Kontaktformular-Einreichungen bearbeiten

Nutzen Sie CRM > Pipeline > Kontaktformular-Einreichungen, wenn Sie öffentliche Website-Anfragen nachprüfen, Spam aussortieren und aus relevanten Anfragen die nächste CRM-Aktion ableiten. Nach der Bearbeitung ist jede offene Einreichung geprüft, als OK oder Spam markiert und bei relevanten Anfragen im passenden Lead weiterbearbeitet.

Kontaktformular-Einreichungen sind keine normale Inbox und kein Chat. Sie entstehen aus einem veröffentlichten Kontaktformular. Workspace verarbeitet angenommene Anfragen strukturiert als Lead mit internem Kommentar. Verdächtige Anfragen landen zur Prüfung in Quarantäne.

Ablauf

Offene Einreichungen finden

Öffnen Sie CRM oder CRM > Pipeline > Kontaktformular-Einreichungen. Das Dashboard zeigt angenommene und quarantänisierte Einreichungen als Handlungsbedarf, solange sie noch keinen Prüfabschluss haben.

Arbeiten Sie zuerst ungeprüfte Einträge ab. Die Liste zeigt Status, Prüfstatus, Zeitpunkt, Kontaktangaben, Risiko-Hinweise und bei angenommenen Einreichungen den erzeugten Lead.

Status einordnen

Status	Bedeutung	Nächster Schritt
`Angenommen`	Workspace hat die Anfrage akzeptiert und einen Lead mit internem Kommentar angelegt.	Prüfen Sie Inhalt, Kontaktweg, Lead und Anhänge. Markieren Sie danach `OK` oder `Spam`.
`Quarantäne`	Workspace hält die Anfrage für verdächtig. Es entsteht kein Lead.	Prüfen Sie, ob die Anfrage fachlich relevant ist. Markieren Sie Spam als `Spam`; übernehmen Sie relevante Inhalte nur bewusst in den normalen CRM-Ablauf.
`Abgewiesen`	Workspace hat die Anfrage nicht als normale Einreichung übernommen.	Diese Einträge sind nicht die normale Arbeitsliste für Vertriebsteams.

Der Prüfstatus ist davon getrennt. Offen bedeutet: Das Team hat die Einreichung noch nicht abschließend geprüft. OK oder Spam beendet den Dashboard-Handlungsbedarf.

Einreichung prüfen

Öffnen Sie die Einreichung und beantworten Sie diese Fragen:

Passt die Nachricht fachlich zum Formular und zur angegebenen Seite?
Gibt es einen erreichbaren Kontaktweg wie E-Mail oder Telefon?
Sind Name, Unternehmen, Nachricht und gewünschter Rückkanal plausibel?
Gibt es Anhänge und passen sie zum Anliegen?
Gibt es Consent-Angaben, die für die weitere Kontaktaufnahme wichtig sind?
Gibt es Risiko-Hinweise, die eine vorsichtige Bearbeitung verlangen?

Behandeln Sie Risiko-Hinweise als interne Prüfhilfe. Geben Sie diese Gründe nicht an die anfragende Person weiter. Öffentliche Formulare zeigen aus Sicherheitsgründen neutrale Rückmeldungen.

Angenommene Einreichungen weiterbearbeiten

Bei angenommenen Einreichungen zeigt Workspace den erzeugten Lead und den internen Kommentar. Öffnen Sie den Lead, wenn die Anfrage fachlich relevant ist.

CRM-Lead aus Demo-Kontaktanfrage mit Unternehmen, Quelle und Qualifizierungsstatus

Prüfen Sie im Lead:

Kontaktweg, Name, Unternehmen und Quelle
Nachricht und interne Notiz
Anhänge am Kommentar
Consent-Nachweis, wenn das Formular Consent-Themen nutzt
nächste Aktion oder verantwortliche Person

Markieren Sie die Einreichung nach der Prüfung als OK, wenn sie als echter Kontakt weiterbearbeitet werden soll. Führen Sie die Reaktion danach im Lead oder in der Kontaktarbeit weiter. Der Kontaktformular-Eintrag bleibt der Nachweis des Eingangs; die operative Nachverfolgung läuft im CRM-Kontext.

Wenn eine angenommene Einreichung nachträglich Spam ist, markieren Sie sie als Spam. Workspace löscht dadurch keine bereits erzeugten Leads, Kommentare oder Dateien automatisch. Prüfen Sie den erzeugten Lead separat und schließen Sie ihn im normalen Lead-Ablauf, wenn er nicht weiterverfolgt werden soll.

