Lagerverwaltungs- und Inventory-Fähigkeiten

Nutzen Sie Lagerverwaltung, um Lager, Lagerfächer, Bestand, Lagerjournal, Tracking, Reservierungen, Wareneingänge, Inventuren und Versandbewegungen zu steuern. Workspace trennt unveränderbare Buchungshistorie und operativen Bestand, damit Teams nachvollziehbar arbeiten und gleichzeitig aktuelle Verfügbarkeit sehen.

Wenn Sie Begriffe nachschlagen möchten, nutzen Sie das Glossar zu Lager, Lagerfach, Bestand, Lagerjournal, Wareneingang, Inventur, Reservierung, Picking und Warenausgang.

Arbeitsbereiche

Lagerverwaltung > Stammdaten bündelt Lager, Lagerfächer und Versanddienstleister.

Lagerverwaltung > Bestand bündelt Lagerbestand, Tracking-Pool, Inventur und Lagerjournal.

Lagerverwaltung > Bewegungen bündelt Wareneingang, Reservierungen und Versand.

Das Dashboard zeigt Statistik auf Basis von Lagerjournal, Bestandsaggregaten und Reservierungen.

Warenfluss in einem Satz

Ein physischer Artikel kommt über den Wareneingang in ein Lagerfach, wird als Bestand sichtbar, kann reserviert und gepickt werden und verlässt den Bestand erst mit dem Warenausgang im Versandabschluss.

Verwechseln Sie diese Schritte nicht: Eine Reservierung ist noch keine Entnahme. Ein Pick ist noch kein finaler Warenausgang. Eine Inventur ist kein freies Überschreiben von Bestand, sondern eine begründete Korrekturbuchung.

Bei verkauften Mischgebinden bleibt die Bestellung kaufmännisch beim Mischgebinde. Reservierung, Picking und Warenausgang arbeiten aber mit den enthaltenen Varianten. Prüfen Sie deshalb Bestand, Einheiten, Seriennummern und Chargen an den Kindvarianten.

Lagerstruktur

Pflegen Sie zuerst Lager und Lagerfächer. Ein Wareneingang braucht ein klares Ziellagerfach, damit Bestand später korrekt verfügbar, reservierbar und pickbar ist. Nutzen Sie ein Lager für einen physischen Bereich wie Hauptlager, Retourenbereich oder Quarantäne. Nutzen Sie Lagerfächer für konkrete Plätze wie Regal, Zone, Rampe oder Sperrplatz.

Nutzen Sie Versanddienstleister für Versandprozesse, bei denen Dienstleister, Service-Level oder Trackingdaten dokumentiert werden müssen.

Lagerfachkapazität und Überlauf

Sie können Lagerfächer mit optionalen Kapazitätsgrenzen pflegen. Leere Kapazitätsfelder bedeuten: Dieses Lagerfach ist aus Systemsicht nicht begrenzt.

Pflegen Sie an einem Lagerfach nur die Grenzen, die Sie wirklich prüfen möchten:

• Max. Menge begrenzt die Summe im Lagerfach in einer gewählten Kapazitätseinheit.
• Kapazitätseinheit legt fest, in welcher Einheit Workspace Mengen für die Kapazitätsprüfung vergleicht.
• Max. Gewicht (kg) begrenzt das Bruttogewicht aller Varianten im Lagerfach.
• Max. Volumen (mm³) begrenzt das rechnerische Volumen aller Varianten im Lagerfach.
• Lagerplatztyp beschreibt, ob ein Fach ein Standardplatz, Palettenplatz, Regalplatz, Bodenplatz oder Schüttgutplatz ist.
• Max. Handling Units begrenzt, wie viele geschlossene physische Einheiten wie Paletten, Kartons oder Gitterboxen auf dem Lagerfach liegen dürfen.
• Erlaubter Ladungsträger begrenzt einen Platz optional auf einen bestimmten Träger, zum Beispiel Euro-Palette.
• Stapelfaktor dokumentiert, ob ein Palettenplatz fachlich gestapelt werden darf. Die verbindliche Grenze bleibt Max. Handling Units.
• Überlauf-Lagerfach ist ein Vorschlag für die Einlagerung, wenn das Ziel voll ist.

