Posteingang bearbeiten

Nutzen Sie den Posteingang, um eingehende E-Mails, PDFs, Bilder, Dokumente, Kontaktformular-Einreichungen und Firmenzugangsanfragen zu prüfen. Nach der Bearbeitung ist jedes Element abgeschlossen, weitergeleitet, zur Klärung markiert oder in die passende Facharbeit übernommen. Das kann zum Beispiel ein Vorgang, ein früher Kundenkontakt (Lead), ein Angebot, eine Bestellung oder eine Eingangsrechnung sein.

Der Posteingang ist eine Arbeitsliste. Arbeiten Sie die Einträge von oben nach unten ab. Workspace zeigt die ältesten offenen Eingänge zuerst und lädt weitere Einträge nach.

Sie können den Posteingang dauerhaft geöffnet lassen. Workspace übernimmt neue Eingänge automatisch und fügt sie unten an. Während Sie mit der Maus oder der Tastatur an einer Kachel arbeiten, wartet die Aktualisierung, damit sich keine Aktion unter Ihrem Zeiger oder Fokus verschiebt.

Offene Kontaktformular- und Firmenzugangsanfragen erscheinen gemeinsam mit anderen Eingängen älteste zuerst. Die vollständigen Listen erreichen Sie regulär über CRM > Pipeline. Website-Chats bleiben unter Chats bearbeiten erreichbar.

Ablauf

Automatische Zuordnung bedeutet im Posteingang: Workspace kann Hinweise, Vorschläge oder eine Analyse anzeigen. Workspace übernimmt ein Item nicht still in einen Vorgang, Lead, eine Bestellung oder eine Eingangsrechnung. Die fachliche Entscheidung treffen Sie selber.

Kachel lesen

Eine Kachel (Eintrag in der Liste) zeigt nur die wichtigsten Informationen. Bei einer Mail sehen Sie zum Beispiel Absender, Empfänger und Betreff. Bei einem PDF oder Bild sehen Sie Dateiname, Medientyp und passende Vorschau.

Klicken Sie links auf Vorschau oder Text, um den Eintrag aufzuklappen. Im aufgeklappten Zustand sehen Sie:

• den Inhalt im Viewer,
• die Quelle zum Öffnen im Storage,
• die Entscheidungsaktionen,
• Fakten wie Dateiname, Kanal, Status und Eingangszeit,
• Vorschläge oder Analysehinweise, wenn Workspace welche ermitteln konnte.

Von oben nach unten abarbeiten

1. Öffnen Sie CRM > Pipeline > Posteingang.
2. Beginnen Sie mit dem obersten Eintrag.
3. Öffnen Sie den Eintrag und prüfen Sie Inhalt, Fakten und Vorschläge.
4. Treffen Sie eine Entscheidung.
5. Fahren Sie mit dem nächsten sichtbaren Eintrag fort.

Wenn eine Entscheidung erfolgreich ist, verschwindet das Item aus der offenen Arbeitsliste oder wechselt gewollt in die Klärung. Zuweisungen bleiben als Routing-Ziel am Item sichtbar. Terminale Entscheidungen wie Abschließen, Verwerfen, Quarantäne oder Übernahme schließen das Inbox-Item.

Aktionen wählen

Bei Kontaktformularen bestätigen Sie eine geprüfte Einreichung mit Als OK bestätigen oder markieren sie als Spam. Bei Firmenzugangsanfragen wählen Sie Als legitim bestätigen oder Als Spam markieren. Eine bestätigte Firmenzugangsanfrage stellt den Lead, den internen Kommentar und ein konfiguriertes Follow-up sicher. Spam löscht bereits erzeugte CRM-Datensätze nicht automatisch.

Nutzen Sie Zuweisen, wenn klar ist, wer den Eingang bearbeiten soll, aber noch keine fachliche Übernahme möglich ist. Nutzen Sie Review anfordern, wenn erst eine Entscheidung oder Rückfrage nötig ist.

Zuständigkeit klären

Eine Zuweisung ist ein Routing am Inbox-Item. Die ausgewählte Person oder Gruppe ist danach zuständig, den Eingang weiter zu prüfen und eine abschließende Entscheidung zu treffen. Workspace erzeugt aus der Zuweisung keine separate Aufgabe.

Ein Review ist eine Klärungsschleife, kein Vertriebsschritt. Wer den Posteingang oder die zuständige Gruppe bearbeitet, prüft den Review-Grund, klärt die offene Frage und löst den Review danach auf. Erst dann darf das Item abgeschlossen, übernommen, verworfen oder erneut zugewiesen werden.

