CRM-Kontakte und Stammdaten pflegen

Nutzen Sie CRM > Kontakte, um Personen und Unternehmen als belastbare Stammdaten zu pflegen. Nach der Bearbeitung finden Vertrieb, Service, Kontaktarbeit, Newsletter und Auswertungen dieselben Kontaktwege, Rollen, Zuordnungen und Notizen.

Diese Seite hilft Ihnen, Personen und Unternehmen richtig einzuordnen, die wichtigsten Angaben zu prüfen und zu erkennen, wann ein Kontakt für die weitere CRM-Arbeit vollständig genug ist.

Voraussetzungen

Sie benötigen Zugriff auf CRM > Kontakte > Personen und CRM > Kontakte > Unternehmen.

Prüfen Sie vor dem Anlegen, ob der Kontakt bereits als Lead, Person oder Unternehmen existiert. Wenn der Kontakt aus einem Lead entsteht, folgen Sie zuerst dem Ablauf in Quickstart: CRM-Lead zur Chance entwickeln. Wenn der Kontakt aus einem Formular, dem Posteingang oder einer Firmenzugangsanfrage kommt, bearbeiten Sie zuerst den jeweiligen Eingang.

Personen und Unternehmen unterscheiden

Datensatz	Verwenden Sie ihn für	Typische Angaben
`Person`	Einzelpersonen, Ansprechpartner, private Kunden, Nutzer und Kontakte mit persönlichem Kommunikationsweg.	Name, Sprache, E-Mail, Telefon, Adresse, Einwilligungen, Tags und bei Bedarf Anstellungen.
`Unternehmen`	Firmen, Organisationen, Kunden-, Lieferanten- oder Partnerkonten.	Name, Rechtsform, Branche, Webseite, Kundennummer, Lieferantennummer, Konditionen, Adressen, Kommunikation und Mitarbeiter.

Legen Sie eine Person und ein Unternehmen getrennt an, wenn Sie einen Ansprechpartner in einem Firmenkontext pflegen möchten. Verbinden Sie die Person danach über Anstellungen oder den passenden Unternehmenskontext mit dem Unternehmen.

Kontakte finden

Öffnen Sie CRM > Kontakte.

Nutzen Sie:

Personen, wenn Sie nach Namen, E-Mail, Telefon, Segment, Rolle oder persönlichem Kontaktweg suchen.
Unternehmen, wenn Sie nach Firma, Kundennummer, Lieferantennummer, Branche, Ort, Webseite, Beziehungsrolle oder kaufmännischem Kontext suchen.

Die Listen zeigen die wichtigsten Spalten und öffnen den vollständigen Datensatz über die Detailaktion. Wenn eine Liste auf fehlende Einrichtung hinweist, prüfen Sie die genannten Stammdaten mit Ihrer Administration, bevor Sie viele Kontakte nachpflegen.

Person anlegen oder prüfen

Öffnen Sie CRM > Kontakte > Personen.

Suchen Sie nach Name, E-Mail oder vorhandenen Tags.
Öffnen Sie einen passenden Treffer oder legen Sie eine neue Person an.
Pflegen Sie im Profil mindestens Vorname, Nachname und Aktiv-Status.
Ergänzen Sie die bevorzugte Sprache, wenn Workspace diese Person per Mail oder Systemkommunikation anspricht.
Erfassen Sie im Tab Kommunikation E-Mail, Telefon, Mobilnummer oder andere erreichbare Kontaktwege.
Ergänzen Sie im Tab Adressen private, Arbeits-, Rechnungs- oder Lieferadressen, wenn diese für den Ablauf relevant sind.
Verbinden Sie die Person im Tab Anstellungen mit einem Unternehmen, wenn sie dort Ansprechpartner oder Mitarbeiter ist.
Prüfen Sie Einwilligungen, Dateien, Kommentare und Wiedervorlagen, wenn der Kontakt weiter bearbeitet werden soll.

Eine Person ist nicht automatisch ein Benutzerkonto. Einladungen, Mandantenzugriff und Berechtigungen bleiben eigene Aktionen und hängen von Ihren Rechten ab.

Unternehmen anlegen oder prüfen

Öffnen Sie CRM > Kontakte > Unternehmen.

