CRM-Verträge verwalten
Nutzen Sie CRM > Verträge, um laufende oder geplante Verträge mit Unternehmen, Personen, verantwortlichen Gruppen, Fristen, Dateien, Kommentaren und Wiedervorlagen zusammenzuführen. Diese Seite richtet sich an Vertriebs-, Service- und Backoffice-Teams, die Vertragsdaten im CRM finden, einordnen und nachhalten.
Nach dem Lesen wissen Sie, wo Sie Verträge öffnen, welche Vertragsdaten Sie pflegen, welche Felder vom System oder Workflow geführt werden und welche Folgearbeit aus einem Vertrag entsteht.
Voraussetzungen
Sie benötigen Zugriff auf den CRM-Bereich und auf Verträge. Wenn CRM > Verträge nicht sichtbar ist oder die Liste nicht lädt, lassen Sie Ihre Rolle und Gruppenzugehörigkeit prüfen.
Für neue Verträge müssen passende Vertragstypen vorhanden sein. Ihre Administration pflegt Vertragstypen, Kündigungsgründe, Dokumentenrollen und Vertragsklassifikation unter CRM > Konfiguration > Verträge.
Vertrag finden
Öffnen Sie CRM > Verträge.
Die Vertragsliste zeigt Vertragsnummer, Vertragstyp, Unternehmen, Person, verantwortliche Gruppe, Status, Workflow-Status und Aktualisierung. Nutzen Sie die Liste, um zu prüfen:
- Gehört der Vertrag zum richtigen Unternehmen oder zur richtigen Person?
- Ist die verantwortliche Gruppe gesetzt?
- Passt der Status zum fachlichen Stand?
- Gibt es offene Fristen, Kommentare, Dateien oder Wiedervorlagen?
Öffnen Sie den Vertrag, wenn Sie Kontext, Zuordnung, Attribute oder Folgearbeit prüfen müssen.
Vertrag anlegen
Legen Sie einen Vertrag an, wenn ein Vertragskontext im CRM nachverfolgt werden soll.
- Öffnen Sie
CRM>Verträge. - Wählen Sie
Erstellen. - Wählen Sie den Vertragstyp.
- Wählen Sie das Unternehmen, wenn der Vertrag einem Unternehmen gehört.
- Speichern Sie den Vertrag.
Workspace vergibt die Vertragsnummer, setzt die Basiswährung aus dem Arbeitsbereich, leitet das Attribut-Set aus dem Vertragstyp ab und startet den zugehörigen Vertragsworkflow. Sie tragen diese Werte beim Anlegen nicht frei ein.
Vertrag pflegen
Pflegen Sie im geöffneten Vertrag die fachlichen Daten, die Ihr Team für Bearbeitung, Prüfung und Nacharbeit braucht.
| Bereich | Was Sie pflegen oder prüfen |
|---|---|
| Profil | Vertragstyp, Unternehmen, Person und verantwortliche Gruppe. |
| Attribute | Vertragsattribute aus dem gewählten Attribut-Set, sofern der Vertragstyp sie bereitstellt. |
| Geschäft | Basiswährung, Soll- und Ist-Finanzdaten, Status und Fristen wie Gültig bis, Kündigungsfrist, Kündigungsstichtag oder Geheimhaltung. |
| Workflow | aktuellen Workflow-Status und verfügbare Aktionen. |
| Dateien | Vertragsdokumente und zugehörige Nachweise. |
| Kommentare | Entscheidungen, Rückfragen und fachliche Hinweise. |
| Wiedervorlagen | fällige Nacharbeit direkt am Vertrag. |
Vertragsnummer, Basiswährung, Status, Workflow, abgeleitetes Attribut-Set und bestimmte Finanzwerte sind system- oder workflowgeführt. Ändern Sie diese Werte nicht als freie Stammdaten. Nutzen Sie die vorgesehenen Aktionen, Attribute und Kommentare, damit Verlauf und Status nachvollziehbar bleiben.
Folgearbeit planen
Erstellen Sie eine Wiedervorlage, wenn aus einem Vertrag eine konkrete Aktion entsteht, zum Beispiel:
- Kündigungsfrist prüfen,
- Vertragsverlängerung vorbereiten,
- fehlendes Dokument nachfordern,
- fachliche Freigabe einholen,
- Kundengespräch zu Vertragsdaten planen.
Die Wiedervorlage bleibt als eigene Aufgabe sichtbar und verweist auf den Vertrag. Den vollständigen Arbeitsbereich für Wiedervorlagen beschreibt CRM-Ziele und Wiedervorlagen.
Halten Sie fachliche Entscheidungen zusätzlich als Kommentar am Vertrag fest. So sehen andere berechtigte Teammitglieder später, warum ein Termin, Dokument oder Status wichtig war. Hinweise zu Kommentaren stehen in Zusammenarbeit, Kommentare und Hinweise.
Grenzen
Verträge ersetzen keine Bestellung, kein Angebot und keine Rechnung. Sie halten den Vertragskontext und die Nacharbeit im CRM zusammen.
Workspace erzeugt aus einem Vertrag nicht automatisch Umsatz, Forecast oder Zielerreichung. Umsatzziele pflegen Sie getrennt unter CRM > Umsatzziele; Pipeline und Forecast bleiben an Chancen und Angeboten. Die Pipeline-Arbeit beschreibt Vertriebspipeline und Forecast.
Ein Vertrag wird nicht allein durch ein hochgeladenes Dokument vollständig. Pflegen Sie Vertragstyp, Zuordnung, relevante Attribute, Fristen, Kommentare und Wiedervorlagen, wenn diese Informationen für Ihr Team entscheidend sind.
Prüfen
Ein Vertrag ist belastbar gepflegt, wenn:
- Vertragstyp, Unternehmen oder Person und verantwortliche Gruppe stimmen,
- relevante Attribute und Fristen sichtbar sind,
- Status und Workflow-Status zum tatsächlichen Stand passen,
- benötigte Dateien am Vertrag liegen,
- offene Entscheidungen als Kommentar dokumentiert sind,
- fällige Folgearbeit als Wiedervorlage angelegt ist.
Wenn der Vertrag in der Liste erscheint, die Detailansicht lädt und offene Wiedervorlagen dort sichtbar sind, kann das Team die nächste Aktion aus dem Vertragskontext heraus bearbeiten.
Nächste Schritte
- Ordnen Sie CRM-Arbeitsbereiche mit CRM-Fähigkeiten ein.
- Steuern Sie Chancen, Angebote und Forecast mit Vertriebspipeline und Forecast.
- Arbeiten Sie Wiedervorlagen mit CRM-Ziele und Wiedervorlagen nach.
- Dokumentieren Sie Entscheidungen mit Zusammenarbeit, Kommentare und Hinweise.