CRM-Kontakte und Stammdaten pflegen

Nutzen Sie CRM > Kontakte, um Personen und Unternehmen als belastbare Stammdaten zu pflegen. Nach der Bearbeitung finden Vertrieb, Service, Kontaktarbeit, Newsletter und Auswertungen dieselben Kontaktwege, Rollen, Zuordnungen und Notizen.

Diese Seite hilft Ihnen, Personen und Unternehmen richtig einzuordnen, die wichtigsten Angaben zu prüfen und zu erkennen, wann ein Kontakt für die weitere CRM-Arbeit vollständig genug ist.

Voraussetzungen

Sie benötigen Zugriff auf CRM > Kontakte > Personen und CRM > Kontakte > Unternehmen.

Prüfen Sie vor dem Anlegen, ob der Kontakt bereits als Lead, Person oder Unternehmen existiert. Wenn der Kontakt aus einem Lead entsteht, folgen Sie zuerst dem Ablauf in Quickstart: CRM-Lead zur Chance entwickeln. Wenn der Kontakt aus einem Formular, dem Posteingang oder einer Firmenzugangsanfrage kommt, bearbeiten Sie zuerst den jeweiligen Eingang.

Personen und Unternehmen unterscheiden

Datensatz	Verwenden Sie ihn für	Typische Angaben
`Person`	Einzelpersonen, Ansprechpartner, private Kunden, Nutzer und Kontakte mit persönlichem Kommunikationsweg.	Name, Sprache, E-Mail, Telefon, Adresse, Einwilligungen, Tags und bei Bedarf Anstellungen.
`Unternehmen`	Firmen, Organisationen, Kunden-, Lieferanten- oder Partnerkonten.	Name, Rechtsform, Branche, Webseite, Kundennummer, Lieferantennummer, Konditionen, Adressen, Kommunikation und Mitarbeiter.

Legen Sie eine Person und ein Unternehmen getrennt an, wenn Sie einen Ansprechpartner in einem Firmenkontext pflegen möchten. Verbinden Sie die Person danach über Anstellungen oder den passenden Unternehmenskontext mit dem Unternehmen.

Kontakte finden

Öffnen Sie CRM > Kontakte.

Nutzen Sie:

Personen, wenn Sie nach Namen, E-Mail, Telefon, Segment, Rolle oder persönlichem Kontaktweg suchen.
Unternehmen, wenn Sie nach Firma, Kundennummer, Lieferantennummer, Branche, Ort, Webseite, Beziehungsrolle oder kaufmännischem Kontext suchen.

Die Listen zeigen die wichtigsten Spalten und öffnen den vollständigen Datensatz über die Detailaktion. Wenn eine Liste auf fehlende Einrichtung hinweist, prüfen Sie die genannten Stammdaten mit Ihrer Administration, bevor Sie viele Kontakte nachpflegen.

Person anlegen oder prüfen

Öffnen Sie CRM > Kontakte > Personen.

Suchen Sie nach Name, E-Mail oder vorhandenen Tags.
Öffnen Sie einen passenden Treffer oder legen Sie eine neue Person an.
Pflegen Sie im Profil mindestens Vorname, Nachname und Aktiv-Status.
Ergänzen Sie die bevorzugte Sprache, wenn Workspace diese Person per Mail oder Systemkommunikation anspricht.
Erfassen Sie im Tab Kommunikation E-Mail, Telefon, Mobilnummer oder andere erreichbare Kontaktwege.
Ergänzen Sie im Tab Adressen private, Arbeits-, Rechnungs- oder Lieferadressen, wenn diese für den Ablauf relevant sind.
Verbinden Sie die Person im Tab Anstellungen mit einem Unternehmen, wenn sie dort Ansprechpartner oder Mitarbeiter ist.
Prüfen Sie Einwilligungen, Dateien, Kommentare und Wiedervorlagen, wenn der Kontakt weiter bearbeitet werden soll.

Eine Person ist nicht automatisch ein Benutzerkonto. Einladungen, Mandantenzugriff und Berechtigungen bleiben eigene Aktionen und hängen von Ihren Rechten ab.

Unternehmen anlegen oder prüfen

Öffnen Sie CRM > Kontakte > Unternehmen.

Suchen Sie nach Name, Anzeigename, Webseite, Kundennummer oder Lieferantennummer.
Öffnen Sie einen passenden Treffer oder legen Sie ein neues Unternehmen an.
Pflegen Sie Name, Anzeigename, Aktiv-Status und bei Bedarf Branche, Organisationsart, Rechtsform und Webseite.
Ergänzen Sie Kundennummer, Lieferantennummer, Kundengruppe, Zahlungsbedingungen oder andere kaufmännische Angaben nur, wenn Ihr Ablauf sie nutzt.
Erfassen Sie im Tab Adressen die relevanten Standorte.
Erfassen Sie im Tab Kommunikation zentrale E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder andere Kontaktwege.
Verknüpfen Sie im Tab Mitarbeiter passende Personen mit dem Unternehmen.
Prüfen Sie im Tab Auswertung, ob offene Chancen, Angebote, Bestellungen, Fälle, Wiedervorlagen oder Verträge zum Unternehmen passen.

