Foren

Nutzen Sie Foren, wenn Ihr Team ein Thema diskutieren und die belastbaren Erkenntnisse anschließend dauerhaft weiterverwenden möchte. Workspace verbindet dazu Beiträge, Antworten und Anhänge mit Ergebnissen, Entscheidungen, Aufgaben und vorhandenen Geschäftsdaten.

Ein Forum ersetzt weder Wiki noch Chat: Es hält die Diskussion nachvollziehbar zusammen und macht ihren fachlichen Abschluss sichtbar. Nutzen Sie anschließend ein Wiki, wenn aus dem Ergebnis eine dauerhaft gepflegte Anleitung entstehen soll.

Forum öffnen und Thema finden

  1. Öffnen Sie Wissensmanagement > Foren.
  2. Wählen Sie ein Forum. Workspace öffnet die zugehörige Nutzeransicht.
  3. Wählen Sie den Bereich in der Filterleiste und grenzen Sie Themen bei Bedarf zusätzlich über Status oder Suche ein.
  4. Öffnen Sie ein Thema in der mittleren Spalte.

Die Suche berücksichtigt Titel, Beiträge und Anhänge, auf die Sie zugreifen dürfen. Die Themenliste zeigt Status und letzte Aktivität. Die Browser-Adresse enthält das geöffnete Forum und Thema und eignet sich als permanenter Link.

Diskussion erstellen

  1. Wählen Sie Neue Diskussion.
  2. Wählen Sie Bereich und Thementyp.
  3. Erfassen Sie Titel, Priorität und den Eröffnungsbeitrag.
  4. Füllen Sie die zusätzlichen Pflichtfelder des Thementyps aus.
  5. Entscheiden Sie, ob das Thema den Bereichszugriff übernimmt oder einen eingeschränkten Zugriff erhält.
  6. Erstellen Sie die Diskussion.

Workspace speichert den Entwurf während der Eingabe serverseitig. Beim Erfassen des Titels sehen Sie ähnliche Themen, damit nicht versehentlich dieselbe Frage mehrfach entsteht. Dateien und Bilder können Sie über den vorhandenen Editor anhängen.

Bei einem eingeschränkten Thema müssen berechtigte Personen oder Gruppen ausdrücklich am Thema freigegeben sein. Die Eigentümerschaft am übergeordneten Forum übergeht diese Einschränkung nicht.

Beiträge schreiben und Personen einbeziehen

Antworten Sie direkt unter dem Thema. Für einen Bezug auf einen vorhandenen Beitrag können Sie antworten oder zitieren. Einzelne Antworten besitzen einen permanenten Link.

Tippen Sie @, um eine Person oder Gruppe zu erwähnen. Eine Erwähnung gewährt keinen Zugriff. Workspace benachrichtigt nur Empfänger, die das Thema bereits lesen dürfen.

Beiträge verwenden denselben Kommentarvertrag wie andere Arbeitsbereiche. Sie können deshalb Anhänge nutzen, Änderungen nachvollziehen und einen Beitrag in eine Aufgabe umwandeln. Die Aufgabe verweist auf die Diskussion zurück.

Satz als Erkenntnis übernehmen

Ein wichtiger Satz muss nicht in einer langen Diskussion verborgen bleiben:

  1. Markieren Sie den Satz in einem Beitrag.
  2. Öffnen Sie die Beitragsaktionen.
  3. Wählen Sie Auswahl als Erkenntnis hinzufügen.
  4. Prüfen Sie das unveränderliche Quellenzitat.
  5. Formulieren Sie bei Bedarf eine kurze kuratierte Kernaussage und schlagen Sie die Erkenntnis vor.

Das Formular öffnet direkt an der Erkenntnisaktion. Es übernimmt den Quellenbeitrag und den markierten Satz, ohne die Diskussion zu überdecken.

