Persönlicher Kalender und Wiedervorlagen

Nutzen Sie Ihren persönlichen Kalender, um eigene Termine und fällige Wiedervorlagen gemeinsam zu sehen. Nach der Einrichtung können Sie den Kalender in Workspace öffnen oder als Kalenderfeed in einem anderen Programm abonnieren. ICS bezeichnet den nur lesbaren Kalenderlink; CalDAV ist der Zugang für kompatible Kalenderprogramme.

Diese Seite passt, wenn Sie Wiedervorlagen, persönliche Termine, ICS-Feeds oder CalDAV im Arbeitsalltag einrichten möchten. Sie erklärt zuerst die Berechtigungen und zeigt dann, wann ein externer Kalender nur lesen darf und wann Workspace der führende Ort für die Aufgabe bleibt.

Wiedervorlagen bleiben fachliche Aufgaben in Workspace. Externe Kalender zeigen sie nur an. Ändern Sie Titel, Fälligkeit, Status oder Verantwortlichkeit weiter in Workspace.

Voraussetzungen

Sie benötigen im aktuellen Arbeitsbereich die Self-Service-Berechtigungen für persönliche Kalender. Ohne Listenberechtigung zeigt Workspace den Kalender-Tab im Profil nicht an. Wenn der Tab sichtbar ist, aber die Liste nicht laden kann, erscheint der Hinweis Fehlende Berechtigung zum Anzeigen von Kalender-Feeds.

Der persönliche Kalender ist privat. Workspace listet fremde persönliche Kalender nicht tenantweit auf. Die Self-Service-Berechtigung öffnet nur den Pfad Ihrer aktuellen Identity im aktuellen Arbeitsbereich.

Wenn Ihre Berechtigungen gerade geändert wurden, öffnen Sie Profil > Sitzungen und nutzen Sie Berechtigungen aktualisieren. Danach laden Sie das Profil erneut. Weitere Hinweise zum Profil finden Sie unter Mein Profil verwalten.

Persönlichen Kalender öffnen

Öffnen Sie Profil und wechseln Sie zum Tab Kalender.

Sie können den Tab auch direkt über den Profil-Deep-Link öffnen:

/profile#profile-tab-calendar

Wenn der Tab nicht erscheint, bitten Sie Ihre Administration, self_calendar_feeds:list für Ihre Rolle oder Zugriffsgruppe zu prüfen.

Wiedervorlagen im Kalender anzeigen

1. Öffnen Sie Profil > Kalender.
2. Legen Sie einen persönlichen Kalender an oder öffnen Sie einen bestehenden Kalender.
3. Aktivieren Sie Wiedervorlagen anzeigen.
4. Speichern Sie den Kalender.
5. Öffnen Sie den Kalender erneut und prüfen Sie, ob eigene offene Wiedervorlagen als Kalendereinträge erscheinen.

Die Anzeige nutzt die Projektion follow_ups. Pro Benutzer darf diese Projektion nur in einem persönlichen Kalender aktiv sein. Wenn Wiedervorlagen fehlen, prüfen Sie zuerst, ob die Wiedervorlage Ihnen als Verantwortlichem gehört und ob Wiedervorlagen anzeigen im richtigen persönlichen Kalender aktiv ist.

Termine, Teilnehmer und Ressourcen pflegen

1. Wählen Sie in der Kalenderansicht einen freien Zeitraum.
2. Pflegen Sie Titel, Start, Ende, Zeitzone, Sichtbarkeit und bei Bedarf eine Wiederholungsregel.
3. Wählen Sie interne Teilnehmer aus dem aktuellen Arbeitsbereich. Erfassen Sie externe Teilnehmer als E-Mail-Adressen.
4. Wählen Sie Räume oder Betriebsmittel, wenn Ihre Rolle Ressourcen auflisten darf.
5. Speichern Sie den Termin.

Workspace zeigt Einladungen anderer Organisatoren in der eigenen Quelle Einladungen. Öffnen Sie eine Einladung und wählen Sie Zusagen, Mit Vorbehalt oder Absagen. Sie können den fremd organisierten Termin dort nicht bearbeiten.

Externe Teilnehmer erhalten einen einmal verwendbaren Antwortlink per E-Mail. Der Link öffnet eine öffentliche, nicht angemeldete Antwortseite und wird nach der ersten erfolgreichen Antwort ungültig.

Kalenderdatei kontrolliert importieren

1. Wählen Sie ICS importieren.
2. Wählen Sie Zielkalender und .ics-Datei.
3. Ordnen Sie Ressourcenadressen aus der Datei bei Bedarf vorhandenen Räumen oder Betriebsmitteln zu.
4. Starten Sie die Vorschau. Dieser asynchrone Lauf schreibt noch keine Termine.
5. Prüfen Sie Serien, einzelne Termine, Konflikte und nicht übernommene Felder.
6. Wählen Sie erst danach Importieren.

Workspace verarbeitet vollständige Kalenderdateien und hält alle Komponenten einer UID-Serie zusammen. Der Import übernimmt vorhandene Sequenzen, Serienausnahmen, Kategorien, Prioritäten, relative und absolute Alarme sowie strukturierte X-*-Erweiterungen. Während des Imports versendet Workspace keine neuen Einladungen oder Erinnerungen.

Die Anwendung ist an die geprüfte Vorschau gebunden. Hat sich die Quelldatei oder ein bereits vorhandener Termin inzwischen geändert, stoppt der betroffene Serienimport mit einem Konflikt. Ein unveränderter Wiederholungslauf legt keine doppelten Termine an. Mailadressen werden nur dann internen Teilnehmern zugeordnet, wenn sie im aktuellen Arbeitsbereich eindeutig verifiziert sind. Termine mit einem fremden Organisator bleiben nach dem Import schreibgeschützt.

