Bestellung anlegen und pflegen

Diese Anleitung beschreibt den Standardablauf für Commerce-Bestellungen in Workspace. Nutzen Sie sie, wenn Sie eine Kundenbestellung aus Angebot, Warenkorb oder Checkout weiterführen, vor dem Platzieren prüfen und danach über Auftragsbestätigung, Zahlung, Sendung, Rechnung oder Storno sauber pflegen möchten.

Nach dem Ablauf ist die Bestellung kaufmännisch nachvollziehbar angelegt, der nächste Schritt ist sichtbar und spätere Änderungen laufen über die vorgesehenen Folgeprozesse statt über stille Korrekturen am Snapshot.

Ablauf im Überblick

Das Diagramm zeigt den Normalfall. Digitale oder lizenzpflichtige Produkte können ohne Sendung direkt in den Dokument- und Rechnungsprozess laufen. Physische Varianten brauchen je nach Erfüllungsstrategie Bestand, Fertigung, Beschaffung oder einen externen Folgeprozess.

Voraussetzungen

Prüfen Sie vor der Anlage:

Kunde, Kontakt und Rechnungsadresse sind geklärt.
Commerce-Profil, Preisliste, Steuerkontext und Vertriebskanal passen zum Vorgang.
Positionen, Mengen, Einheiten, Preise, Rabatte und Versandkosten sind fachlich geprüft.
Bei physischen Produkten sind Erfüllungsstrategie, Bestand oder Folgeprozess bekannt.
Dokumentenprofil, Auftragsbestätigung und Mailversand sind eingerichtet, wenn die Bestellung direkt bestätigt werden soll.

Anlageweg wählen

Workspace kann Bestellungen aus mehreren fachlichen Quellen erhalten. Wählen Sie den Weg, der zum Vorgang passt.

Ausgangspunkt	Wann verwenden	Was prüfen
Angebot	Der Verkauf startet im CRM oder im B2B-Vertrieb.	Angebot annehmen, danach in Bestellung konvertieren und die erzeugte Bestellung öffnen.
Warenkorb oder Checkout	Der Kunde bestellt über Storefront, Kundenportal oder einen internen Warenkorb.	Checkout-Kontext, Zahlungsart, Versand, Rechtstexte und Bestelleingangsbestätigung prüfen.
Direkte Anlage	Ihr Arbeitsbereich erlaubt interne Direktbestellungen für Sonderfälle.	Kunde, Positionen, Preis-, Steuer-, Versand- und Dokumentkontext manuell vollständig prüfen.

Erstellen Sie keine neue Bestellung, wenn bereits eine Bestellung zum gleichen Warenkorb besteht. Klären Sie den vorhandenen Vorgang, statt einen zweiten kaufmännischen Snapshot anzulegen.

Bestellung vor dem Platzieren prüfen

Öffnen Sie die Bestellung und prüfen Sie die operativen Tabs, bevor Sie sie freigeben oder platzieren.

Bereich	Prüfen Sie	Warum es wichtig ist
Kopf und Status	Kunde, Kontakt, Vertriebskanal, Commerce-Profil und aktueller Workflow-Schritt	Diese Angaben steuern Folgeaktionen, Dokumente und Auswertungen.
Positionen	Variante, Menge, Einheit, Preis, Rabatt, Steuer und Erfüllungsstrategie	Nach dem Platzieren sollen Positionen nicht still korrigiert werden.
Adressen	Rechnungsadresse, Lieferadresse und Empfängerangaben	Dokumente, Sendung und rechtliche Nachweise beziehen sich auf diese Daten.
Zahlung	Zahlungsart, Zahlungsstatus und Zahlungsbedingungen	Die Zahlungsart entscheidet, ob Sie vor der Sendung Zahlungseingang brauchen.
Versand	Versandmethode, Versandkosten, Lieferbezug und Lagerbezug	Sendungen können nur sauber entstehen, wenn der Versandkontext stimmt.
Dokumente	Dokumentenprofil, Sprache, Auftragsbestätigung und Empfänger	Fehlende Dokumentvoraussetzungen blockieren Finalisierung oder Versand.
Vertrag und Rechte	Rechtliche Einordnung, Erklärungen und Fristen	Diese Fakten sind Nachweise und werden nicht nachträglich frei überschrieben.

