Bestellungen vor der Auftragsbestätigung prüfen
Die Bestellprüfung (Bestell-Readiness) zeigt, ob Workspace die Auftragsbestätigung abschließen und versenden kann. Der Hinweis erscheint, wenn eine Voraussetzung oder ein Folgeprozess fehlt. Bearbeiten Sie die angezeigten Punkte, bevor Sie es erneut versuchen.
Die Readiness ändert keine Daten. Sie erklärt nur, welche Voraussetzung fehlt. Der eigentliche Abschluss und der Versand prüfen dieselben Voraussetzungen noch einmal.
Was der Banner bedeutet
Ein grüner Zustand bedeutet: Workspace sieht aktuell keinen bekannten Blocker für die Auftragsbestätigung.
Ein Warnhinweis bedeutet: Mindestens eine Voraussetzung fehlt. Der Banner zeigt den nächsten Schritt und führt je nach Blocker in einen Tab der Bestellung oder in einen Konfigurationsbereich.
Blocker beheben
| Hinweis im Banner | Bedeutung | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Commerce-Profil einrichten | Die Bestellung hat kein verwendbares Commerce-Profil. | Öffnen Sie die Bestellung oder die Commerce-Konfiguration und setzen Sie ein passendes Profil. |
| Dokumentenprofil einrichten | Für das Commerce-Profil fehlt ein Dokumentenprofil für Auftragsbestätigungen. | Bitten Sie einen Administrator, unter Handel > Dokumente > Konfiguration > Dokumentenprofile ein Profil für Auftragsbestätigungen zu pflegen. |
| Dokumentvorlage einrichten | Für die Sprache der Bestellung fehlt eine aktive Vorlage. | Bitten Sie einen Administrator, unter Handel > Dokumente > Konfiguration > Dokumentvorlagen eine aktive Zuordnung für Auftragsbestätigungen und die Bestellsprache zu pflegen. |
| Vorlage kann nicht geladen werden | Die Vorlage ist verknüpft, aber der Inhalt fehlt oder ist nicht lesbar. | Öffnen Sie die Vorlagenzuordnung und prüfen Sie eingebettete Vorlage, Storage-Datei und Sprache. |
| Branding vervollständigen | Briefkopf, Absender, Rechts- oder Brandingdaten reichen für das Dokument nicht aus. | Pflegen Sie die Dokument- oder Commerce-Profil-Daten, bis alle Pflichtangaben vorhanden sind. |
| Finale Auftragsbestätigung erzeugen | Vor dem Versand fehlt ein finales PDF oder die vorhandene Auftragsbestätigung passt nicht mehr zum aktuellen Bestellstand. | Öffnen Sie in der Bestellung den Tab Dokumente, erzeugen Sie die Auftragsbestätigung erneut und finalisieren Sie sie. |
| Empfänger-E-Mail pflegen | Workspace findet keine Empfängeradresse für den Versand. | Öffnen Sie in der Bestellung den Tab Kommunikation. Pflegen Sie den Empfänger-Override für Auftragsbestätigung oder setzen Sie eine passende Abrechnungs-E-Mail. Erzeugen Sie das Dokument danach bei Bedarf neu. |
| Empfänger-Anrede einrichten | Workspace kann die Anrede für den Empfänger nicht rendern. | Prüfen Sie Kontakt, Anrede und die Salutation-Konfiguration. |
| Transaktionales Benachrichtigungsprofil einrichten | Für den Dokumentversand fehlen Absender- oder Profilangaben. | Pflegen Sie das transaktionale Benachrichtigungsprofil unter System > Kommunikation > Benachrichtigungsprofile. |
| Mail-Server validieren | Es gibt keinen validierten Mail-Server für den Arbeitsbereich. | Validieren Sie die SMTP-Konfiguration unter System > Kommunikation > Mail Server. |
Nutzer- und Admin-Aufgaben trennen
Bearbeiten Sie Bestelldaten direkt in der Bestellung, wenn der Banner auf Positionen, Empfänger, Dokumente oder lokale Tabs verweist. Dazu gehören zum Beispiel fehlende Positionen, ein fehlender Dokumentempfänger oder ein veraltetes finales Dokument.
Der Empfänger der Auftragsbestätigung ist nicht die nachträgliche Bearbeitung des Kunden-E-Mail (Snapshot). Der Snapshot dokumentiert den ursprünglichen Bestellkontext. Nutzen Sie im Tab Kommunikation zuerst den Empfänger-Override für Auftragsbestätigung. Wenn kein Override gepflegt ist, verwendet Workspace die Abrechnungs-E-Mail der Bestellung und danach den Kunden-E-Mail-Snapshot.
Übergeben Sie Konfigurationsblocker an Administratoren. Dazu gehören Dokumentenprofile, Dokumentvorlagen, Branding, Benachrichtigungsprofile, Anreden und Mail-Server. Workspace legt diese Konfiguration nicht automatisch an und repariert keine Bestandsdaten im Hintergrund.
Sinnvolle Reihenfolge
Arbeiten Sie Blocker in dieser Reihenfolge ab:
- Prüfen Sie Positionen, Empfänger und Bestellstatus.
- Prüfen Sie Commerce-Profil, Dokumentenprofil und Dokumentvorlage.
- Prüfen Sie Branding und Sprache.
- Erzeugen und finalisieren Sie die Auftragsbestätigung erneut.
- Prüfen Sie Empfänger-Anrede, Benachrichtigungsprofil und Mail-Server.
- Versenden Sie die Auftragsbestätigung erneut.
Wenn ein Versand trotz bereinigter Readiness fehlschlägt, prüfen Sie das Versandprotokoll und die Mail-Warteschlange. Hinweise zur Mail-Konfiguration finden Sie in Mail und Benachrichtigungen. Hinweise zu Dokumentenprofilen und Vorlagen finden Sie in Dokumente und Storage.
Ergebnis prüfen
Die Bestellung ist für die Auftragsbestätigung bereit, wenn der Hinweis keinen Blocker mehr zeigt, sich das Dokument abschließen lässt und der vorgesehene Empfänger feststeht. Der erfolgreiche Versand bleibt ein eigener Schritt und muss im Versandprotokoll sichtbar sein.
Nächste Schritte
- Prüfen Sie Dokumentenprofile, Versandprotokolle und Storage mit Dokumente und Storage.
- Prüfen Sie Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe mit Dokumentlayouts und PDF-Ausgabe.
- Prüfen Sie Mail- und Benachrichtigungskonfiguration mit Mail und Benachrichtigungen.
- Führen Sie Angebot, Bestellung, Versand und Rechnung mit Vom Einkauf bis zur Kundenrechnung weiter.