Handel- und Commerce-Fähigkeiten

Unter dem Navigationspunkt Handel finden Sie die Bereiche Bestellungen, Warenkörbe, Retouren, Aktionen, Richtlinien, Steuern, Zahlungsarten, Dokumente und Versandauswertungen. Workspace hält kaufmännische Snapshots fest, damit Preise, Rabatte, Steuern, Versand und Zahlungen im Vorgang nachvollziehbar bleiben.

Nutzen Sie diese Seite, wenn Sie B2B-Commerce, einen Onlineshop, ein Kundenportal oder interne Auftragsabwicklung in Workspace fachlich einordnen möchten. Für die technische Umsetzung einer öffentlichen Storefront starten Entwickler mit B2B-Onlineshop bauen; diese Seite erklärt die operativen Commerce-Entscheidungen dahinter.

Ablauf im Überblick

Arbeitsbereiche

Handel > Aufträge & Kunden enthält Warenkörbe, Bestellungen, Retouren, Kundengruppen, regionale Gruppen und Aktionen.

Handel > Dokumente enthält Dokumentenprofile, Dokumentvorlagen und Versandprotokolle.

Handel > Berichte enthält Versandgesundheit und Versandalarme.

Handel > Richtlinien & Steuern enthält Commerce-Profile, Zahlungsziele, Zahlungsanbieter, Versandmethoden, Lieferzonen, Versandkosten, Versandregeln, Bestandsrichtlinien, Steuerjurisdiktionen, Steuersatz-Mappings und Buchhaltungsprofile.

Warenkorb und Bestellung

Im Warenkorb findet sich der aktuelle Checkout-Kontext mit Partner-, Preis-, Steuer-, Rabatt- und Versanddaten. Vor der Bestellung werden relevante Werte geprüft und als Snapshot (unveränderliche gültige Daten) in den Bestellkontext übernommen.

Nutzen Sie Bestellungen für den verbindlichen kaufmännischen Ablauf. Der Bestellstatus folgt dem vorgesehenen Workflow; ändern Sie diese nicht wie freie Stammdaten. Pro Warenkorb darf nur eine Bestellung bestehen.

Arbeiten Sie Warenkörbe bis zur Bestellung kontrolliert ab:

1. Prüfen Sie Kunde, Kundengruppe und Commerce-Profil.
2. Ergänzen Sie Positionen mit korrekter Einheit, Menge und Preislogik.
3. Setzen Sie Versandmethode und Versandkosten, bevor Sie Rabatte oder Checkout erneut prüfen.
4. Wenden Sie Coupons nur an, wenn Aktion, Zeitraum und Zielgruppe zum Vorgang passen.
5. Erstellen Sie die Bestellung erst, wenn Preise, Steuern, Rabatte und Versand vollständig wirken.

Nutzen Sie Bestellungen danach als kaufmännische Klammer für Zahlung, Versand, Dokumente und Folgeprozesse. Ändern Sie fachliche Fehler über vorgesehene Folgeprozesse, nicht durch stille Korrektur abgeschlossener Snapshots.

Öffnen Sie in der Bestellung den Tab Vertrag & Rechte, wenn Sie prüfen möchten, welche rechtliche Einordnung gespeichert ist, welche Checkout-Erklärungen wie AGB-Akzeptanz vorliegen und welche Rechte oder Fristen aus der Bestellung gelten. Die Ansicht ist ein Nachweisbereich: Ändern Sie diese Fakten nicht nachträglich in der Bestellung, sondern korrigieren Sie fehlende Konfiguration vor dem nächsten Checkout.

Preise, Rabatte und Steuern

Preislisten, Kundengruppen, regionale Gruppen und Commerce-Profile steuern, welche Preis- und Steuerlogik im Vorgang greift. Lieferzonen steuern Versandkosten anhand von Land und Postleitzahl der Lieferadresse. Versandkonditionen ergänzen einfache Versandraten um Grundpreise, Packstück-, Paletten-, Gewichts- und Warenwertlogik. Pflegen Sie Lieferzonen, zonenabhängige Versandkosten und Versandkonditionen mit der Anleitung Lieferzonen und Versandkosten pflegen. Rabatte und Aktionen wirken im Warenkorb und werden dort neu berechnet, wenn sich relevante Daten ändern.