Workspace bucht nicht automatisch in das Überlauf-Lagerfach um. Wenn das Ziellagerfach die Grenze überschreitet, bricht die Buchung ab und zeigt den Überlauf-Vorschlag an. Wählen Sie danach bewusst ein anderes Lagerfach oder passen Sie die Kapazität fachlich an.

Wenn Sie Gewicht oder Volumen begrenzen, pflegen Sie die Logistikdaten an den betroffenen Produktvarianten. Fehlen Bruttogewicht oder Abmessungen, blockiert Workspace die Kapazitätsprüfung, damit keine Ware an einer unprüfbaren Grenze vorbei eingebucht wird.

Nutzen Sie Handling Units für geschlossene physische Einheiten. Eine Handling Unit steht zum Beispiel für eine ungeöffnete Palette oder einen ungeöffneten Karton. Die Verpackungsdefinition beschreibt dabei, wie viele Basiseinheiten enthalten sind. Beispiel: Die Verpackung Palette enthält 8 Geräte. Der Lagerplatz PAL-01 ist ein Palettenplatz mit Max. Handling Units = 1. Wenn dort bereits eine ungeöffnete Palette liegt, blockiert Workspace eine weitere Palette für diesen Platz. Einzelne oder angebrochene Mengen zählen weiter über Bestand, Menge, Gewicht oder Volumen und belegen keinen Handling-Unit-Platz.

Entscheidung: Welche Kapazität pflegen?

Wählen Sie die Grenze nach dem Risiko, das Sie im Lager wirklich verhindern möchten. Kombinieren Sie Grenzen nur, wenn das Team sie auch fachlich pflegt.

Nutzen Sie diese Faustregeln:

Bestand und Lagerjournal

Der operative Lagerbestand zeigt den aktuellen physischen und verfügbaren Bestand. Das Lagerjournal hält die Bewegungshistorie fest.

Die Lagerbestandsansicht startet mit einer Mandantenübersicht und führt dann über Lager, Lagerfächer und Varianten in den Bestand hinein. Kacheln zeigen Variantenanzahl, EUR-Bewertung und getrennte Mengen je Einheit, damit Stück, Gewicht, Länge oder Schüttgut nicht fachlich vermischt werden.

Öffnen Sie Lagerverwaltung > Bestand > Lagerbestand. Die erste Kachel fasst den Mandantenbestand zusammen. Danach folgen die Lagerkacheln. Wählen Sie Öffnen, um ein Lager zu öffnen, und wählen Sie danach ein Lagerfach, um die Varianten im Fach zu sehen.

Nutzen Sie die Suche, wenn Sie den Bestand eingrenzen möchten. Sie durchsucht Lagername, Lagercode, Fachcode, SKU, Variantenname, Einheit und Dimension. Nutzen Sie den Variantenfilter, wenn Sie nur eine konkrete Variante über Mandant, Lager und Lagerfächer hinweg verfolgen möchten.

Bewertungen kommen aus den vorhandenen FIFO-Cost-Layern und werden als EUR-Bewertung angezeigt. Workspace rechnet dabei keine fachlich fremden Mengen zusammen: Stück bleibt Stück, Gewicht bleibt Gewicht und Länge bleibt Länge. Wenn eine Menge nicht bewertet ist oder Bewertungsschichten in anderen Währungen enthalten sind, markiert die Kachel diesen Zustand statt eine scheinbar exakte Gesamtsumme zu zeigen.

Verwenden Sie das Lagerjournal nicht als manuelle Liste zum Überschreiben von Bestand. Korrigieren Sie physische Abweichungen über nachvollziehbare Bewegungen oder Korrekturen mit Grund.

Prüfen Sie Bestand immer aus zwei Blickwinkeln:

• Physischer Bestand zeigt, was am Lagerplatz liegt.
• Verfügbarer Bestand berücksichtigt Reservierungen und laufende Picks.
• Das Lagerjournal erklärt, warum sich Bestand verändert hat.
• Bestandskorrekturen brauchen einen fachlichen Grund, damit spätere Reviews nachvollziehbar bleiben.