Eingehende Kalendereinladungen prüfen

E-Mails mit einer Kalendereinladung, einer Antwort oder einer Absage erscheinen unter Scheduling-Nachrichten. Workspace ändert Ihren Kalender nicht allein durch den Empfang der E-Mail.

1. Öffnen Sie Scheduling-Nachrichten.
2. Prüfen Sie Methode, Organisator, UID und Sequenz.
3. Wählen Sie Übernehmen, um die Nachricht auf Ihren persönlichen Kalender anzuwenden, oder Ablehnen, um sie ohne Kalenderänderung abzuschließen.

Beim Übernehmen prüft Workspace die Nachricht erneut gegen den gespeicherten Mailanhang und den aktuellen Kalenderstand. Widersprüchliche Sequenzen, Organisatoren oder Absender führen zu einem Konflikt. Ihre Antwort auf einen fremd organisierten Termin wird als iTIP-REPLY an den gespeicherten Organisator gesendet.

ICS-Link verwenden

Workspace stellt den authentifizierten ICS-Link für einen Kalender bereit:

/api/v1/self/calendar/feeds/<kalender-id>.ics

Für eine feste Ausgabezeitzone können Sie tz ergänzen:

/api/v1/self/calendar/feeds/<kalender-id>.ics?tz=Europe/Berlin

Ihre Administration pflegt die verfügbaren Zeitzonen und den Standardkontext unter Zeitzonen und Lokalisierung.

Dieser Link ist kein öffentlicher Freigabelink. Er nutzt die normale Workspace-Authentifizierung und prüft den aktuellen Tenant sowie self_calendar_feeds:read. Ein Kalenderprogramm kann den Link nur abrufen, wenn es eine passende Authentifizierung mitsendet. Browser-Sitzungen reichen für viele externe Kalenderprogramme nicht aus.

CalDAV verwenden

CalDAV ist der Schreibzugang für persistierte persönliche Kalendertermine. Verwenden Sie für CalDAV:

/.well-known/caldav

oder direkt:

/api/v1/calendar/caldav/

Legen Sie dafür im Profil eine Client-Anmeldung für den Dienst CalDAV an. Verwenden Sie den angezeigten Benutzernamen und das einmalig angezeigte Geheimnis als Basic-Auth-Zugang im Kalenderprogramm.

CalDAV stellt Wiedervorlagen und weitere fachliche Projektionen als eigene, schreibgeschützte Collections bereit. Sie können diese Einträge im Client anzeigen, aber nicht über CalDAV ändern.

Zimbra anbinden

Nutzen Sie in Zimbra einen externen Kalender, wenn Ihre Zimbra-Version authentifizierte ICS- oder CalDAV-Quellen unterstützt.

Für reine Wiedervorlagen verwenden Sie den ICS-Link des persönlichen Kalenders. Tragen Sie die vollständige Workspace-URL ein, zum Beispiel:

https://workspace.example.com/api/v1/self/calendar/feeds/<kalender-id>.ics?tz=Europe/Berlin

Wenn Zimbra Benutzername und Passwort abfragt, verwenden Sie einen passenden Workspace-Zugang. Für CalDAV nutzen Sie die CalDAV-URL und eine CalDAV-Client-Anmeldung aus dem Profil. Prüfen Sie nach dem Speichern, ob Zimbra den Kalender ohne Fehler lädt und die erwarteten Einträge anzeigt.

Google Calendar anbinden

Google Calendar kann öffentliche Kalender-URLs abonnieren. Der persönliche Workspace-ICS-Link ist jedoch authentifiziert. Wenn Google Calendar für eine Kalender-URL keine Workspace-Authentifizierung mitsendet, kann Google den Feed nicht laden.

Nutzen Sie Google Calendar daher nur, wenn Ihr Betriebsmodell einen dafür freigegebenen öffentlichen WebCal-Link bereitstellt. Persönliche Kalender erzeugen im aktuellen Produktschnitt keinen öffentlichen Share-Link. Für persönliche schreibende Synchronisation nutzen Sie stattdessen einen CalDAV-fähigen Client.

Ergebnis prüfen

Die Einrichtung funktioniert, wenn:

• Profil > Kalender ohne Berechtigungsfehler lädt.
• Ihr persönlicher Kalender Wiedervorlagen anzeigen aktiv zeigt.
• der ICS-Link mit Ihrer Workspace-Authentifizierung eine .ics-Datei liefert.
• externe Kalenderprogramme die Einträge anzeigen, ohne sie in Workspace zu verändern.
• eine Importvorschau keine Daten schreibt und der bestätigte Lauf nur die geprüften UID-Serien anlegt oder aktualisiert.
• interne Einladungen in der Quelle Einladungen erscheinen und die Antwort beim Organisator sichtbar wird.

Wenn nur Wiedervorlagen fehlen, prüfen Sie den Owner der Wiedervorlage und den aktivierten persönlichen Kalender. Wenn der komplette Kalender fehlt, prüfen Sie zuerst self_calendar_feeds:list und self_calendar_feeds:read.

Nächste Schritte

• Pflegen Sie Profil, Arbeitszeit und Abwesenheiten mit Mein Profil verwalten.
• Arbeiten Sie Kommentare und Hinweise mit Mit Kommentaren und Hinweisen zusammenarbeiten.
• Bearbeiten Sie Kontakt-Wiedervorlagen mit Fällige Kundenkontakte bearbeiten.
• Klären Sie Berechtigungen mit Quickstart: Benutzer und Rechte prüfen, wenn Kalender oder Feeds fehlen.