Kontaktarbeit

Nutzen Sie CRM > Vertrieb > Kontaktarbeit, um fällige Anrufe, Rückrufe, Angebotsnachfassungen und einfache Kontaktaufgaben abzuarbeiten. Nach der Bearbeitung hat jede Karte einen nächsten Status: erledigt, neu terminiert, als Ergebnis dokumentiert oder zur Datenkorrektur im CRM-Kontext geöffnet.

Kontaktarbeit ist keine eigene Kundendatenbank. Die Seite zeigt bestehende Aufgaben zu Leads, Personen, Unternehmen, Chancen und Angeboten. Der Vertriebsleitstand unter CRM > Vertrieb > Vertriebsleitstand ergänzt diese persönliche Liste um die Teamsteuerung.

Vertriebsleitstand nutzen

Nutzen Sie CRM > Vertrieb > Vertriebsleitstand, wenn Sie die Arbeit eines oder mehrerer Sales-Teams steuern möchten. Die Übersicht startet mit den Teams und zeigt:

aktive Vertriebsteams,
Mitglieder und verfügbare Personen je Team,
offene Karten, jetzt fällige Arbeit und Team-Pool je Team,
Zielkunden-Kollisionen,
Ausnahmen für feste Rückrufe bei nicht verfügbaren Personen.

Wählen Sie ein Team aus, um Mitglieder, Vorschaukarten und den Team-Pool dieses Teams zu sehen. So bleibt der Leitstand auch bei vielen Vertriebsteams übersichtlich.

Workspace liest die Verfügbarkeit aus Arbeitszeit und genehmigten Abwesenheiten. Eine Person gilt für neue direkte Zuweisungen nur als verfügbar, wenn sie aktuell eingestempelt und nicht in Pause oder Abwesenheit ist. Feste Rückrufe werden nicht automatisch verschoben. Der Leitstand macht diese Fälle sichtbar, damit ein Teamlead bewusst entscheidet.

Arbeitsliste nutzen

Beginnen Sie oben in der Arbeitsliste. Workspace sortiert die Kontakte nach der vorhandenen Priorisierung. Jede Zeile zeigt Icon, Kontakt, Anlass, Fälligkeit, Kontaktweg, Zielkunde, verwandte offene Objekte, Verfügbarkeit und Warnungen. Nutzen Sie die Filter:

Filter	Verwenden Sie ihn, wenn
`Jetzt`	Sie die aktuell fälligen und bereits begonnenen Kontaktversuche abarbeiten.
`Später`	Sie Rückrufe und Wiedervorlagen für später am Tag oder die nächsten Tage prüfen.
`Alle offen`	Sie alle offenen Kontaktaufgaben in einer Liste sehen möchten.

Öffnen Sie eine Zeile. Workspace klappt die aktive Kontakt-Session direkt unter dieser Zeile auf und beantwortet vier Fragen:

Frage	Wo Sie die Antwort sehen
Wen kontaktieren?	Name, Firma, Objekttyp und Links zum echten CRM-Objekt.
Warum jetzt?	Zielkunde, offene Angebote/Chancen, Anlass, Priorität, Fälligkeit und bisherige Kontaktversuche.
Wie kontaktieren?	Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Warnungen zu fehlenden oder mehrdeutigen Daten.
Nächster Status?	Ergebnisaktionen und Rückrufplanung nach dem Kontaktversuch.

Kontaktarbeit mit priorisierter Zeilenliste und aufgeklappter Kontakt-Session

Wenn Sie ein Ergebnis speichern oder einen Rückruf planen, lädt Workspace die Arbeitsliste neu und springt zur nächsten passenden Karte.

Ziehen Sie Kontakte in der Zeilenliste an eine andere Position, wenn Sie die Reihenfolge für Ihre aktuelle Fälligkeitsgruppe ändern möchten. Workspace speichert diese Reihenfolge. Ein Verschieben zwischen Jetzt, Später und anderen Fälligkeitsgruppen ändert keinen Termin und keinen Status; planen Sie dafür einen Rückruf oder ändern Sie die Aufgabe im CRM-Kontext.

Zielkunden und Kollisionen

Workspace bündelt Kontaktarbeit nach Zielkunde. Wenn ein Angebot und eine Chance zum selben Unternehmen offen sind, zeigt die Karte diesen Zusammenhang im Dossier. So sehen Sie vor dem Anruf, welche weiteren offenen Objekte relevant sind.

Wenn mehrere offene Karten denselben Zielkunden betreffen, zeigt Workspace die Warnung Zielkunde bereits in weiterer Arbeitskarte. Stimmen Sie in diesem Fall ab, wer den Kunden kontaktiert. Die neue Arbeitsliste sammelt keine Kontaktaufgaben automatisch ein. Manuelle Aufnahme erzeugt keine neue offene Kontaktkarte, wenn für denselben Zielkunden bereits offene Kontaktarbeit existiert.

Teamliste, Übernahme und Verfügbarkeit

Kontaktarbeit zeigt eigene Aufgaben und offene Kontakte aus Ihren Teams. Ein offener Teamkontakt ist noch keiner Person zugewiesen. Übernehmen Sie ihn, bevor Sie ein Ergebnis, eine Notiz oder einen Rückruf erfassen.

