E-Mail-Empfänger für Geschäftsbelege
Diese Übersicht hilft Benutzern, die Zieladresse für Angebote, Bestellungen und weitere Geschäftsbelege zu prüfen. Für Privat- und Firmenkunden zeigt Workspace im Tab Dokumentempfänger die gespeicherte Adresse und ihre Herkunft. Sie benötigen Leserechte für den Vorgang und Änderungsrechte, um den Empfänger zu korrigieren. Bei Rechnung, Lieferung und Retoure sind zusätzlich Änderungsrechte für die zugehörige Bestellung erforderlich.
Kontaktpunkt, zentrale Kommunikation oder Adresse?
Die zentrale Kommunikation enthält die allgemeinen Kontaktdaten eines Unternehmens, zum Beispiel die E-Mail des Büros. Ein Kontaktpunkt legt fest, wer für einen bestimmten Zweck oder Standort zuständig ist. So können Rechnungen an die Buchhaltung und Lieferscheine an das Lager gehen. Eine postalische Adresse enthält Straße, Hausnummer und Ort. Sie legt keinen E-Mail-Empfänger fest.
| Wo pflegen? | Wofür? | Beispiel |
|---|---|---|
| Zentrale Kommunikation des Unternehmens | Allgemeiner Kontakt für das Unternehmen | Büro |
| Kontaktpunkt des Unternehmens | Abweichender Kontakt für Abrechnung, Versand oder einen Geschäftskontext | Buchhaltung oder Lager eines Standorts |
| Persönliche Kommunikation | Kontakt zu einer Person, etwa einem Privatkunden | Persönliche E-Mail |
| Dokumentempfänger am Vorgang | Adresse für einen bestimmten Beleg dieses Vorgangs | Eine Rechnung soll ausnahmsweise an eine andere Adresse gehen |
Hat ein Unternehmen nur eine E-Mail für alles, genügt dafür die zentrale Kommunikation. Kontaktpunkte brauchen Sie, wenn Zuständigkeiten abweichen. Beispiel: Mit einem Abrechnungskontakt erhält die Buchhaltung die Rechnung. Ohne diesen Kontaktpunkt nutzt Workspace für die neue Rechnung den allgemeinen Kontaktpunkt oder die zentrale Firmen-E-Mail. Die genaue Reihenfolge steht in der folgenden Tabelle.
Welche Adresse wird vorbelegt?
Eine ausdrücklich angegebene E-Mail hat Vorrang. Ohne ausdrückliche Angabe verwendet Workspace bei Privatkunden die persönliche Kommunikation, danach die E-Mail des zugeordneten aktiven Benutzerkontos. Gäste geben ihre Kontaktadresse im Checkout an.
Bei Firmenkunden gilt die folgende Auswahl bei der Anlage eines Vorgangs:
| Beleg | Kontaktpunkt-Rolle | Wenn kein passender Kontaktpunkt vorhanden ist |
|---|---|---|
| Angebot und Auftragsbestätigung | Allgemein | Zentrale Firmenkommunikation, danach persönliche Kommunikation |
| Rechnung, Stornorechnung und Gutschrift | Abrechnung, danach Allgemein | Zentrale Firmenkommunikation, danach persönliche Kommunikation |
| Lieferschein und Versandavis | Versand, danach Allgemein | Zentrale Firmenkommunikation, danach persönliche Kommunikation |
| Retoure und Einkaufsbestellung | Allgemein | Zentrale Firmenkommunikation, danach persönliche Kommunikation |
Die Tabelle gilt für Firmen. Bei Personen ohne Firmenkontext verwenden alle genannten Belege die persönliche Kommunikation oder das zugeordnete aktive Benutzerkonto, sofern keine E-Mail ausdrücklich angegeben wurde.
Die automatische Shop-Bestelleingangsbestätigung nutzt den bestätigten Checkout-Kontakt. Sie folgt einem eigenen Ablauf; bei älteren Bestellungen können bereits gespeicherte Bestell- oder Adressangaben maßgeblich sein.
Bei einem Kontaktpunkt zählt der zum Vorgang gehörende Kontext: zuerst die Standort-Unterzuordnung des kommerziellen Accounts, danach Account, Standort und Unternehmen. Innerhalb dieses Kontexts gilt ein eindeutiger Primärkontakt oder der einzige vorhandene Kontakt. Mehrdeutige oder ungültige Kontakte müssen geklärt werden; Workspace weicht dann nicht unbemerkt auf eine andere Adresse aus.
Postalische Unternehmens- und Personenadressen sind keine E-Mail-Kontakte. Ein Beleg kann zusätzlich eine bereits gespeicherte E-Mail in seinem Adressabbild enthalten. Diese Angabe bleibt Teil des damaligen Vorgangs.
Empfänger prüfen und ändern
Öffnen Sie den Tab Dokumentempfänger des Vorgangs. Prüfen Sie beim gewünschten Beleg die angezeigte Adresse und Herkunft. Geben Sie eine andere Adresse ein und wählen Sie Empfänger speichern, oder übernehmen Sie bewusst die aktuellen Stammdaten mit Aktuelle Kontaktdaten übernehmen.
Bei einem abweichenden Bestellempfänger stellt Gespeicherten Kontakt verwenden die ursprüngliche Vorbelegung wieder her. Diese Änderung betrifft den gewählten Belegzweck. Die archivierten Kunden- und Adressangaben bleiben erhalten.
Beispiel: Sie ändern die E-Mail der Buchhaltung im CRM. Eine bereits angelegte Bestellung behält ihre gespeicherten Rechnungsempfänger. Soll sie die neue Adresse nutzen, öffnen Sie dort Dokumentempfänger und wählen bei Rechnung Aktuelle Kontaktdaten übernehmen. Prüfen Sie anschließend die angezeigte Adresse. Die anderen Belegzwecke bleiben unverändert.
Änderungen im CRM ändern bestehende Vorgänge nicht automatisch. Bei älteren Vorgängen ohne zweckbezogene Vorbelegung verwendet Workspace ausschließlich bereits gespeicherte Kontakt- und Adressangaben. Fehlt eine verwendbare Adresse, bleibt der betreffende Versand gesperrt.
Versand prüfen
Die Versandvorschau zeigt dieselbe Adresse wie der Vorgang. Ändert jemand den Empfänger zwischen Vorschau und Auslösen, laden Sie die Vorschau erneut und prüfen Sie die neue Adresse. Neue Versandaufträge behalten nach der Annahme ihre Adresse auch bei späteren Änderungen oder Wiederholungsversuchen. Für Versandaufträge aus der Zeit vor dieser Umstellung gelten die bisherigen Regeln. Sie können weiterhin aktuelle CRM-Kontakte verwenden.
Prüfen Sie anschließend die Versandhistorie. Eine nur erfasste oder unterdrückte Mail wurde nicht extern versendet. Die automatische Bestelleingangsbestätigung ist ein eigener Ablauf und ersetzt keine Auftragsbestätigung oder Rechnung.
Zur Stammdatenpflege siehe Kundendaten und Kontakte pflegen.