Prüfen Sie vor der Freigabe:

• Ist die richtige Preisliste aktiv?
• Passt die Kundengruppe?
• Passt die Lieferzone zur Lieferadresse?
• Sind Versandmethode und Versandkosten gesetzt?
• Ist der Steuerkontext geklärt?
• Sind Aktionen oder Coupons fachlich erlaubt?

Workspace berechnet ungültige Preis- oder Steuerkontexte nicht still auf einen beliebigen Ersatzwert um. Klären Sie fehlende Preislisten, Steuersätze oder Versanddaten vor der Bestellung.

Aktionen und Coupons steuern

Nutzen Sie Aktionen für klar begrenzte Rabattfälle, zum Beispiel Warenkorb-, Positions- oder Versandrabatte. Halten Sie Code, Zeitraum, Mindestwert, Nutzungslimit und Stapelungsregel aktuell.

Prüfen Sie vor der Aktivierung:

• Ist der Coupon-Code eindeutig und verständlich?
• Gilt der Rabatt nur im vorgesehenen Zeitraum?
• Passt der Rabattumfang zu Warenkorb, Position oder Versand?
• Ist die Kombination mit anderen Aktionen erlaubt oder ausgeschlossen?
• Ist klar, ob preisgesperrte Angebote rabattiert werden dürfen?

Beenden oder deaktivieren Sie Aktionen, wenn sie nicht mehr gelten. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Teams abgelaufene Codes manuell ignorieren.

Zahlungsanbieter und Checkout

Konfigurieren Sie Zahlungsanbieter unter Handel > Richtlinien & Steuern > Zahlungsanbieter. Der Checkout kann Rechnung, Vorkasse oder PayPal nur anbieten, wenn der aktuelle Kontext diese Zahlart erlaubt.

Richten Sie PayPal mit Sandbox- oder Live-Zugangsdaten ein, bevor Sie PayPal im öffentlichen Checkout verwenden. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter PayPal einrichten.

Speichern Sie keine Zugangsdaten in öffentlichen Beschreibungen, Tickets oder Notizen. Prüfen Sie die Verfügbarkeit einer Zahlart über die Konfiguration und den konkreten Checkout-Kontext.

Angebotsanfragen aus der Storefront prüfen

Wenn Checkout nicht erlaubt ist oder ein manueller Review nötig bleibt, kann die Storefront eine Angebotsanfrage aus dem Warenkorb senden. Prüfen Sie das daraus entstehende Angebot wie einen normalen kaufmännischen Vorgang: Positionen, Preise, Steuern, Versand, Kontaktweg und Kundenbezug müssen fachlich stimmen, bevor Sie daraus Folgeprozesse ableiten.

Leiten Sie aus Formularangaben allein keine Preisliste, Kundengruppe oder Firma ab. Der öffentliche Warenkorb liefert den kaufmännischen Kontext; die Anfrage ersetzt keine manuelle Prüfung. Wenn Schutzmechanismen eine öffentliche Angebotsanfrage blockieren, entsteht kein belastbarer Angebotsvorgang.

Bestelleingangsmails verstehen

Nach einer cart-basierten Checkout-Bestellung stellt Workspace eine Bestelleingangsbestätigung in die Mail-Warteschlange. Diese Mail informiert den Kunden über Bestellnummer, Positionen, Zahlart, Zahlungsstatus, Gesamtbetrag, MwSt., Versandkosten, Adressen und nächste Schritte.

Die Bestätigung ist keine Rechnung und keine Auftragsannahme. Erzeugen oder versenden Sie Rechnungen, Auftragsbestätigungen und weitere kaufmännische Dokumente über die vorgesehenen Dokument- und Dispatch-Prozesse.

Beachten Sie die Zahlart:

• Bei Rechnung erhält der Kunde den Hinweis, erst nach Rechnungserhalt zu zahlen.
• Bei Vorauskasse enthält die Mail Betrag, Verwendungszweck, Zahlungsfrist und Bankdaten aus dem transaktionalen Benachrichtigungsprofil.
• Bei PayPal wird die Mail erst mit gespeichertem ausstehenden oder erfolgreichem PayPal-Zahlungsstatus eingereiht.

Prüfen Sie bei Rückfragen zuerst Bestellung, Empfängeradresse, Zahlart und Mail-Warteschlange. Wenn der Mail-Job bounced ist, korrigieren Sie nicht die Bestellung, sondern klären Sie Empfängeradresse, Domain oder SMTP-Ursache. Konfiguration, Preview und Platzhalter stehen in Mail und Benachrichtigungen.