Quarantäne ist keine normale Weiterbearbeitung. Verwenden Sie sie für Inhalte, die isoliert bewertet werden sollen, zum Beispiel wegen Spamverdacht, ungewöhnlicher Anhänge oder unklarer Herkunft. Das Item bleibt als geschlossener Inbox-Snapshot mit Auflösung Quarantäne nachvollziehbar. Die fachlich oder operativ zuständige Quarantäne-/Inbox-Clearing-Gruppe entscheidet außerhalb der normalen offenen Arbeitsliste, ob weitere Admin-, Security- oder Retention-Schritte nötig sind.

Automatische Vorschläge verstehen

Workspace kann eingehende Inhalte auswerten und Vorschläge anzeigen. Beispiele:

• Eine Mail passt zu einem bestehenden Vorgang.
• Ein Eingang sieht nach einem neuen Lead aus.
• Eine Mail enthält eine neue Kundenbestellung.
• Ein Dokument wirkt wie eine Eingangsrechnung.
• Eine Analyse nennt offene Fragen oder erkannte Fakten.

Behandeln Sie Vorschläge als Entscheidungshilfe. Prüfen Sie den Inhalt und übernehmen Sie nur, wenn der vorgeschlagene Kontext stimmt. Wenn der Vorschlag nicht passt, weisen Sie das Item zu, fordern Sie eine Review an oder schließen Sie es ohne Übernahme ab.

KI-Analyse prüfen

Wenn Ihr Tenant Inbox-KI nutzt, zeigt die aufgeklappte Kachel eine KI-Analyse. Sie sehen Zusammenfassung, Klassifikation, erkannte Fakten, Routing-Vorschlag, Antwortentwurf, Warnungen und frühere Analyse-Snapshots. Administratoren konfigurieren Provider, Ownership und den lokalen oder externen Betrieb unter Inbox-KI konfigurieren.

Nutzen Sie die KI-Analyse als Arbeitsvorschlag. Workspace übernimmt dadurch kein Item automatisch, versendet keinen Antwortentwurf und ändert keine Zuweisung. Prüfen Sie die Evidenz und treffen Sie die Entscheidung selbst.

Wenn die KI Verwerfen vorschlägt, ist das keine automatische Entscheidung. Workspace schließt das Item erst, wenn Sie die Aktion selbst ausführen.

Wenn Workspace erkennbare Hochrisikosignale für unsichere Anweisungen findet, blockiert Workspace den KI-Lauf. Beispiel: Eine Mail fordert die KI auf, andere Anweisungen zu ignorieren oder Passwörter zu versenden. In diesem Fall sehen Sie einen Fehlerhinweis. Bearbeiten Sie das Inbox-Item manuell und nutzen Sie bei Bedarf Quarantäne.

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Workspace jede unsichere Formulierung in jeder Sprache erkennt. Die KI-Analyse kann keine Aktionen selbst ausführen: Sie versendet keine Mail, übernimmt kein Item und ändert keine Zuweisung. Ihre fachliche Prüfung bleibt die entscheidende Freigabe.

Eingangsrechnung übernehmen

Nutzen Sie In Eingangsrechnung übernehmen, wenn der Eingang eine Lieferantenrechnung ist. Wählen Sie die passende Bestellung aus. Workspace legt danach die Eingangsrechnung im Beschaffungsbereich an und entfernt das Item aus der offenen Inbox-Arbeitsliste.

Wenn die Bestellung fehlt oder unklar ist, fordern Sie eine Review an oder weisen Sie das Item der zuständigen Gruppe zu.

Angebotsanfrage übernehmen

Nutzen Sie Angebotsanfrage, wenn eine E-Mail eine neue kaufmännische Anfrage enthält und noch kein bestehendes Angebots-Antwortmatching greift.

Wählen Sie den passenden Vorgang:

Wählen Sie immer den Vertriebskanal aus. Prüfen Sie E-Mail, Kontaktname, Firmenname, Titel und Nachricht vor der Übernahme. Die ursprüngliche Anfrage bleibt als interner Kontext am Angebot nachvollziehbar. Das Angebot bleibt offen; Sie finalisieren, versenden, akzeptieren oder wandeln es erst später im Angebotsprozess um.