Korrigieren Sie Fehler vor dem Platzieren. Wenn eine Aktion gesperrt ist, lesen Sie den Hinweis am Button oder den Readiness-Banner und beheben Sie den konkreten Blocker.

Bestellung freigeben und platzieren

Gehen Sie im Standardfall so vor:

Öffnen Sie die Bestellung.
Prüfen Sie Positionen, Zahlung, Versand, Dokumente und Empfänger.
Geben Sie die Bestellung frei, wenn Ihr Workflow diesen Schritt vorsieht.
Platzieren Sie die Bestellung.
Prüfen Sie den Hinweis Nächster Schritt im Kopfbereich.

Mit dem Platzieren wird die Bestellung zur kaufmännischen Klammer für Zahlung, Dokumente, Sendungen, Retouren und Folgeprozesse. Behandeln Sie die Bestellung danach nicht wie freie Stammdaten. Nutzen Sie Workflow-Aktionen, Dokumente, Zahlungsaktionen, Sendungen, Storno, Retoure oder Gutschrift, wenn sich der Vorgang ändert.

Status und Workflow-Aktionen verstehen

Der Bestellstatus folgt dem vorgesehenen Workflow. Ändern Sie ihn nicht manuell, nur um einen Vorgang schneller weiterzuschieben. Der Status zeigt, welcher fachliche Schritt erreicht ist und welche Aktionen Workspace als nächstes anbietet.

Sichtbarer Zustand	Bedeutung für die Arbeit	Typische nächste Aktion
In Prüfung oder Entwurf	Die Bestellung ist noch nicht verbindlich abgeschlossen.	Daten prüfen, fehlende Angaben ergänzen, freigeben.
Freigegeben	Die Bestellung ist fachlich geprüft, aber noch nicht vollständig platziert.	Platzieren oder vor dem Platzieren letzte Blocker beheben.
Platziert	Der kaufmännische Vorgang ist aktiv.	Auftragsbestätigung erzeugen oder senden, Zahlungs-/Sendungsweg prüfen.
Blockiert	Eine Voraussetzung fehlt oder ein Folgeprozess wartet.	Readiness, Button-Hinweis oder nächsten Schritt prüfen.
Storniert oder abgeschlossen	Der Vorgang ist nicht mehr für normale Bearbeitung offen.	Rückabwicklung, Retoure, Gutschrift oder Archivprüfung nutzen.

Die genauen Statusnamen können je nach Workflow und Sprache abweichen. Richten Sie sich in der Bedienung nach den angebotenen Aktionen und dem Hinweis Nächster Schritt, nicht nach frei interpretierten Statuswerten.

Bestellung nach dem Platzieren pflegen

Nach dem Platzieren pflegen Sie nicht mehr jede Information direkt an der Bestellung. Nutzen Sie den passenden Folgeprozess.

Änderung oder Ereignis	Richtiger Pflegeweg
Auftragsbestätigung fehlt oder ist veraltet	Tab `Dokumente` öffnen, Auftragsbestätigung neu erzeugen, finalisieren und versenden.
Empfänger der Auftragsbestätigung ist falsch	Tab `Kommunikation` öffnen und den `Empfänger-Override für Auftragsbestätigung` pflegen.
Zahlung bei Vorauskasse ist eingegangen	Zahlungseingang fachlich prüfen und dann `Zahlung bestätigen` ausführen.
Rechnung/B2B-Zahlung ist noch offen	Auftragsbestätigung und Sendung können je nach Workflow weiterlaufen; die Zahlung wird später ausgeglichen.
Bestand fehlt	Erfüllungsstrategie prüfen und Beschaffung, Fertigung, Nachlieferung oder Klärung starten.
Sendung ist noch nicht angelegt	Nach dem passenden nächsten Schritt `Sendung anlegen` verwenden.
Versanddaten fehlen	Versanddienstleister, Service-Level und Trackingdaten pflegen, solange die Sendung noch bearbeitbar ist.
Position, Preis oder Steuer ist nach Platzierung falsch	Nicht still überschreiben. Prüfen Sie Storno, neue Bestellung, Gutschrift oder kaufmännischen Korrekturpfad.
Kunde übt ein Recht aus oder widerruft	Rechtliche Zusammenfassung und Retouren-/RMA- oder Korrekturprozess nutzen.