Rechtliche Bestellnachweise und Fristen

Workspace hält pro Bestellung fest, welche Commerce-Legal-Konfiguration zum Zeitpunkt der Bestellung gegriffen hat. Dazu gehören Kundeneinstufung, Land, Rechtsregime, Textversionen, akzeptierte Erklärungen, ausübbare Rechte, Startauslöser und Fristen.

Pflegen Sie die rechtlichen Commerce-Regeln unter Handel > Richtlinien & Steuern:

• Rechtliche Hinweise speichern freigegebene Textversionen.
• Rechtliche Erklärungsregeln steuern, welche Zustimmung oder Erklärung im Checkout nötig ist.
• Legal-Regime-Regeln ordnen Land, Kundeneinstufung und Produktklasse einem Rechtsregime, einem Recht, einem Friststart und einer Fristdauer zu.
• Produkt-Rechtsprofile klassifizieren Produkte oder Varianten, wenn der Standard nicht ausreicht.

Prüfen Sie vor dem Livegang die Commerce-Legal-Readiness. Fehlen Regime-Regeln, Hinweise, Erklärungsregeln, Produktprofile, Notice-Referenzen oder die Bestätigungsvorlage für Rechtsausübungen, beheben Sie die Konfiguration, bevor Sie Checkout oder Storefront-Rechte produktiv anbieten.

Workspace blockiert den Checkout nur bei Themen, die der Kunde im Checkout lösen kann, zum Beispiel fehlende Pflichtzustimmungen oder ungültige Textversionen. Betreiberseitige Legal-Konfigurationslücken wie fehlende referenzierte Hinweise erzeugen stattdessen eine unvollständige Legal-Bewertung und ein Attention-Event an der Bestellung. Prüfen Sie diese Fälle in der Legal-Zusammenfassung und korrigieren Sie die Konfiguration sofort, statt zusätzliche Checkout-Checkboxen zu erfinden.

Öffnen Sie in einer Bestellung die Legal-Zusammenfassung, wenn Sie nachvollziehen wollen, welche Grundlage galt. Dort sehen Sie Bewertung, Erklärungen, Rechte, nächste Frist und eingegangene Rechtsausübungen. Bearbeiten Sie eine eingegangene Rechtsausübung im Admin nur über die vorgesehenen Status completed oder rejected.

Nutzen Sie die Regeln nicht als Ersatz für rechtliche Freigabe. Konfigurieren Sie weitere Länder über eigene Regime-Regeln, statt deutsche Sonderfälle in Shop-Code oder Texte einzubauen.

Fulfillment, Versand und Retouren

Nach der Bestellung laufen Versand und Folgeprozesse auf demselben Bestellkontext. Physische Artikel benötigen ausreichenden Bestand, Reservierung und Picking, bevor eine Sendung versendet wird.

Commerce übernimmt die physische Erfüllungsstrategie aus dem PIM-Logistikmodul als Bestellkontext. Die Bestellung merkt sich damit, wie die Position erfüllt werden soll. Diese Entscheidung ist wichtig, weil eine Bestellposition nicht immer sofort aus fertigem Lagerbestand bedient wird.

Die Strategien wirken im Bestellprozess unterschiedlich:

Keine dieser Strategien bucht fertige Ware still ins Lager. Bestellung, Reservierung, Folgeprozess und Versand bleiben getrennte Schritte. Die vollständige Entscheidungshilfe finden Sie in Fulfillment-Strategien wählen.

Verkaufbare Mischgebinde bleiben im Warenkorb, Angebot, Auftrag und in der Rechnung eine kaufmännische Position. Für Lager und Versand expandiert Workspace diese Position in die enthaltenen Varianten. Picklisten, Warenausgang und seriennummern- oder chargenpflichtige Schritte arbeiten deshalb mit den Kindvarianten, während Code und Name des Mischgebindes als Snapshot am Vorgang erhalten bleiben.

Für finish_to_order, assemble_to_order und make_to_order braucht der Fertigungsfolgeprozess einen freigegebenen Fertigungsplan, dessen primäres Ergebnis zur bestellten Variante passt. Fehlt dieser Plan, ist die Bestellung nicht falsch, aber der Folgeprozess ist blockiert, bis die Fertigungsstammdaten korrigiert sind. Details finden Sie in Fertigung und Auftragsfertigung.