Nutzen Sie den Bestand für operative Entscheidungen und das Lagerjournal für Rückverfolgung. Überspringen Sie die Bewegungshistorie nicht, wenn Mengen unerwartet wirken. Wenn verfügbarer Bestand niedriger ist als physischer Bestand, prüfen Sie zuerst Reservierungen, Picks und gesperrte Tracking-Einheiten.

Inventur

Nutzen Sie Lagerverwaltung > Bestand > Inventur, um physische Zählungen nachvollziehbar vorzubereiten, durchzuführen und abzuschließen. Eine Inventur arbeitet mit einem Snapshot: Beim Start hält Workspace den aktuellen physischen Bestand fest. Laufende Lagerprozesse werden nicht hart gesperrt, aber der Abschluss prüft, ob sich Bestand oder Tracking seit dem Start verändert haben.

Arbeiten Sie eine Inventur in dieser Reihenfolge:

1. Legen Sie einen Inventurauftrag an und grenzen Sie ihn optional auf Lager oder Lagerfach ein.
2. Starten Sie den Auftrag, damit Workspace die Zählpositionen aus Bestand und Tracking-Pool erzeugt.
3. Tragen Sie die gezählte Menge je Position ein.
4. Erfassen Sie eine zweite Zählung, wenn eine Position nachgezählt werden muss.
5. Prüfen Sie jede Differenz mit einem nachvollziehbaren Grund.
6. Schließen Sie den Auftrag ab.

Beim Abschluss bucht Workspace Differenzen als Lagerjournal-Korrekturen. Die Korrektur überschreibt den Bestand nicht direkt, sondern läuft über die normale Bestandsbuchung. Dadurch bleiben Grund, Zeitpunkt, Identität und Inventurreferenz nachvollziehbar.

Wenn der Abschluss wegen Drift abbricht, hat sich der Bestand oder Tracking-Pool seit dem Start verändert. Prüfen Sie die betroffenen Lagerbewegungen, starten Sie eine neue Inventur oder zählen Sie den betroffenen Bereich erneut.

Gefundene Ware können Sie als zusätzliche Position erfassen. Bei Seriennummern benötigt jede gefundene Einheit die konkrete Seriennummer. Bei Chargen erfassen Sie Chargennummer und Menge.

Planen Sie Inventuren möglichst für klare Lagerbereiche. Je enger der Bereich, desto leichter prüfen Sie Drift, offene Picks und ungeklärte Wareneingänge.

Reservierungen und Picking

Reservierungen blockieren verfügbaren Bestand, ohne den physischen Bestand sofort zu verändern. Picking ordnet konkrete Mengen für den Versand zu.

Die physische Erfüllungsstrategie entscheidet, ob Workspace fertige Ware im Lager reserviert oder ob zuerst ein anderer Prozess nötig ist. Prüfen Sie bei unklaren Varianten die Entscheidungshilfe Fulfillment-Strategien wählen.

Nicht lagerwirksame Strategien erzeugen keine Reservierung fertiger Ware, solange der Folgeprozess noch nicht zu gebuchtem Bestand geführt hat. Eine fehlende Reservierung ist dann kein Beweis für einen Lagerfehler, sondern ein Hinweis auf offene Fertigung, Montage, Beschaffung oder externe Erfüllung.

Prüfen Sie vor dem Versand:

• Ist ausreichend verfügbarer Bestand vorhanden?
• Gibt es aktive Reservierungen für die Bestellpositionen?
• Sind Picklisten abgeschlossen?
• Sind seriennummern- oder chargengeführte Artikel korrekt erfasst?

Bei seriennummerngeführten Artikeln muss die konkrete Seriennummer im passenden Schritt erfasst werden. Der Versand darf nicht nur auf einer abstrakten Menge beruhen, wenn Tracking erforderlich ist.

Bei chargengeführten Artikeln wählen oder scannen Sie die Charge und die entnommene Menge. Prüfen Sie vor Teilversand, ob die Restmenge im Tracking-Pool weiter nachvollziehbar bleibt.