Suchen Sie nach Name, Anzeigename, Webseite, Kundennummer oder Lieferantennummer.
Öffnen Sie einen passenden Treffer oder legen Sie ein neues Unternehmen an.
Pflegen Sie Name, Anzeigename, Aktiv-Status und bei Bedarf Branche, Organisationsart, Rechtsform und Webseite.
Ergänzen Sie Kundennummer, Lieferantennummer, Kundengruppe, Zahlungsbedingungen oder andere kaufmännische Angaben nur, wenn Ihr Ablauf sie nutzt.
Öffnen Sie Standorte & Kontakt und erfassen Sie unter Standorte Niederlassungen, Büros, Lager, Werke, Servicepunkte oder andere operative Einheiten.
Erfassen Sie unter Adressen postalische Anschriften. Ordnen Sie deren Zweck unter Adressverwendungen zu, zum Beispiel Rechtssitz, Rechnung, Lieferung, Besucheradresse, Wareneingang oder Retouren.
Öffnen Sie Geschäft und erfassen Sie unter Kommerzielle Accounts kunden-, lieferanten- oder partnerbezogene Konditionen. Nutzen Sie die Standort-Unterzuordnung eines kommerziellen Accounts, wenn ein Standort abweichende Kundengruppe, Zahlungsbedingungen oder Standard-Zahlungsart verwenden soll.
Erfassen Sie unter Kontaktpunkte standort- oder accountbezogene Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Empfangs- oder Eskalationskontakte.
Erfassen Sie unter Zentrale Kommunikation zentrale E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder andere Kontaktwege.
Verknüpfen Sie im Tab Mitarbeiter passende Personen mit dem Unternehmen. Wählen Sie bei einer Anstellung den Arbeitsstandort, wenn die Person einer Niederlassung oder operativen Einheit zugeordnet ist.
Prüfen Sie im Tab Auswertung, ob offene Chancen, Angebote, Bestellungen, Vorgänge, Wiedervorlagen oder Verträge zum Unternehmen passen.

Nutzen Sie Beziehungsrollen, wenn ein Unternehmen fachlich als Kunde, Lieferant oder Partner eingeordnet werden soll. Verwenden Sie Tags für zusätzliche Arbeitsmarkierungen, nicht als Ersatz für klare Rollen oder kaufmännische Stammdaten.

Standorte, Adressen und Konditionen einordnen

Ein Unternehmen bleibt der rechtliche Stammdatensatz. Legen Sie für rechtlich selbstständige Tochter- oder Schwesterfirmen eigene Unternehmen an. Legen Sie Standorte nur an, wenn eine operative Einheit unter demselben Rechtsträger arbeitet, zum Beispiel eine Niederlassung, ein Lager, ein Werk, ein Büro oder ein Servicepunkt.

Adressen sind postalische Anschriften, keine Standorte. Ein Standort kann eine Besucheradresse, Lieferadresse oder Rechnungsadresse verwenden; dieselbe Adresse darf mehrere Zwecke haben. Erfassen Sie die Anschrift deshalb einmal unter Adressen und ordnen Sie sie danach unter Adressverwendungen mehreren Zwecken zu, statt identische Adressen mehrfach anzulegen.

Nutzen Sie Kommerzielle Accounts, wenn ein Unternehmen als Kunde, Lieferant oder Partner mit eigenen kaufmännischen Konditionen geführt wird. Ein Account kann Standard-Kundengruppe, Zahlungsbedingungen, Zahlungsart und Standardadressen definieren. Standort-Unterzuordnungen überschreiben diese Angaben nur für den jeweiligen Standort. Fehlt dort eine Angabe, verwendet Workspace die Account- oder Unternehmensvorgabe.

Kontaktwege pflegen

Pflegen Sie Kontaktwege dort, wo sie fachlich hingehören:

Situation	Richtiger Ort
persönliche E-Mail oder Mobilnummer	Person > `Kommunikation`
zentrale Firmenadresse oder Telefonzentrale	Unternehmen > `Standorte & Kontakt` > `Zentrale Kommunikation`
standortbezogene Rufnummer, Empfang oder Eskalation	Unternehmen > `Standorte & Kontakt` > `Kontaktpunkte`
Rechnungs- oder Lieferadresse einer Person	Person > `Adressen`
postalische Anschrift einer Firma	Unternehmen > `Standorte & Kontakt` > `Adressen`
Zweck einer Firmenadresse, zum Beispiel Rechnung oder Lieferung	Unternehmen > `Standorte & Kontakt` > `Adressverwendungen`
Niederlassung, Lager, Büro, Werk oder Servicepunkt	Unternehmen > `Standorte & Kontakt` > `Standorte`
Ansprechpartner einer Firma	Person über `Anstellungen` mit Unternehmen verbinden

Kontaktarbeit, Leads, Chancen, Vorgänge und Newsletter nutzen diese gepflegten Kontaktwege. Korrigieren Sie falsche Telefonnummern oder E-Mail-Adressen deshalb am Personen- oder Unternehmensdatensatz, nicht in einer abgeleiteten Arbeitsliste.

