Mail bearbeiten

Workspace bündelt persönliche E-Mails und gemeinsam bearbeitete Gruppenpostfächer in einer Arbeitsfläche. Statt Nachrichten in einer tiefen Ordnerstruktur abzulegen, entscheiden Sie, welche davon jetzt Aufmerksamkeit brauchen.

Nach der Bearbeitung ist jede wichtige Unterhaltung eingeordnet, bei Bedarf einer Person zugewiesen und mit einem nächsten Schritt versehen.

Neue Absender prüfen

Öffnen Sie Mail > Unbekannt. Jede noch nicht eingeordnete Absenderadresse landet zuerst in dieser Prüfliste, dem sogenannten Screener.

  • In Fokus hält wichtige Unterhaltungen in Ihrer aktiven Arbeitsliste.
  • In Feed sammelt lesenswerte, aber nicht dringende Nachrichten.
  • Als Beleg ordnet Rechnungen und Bestätigungen ein.
  • Absender blockieren weist weitere Nachrichten dieses Absenders ab.

Die Entscheidung gilt für das jeweilige Postfach. Ein Gruppenpostfach teilt sie mit seinem Team.

Gemeinsam arbeiten

Im Gruppenpostfach sehen alle berechtigten Mitglieder denselben Arbeitszustand und dieselbe Zuweisung. Ob Sie eine Unterhaltung bereits gesehen haben, bleibt persönlich.

Wählen Sie Übernehmen, um sich die gemeinsame Unterhaltung zuzuweisen. Für mich filtert anschließend Ihre übernommenen Unterhaltungen. Über Nachfassen legen Sie eine persönliche Wiedervorlage an. Diese erscheint in Ihrem persönlichen Kalender.

Interne Notizen liegen verschlüsselt in Workspace. Sie übernehmen die Zugriffsrechte der Unterhaltung und werden nicht an externe Empfänger gesendet. Neue Mitglieder eines Gruppenpostfachs sehen standardmäßig nur Nachrichten ab ihrem Beitritt. Ältere Inhalte erscheinen erst nach einer ausdrücklichen und protokollierten Freigabe.

Schreiben und suchen

Wählen Sie Neue Mail, ein Absenderkonto und die Empfänger. Der Editor speichert Ihren Entwurf automatisch verschlüsselt; nur Sie können ihn sehen. Sie können Dateien anhängen, für die Sie bereits Zugriff besitzen. Beim Senden speichert Workspace die vollständige Nachricht und bereitet die Zustellung an jeden Empfänger getrennt vor.

Die Suche prüft Ihre Zugriffsrechte vor jeder Ausgabe. Betreff und Nachrichtentext liegen nicht als unverschlüsselte Kopie in der Suchdatenbank.

Andere Arbeitsbereiche einbeziehen

Mit In Inbox geben erzeugen Sie ausdrücklich einen Eintrag im allgemeinen Posteingang. Workspace verweist dort auf dieselbe Nachricht und legt keine zweite Kopie des Inhalts an.

Lokal helfen kann eine Zusammenfassung und einen Antwortentwurf vorschlagen. Personenbezogene Daten unterliegen dabei den zentralen Regeln für die KI-Verarbeitung. Workspace sendet einen Vorschlag nie automatisch und ändert keine Empfänger.

Archivierte Unterhaltungen bleiben auffindbar. Der Papierkorb ist zunächst ein Arbeitszustand; die endgültige Löschung folgt den festgelegten Aufbewahrungsregeln. Externe Mailprogramme über IMAP, POP3 oder JMAP gehören nicht zu diesem Produktvertrag.

Ergebnis prüfen

Die Mailarbeit ist abgeschlossen, wenn wichtige Nachrichten im Fokus liegen, gemeinsame Unterhaltungen eindeutig zugewiesen sind und fällige Nacharbeit als Wiedervorlage erscheint. Gesendete Nachrichten müssen in der Unterhaltung sichtbar bleiben.

Nächste Schritte