Bei Mischgebinden erzeugt die Versandvorbereitung Pickpositionen für die enthaltenen Varianten. Die Pickliste zeigt den Mischgebindebezug, aber die entnommene Menge, Seriennummer oder Charge gehört zur jeweiligen Kindvariante.

Wenn Ihr Versandprozess Picklisten, Lieferscheine oder Retourendokumente erzeugt, prüfen Sie bei mehrseitigen Dokumenten auch das finale PDF. Die Layout- und Seitenumbruchprüfung ist unter Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe beschrieben.

Arbeiten Sie Reservierungen und Picking in dieser Reihenfolge:

1. Prüfen Sie die verfügbare Menge für die Bestellposition.
2. Reservieren Sie Bestand für die Bestellung oder prüfen Sie die automatisch entstandene Reservierung.
3. Erzeugen oder öffnen Sie die Pickliste.
4. Scannen oder bestätigen Sie die tatsächlich entnommene Menge.
5. Klären Sie Fehlmengen, bevor Sie den Versand abschließen.

Wenn ein Pick abgebrochen wird, führen Sie die Ware zurück oder klären Sie die offene Rücklagerung. Gepickte Ware ist nicht automatisch wieder frei verfügbar.

Kommissionierung und Packstation

Nutzen Sie Lagerverwaltung > Bewegungen > Kommissionierung, wenn Sie im Lager eine Pickliste abarbeiten. Laden Sie die nächste Pickliste, scannen Sie den Artikel- oder Lagerbarcode und bestätigen Sie die tatsächlich entnommene Menge. Bei einer Pickliste mit mehreren Bestellungen sortieren Sie die Ware beim Picken in die vorgesehenen Körbe oder Ladeeinheiten; Workspace führt die Positionen weiter über die Pickliste und die spätere Sendung.

Scannen Sie eine Seriennummer beim Picking nur dann zwingend, wenn die Pickposition genau diese Nummer verlangt. In allen normalen Fällen reicht beim Picking die Menge. Die konkrete Seriennummer oder Charge ordnen Sie später an der Packstation zu, weil Sie sie dort am verpackten Artikel sicher ablesen können.

Schließen Sie die Kommissionierung ab, wenn alle erreichbaren Positionen bestätigt sind. Dieser Schritt übergibt die Sendung an die Packstation. Er bucht keinen finalen Warenausgang und erzeugt noch keine COGS-Buchung.

Nutzen Sie danach Lagerverwaltung > Bewegungen > Packstation. Laden Sie die Sendung, wählen Sie eine offene Position und bestätigen Sie sie per Scan oder manuell. Scannen Sie EAN, SKU oder den internen Artikelcode und erfassen Sie bei trackingpflichtiger Ware die Seriennummer oder Charge. Workspace zeigt, ob alle Positionen vollständig bestätigt sind.

Schließen Sie das Packen erst ab, wenn alle Positionen bestätigt sind und Gewicht sowie Verpackungstyp feststehen. Danach steht die Sendung für Label, Lieferschein und finalen Versandabschluss bereit. Der endgültige Warenausgang passiert erst im Versandabschluss.

Lieferscheine hängen an der Sendung als Dokumentdatensätze im Tab Dokumente. Diese Dokumente sind versioniert und haben Status, Dokumenttyp, Sprache und Hash. Normale Dateien und Anhänge bleiben getrennt davon.

Wareneingang

Nutzen Sie Wareneingänge, um gelieferte Mengen zu prüfen und zu buchen. Bei der Buchung entsteht Bestand am Ziellagerfach; gebuchte Wareneingänge sind nicht mehr wie Entwürfe editierbar.

Prüfen Sie vor der Buchung:

• Passt die gelieferte Menge?
• Ist das Ziellagerfach gesetzt?
• Zeigt die Lagerfach-Auslastung noch ausreichend Restkapazität?
• Sind abgelehnte Mengen dokumentiert?
• Sind Seriennummern oder Chargen erfasst, wenn der Artikel Tracking verlangt?

