Auftragsbestätigungen finalisieren und versenden

Dieser Quickstart richtet sich an Benutzer, die eine vorbereitete Bestellung abschließen. Danach liegt die Auftragsbestätigung als geprüftes finales PDF vor und ihr Versandstatus ist in der Bestellung nachvollziehbar.

Die Auftragsbestätigung ist nicht die automatische Bestelleingangsbestätigung nach dem Checkout. Wenn diese Eingangsmail fehlt, verwenden Sie Bestelleingangsbestätigungen einrichten.

Voraussetzungen

Die Bestellung benötigt Positionen, einen geeigneten Status und eine geklärte steuerliche Prüfung. Ein Administrator muss außerdem Commerce-Profil, Dokumentenprofil, Dokumentvorlage, Storage, Branding, Benachrichtigungsprofil, Mailvorlage und Mailserver eingerichtet haben.

Die Bestell-Readiness ändert keine Daten. Sie zeigt nur, welche Voraussetzung für Finalisierung oder Versand noch fehlt. Beide Aktionen prüfen die Voraussetzungen erneut.

Readiness-Hinweis auswerten

Ein grüner Zustand bedeutet, dass Workspace derzeit keinen bekannten Blocker für den nächsten Schritt erkennt. Ein Warnhinweis führt je nach Ursache in einen Tab der Bestellung oder in einen Konfigurationsbereich.

Bestell-Readiness-Banner im Bestell-Detail

Hinweis	Was Sie tun
Bestellung oder Positionen prüfen	Ergänzen oder korrigieren Sie die fachlichen Bestelldaten.
Steuerprüfung klären	Schließen Sie die angezeigte steuerliche Prüfung ab.
Commerce-, Dokumentenprofil oder Dokumentvorlage einrichten	Geben Sie den Blocker an einen Administrator weiter.
Branding oder Storage vervollständigen	Lassen Sie Dokumentdaten, Branding-Asset und Dateiablage prüfen.
Empfänger-E-Mail pflegen	Öffnen Sie den Tab `Kommunikation` und pflegen Sie bei Bedarf den `Empfänger-Override für Auftragsbestätigung`.
Empfängeranrede einrichten	Prüfen Sie Kontakt, Anrede und Empfängerdaten.
Benachrichtigungsprofil, Mailvorlage oder Mailserver einrichten	Geben Sie den Versandblocker an einen Administrator weiter.
Finale Auftragsbestätigung erzeugen	Finalisieren Sie das Dokument neu. Die vorhandene Fassung fehlt oder passt nicht mehr zum aktuellen Bestellstand.

Die Administrationsschritte sind in Auftragsbestätigungen einrichten und gestalten beschrieben.

Empfänger festlegen

Öffnen Sie den Tab Kommunikation. Workspace ermittelt die Zieladresse in dieser Reihenfolge:

Empfänger-Override für Auftragsbestätigung,
E-Mail der Rechnungsadresse,
Kunden-E-Mail aus dem Bestellsnapshot.

Der Snapshot hält den ursprünglichen Bestellkontext fest und wird nicht für eine spätere Versandkorrektur überschrieben. Nutzen Sie dafür den Override.

Auftragsbestätigung finalisieren

Prüfen Sie Positionen, Preise, Adressen, Bestellsprache, Kundenbestellnummer und Lieferzusage.
Beheben Sie alle Readiness-Blocker für die Finalisierung.
Führen Sie Auftragsbestätigung finalisieren aus.
Öffnen Sie das erzeugte PDF im Tab Dokument.
Prüfen Sie Empfängerbezug, Positionen, Summen, Lieferzusage, Absender, Rechtsangaben und Seitenumbrüche.

Die Finalisierung hält den aktuellen Bestellstand im Dokument fest. Ändern Sie danach versandrelevante Bestelldaten, gilt die vorhandene Fassung als veraltet. Finalisieren Sie sie vor dem Versand erneut.

Auftragsbestätigung versenden

Beheben Sie alle Readiness-Blocker für den Versand.
Führen Sie Auftragsbestätigung versenden aus.
Öffnen Sie den Tab Versandhistorie.
Warten Sie, bis der Eintrag den erfolgreichen Versand ausweist.
Prüfen Sie bei einem kontrollierten Test zusätzlich Begleitmail und PDF-Anhang im Empfängerpostfach.

Die Versandaktion reiht den Auftrag dauerhaft ein. Sie bestätigt noch nicht, dass der Mailserver die Nachricht angenommen oder der Empfänger sie erhalten hat.

Versandstatus beurteilen

Zustand	Bedeutung	Nächster Schritt
Versand wurde angenommen und ist noch ausstehend	Der Auftrag wartet auf die Verarbeitung oder einen automatischen Wiederholungsversuch.	Warten Sie und prüfen Sie Versandhistorie sowie Mail-Warteschlange. Lösen Sie den Versand nicht erneut aus.
Erfolgreich versendet	Der Mailworker hat die Nachricht an den Mailserver übergeben.	Bei einem Abnahmetest Inhalt und Anhang im Postfach prüfen.
Fehlgeschlagen	Vorbereitung oder Mailversand ist endgültig fehlgeschlagen.	Ursache im Eintrag prüfen, beheben und danach die angebotene Wiederholungsaktion verwenden.

Ein erfolgreicher Versandstatus ist keine Zustell- oder Lesebestätigung. Bei Unzustellbarkeit prüfen Administratoren zusätzlich die Mail-Warteschlange und eingegangene Bounce-Ereignisse.

Andere Geschäftsabläufe wie Zahlung, Stornierung oder Fulfillment müssen nicht allein wegen eines ausstehenden oder fehlgeschlagenen Bestätigungsversands stillstehen. Entscheiden Sie anhand Ihres Fachprozesses, ob sie fortgesetzt werden dürfen.

Ergebnis prüfen

Der Ablauf ist abgeschlossen, wenn:

der Readiness-Hinweis keinen relevanten Blocker mehr zeigt,
im Tab Dokument ein aktuelles und geprüftes finales PDF liegt,
der richtige Empfänger feststeht,
die Versandhistorie den erfolgreichen Versand ausweist.

Nächste Schritte

Richten Sie PDF und Begleitmail mit Auftragsbestätigungen einrichten und gestalten ein.
Prüfen Sie Dokumentprofile, Versandprotokolle und Storage mit Dokumente und Storage.
Prüfen Sie Mail-Warteschlange und Rückläufer mit Mail und Benachrichtigungen.
Führen Sie Bestellung, Zahlung, Versand und Rechnung mit Vom Einkauf bis zur Kundenrechnung weiter.