Auftragsbestätigung und Readiness prüfen

Erzeugen und versenden Sie die Auftragsbestätigung aus der Bestellung. Wenn Workspace einen Readiness-Banner zeigt, beheben Sie zuerst die angezeigten Punkte.

Häufige Blocker sind fehlendes Commerce-Profil, fehlendes Dokumentenprofil, fehlende Vorlage, unvollständiges Branding, fehlender Empfänger, fehlende Anrede, fehlendes Benachrichtigungsprofil oder nicht validierter Mail-Server. Die vollständige Blockerliste steht in Bestell-Readiness für Auftragsbestätigungen.

Zahlung, Sendung und Rechnung weiterführen

Nach Bestellung platzieren entscheidet vor allem die Zahlungsart über den nächsten Schritt.

Zahlungsart	Bedeutung	Vorgehen
Rechnung / B2B	Zahlung kommt typischerweise nach Lieferung und Rechnung.	Auftragsbestätigung versenden, Sendung anlegen, Warenausgang durchführen und Rechnung schreiben.
Vorauskasse	Ware wird erst nach bestätigtem Zahlungseingang freigegeben.	Auftragsbestätigung versenden, Zahlungseingang abwarten, Zahlung bestätigen und danach Sendung anlegen.
Karte, Wallet oder Zahlungsanbieter	Der Zahlungsanbieter entscheidet, ob Zahlung gesichert, offen oder fehlgeschlagen ist.	Folgen Sie dem sichtbaren nächsten Schritt und den angebotenen Zahlungsaktionen.

Führen Sie physische Bestellungen über Sendung, Picking, Packen und Warenausgang weiter. Bei digitalen oder lizenzpflichtigen Produkten entfällt die Sendung, wenn keine physische Lieferung nötig ist.

Storno und Rückabwicklung

Stornieren Sie eine Bestellung nur, solange Zahlung, Sendung und Bestand noch fachlich zurückgenommen werden können. Geben Sie einen konkreten Stornogrund ein, wenn Workspace danach fragt.

Nutzen Sie kein einfaches Storno, wenn die Bestellung bereits bezahlt, versendet, teilweise erfüllt oder kaufmännisch korrigiert wurde. Klären Sie dann Gutschrift, Erstattung, Retoure, RMA, Reklamation oder einen neuen kaufmännischen Vorgang.

Erfolg erkennen

Der Standardablauf ist sauber abgeschlossen, wenn diese Punkte stimmen:

Die Bestellung ist platziert oder bewusst storniert.
Der Hinweis Nächster Schritt passt zur Zahlungsart und zum Fulfillment.
Die Auftragsbestätigung ist finalisiert und an den richtigen Empfänger versendet oder ein konkreter Readiness-Blocker ist bekannt.
Physische Ware hat eine passende Sendung oder einen sichtbaren Folgeprozess.
Die Rechnung ist finalisiert und versendet, sobald der Rechnungsprozess fachlich erreicht ist.
Korrekturen laufen über Storno, Retoure, Gutschrift oder Folgeprozess statt über stille Snapshot-Änderungen.

Grenzen

Diese Anleitung beschreibt den fachlichen Standardworkflow für Kundenbestellungen. Sie ersetzt keine rechtliche Prüfung, keine steuerliche Freigabe, keine kundenspezifischen Versandregeln und keine technische Storefront-Implementierung.

Nächste Schritte

Ordnen Sie Commerce-Grundlagen mit Handel- und Commerce-Fähigkeiten ein.
Führen Sie Einkauf, Lager, Verkauf, Sendung und Rechnung mit Einkauf, Lager, Verkauf, Versand und Rechnung durch.
Bearbeiten Sie blockierte Auftragsbestätigungen mit Bestell-Readiness für Auftragsbestätigungen.
Prüfen Sie Erfüllungsstrategien mit Fulfillment-Strategien wählen.
Prüfen Sie Lager, Reservierung und Picking mit Lagerverwaltungs- und Inventory-Fähigkeiten.