Nutzen Sie Beziehungsrollen, wenn ein Unternehmen fachlich als Kunde, Lieferant oder Partner eingeordnet werden soll. Verwenden Sie Tags für zusätzliche Arbeitsmarkierungen, nicht als Ersatz für klare Rollen oder kaufmännische Stammdaten.

Kontaktwege pflegen

Pflegen Sie Kontaktwege dort, wo sie fachlich hingehören:

Situation	Richtiger Ort
persönliche E-Mail oder Mobilnummer	Person > `Kommunikation`
zentrale Firmenadresse oder Telefonzentrale	Unternehmen > `Kommunikation`
Rechnungs- oder Lieferadresse einer Person	Person > `Adressen`
Standort, Rechnungsadresse oder Lieferadresse einer Firma	Unternehmen > `Adressen`
Ansprechpartner einer Firma	Person über `Anstellungen` mit Unternehmen verbinden

Kontaktarbeit, Leads, Chancen, Fälle und Newsletter nutzen diese gepflegten Kontaktwege. Korrigieren Sie falsche Telefonnummern oder E-Mail-Adressen deshalb am Personen- oder Unternehmensdatensatz, nicht in einer abgeleiteten Arbeitsliste.

Ergebnisse festhalten

Nutzen Sie Kommentare, Dateien und Wiedervorlagen direkt am Kontakt, wenn die Information später wiedergefunden werden soll.

Schreiben Sie Kommentare an die Person oder das Unternehmen, wenn sie den Stammdatensatz betreffen.
Hängen Sie Dateien nur an, wenn sie zum Kontaktkontext gehören.
Planen Sie Wiedervorlagen, wenn ein konkreter nächster Schritt offen bleibt.
Nutzen Sie Zusammenarbeit, Kommentare und Hinweise, wenn Sie Entscheidungen, Rückfragen oder Hinweise nachvollziehbar festhalten möchten.

Erfolg prüfen

Die Kontaktpflege ist erfolgreich, wenn:

der Kontakt als Person, Unternehmen oder Person mit Unternehmensbezug korrekt eingeordnet ist,
mindestens ein erreichbarer Kontaktweg gepflegt ist,
wichtige Adressen und kaufmännische Angaben am richtigen Datensatz stehen,
Ansprechpartner über Anstellungen oder den passenden Unternehmenskontext verbunden sind,
relevante Einwilligungen, Kommentare, Dateien oder Wiedervorlagen im Datensatz sichtbar sind,
Kontaktarbeit, Newsletter, Fälle, Leads, Chancen oder Auswertungen denselben Stammdatenkontext verwenden.

Häufige Situationen

Situation	Vorgehen
Ein Lead ist ausreichend qualifiziert.	Konvertieren Sie ihn bewusst in Person, Unternehmen oder Unternehmen mit Ansprechpartner.
Eine Person gehört zu einer Firma.	Legen Sie die Person und das Unternehmen getrennt an und verbinden Sie beide über `Anstellungen`.
Eine Telefonnummer ist in der Kontaktarbeit falsch.	Öffnen Sie die verknüpfte Person oder das Unternehmen und korrigieren Sie den Kontaktweg dort.
Ein Unternehmen hat mehrere Rollen.	Pflegen Sie passende Beziehungsrollen und ergänzen Sie Tags nur für zusätzliche Arbeitsmarkierungen.
Eine Person soll Newsletter erhalten.	Prüfen Sie E-Mail, Einwilligung und Newsletter-Ablauf; tragen Sie niemanden nur über Stammdaten in eine Liste ein.
Ein Datensatz ist doppelt.	Nutzen Sie den vollständigeren Datensatz weiter und klären Sie die Bereinigung nach Ihrem Teamprozess.

Grenzen

Kontakte ersetzen keine Leads, Chancen, Fälle oder Newsletter-Listen. Ein Kontakt speichert Stammdaten und Verlauf; die operative Bearbeitung läuft im jeweiligen CRM-Arbeitsbereich weiter.

Ein Personen- oder Unternehmensdatensatz bedeutet außerdem nicht automatisch, dass die Person Zugriff auf Workspace erhält, eine Marketing-Einwilligung erteilt hat oder als Kunde kaufmännisch freigegeben ist.

Nächste Schritte

Ordnen Sie CRM-Arbeitsbereiche mit CRM-Fähigkeiten ein.
Qualifizieren Sie Leads mit Quickstart: CRM-Lead zur Chance entwickeln.
Prüfen Sie Kontaktformular-Einreichungen mit Kontaktformular-Einreichungen bearbeiten.
Bearbeiten Sie Rückrufe und Nachfassaktionen mit Kontaktarbeit.
Dokumentieren Sie Verlauf und Entscheidungen mit Zusammenarbeit, Kommentare und Hinweise.