Für Auswertungen bedeutet das: Commerce-Berichte zeigen Auftrag, Zahlung, Versand und offene Folgeprozesse aus dem Bestellkontext. Inventory- und Margenberichte werden erst belastbar, wenn reale Lagerbewegungen, Wareneingänge, Fertigungsbuchungen, Versandabschlüsse und Kostenwerte vorliegen.

Nutzen Sie Handel > Aufträge & Kunden > Retouren, wenn Ware zurückkommt oder ein Rückgabeprozess nötig ist. Trennen Sie Retouren sauber von manuellen Lagerkorrekturen. Bei Mischgebinden erfassen Sie die Rückgabe am kaufmännischen Mischgebinde und pflegen in der RMA-Position die zurückgekommenen Komponenten. So bleibt sichtbar, welche enthaltene Variante und welche Seriennummer oder Charge tatsächlich zurückkam.

Dokumente und Dispatch

Erzeugen Sie kaufmännische Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine oder Rückgabeunterlagen aus dem Vorgang. Dokumentenprofile und Dokumentvorlagen steuern Darstellung und Zuordnung; Versandprotokolle zeigen nachvollziehbar, was verschickt wurde.

Prüfen Sie finale Dokumente vor dem Versand auf Empfänger, Nummer, Datum, Betrag und Status. Prüfen Sie bei mehrseitigen Dokumenten zusätzlich Seitenumbrüche, Summenblock, Fußbereich und PDF-Ausgabe. Die Hintergründe zur automatischen Layoutberechnung finden Sie unter Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe.

Wenn eine Bestellung eine Auftragsbestätigung nicht finalisieren oder versenden kann, zeigt Workspace eine Bestell-Readiness mit den fehlenden Voraussetzungen. Nutzen Sie die Hinweise, bevor Sie die Aktion erneut starten. Die einzelnen Blocker und nächsten Schritte stehen in Bestell-Readiness für Auftragsbestätigungen.

Arbeiten Sie Dokumente so:

1. Wählen Sie das passende Dokumentenprofil für Sprache, Absender, Layout und Vorgang.
2. Erzeugen Sie Vorschauen, solange der Vorgang noch bearbeitbar ist.
3. Finalisieren Sie kaufmännische Dokumente erst, wenn Positionen, Beträge, Steuern und Empfänger stimmen.
4. Prüfen Sie Versandprotokolle, wenn ein Dokument nicht ankommt oder erneut gesendet werden muss.
5. Verwenden Sie Versandalarme, wenn sich Zustellprobleme häufen.

Berichte

Nutzen Sie Handel > Berichte > Versandgesundheit, um Versandprozesse zu prüfen. Öffnen Sie Versandalarme, wenn Sie auf auffällige oder blockierte Versandfälle reagieren müssen.

Nutzen Sie Commerce-Reporting für operative Kontrolle:

• Prüfen Sie Auftrags-, Zahlungs-, Versand- und Retourentrends im Dashboard.
• Beobachten Sie fehlgeschlagene Dokumentenzustellungen nach Empfängerdomäne.
• Reagieren Sie auf Versandalarme, bevor Kunden Dokumente mehrfach anfordern.
• Vergleichen Sie auffällige Berichte mit den zugrunde liegenden Bestellungen und Dokumenten.

Grenzen

Workflow-Status sind nicht frei editierbar. Versandkosten werden nicht aus einem Workflow-Schritt abgeleitet, sondern müssen im passenden Commerce-Kontext vorliegen. Öffentliche Checkout-Funktionen gelten nur für den jeweils erlaubten Cart-, Kanal- und Zahlungskontext.

Nächste Schritte

• Führen Sie den operativen Ablauf mit Einkauf, Lager, Verkauf, Versand und Rechnung durch.
• Konfigurieren Sie Versandzonen und Versandkosten mit Lieferzonen und Versandkosten pflegen.
• Prüfen Sie blockierte Auftragsbestätigungen mit Bestell-Readiness für Auftragsbestätigungen.
• Prüfen Sie Dokumente, Versandprotokolle und Storage mit Dokumente und Storage.
• Prüfen Sie Seitenumbrüche und PDF-Ausgabe mit Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe.