Einkauf, Lager, Verkauf, Versand und Rechnung

Dieser Ablauf führt vom Einkauf beim Lieferanten bis zur Rechnung an den Kunden. Nutzen Sie ihn für physische Lagerprodukte. Für digitale oder lizenzpflichtige Produkte entfallen Lager- und Versandschritte, wenn keine physische Lieferung nötig ist.

Voraussetzungen

Prüfen Sie vor dem Start beim Produkt:

Der Lieferant in der Produktfamilie ist gepflegt.
Die Produktvariante ist vorhanden.
Einkaufspreise sind in einer passenden Lieferantenpreisliste gepflegt.
Ein Lager und ein Lagerfach stehen für den Wareneingang bereit.
Für Verkauf und Rechnung sind Kunde, Kontakt, Vertriebskanal, Preis- und Steuerkontext geklärt.

Einkaufspreise prüfen

Öffnen Sie Beschaffung > Lieferantenpreislisten.
Öffnen Sie die passende Lieferantenpreisliste.
Prüfen Sie im Tab Positionen, ob die gewünschte Variante enthalten ist.
Prüfen Sie die Preisstaffeln der Position.

Fehlt der Einkaufspreis, pflegen Sie zuerst Preisliste, Position und Staffel. Wenn Sie den Zusammenhang zwischen Lieferantenpreisliste, Wareneingang, Wareneinsatz und Marge verstehen möchten, nutzen Sie Wareneinsatz und Marge.

Einkaufsbestellung erstellen

Öffnen Sie Beschaffung > Bestellungen.
Erstellen Sie eine neue Einkaufsbestellung.
Wählen Sie den Lieferanten.
Setzen Sie die passende Lieferantenpreisliste.
Erfassen Sie die Bestellpositionen.
Senden und bestätigen Sie die Einkaufsbestellung.

Prüfen Sie vor dem Bestätigen Lieferant, Mengen, Preise und Lieferbezug.

Wareneingang erfassen

Erzeugen Sie aus der bestätigten Einkaufsbestellung einen Wareneingang.
Öffnen Sie den Wareneingang.
Starten Sie die Prüfung.
Wählen Sie das Ziellagerfach.
Akzeptieren Sie die Positionen.
Geben Sie den Wareneingang zur Buchung frei.
Buchen Sie den Wareneingang.

Bei seriennummerngeführten Artikeln erfassen Sie die konkrete Seriennummer im Wareneingang. Prüfen Sie anschließend, ob die Seriennummer als verfügbar sichtbar ist.

Der gebuchte Wareneingang ist auch für den Wareneinsatz wichtig. Workspace nutzt den Kostenwert des eingegangenen Bestands später für Margenberichte, wenn die Ware verkauft und versendet wird.

Bestand prüfen

Öffnen Sie die Lagerbestandsliste.
Filtern Sie nach der Variante oder prüfen Sie die neu gebuchte Position.
Prüfen Sie, ob physischer und verfügbarer Bestand vorhanden sind.

Starten Sie keine Versandschritte, wenn der benötigte Bestand fehlt oder nicht eindeutig verfügbar ist.

Wenn Sie die Lagerbegriffe einordnen möchten, nutzen Sie Lagerverwaltungs- und Inventory-Fähigkeiten. Dort sind Wareneingang, Bestand, Inventur, Reservierung, Picking und Warenausgang als zusammenhängender Warenfluss beschrieben.

Erfüllungsstrategie prüfen

Prüfen Sie bei physischen Varianten vor dem Verkauf, wie diese Position erfüllen werden soll.

