Firmenzugangsanfragen prüfen

Unter CRM > Pipeline > Posteingang prüfen Sie Anfragen von Storefront-Besuchern, die Zugang zu Geschäftskundenfunktionen (B2B), Firmenkonditionen oder einem bestehenden Unternehmenskonto wünschen. Danach ist klar, ob ein Lead, eine Person, ein Unternehmen oder eine Chance weiterbearbeitet werden muss.

Eine Firmenzugangsanfrage schaltet nichts automatisch frei. Workspace legt deshalb weder Preisliste und Kundengruppe noch Rechnungskauf oder steuerliche Behandlung fest. Zuerst prüft das Vertriebsteam die Anfrage fachlich.

Offene Anfragen bleiben im Posteingang sichtbar, bis Sie sie als legitim oder Spam geprüft haben. Unter CRM > Pipeline > Firmenzugangsanfragen öffnen Sie die vollständige Historie. Dort zeigt Workspace den Vertriebskanal und erzeugte Folgeobjekte mit lesbaren Bezeichnungen statt technischer IDs.

Anfrage einordnen

Öffnen Sie die Anfrage und prüfen Sie:

  • Unternehmen, Kontaktperson und erreichbaren Kontaktweg
  • Kundennummer, USt-ID oder andere Identifikationsmerkmale
  • Nachricht und Ursprung der Anfrage, zum Beispiel die Storefront-Seite
  • vorhandene Consent- oder Kontaktangaben
  • Risiko-Hinweise, wenn Workspace die Anfrage als auffällig markiert

Risiko-Hinweise sind nur für die interne Prüfung bestimmt. Besucher erhalten keine technischen oder risikobezogenen Ablehnungsgründe.

Entscheidung treffen

AusgangslageVorgehen
Das Unternehmen ist bekanntÖffnen Sie das bestehende Unternehmen und prüfen Sie, ob Kontaktperson, Zugangswunsch und Kundendaten zusammenpassen.
Die Person ist bekannt, das Unternehmen aber unklarPrüfen Sie den Personen- und Beschäftigungskontext, bevor Sie ein Unternehmen verknüpfen.
Es gibt noch keinen passenden DatensatzErfassen Sie zuerst einen Lead oder legen Sie Stammdaten erst nach fachlicher Prüfung an.
Es gibt konkreten KaufbedarfErstellen oder pflegen Sie eine Chance erst, wenn Bedarf und Kundenbezug belastbar sind.
Die Anfrage ist verdächtig oder fachlich wertlosVerfolgen Sie sie nicht weiter und dokumentieren Sie die Entscheidung im passenden internen Kontext.

Wählen Sie Als legitim bestätigen, wenn die Anfrage echt ist. Workspace verwendet einen bereits erzeugten Lead weiter oder legt den fehlenden Lead an, ergänzt den internen Kommentar und erzeugt ein konfiguriertes Follow-up ohne Dubletten. Wählen Sie Als Spam markieren, wenn keine weitere Bearbeitung nötig ist. Diese Entscheidung löscht vorhandene Leads, Kommentare oder Follow-ups nicht.

Weiterbearbeiten

Gehen Sie bei relevanten Anfragen so vor:

  1. Prüfen Sie, ob bereits ein Unternehmen oder eine Person existiert.
  2. Ergänzen Sie fehlende Stammdaten nur, wenn die Daten fachlich plausibel sind.
  3. Legen Sie bei unklarem Kundenbezug zuerst einen Lead an.
  4. Legen Sie eine Chance erst an, wenn ein konkreter Bedarf sichtbar ist.
  5. Stimmen Sie Freischaltungen, Preislisten, Zahlungsarten oder Kundengruppen mit dem dafür vorgesehenen Commerce- oder Administrationsprozess ab.

Firmenzugangsanfragen sind keine Abkürzung für die Stammdatenpflege, sondern ein Eingangssignal. Behandeln Sie sie mit derselben fachlichen Sorgfalt wie andere CRM-Erstkontakte.

Erfolg erkennen

Die Anfrage ist fachlich bearbeitet, wenn:

  • ein bestehendes Unternehmen oder eine bestehende Person sauber zugeordnet ist oder bewusst kein Datensatz angelegt wurde,
  • bei unklarem Bezug ein Lead mit nächstem Schritt vorhanden ist,
  • konkrete Verkaufsfälle als Chance weiterlaufen,
  • keine Storefront-Freischaltung ohne fachliche Entscheidung erfolgt ist,
  • der nächste Bearbeiter den Grund der Entscheidung nachvollziehen kann.

Häufige Probleme

Die Anfrage nennt ein Unternehmen, aber keine erreichbare Person: Behalten Sie die Anfrage im Lead- oder Klärungskontext, bis ein belastbarer Kontaktweg vorliegt.

USt-ID oder Kundennummer passen nicht zum Unternehmen: Verknüpfen Sie keine Stammdaten vorschnell. Klären Sie die Abweichung und dokumentieren Sie das Ergebnis.

Die Anfrage wirkt wie Spam: Ziehen Sie die internen Risiko-Hinweise zur Prüfung heran, ohne sie an die anfragende Person weiterzugeben.

Nächste Schritte