusammenfassung, Klassifikation, erkannte Fakten, Routing-Vorschlag, Antwortentwurf, Warnungen und frühere Analyse-Snapshots. Administratoren konfigurieren Provider, Ownership und den lokalen oder externen Betrieb unter Inbox-KI konfigurieren.

Nutzen Sie die KI-Analyse als Arbeitsvorschlag. Workspace übernimmt dadurch kein Item automatisch, versendet keinen Antwortentwurf und ändert keine Zuweisung. Prüfen Sie die Evidenz und treffen Sie die Entscheidung selbst.

Anzeige	Bedeutung
`Analyse läuft`	Der Analysejob ist noch nicht abgeschlossen.
`Analyse verfügbar`	Workspace zeigt eine abgeschlossene Analyse.
`Analyse fehlgeschlagen`	Workspace konnte die Analyse nicht erstellen. Prüfen Sie die angezeigte Fehlermeldung.
`Warnungen`	Die Analyse ist eingeschränkt, zum Beispiel weil Anhänge nicht analysiert wurden oder Evidenz fehlt.
`Spam oder irrelevant`	Die KI hält den Eingang für Werbung, Spam oder fachlich wertlos. Prüfen Sie den Inhalt und wählen Sie `Verwerfen`, wenn die Einschätzung stimmt.
`Historie`	Frühere Analyse-Snapshots bleiben nachvollziehbar.

Wenn die KI Verwerfen vorschlägt, ist das keine automatische Entscheidung. Workspace schließt das Item erst, wenn Sie die Aktion selbst ausführen.

Wenn Workspace erkennbare Hochrisikosignale für unsichere Anweisungen findet, blockiert Workspace den KI-Lauf. Beispiel: Eine Mail fordert die KI auf, andere Anweisungen zu ignorieren oder Passwörter zu versenden. In diesem Fall sehen Sie einen Fehlerhinweis. Bearbeiten Sie das Inbox-Item manuell und nutzen Sie bei Bedarf Quarantäne.

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Workspace jede unsichere Formulierung in jeder Sprache erkennt. Die KI-Analyse kann keine Aktionen selbst ausführen: Sie versendet keine Mail, übernimmt kein Item und ändert keine Zuweisung. Ihre fachliche Prüfung bleibt die entscheidende Freigabe.

Eingangsrechnung übernehmen

Nutzen Sie In Eingangsrechnung übernehmen, wenn der Eingang eine Lieferantenrechnung ist. Wählen Sie die passende Bestellung aus. Workspace legt danach die Eingangsrechnung im Beschaffungsbereich an und entfernt das Item aus der offenen Inbox-Arbeitsliste.

Wenn die Bestellung fehlt oder unklar ist, fordern Sie eine Review an oder weisen Sie das Item der zuständigen Gruppe zu.

Angebotsanfrage übernehmen

Nutzen Sie Angebotsanfrage, wenn eine E-Mail eine neue kaufmännische Anfrage enthält und noch kein bestehendes Angebots-Antwortmatching greift.

Wählen Sie den passenden Fall:

Fall	Ergebnis
Lead ist vorhanden	Workspace nutzt den Lead, legt eine Chance an und erstellt das Angebot.
Kunde oder Kontakt ist vorhanden	Workspace legt eine Chance am Kunden- oder Kontaktkontext an und erstellt das Angebot.
Offene Chance ist vorhanden	Workspace erstellt nur das Angebot an dieser Chance.
Neuer Erstkontakt	Workspace legt Lead, Chance und Angebot an.

Wählen Sie immer den Vertriebskanal aus. Prüfen Sie E-Mail, Kontaktname, Firmenname, Titel und Nachricht vor der Übernahme. Die ursprüngliche Anfrage bleibt als interner Kontext am Angebot nachvollziehbar. Das Angebot bleibt offen; Sie finalisieren, versenden, akzeptieren oder wandeln es erst später im Angebotsprozess um.

Häufige Situationen

Situation	Entscheidung
Die Mail ist eindeutig erledigt.	`Abschließen`
Die Mail gehört zu einer anderen Person.	`Zuweisen`
Der Inhalt ist unvollständig oder unklar.	`Review anfordern`
Eine bestehende Klärung ist erledigt.	`Review auflösen`
Ein Fall- oder Lead-Vorschlag passt.	`In Fall übernehmen` oder `In Lead übernehmen`
Eine Mail fragt frei nach einem Angebot.	`Angebotsanfrage`
Das Dokument ist eine Lieferantenrechnung.	`In Eingangsrechnung übernehmen`
Die Datei ist Spam oder fachlich wertlos.	`Verwerfen`
Die Datei wirkt riskant oder soll separat geprüft werden.	`Quarantäne`

Wenn der Posteingang leer bleibt

Wenn erwartete Mails nicht erscheinen, prüfen Sie zuerst die Einrichtung des SMTP-Inbounds und die Storage-Freigaben. Administratoren finden die Konfiguration unter Mail und Benachrichtigungen.

Nächste Schritte

Richten Sie eingehende Mails mit Mail und Benachrichtigungen ein.
Arbeiten Sie CRM-Fälle und Leads mit CRM-Fähigkeiten weiter.
Prüfen Sie Beschaffungs- und Rechnungsprozesse in Einkauf, Lager, Verkauf, Versand und Rechnung.