Erfassen Sie bei Seriennummern eine Nummer je Einheit. Erfassen Sie bei Chargen die Chargennummer und die Menge, die zu dieser Charge gehört. Buchen Sie den Wareneingang erst, wenn Menge, Lagerfach und Tracking vollständig zusammenpassen.

Die Wareneingangs-Workbench zeigt für die akzeptierte Menge und das gewählte Ziellagerfach eine Kapazitätsvorschau. Die Vorschau verwendet den aktuell gebuchten Bestand im Lagerfach plus die geplante Einbuchung. Sie sehen damit, ob die Buchung noch in die Maximalmenge, das Maximalgewicht oder das Maximalvolumen passt. Bei geschlossenen Verpackungseinheiten prüft Workspace zusätzlich, ob auf dem Ziellagerfach noch ein Handling-Unit-Platz frei ist.

Gehen Sie bei einer blockierten Vorschau so vor:

1. Prüfen Sie zuerst, welche Dimension blockiert: Menge, Gewicht, Volumen oder Handling Units.
2. Prüfen Sie bei Handling Units, ob eine ganze Verpackung akzeptiert wird und ob der Ladungsträger zum Lagerplatz passt.
3. Nutzen Sie den Überlauf-Vorschlag nur als Entscheidungshilfe. Wählen Sie das vorgeschlagene Lagerfach bewusst aus und prüfen Sie die Vorschau erneut.
4. Ändern Sie eine Kapazitätsgrenze nur, wenn der physische Platz die Ware wirklich aufnehmen darf.

Wenn das Lagerfach bereits 5 Stück enthält und Sie 1 Stück einbuchen möchten, prüft Workspace 5 + 1 gegen die hinterlegte Maximalmenge. Ist die Grenze größer oder gleich 6, kann die Buchung weiterlaufen. Ist die Grenze 5, blockiert Workspace die Buchung. Wenn am Lagerfach ein Überlauf-Lagerfach gepflegt ist, zeigt die Vorschau dieses Lagerfach als Vorschlag an.

Wenn eine Bestellung eine Verpackung Palette mit 8 Geräten verwendet und Sie eine ganze Palette akzeptieren, erzeugt Workspace beim Buchen eine Handling Unit. Ein voller Palettenplatz blockiert diese Buchung, bevor Lagerjournal, Bestand oder Kosten fortgeschrieben werden. Wenn Sie nur eine Teilmenge annehmen, entsteht keine geschlossene Handling Unit; Workspace prüft dann die normalen Mengen-, Gewichts- und Volumengrenzen.

Wenn eine Nummer fehlt oder nicht lesbar ist, stoppen Sie die Buchung und klären Sie den Wareneingang fachlich. Ersetzen Sie fehlende Tracking-Daten nicht durch Platzhalter, weil spätere Reservierung, Picking und Retoure sonst nicht belastbar nachvollziehbar sind.

Ein Wareneingang ist nicht nur ein kaufmännischer Haken an der Bestellung. Er ist der Lagerzeitpunkt, an dem physische Ware mit Menge, Ort und optionaler Seriennummer oder Charge in den Bestand kommt.

Versand und Warenausgang

Versandbewegungen reduzieren Bestand erst im Versandfluss. ready markiert Pick und Pack ohne finale Lagerbuchung; shipped beschreibt den tatsächlichen Warenausgang.

Speichern Sie Versanddienstleister, Service-Level und Trackingdaten, solange die Sendung noch bearbeitbar ist.

Schließen Sie eine Sendung mit trackingpflichtigen Positionen erst ab, wenn jede Position die passende Seriennummer oder Charge trägt. Eine Seriennummer bindet genau eine Einheit an die Sendung. Eine Charge bindet die entnommene Menge an die Sendung.

Wenn ein Auftrag vorbereitet, aber noch nicht versendet ist, prüfen Sie Reservierung und Picking. Wenn die Ware den Bestand endgültig verlassen hat, prüfen Sie Versandstatus, Lagerjournal und Tracking-Pool.

Tracking-Pool

Der Tracking-Pool zeigt Seriennummern und Chargen in ihrem aktuellen Zustand. Typische Zustände sind verfügbar, reserviert, gepickt, versendet, gesperrt und ausgebucht.