Strategie	Name	Verwendung im Ablauf	Wirkung auf Buchung und Auswertung
`stock`	Lagerware	Fertige Ware liegt am Lager und wird reserviert, gepickt und versendet.	Wareneingang, Bestand, Reservierung, Versand und Wareneinsatz laufen als klassischer Lagerfluss.
`nos`	Standardsortiment / Nachlieferung	Ware gehört zum Standardsortiment, kann aber in den Backorder-Pfad laufen.	Der offene Bedarf wird sichtbar; Wareneinsatz entsteht erst nach realem Eingang und Versand.
`dropship`	Direktversand	Ein externer Lieferant erfüllt die Aufgabe.	Eigene Lagerreservierung ist nicht der Maßstab; klären Sie Lieferstatus und Kosten über den externen Prozess.
`finish_to_order`	Fertigstellen nach Auftrag	Ein vorhandenes Vorprodukt wird nach Bestellung finalisiert.	Die fertige Verkaufsware entsteht erst durch eine Fertigungsbuchung.
`assemble_to_order`	Montieren nach Auftrag	Komponenten werden nach Bestellung montiert.	Komponentenbestand und Ergebnisbuchung müssen getrennt geprüft werden.
`make_to_order`	Fertigen nach Auftrag	Das Produkt wird nach Bestellung produziert.	Material, Fertigungsauftrag und spätere Ergebnisbuchung bestimmen Bestand und Marge.
`procure_to_order`	Beschaffen nach Auftrag	Das Produkt wird wegen dieser Bestellung beschafft.	Einkauf oder Disposition starten den Folgeprozess; fertige Ware entsteht erst durch Wareneingang.

Nutzen Sie nicht lagerwirksame Strategien nur für physische Varianten. Workspace bestätigt diese Positionen im Erstschnitt ohne Reservierung fertiger Ware. Starten Sie danach den passenden Folgeprozess in Fertigung, Beschaffung oder operativer Arbeitsplanung. Die ausführliche Entscheidungshilfe finden Sie in Fulfillment-Strategien wählen.

Verwenden Sie nos für reguläre Sortimentsware, die nachgeliefert werden darf. Verwenden Sie procure_to_order, wenn der Auftrag erst eine konkrete Beschaffung auslöst. Diese Abgrenzung ist wichtig für Auswertungen: nos zeigt Sortimentsbedarf und Nachlieferung, procure_to_order zeigt einen auftragsbezogenen Einkaufsbedarf.

Angebot erstellen

Öffnen Sie CRM > Pipeline > Angebote.
Erstellen Sie ein neues Angebot.
Wählen Sie Kunde, Kontakt, Vertriebskanal und den benötigten Preis- und Steuerkontext.
Fügen Sie die Angebotspositionen hinzu.
Setzen Sie die Gültigkeit.
Prüfen Sie bei Service-Positionen den Leistungszeitraum.
Aktivieren Sie Leistungszeitraum noch nicht festgelegt nur, wenn der Leistungszeitraum noch offen ist.
Erfassen Sie dann eine Begründung offener Leistungszeitraum. Schreiben Sie den Text so, dass der Kunde ihn im Angebotsdokument lesen kann, zum Beispiel: Leistungszeitraum wird nach Beauftragung abgestimmt.
Prüfen Sie die Positionen.
Finalisieren und versenden Sie das Angebot.

Wenn Sie ein Mischgebinde anbieten, wählen Sie die Trägervariante mit dem Ziel Mischgebinde. Das Angebot enthält dadurch eine kaufmännische Position mit Mischgebindepreis und Snapshot von Code und Name. Verwenden Sie keine freie Textposition, wenn spätere Bestellung, Reservierung, Picking, Seriennummern oder Rückgaben die enthaltenen Varianten kennen müssen.

Nutzen Sie Hinweise nur für allgemeine kundensichtbare Angebotsnotizen. Dieses Feld ersetzt nicht die Begründung für einen offenen Leistungszeitraum. Prüfen Sie bei mehrseitigen Angeboten auch Vorschau und finales PDF. Die Grundlagen zu Seitenumbrüchen, Summenblock und PDF-Ausgabe stehen in Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe.

Empfänger für Angebot und Auftragsbestätigung prüfen

Prüfen Sie die Empfängeradresse, bevor Sie ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung versenden.

Beim Angebot verwendet Workspace zuerst die Kunden-E-Mail im Angebot. Ist diese leer, nutzt Workspace die primäre E-Mail des Kontakts. Ist auch dort keine Adresse vorhanden, verwendet Workspace die E-Mail der verknüpften Identität. Überschreiben Sie die finale Zieladresse deshalb im Angebot über Kunden-E-Mail.

Bei der Auftragsbestätigung zur Bestellung trennt Workspace Snapshot und operativen Empfänger. Die Kunden-E-Mail (Snapshot) dokumentiert den ursprünglichen Bestellkontext und ist nachträglich nicht das richtige Feld für Empfängeränderungen.