Wenn zwei Vertriebsnutzer denselben Teamkontakt sehen, kann nur eine Person ihn übernehmen. Danach verschwindet die Karte aus der offenen Teamliste der anderen Nutzer. So vermeiden Sie doppelte Anrufe.

Neue direkte Zuweisungen an eine konkrete Person sind nur möglich, wenn diese Person aktuell verfügbar ist. Aufgaben im Team-Pool bleiben möglich, weil noch keine Person gebunden ist.

Kontakt manuell aufnehmen

Nutzen Sie Kontakt aufnehmen, wenn Ihnen während der Arbeit einfällt, dass Sie heute einen bestimmten Lead, eine Person, ein Unternehmen, eine Chance oder ein Angebot anrufen möchten.

Wählen Sie den Objekttyp.
Suchen Sie nach Name, Unternehmen oder Nummer.
Wählen Sie den Treffer und das Team.
Setzen Sie bei Bedarf eine Fälligkeit und erfassen Sie eine kurze Notiz.
Nehmen Sie den Kontakt in die Teamliste auf.

Workspace erzeugt eine normale Aufgabe im Team-Pool. Für denselben Zielkunden verhindert Workspace offene manuelle Duplikate.

Kontaktversuch abschließen

Nutzen Sie die Ergebnisaktionen direkt auf der aktiven Karte:

Nicht erreicht: Der Versuch wird als strukturierter Kommentar erfasst.
Zentrale erreicht: Das Gesprächsergebnis bleibt am echten Objekt nachvollziehbar.
Interesse oder Kein Interesse: Das Ergebnis wird gespeichert und die bestehende Aufgabe wird je nach Ergebnis weitergeführt oder abgeschlossen.
Angebot nachfassen: Der Angebotskontext bleibt sichtbar.
Falsche Nummer: Die Aufgabe wird abgeschlossen, wenn der aktuelle Status das zulässt.
Erledigt: Die bestehende Aufgabe wird abgeschlossen.

Falsche Nummer ändert keine Telefonnummer am Kontakt. Öffnen Sie das verknüpfte CRM-Objekt, wenn Sie die Nummer korrigieren möchten.

Erfassen Sie Gesprächsnotizen im Notizfeld. Workspace speichert die Notiz als Kommentar am echten Kontext, zum Beispiel am Lead, an der Person, am Unternehmen, an der Chance oder am Angebot.

Rückrufe planen

Wählen Sie für vereinbarte Rückrufe Datum und Uhrzeit frei aus oder nutzen Sie eine Schnellwahl wie +30 min, +2 h, morgen Vormittag oder nächste Woche. Erfassen Sie den Rückrufgrund, wenn die Information für den nächsten Versuch wichtig ist, etwa Zentrale sagt ab 15:00 erreichbar oder Kunde im Termin.

Workspace speichert den Rückruf auf der bestehenden Aufgabe und den Grund als Kommentar am echten Objekt.

Priorisierung verstehen

Die Karte zeigt fachliche Gründe statt einer reinen Bewertungszahl. Beispiele sind Angebotsnachfassung, stagnierende Chance, Lead-Erstkontakt, überfällige Wiedervorlage oder mehrfach nicht erreicht.

Die Priorisierung ändert keine Daten automatisch. Sie hilft nur dabei, die nächste Karte in der Arbeitsliste zu wählen.

Kontaktdaten prüfen

Telefon und E-Mail kommen aus den bestehenden CRM-Objekten. Kontaktarbeit kopiert diese Daten nicht.

Wenn eine Karte fehlende oder mehrdeutige Kontaktdaten zeigt, öffnen Sie das verknüpfte Objekt und korrigieren Sie die Daten dort. Ändern Sie Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Ansprechpartner oder Firmenzuordnungen nicht in der Kontaktarbeit.

Wenn die Karte eine E-Mail-Adresse und einen Lead- oder Personenkontext hat, können Sie eine Newsletter-Einladung über das bestehende Newsletter-Modul auslösen. Kontaktarbeit trägt niemanden hart in eine Liste ein. DOI, Einwilligung, Branding und Versandprüfung bleiben im Newsletter-Modul. Die Pflege von Listen, Abonnenten, Kampagnen und Kennzahlen beschreibt Newsletter verwalten.

Grenzen

Mailversand und Newsletter-Eintragung bleiben in den bestehenden Mail- und Newsletter-Modulen. Kontaktarbeit verweist auf die echten CRM-Objekte, damit Kontakt- und Einwilligungsdaten dort korrekt gepflegt werden.

Nächste Schritte

Ordnen Sie CRM-Funktionen mit CRM-Fähigkeiten ein.
Qualifizieren Sie Leads mit Quickstart: CRM-Lead zur Chance entwickeln.
Steuern Sie Pipeline und Forecast mit Vertriebspipeline und Forecast.
Arbeiten Sie Wiedervorlagen mit Persönlicher Kalender und Wiedervorlagen nach.