Nutzen Sie den Tracking-Pool, wenn Sie prüfen müssen, wo sich eine konkrete Seriennummer oder Charge im Lager- und Versandprozess befindet.

Nutzen Sie Tracking bei Artikeln, die Seriennummern oder Chargen verlangen:

1. Erfassen Sie die Nummer beim Wareneingang, wenn die Ware eintrifft.
2. Prüfen Sie den Tracking-Pool, bevor Sie eine konkrete Nummer reservieren oder picken.
3. Ordnen Sie die Nummer beim Picking der richtigen Bestellposition zu.
4. Schließen Sie den Versand erst ab, wenn alle trackingpflichtigen Positionen eine passende Nummer haben.
5. Buchen Sie Retouren oder Sperrungen mit nachvollziehbarem Zustand, damit die Nummer nicht versehentlich wieder verfügbar erscheint.

Bei Rückgaben von Mischgebinden erfassen Sie die Retoure kaufmännisch an der Mischgebinde-Position. In den Komponenten der RMA-Position halten Sie fest, welche enthaltene Variante mit welcher Menge, Seriennummer oder Charge zurückkam.

Seriennummern stehen für einzelne Einheiten. Chargen können Mengen enthalten und müssen bei Teilversand sauber fortgeführt werden.

Nutzen Sie diese Prüfungen im Alltag:

• Stimmt die Nummer mit Artikel, Variante und Lagerfach überein?
• Ist die Seriennummer noch verfügbar oder bereits reserviert, gepickt oder versendet?
• Reicht die verfügbare Chargenmenge für die geplante Entnahme?
• Ist eine gesperrte oder quarantänisierte Nummer wirklich wieder freigegeben, bevor sie erneut verwendet wird?

Korrigieren Sie Tracking-Fehler über nachvollziehbare Bewegungen oder Korrekturen mit Grund. Ändern Sie nicht die Produktvariante, um eine bereits gebuchte Seriennummer oder Charge nachträglich passend wirken zu lassen.

Reporting

Das Inventory-Dashboard nutzt Lagerjournal, Bestandsaggregate und Reservierungen. Verwenden Sie es für Bestandskontrolle, operative Verfügbarkeit und Review von Lagerbewegungen.

Prüfen Sie im Reporting regelmäßig:

• niedrige Bestände und ausverkaufte Varianten
• reservierte Mengen, die nicht zeitnah versendet werden
• offene Nachlieferungen bei nos
• Varianten mit Fertigungs- oder Beschaffungsstrategie, deren fertiger Bestand noch nicht gebucht wurde
• Bestandsbewegungen mit ungewöhnlichen Korrekturen
• Lagerplätze mit totem Bestand
• aktuelle Wareneingänge und Versandbewegungen

Nutzen Sie Berichte als Einstieg in die Prüfung. Entscheiden Sie Korrekturen erst nach Blick auf Lagerplatz, Reservierung, Pickliste, Tracking, Lagerjournal und Erfüllungsstrategie. Korrigieren Sie keinen Bestand, nur weil eine Variante bewusst über Fertigung, Beschaffung oder Direktversand läuft.

Grenzen

Das Lagerjournal ist die Quelle der Wahrheit für Bewegungen; operative Bestandswerte sind daraus abgeleitet. Reservierungen ersetzen keine physische Buchung. Versand erfordert die passenden Reservierungs- und Pickinformationen, besonders bei seriennummern- oder chargengeführten Artikeln. Inventuren korrigieren gezählte Differenzen, ersetzen aber keine saubere Klärung offener Wareneingänge, Picks oder Versandfälle.

Nächste Schritte

• Führen Sie den operativen Verkaufs- und Versandablauf mit Einkauf, Lager, Verkauf, Versand und Rechnung.
• Wählen Sie Erfüllungsstrategien mit Fulfillment-Strategien wählen.
• Führen Sie seriennummerngeführte Ware mit Quickstart: Seriennummernprodukt verkaufen durch.
• Prüfen Sie Wareneinsatz und Marge mit Wareneinsatz und Marge.
• Planen Sie Fertigungsfälle mit Fertigung und Auftragsfertigung.