Verantwortliche können die Erkenntnis übernehmen oder ablehnen. Workspace speichert Quellenbeitrag, Quellenzitat und Inhaltshash. Ändert sich der Beitrag später, bleibt die Herkunft der Erkenntnis nachvollziehbar. Eine überarbeitete Kernaussage erzeugt eine neue Revision und überschreibt die Historie nicht.

Ergebnis und Entscheidung dokumentieren

Die rechte Kontextspalte verbindet die Diskussion mit ihrem fachlichen Abschluss:

  • Erkenntnisse sammeln ausgewählte, quellengebundene Aussagen.
  • Ergebnis fasst die Diskussion kuratiert zusammen. Jede Änderung erzeugt eine Revision mit Begründung.
  • Entscheidungen führen Titel, Entscheidungstext, Begründung, Entscheidungsdatum und Beteiligte. Spätere Änderungen bleiben als Revision erhalten.
  • Verknüpfungen verbinden das Thema mit Aufgaben, Dokumenten, Wiki-Seiten oder anderen unterstützten Geschäftsdaten.

Workspace erzeugt keine automatische KI-Zusammenfassung. Verantwortliche prüfen und formulieren Ergebnis und Entscheidung bewusst.

Status und Abstimmungen nutzen

Der Themenstatus folgt dem konfigurierten Workflow. Typische Stationen sind Offen, In Diskussion, Entscheidung erforderlich, Entschieden, In Umsetzung, Erledigt und Archiviert. Nutzen Sie nur die angebotenen Übergänge; ein Status lässt sich nicht unbemerkt direkt überschreiben.

Erstellen Sie bei Bedarf eine Abstimmung mit Einzel- oder Mehrfachauswahl und einer Frist. Stimmen können vertraulich gespeichert werden. Bei der Option Ergebnis erst nach Ablauf anzeigen blendet Workspace die Aggregation bis zum Ende der Abstimmung aus. Wählen Sie mindestens eine Option und bestätigen Sie mit Abstimmen. Die Aktion zeigt Speichern, Erfolg oder Fehler direkt am Button. Sobald Ergebnisse sichtbar sind, zeigt Workspace je Option die Anzahl, den prozentualen Anteil und einen Ergebnisbalken. Eine Abstimmung dokumentiert Feedback, ersetzt aber keine fachlich begründete Entscheidung.

Die Formulare für Abstimmungen und Verknüpfungen öffnen direkt an der jeweiligen Aktion in der Kontextspalte.

Abonnements und persönliche Ablage

Abonnieren Sie ein Forum oder ein einzelnes Thema. Wählen Sie zwischen sofortiger Benachrichtigung, täglicher oder wöchentlicher Zusammenfassung und stumm. Wichtige Ereignisse können unabhängig vom normalen Rhythmus sofort zugestellt werden.

Markieren Sie Themen zusätzlich als Favorit oder für die persönliche Leseliste. Workspace speichert Ihren Lesestand und zeigt nur Benachrichtigungen aus weiterhin zugänglichen Themen an.

Inhalte melden und moderieren

Nutzen Sie Melden, wenn Moderatoren ein Thema oder einen Beitrag prüfen sollen. Moderatoren können Themen verschieben, als veraltet kennzeichnen, Korrekturen dokumentieren, ausblenden und wiederherstellen. Jede Aktion erhält eine Begründung und bleibt in der Moderationshistorie sichtbar.

Meldung und Moderation öffnen als Formular an der auslösenden Aktion und zeigen Pflichtfeldfehler sowie das Speichern unmittelbar am Button.

Zugriff prüfen

Die Oberfläche zeigt, ob ein Thema den Zugriff erbt oder eingeschränkt ist. Workspace prüft Forum, Bereich und Thema gemeinsam. Der jeweils engste Zugriff gilt. Fehlt ein Bereich oder Thema vollständig, wenden Sie sich an die zuständige Administration; eine Erwähnung oder ein direkter Link ändert die Berechtigung nicht.

Nächste Schritte