Workspace verwendet für die Auftragsbestätigung diese Reihenfolge:

Empfänger-Override für Auftragsbestätigung im Tab Kommunikation,
E-Mail in der Gruppe Abrechnung,
gespeicherte Kunden-E-Mail (Snapshot) der Bestellung.

Wenn die Auftragsbestätigung an eine abweichende Adresse gehen soll, pflegen Sie den Empfänger-Override für Auftragsbestätigung. Nutzen Sie die Abrechnungs-E-Mail nur, wenn sie fachlich zur Rechnungskommunikation dieser Bestellung gehört. Beide Felder ändern keine Stammdatenadresse.

Angebot in Bestellung umwandeln

Öffnen Sie das Angebot.
Nehmen Sie das Angebot an.
Konvertieren Sie das Angebot in eine Bestellung.
Öffnen Sie die erzeugte Bestellung.
Geben Sie die Bestellung frei.
Platzieren Sie die Bestellung.

Nach dem Platzieren kann der Versandablauf beginnen, wenn die Bestellung versandfähige Positionen enthält.

Versand durchführen

Öffnen Sie in der Bestellung den Tab Sendungen.
Öffnen Sie die Sendung.
Wählen Sie Versanddienstleister, Service-Level und Trackingdaten, solange die Sendung noch bearbeitbar ist.
Erzeugen Sie die Pickliste.
Schließen Sie das Picking ab.
Packen Sie die Sendung.
Führen Sie Sendung versenden aus.

Speichern Sie Trackingdaten, Versandmethode und Service-Level vor dem nächsten Schritt, der die Felder sperrt.

Bei seriennummerngeführten Artikeln reicht der Abschluss der Pickliste allein nicht aus. Scannen oder erfassen Sie die konkrete Seriennummer im Pick-Schritt, damit der Versand die richtige Seriennummer an die Versandposition bindet.

Bei Mischgebinden erzeugt Workspace Versand- und Pickpositionen für die enthaltenen Varianten. Die Bestellung zeigt weiterhin die kaufmännische Mischgebinde-Position; Lager und Versand arbeiten mit den real entnommenen Kindvarianten. Scannen Sie Seriennummern deshalb auf der jeweiligen Kindvariante.

Nach dem Versand kann Workspace den Wareneinsatz der verbrauchten Ware für Margenberichte auswerten. Wenn Berichte unbewertete Positionen zeigen, prüfen Sie Einkaufspreisliste, Einkaufsbestellung und Wareneingang.

Rechnung schreiben

Öffnen Sie in der Bestellung den Tab Rechnungen.
Öffnen Sie die erzeugte Rechnung.
Finalisieren Sie die Rechnung.
Prüfen Sie die finalen Dokumente.
Versenden Sie die Rechnung.

Prüfen Sie Rechnungsnummer, Status, Gesamtbetrag, Seitenumbrüche und PDF, bevor Sie den Vorgang als abgeschlossen betrachten. Die allgemeine Anleitung zur Dokumentlayout-Prüfung finden Sie unter Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe.

Digitale oder lizenzpflichtige Produkte

Für digitale oder lizenzpflichtige Produkte kann der Ablauf ohne klassische Lager- und Versandschritte laufen.

Prüfen Sie in diesem Fall:

Die Variante ist als digitales oder lizenzpflichtiges Produkt gepflegt.
Ein Verkaufspreis ist in der aktiven Preisliste vorhanden.
Angebot, Bestellung und Rechnung laufen vollständig durch.
In der Bestellung entstehen keine Sendungen, wenn kein physischer Artikel ausgeliefert wird.

Dokumentieren Sie nicht künstlich einen Warenausgang, wenn das Produkt keinen Versand benötigt.

Nächste Schritte

Pflegen Sie Einkaufspreise mit Einkaufspreise pflegen, wenn Beschaffung oder Margenprüfung betroffen sind.
Prüfen Sie Lager, Picking und Versand mit Lagerverwaltungs- und Inventory-Fähigkeiten.
Bearbeiten Sie blockierte Auftragsbestätigungen mit Bestell-Readiness für Auftragsbestätigungen.
Prüfen Sie Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe mit Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe.
Führen Sie seriennummerngeführte Ware mit Quickstart: Seriennummernprodukt verkaufen durch.