Liefertermine und Lieferavis verwalten

Diese Anleitung richtet sich an Einkauf, Verkauf und Versand. Sie zeigt, wie Sie einen Kundenwunsch, Ihre interne Planung und einen verbindlich zugesagten Liefertermin getrennt festhalten. Ein Lieferavis ist eine Ankündigung, welche Ware wann versendet oder zugestellt wird.

Lieferbedingungen (Incoterms), Versandart und Laufzeit des Transportdienstes bleiben eigene Angaben. Nach der Pflege ist für Angebot und Auftrag erkennbar, welcher Termin gewünscht, geplant oder bereits zugesagt ist.

Lieferzusage konfigurieren

Erstellen Sie unter Handel > Konfiguration > Stammdaten > Versand ein Lieferzusageprofil. Legen Sie den Bezugspunkt (Warenausgang, Zustellung, Abholung oder Termin) sowie den Verbindlichkeitsgrad fest. Das Profil können Sie als Standard im Commerce-Profil oder direkt einer Versandmethode zuweisen. Beim Anlegen eines Auftrags speichert Workspace eine feste Kopie dieser Einstellungen. Änderungen am Profil wirken sich daher nicht auf bereits bestehende Aufträge aus.

Termine in Angebot und Auftrag

Erfassen Sie am Kopf einen Standardtermin und bei abweichenden Positionen einen eigenen Termin. Verwenden Sie immer ein Datum oder ein inklusives Zeitfenster. Im Angebot dokumentieren Sie Kundenwunsch und Verkäuferplanung. In der Auftragsbearbeitung dokumentieren Sie zusätzlich die Verkäuferzusage. Ein Kopftermin bleibt die Vorgabe, bis eine Position ihn ausdrücklich überschreibt.

Lieferzeitraum eingeben

Öffnen Sie das Angebot oder den Auftrag und wechseln Sie auf den Tab Lieferzeiträume. Wählen Sie Erstellen, setzen Sie die Art und tragen Sie Von sowie Bis ein. Für einen einzelnen Tag tragen Sie dasselbe Datum in beide Felder ein. Für einen Zeitraum sind beide Grenzwerte eingeschlossen.

Speichern Sie den Eintrag. Im Tab sehen Sie danach Art, Von und Bis. Erfassen Sie den Termin ohne Positionsbezug, wenn er für den ganzen Beleg gilt. Öffnen Sie bei einer abweichenden Position den Positionskontext und erfassen Sie den zusätzlichen Termin dort.

Pro Belegkopf oder Position können Sie jede Art nur einmal erfassen. Wenn sich Ihr Lieferzeitraum ändert, öffnen und ändern Sie den vorhandenen Eintrag; erstellen Sie keinen zweiten Kundenwunsch, keine zweite Verkäuferplanung und keine zweite Verkäuferzusage im selben Bereich.

Ein Zustelltermin darf nur zugesagt werden, wenn Ihr Profil und Ihre Lieferkette dies tragen. Ohne eine solche Zusage ist der Warenausgang der richtige Bezugspunkt; externe Carrier-Laufzeiten sind keine Garantie.

Die Kundenbelege zeigen die fachlich passende Terminart. Das Angebot verwendet Ihre Verkäuferplanung oder, falls diese fehlt, den Kundenwunsch. In Auftragsbestätigung, Lieferschein und Lieferavis hat eine freigegebene Verkäuferzusage Vorrang. Bezugspunkt und Verbindlichkeit bleiben sichtbar, damit ein Wunsch nicht wie eine Zusage wirkt.

Wenn Sie ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung per E-Mail versenden, enthält auch der Nachrichtentext den ausgewählten Lieferzeitraum. Das erzeugte PDF ist der E-Mail als Beleg beigefügt.

Eigene Dokumentvorlagen benötigen keine manuell berechneten Datumsfelder. Die Standardvorlagen zeigen den Lieferzeitraum bereits. Informationen zum Anpassen eigener Vorlagen finden Administratoren unter Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe.

Lieferavis versenden

Nach dem bestätigten Warenausgang erstellt Workspace einen revisionssicheren, kanalneutralen Avisdatensatz. Die Profilrichtlinie bestimmt, ob er unterdrückt, manuell oder automatisch per E-Mail versendet wird. Der Versand enthält ein PDF und nutzt die zum Auftrag gehörende Empfängerauflösung.

Vor dem Versand prüft Workspace, ob für die Sprache des Auftrags eine Dokumentvorlagenzuordnung vom Typ shipment_notice vorhanden ist und ob der Auftrag eine wirksame Empfängeradresse besitzt. Wählen Sie in der Vorlagenzuordnung eine Sendung für die Vorschau aus. Fehlt eine Voraussetzung, führt der Readiness-Hinweis direkt zur Vorlagenzuordnung oder zum Auftrag. Ergänzen Sie die Konfiguration dort und aktualisieren Sie anschließend die Sendung.

Carrier vor dem Packen zuordnen

Öffnen Sie die Sendung und wählen Sie in den Workflow-Aktionen Frachtführer zuweisen oder ändern. Die Aktion ist verfügbar, solange die Sendung offen, in Kommissionierung, kommissioniert oder im Packen ist. Wählen Sie einen aktiven Frachtführer und dokumentieren Sie den Grund. Nach dem Abschluss des Packens bleiben Frachtführer, Label und Tracking stabil; ändern Sie sie nicht mehr über diese Aktion.

Avis im Sendungs-Tab bearbeiten

Öffnen Sie in derselben Sendung den Tab Lieferavis. Dort sehen Sie die Regel, den aktuellen Status und alle Versionen. Das Dokument entsteht beim Versand und erscheint zusätzlich im Tab Dokumente.

Wählen Sie Korrektur erstellen, wenn ein bereits versendeter oder fehlgeschlagener Avis berichtigt werden muss. Geben Sie den Grund an. Workspace legt eine neue, unveränderliche Version an. Wählen Sie anschließend E-Mail versenden, um genau diese neue Version zuzustellen. Frühere Versionen und ihre Dokumente bleiben nachvollziehbar.

Ergebnis prüfen

Prüfen Sie im Angebot oder Auftrag, ob Bezugspunkt, Verbindlichkeitsgrad und Datum oder Zeitfenster der vereinbarten Lieferzusage entsprechen. Nach dem Warenausgang zeigt der Tab Lieferavis die aktuelle Version und den erwarteten Versandstatus. Öffnen Sie bei einem E-Mail-Versand zusätzlich das erzeugte PDF im Tab Dokumente und kontrollieren Sie Versandadresse, Auftragsbezug, Lieferzeitraum und Positionen.

Workspace versendet Lieferavis per E-Mail mit PDF. DESADV/EDIFACT benötigt ein separates Partnerprofil und einen dafür freigegebenen Adapter. Prüfen Sie bei der E-Mail zusätzlich, dass Betreff und Nachricht die Bestellnummer nennen.