Ergebnisse festhalten

Nutzen Sie Kommentare, Dateien und Wiedervorlagen direkt am Kontakt, wenn die Information später wiedergefunden werden soll.

Schreiben Sie Kommentare an die Person oder das Unternehmen, wenn sie den Stammdatensatz betreffen.
Hängen Sie Dateien nur an, wenn sie zum Kontaktkontext gehören.
Planen Sie Wiedervorlagen, wenn ein konkreter nächster Schritt offen bleibt.
Nutzen Sie Zusammenarbeit, Kommentare und Hinweise, wenn Sie Entscheidungen, Rückfragen oder Hinweise nachvollziehbar festhalten möchten.

Erfolg prüfen

Die Kontaktpflege ist erfolgreich, wenn:

der Kontakt als Person, Unternehmen oder Person mit Unternehmensbezug korrekt eingeordnet ist,
mindestens ein erreichbarer Kontaktweg gepflegt ist,
wichtige Adressen und kaufmännische Angaben am richtigen Datensatz stehen,
Standorte, Adressverwendungen, Kontaktpunkte und kommerzielle Accounts getrennt gepflegt sind, wenn das Unternehmen mehrere operative Einheiten hat,
Ansprechpartner über Anstellungen oder den passenden Unternehmenskontext verbunden sind,
relevante Einwilligungen, Kommentare, Dateien oder Wiedervorlagen im Datensatz sichtbar sind,
Kontaktarbeit, Newsletter, Vorgänge, Leads, Chancen oder Auswertungen denselben Stammdatenkontext verwenden.

Häufige Situationen

Situation	Vorgehen
Ein Lead ist ausreichend qualifiziert.	Konvertieren Sie ihn bewusst in Person, Unternehmen oder Unternehmen mit Ansprechpartner.
Eine Person gehört zu einer Firma.	Legen Sie die Person und das Unternehmen getrennt an und verbinden Sie beide über `Anstellungen`.
Eine Person arbeitet an einer Niederlassung.	Verbinden Sie die Person über `Anstellungen` mit dem Unternehmen und wählen Sie dort den passenden Standort.
Eine Adresse ist zugleich Rechnungs- und Lieferadresse.	Erfassen Sie die Adresse einmal und legen Sie zwei `Adressverwendungen` für Rechnung und Lieferung an.
Eine Niederlassung hat eigene Zahlungsbedingungen.	Pflegen Sie einen kommerziellen Account und hinterlegen Sie die abweichenden Werte im Standort des Accounts.
Eine Telefonnummer ist in der Kontaktarbeit falsch.	Öffnen Sie die verknüpfte Person oder das Unternehmen und korrigieren Sie den Kontaktweg dort.
Ein Unternehmen hat mehrere Rollen.	Pflegen Sie passende Beziehungsrollen und ergänzen Sie Tags nur für zusätzliche Arbeitsmarkierungen.
Eine Person soll Newsletter erhalten.	Prüfen Sie E-Mail, Einwilligung und Newsletter-Ablauf; tragen Sie niemanden nur über Stammdaten in eine Liste ein.
Ein Datensatz ist doppelt.	Nutzen Sie den vollständigeren Datensatz weiter und klären Sie die Bereinigung nach Ihrem Teamprozess.

Grenzen

Kontakte ersetzen keine Leads, Chancen, Vorgänge oder Newsletter-Listen. Ein Kontakt speichert Stammdaten und Verlauf; die operative Bearbeitung läuft im jeweiligen CRM-Arbeitsbereich weiter.

Ein Personen- oder Unternehmensdatensatz bedeutet außerdem nicht automatisch, dass die Person Zugriff auf Workspace erhält, eine Marketing-Einwilligung erteilt hat oder als Kunde kaufmännisch freigegeben ist.

Nächste Schritte

Ordnen Sie CRM-Arbeitsbereiche mit CRM-Fähigkeiten ein.
Qualifizieren Sie Leads mit Quickstart: CRM-Lead zur Chance entwickeln.
Prüfen Sie Kontaktformular-Einreichungen mit Kontaktformular-Einreichungen bearbeiten.
Bearbeiten Sie Rückrufe und Nachfassaktionen mit Kontaktarbeit.
Dokumentieren Sie Verlauf und Entscheidungen mit Zusammenarbeit, Kommentare und Hinweise.