Quarantäne prüfen

Quarantäne schützt die Pipeline vor verdächtigen Einreichungen. Eine quarantänisierte Einreichung erzeugt keinen Lead.

Gehen Sie so vor:

Lesen Sie Nachricht, Kontaktangaben, Ursprung und Risiko-Hinweise.
Öffnen Sie Anhänge nur, wenn Ihr interner Sicherheitsablauf das erlaubt.
Markieren Sie offensichtlichen Spam als Spam.
Wenn die Anfrage relevant ist, legen Sie den passenden Lead oder nächsten CRM-Schritt bewusst über den normalen CRM-Ablauf an.
Markieren Sie die Einreichung erst als OK, wenn klar ist, dass kein weiterer Quarantäne-Handlungsbedarf besteht.

Dateien prüfen

Dateien aus Kontaktformularen liegen nicht im Nachrichtentext. Sie erscheinen als interne Anhänge an der Einreichung und bei angenommenen Anfragen am internen Lead-Kommentar.

Prüfen Sie Anhänge besonders auf:

erwarteten Dateityp, zum Beispiel PDF oder Bild
fachlichen Bezug zur Nachricht
ungewöhnliche Dateinamen oder unklare Inhalte
Vollständigkeit, wenn Fotos, Typenschilder, Lastlisten oder Leistungsverzeichnisse erwartet werden

Wenn im Nachrichtentext Rohmarker wie [object File], [object FileList] oder [object Object] stehen, hat die Website-Umsetzung Dateien falsch als Text serialisiert. Bearbeiten Sie die Anfrage fachlich nur mit den tatsächlich vorhandenen Anhängen. Informieren Sie die zuständigen Entwickler über Kontaktformular mit Datei-Upload bauen.

Auf Anfragen reagieren

Antworten Sie nicht aus der Einreichung heraus. Nutzen Sie den erzeugten Lead, die Kontaktarbeit oder den passenden Vertriebsprozess:

Situation	Vorgehen
Anfrage ist ein früher Kontakt	Bearbeiten Sie den erzeugten Lead weiter und qualifizieren Sie ihn mit Quickstart: CRM-Lead zur Chance entwickeln.
Bedarf ist konkret	Erstellen oder pflegen Sie eine Chance und steuern Sie sie mit Vertriebspipeline und Forecast.
Rückruf ist nötig	Nehmen Sie den Lead in die Kontaktarbeit auf oder planen Sie eine Wiedervorlage.
Anfrage ist Spam	Markieren Sie die Einreichung als `Spam` und schließen Sie den erzeugten Lead bei Bedarf separat.
Website-Formular ist fehlerhaft	Lassen Sie die Formularumsetzung prüfen; Nutzer bearbeiten nur die vorhandenen Daten.

Erfolg erkennen

Die Einreichung ist erledigt, wenn:

sie nicht mehr als offener Dashboard-Handlungsbedarf erscheint,
der Prüfstatus OK oder Spam gesetzt ist,
ein relevanter Lead einen klaren nächsten Schritt hat,
wichtige Anhänge im Lead-Kommentar geprüft wurden,
Consent- und Kontaktinformationen für die weitere Bearbeitung verständlich sind.

Häufige Probleme

Der Lead fehlt bei einer quarantänisierten Einreichung: Das ist erwartet. Quarantäne erzeugt keinen Lead. Legen Sie einen Lead nur bewusst an, wenn die Anfrage fachlich relevant ist.

Die Anfrage ist relevant, aber unvollständig: Markieren Sie die Einreichung als OK, wenn sie geprüft ist, und klären Sie fehlende Informationen im Lead oder per Rückfrage.

Eine Datei fehlt: Prüfen Sie zuerst, ob die Datei als Anhang an der Einreichung oder am Lead-Kommentar vorhanden ist. Wenn nur Textmarker wie [object File] erscheinen, muss die Website-Umsetzung korrigiert werden.

Mehrere Personen prüfen denselben Eintrag: Markieren Sie Einreichungen nach der Prüfung konsequent als OK oder Spam. So verschwindet der Eintrag aus dem offenen Dashboard-Handlungsbedarf.

Nächste Schritte

Qualifizieren Sie relevante Leads mit Quickstart: CRM-Lead zur Chance entwickeln.
Steuern Sie konkrete Chancen mit Vertriebspipeline und Forecast.
Arbeiten Sie Rückrufe und Nachfassaktionen mit Kontaktarbeit ab.
Klären Sie Website-Formulartechnik mit Webseiten umsetzen.