Kundenverträge verwalten
Unter CRM > Verträge führen Vertriebs-, Service- und Backoffice-Teams laufende oder geplante Kundenverträge zusammen. Neben den Vertragspartnern gehören dazu verantwortliche Gruppen, Fristen, Dateien, Kommentare und Wiedervorlagen.
Die Anleitung zeigt, wie Sie einen Vertrag finden, fachliche Angaben pflegen und anstehende Folgearbeit erkennen. Automatisch oder über einen Workflow geführte Felder bleiben davon getrennt.
Voraussetzungen
Sie benötigen Zugriff auf den CRM-Bereich und auf Verträge. Wenn CRM > Verträge nicht sichtbar ist oder die Liste nicht lädt, lassen Sie Ihre Rolle und Gruppenzugehörigkeit prüfen.
Für neue Verträge müssen passende Vertragstypen vorhanden sein. Ihre Administration pflegt Vertragstypen, Kündigungsgründe, Dokumentenrollen und Vertragsklassifikation unter CRM > Konfiguration > Verträge.
Vertrag finden
Öffnen Sie CRM > Verträge.
Die Vertragsliste zeigt Vertragsnummer, Vertragstyp, Unternehmen, Person, verantwortliche Gruppe, Status, Workflow-Status und Aktualisierung. Klären Sie dort zunächst:
- Gehört der Vertrag zum richtigen Unternehmen oder zur richtigen Person?
- Ist die verantwortliche Gruppe gesetzt?
- Passt der Status zum fachlichen Stand?
- Gibt es offene Fristen, Kommentare, Dateien oder Wiedervorlagen?
Für Kontext, Zuordnung, Attribute und Folgearbeit öffnen Sie anschließend den Vertrag.
Vertrag anlegen
Legen Sie einen Vertrag an, sobald Ihr Team einen Vertragskontext im CRM nachverfolgen soll.
- Öffnen Sie
CRM>Verträge. - Wählen Sie
Erstellen. - Wählen Sie den Vertragstyp.
- Wählen Sie das Unternehmen, wenn der Vertrag einem Unternehmen gehört.
- Speichern Sie den Vertrag.
Workspace vergibt die Vertragsnummer, setzt die Basiswährung aus dem Arbeitsbereich, leitet das Attribut-Set aus dem Vertragstyp ab und startet den zugehörigen Vertragsworkflow. Sie tragen diese Werte beim Anlegen nicht frei ein.
Vertrag pflegen
Im geöffneten Vertrag pflegen Sie die fachlichen Daten für Bearbeitung, Prüfung und Nacharbeit.
| Bereich | Was Sie pflegen oder prüfen |
|---|---|
| Profil | Vertragstyp, Unternehmen, Person und verantwortliche Gruppe. |
| Attribute | Vertragsattribute aus dem gewählten Attribut-Set, sofern der Vertragstyp sie bereitstellt. |
| Geschäft | Basiswährung, Soll- und Ist-Finanzdaten, Status und Fristen wie Gültig bis, Kündigungsfrist, Kündigungsstichtag oder Geheimhaltung. |
| Workflow | aktuellen Workflow-Status und verfügbare Aktionen. |
| Dateien | Vertragsdokumente und zugehörige Nachweise. |
| Kommentare | Entscheidungen, Rückfragen und fachliche Hinweise. |
| Wiedervorlagen | fällige Nacharbeit direkt am Vertrag. |
Vertragsnummer, Basiswährung, Status, Workflow, abgeleitetes Attribut-Set und bestimmte Finanzwerte führt das System oder der Workflow. Für diese Werte verwenden Sie die vorgesehenen Aktionen. Attribute und Kommentare halten den fachlichen Verlauf nachvollziehbar fest.
Folgearbeit planen
Erstellen Sie eine Wiedervorlage, wenn aus einem Vertrag eine konkrete Aktion entsteht, zum Beispiel:
- Kündigungsfrist prüfen,
- Vertragsverlängerung vorbereiten,
- fehlendes Dokument nachfordern,
- fachliche Freigabe einholen,
- Kundengespräch zu Vertragsdaten planen.
Die Wiedervorlage bleibt als eigene Aufgabe sichtbar und verweist auf den Vertrag. Den vollständigen Arbeitsbereich für Wiedervorlagen beschreibt Vertriebsziele und Wiedervorlagen planen.
Halten Sie fachliche Entscheidungen zusätzlich als Kommentar am Vertrag fest. So sehen andere berechtigte Teammitglieder später, warum ein Termin, Dokument oder Status wichtig war. Hinweise zu Kommentaren stehen in Mit Kommentaren und Hinweisen zusammenarbeiten.
Grenzen
Verträge ersetzen keine Bestellung, kein Angebot und keine Rechnung. Sie halten den Vertragskontext und die Nacharbeit im CRM zusammen.
Aus einem Vertrag entstehen nicht automatisch Umsatz, Forecast oder Zielerreichung. Umsatzziele pflegen Sie getrennt unter CRM > Umsatzziele; Pipeline und Forecast bleiben an Chancen und Angeboten. Die Pipeline-Arbeit beschreibt Verkaufschancen und Umsatzprognose prüfen.
Ein Vertrag wird nicht allein durch ein hochgeladenes Dokument vollständig. Pflegen Sie Vertragstyp, Zuordnung, relevante Attribute, Fristen, Kommentare und Wiedervorlagen, wenn diese Informationen für Ihr Team entscheidend sind.
Ergebnis prüfen
Ein Vertrag ist belastbar gepflegt, wenn:
- Vertragstyp, Unternehmen oder Person und verantwortliche Gruppe stimmen,
- relevante Attribute und Fristen sichtbar sind,
- Status und Workflow-Status zum tatsächlichen Stand passen,
- benötigte Dateien am Vertrag liegen,
- offene Entscheidungen als Kommentar dokumentiert sind,
- fällige Folgearbeit als Wiedervorlage angelegt ist.
Erscheint der Vertrag in der Liste, lädt seine Detailansicht und sind offene Wiedervorlagen sichtbar, kann das Team die nächste Aktion direkt aus dem Vertragskontext bearbeiten.
Nächste Schritte
- Ordnen Sie CRM-Arbeitsbereiche mit Kunden und Vertrieb im Überblick ein.
- Steuern Sie Chancen, Angebote und Forecast mit Verkaufschancen und Umsatzprognose prüfen.
- Arbeiten Sie Wiedervorlagen mit Vertriebsziele und Wiedervorlagen planen nach.
- Dokumentieren Sie Entscheidungen mit Mit Kommentaren und Hinweisen zusammenarbeiten.