Beauftragung übernehmen

Nutzen Sie Beauftragung übernehmen, wenn eine E-Mail kein neues Angebot anfragt, sondern ein bestehendes Angebot annimmt oder beauftragt. Typische Formulierungen sind zum Beispiel „anbei eine Beauftragung mit der Bitte um Ausführung“ oder „wir beauftragen gemäß Ihrem Angebot“.

Wählen Sie das passende Angebot manuell aus. Wenn Workspace ein Angebot vorschlägt, prüfen Sie den Vorschlag trotzdem gegen Mail-Inhalt, Absender, Angebotsnummer und Kundenkontext. Nach der Übernahme hängt Workspace die Mail an das Angebot, schließt das Inbox-Item und setzt das Angebot im Angebots-Workflow auf Angenommen, sofern der aktuelle Angebotsstatus die Annahme erlaubt.

Wenn die Mail Anhänge enthält, übernimmt Workspace diese Anhänge mit dem Mailkontext an das Angebot. Die ursprüngliche Mail bleibt als Quelle nachvollziehbar. Die übernommenen Anhänge erscheinen am Kommentar des Angebots, damit Sie Beauftragung, Anlagen und spätere Rückfragen gemeinsam prüfen können.

Die Übernahme war erfolgreich, wenn die Kachel aus der offenen Arbeitsliste verschwindet, das Angebot den Status Angenommen zeigt und die Mail mit ihren übernommenen Anhängen am Angebot nachvollziehbar ist.

Workspace erstellt dabei keine Bestellung und wandelt das Angebot nicht automatisch um. Öffnen Sie danach das Angebot und entscheiden Sie den nächsten Schritt im Angebotsprozess bewusst.

Kundenbestellung direkt übernehmen

Nutzen Sie Bestellung anlegen, wenn eine E-Mail eine neue Kundenbestellung enthält und kein bestehendes Angebot übernommen werden soll. Wählen Sie mindestens eine vorhandene Firma oder Person aus. Wenn Sie beide auswählen, müssen Person und Firma bereits miteinander verknüpft sein. Vertriebskanal und Steuerjurisdiktion sind ebenfalls Pflichtfelder. Commerce-Profil, Währung, Kundenbestellnummer und Zahlungsart können Sie bei Bedarf ergänzen.

Workspace legt direkt einen leeren, editierbaren Bestellentwurf mit dem Ursprung manual an. Es entstehen weder Lead noch Chance, Angebot oder Warenkorb. Fügen Sie die Positionen anschließend im Bestelldetail hinzu.

Die ursprüngliche RFC822-E-Mail und alle erkannten MIME-Anhänge werden als interner E-Mail-Kommentar an die Bestellung übernommen. Die Inbox schließt das Element erst, wenn Bestellung, Kommentar, Anhänge und Zielverweis gemeinsam gespeichert wurden. Schlägt ein Teil fehl, bleibt der Eingang offen und es entsteht kein unvollständiger Zielvorgang.

Eine KI-Empfehlung legt keine Bestellung an. Prüfen Sie den Inhalt und bestätigen Sie den Kunden im Dialog selbst. Die Inbox-KI analysiert keine PDF- oder sonstigen Anhänge und übernimmt daraus keine Positionen oder Beträge. Der Begriff Rechnungsadresse allein ist kein Nachweis für eine Lieferantenrechnung.

Häufige Situationen

Wenn der Posteingang leer bleibt

Wenn erwartete Mails nicht erscheinen, prüfen Sie zuerst die Einrichtung des SMTP-Inbounds und die Storage-Freigaben. Administratoren finden die Konfiguration unter Mail und Benachrichtigungen.

Ergebnis prüfen

Die Arbeit im Posteingang ist abgeschlossen, wenn kein geprüfter Eingang ohne Entscheidung bleibt. Übernommene Elemente müssen im richtigen Vorgang, frühen Kundenkontakt, Angebot, Bestellentwurf oder Rechnungsprozess erscheinen; weitergeleitete Elemente zeigen die neue Zuständigkeit.

Nächste Schritte

• Richten Sie eingehende Mails mit Mail und Benachrichtigungen ein.
• Arbeiten Sie CRM-Vorgänge und Leads mit Kunden und Vertrieb im Überblick weiter.
• Prüfen Sie Website-Formulare mit Kontaktformular-Einreichungen bearbeiten.
• Prüfen Sie Beschaffungs- und Rechnungsprozesse in Vom Einkauf bis zur Kundenrechnung.