Accounting verstehen

Diese Seite hilft Buchhaltung, Geschäftsführung und Steuerberaterzugang, den Accounting-Grundschnitt in Workspace einzuordnen. Nach dem Lesen wissen Sie, welche Daten als buchhalterische Wahrheit gelten, welche Ansichten Sie prüfen und woran Sie erkennen, dass ein Vorgang nachvollziehbar ist.

Workspace startet Accounting als kontrolliertes Hauptbuch mit Belegarchiv, Journal, Konten, Steuerkennzeichen, offenen Posten, DATEV-/GoBD-/Steuerreport-Vorbereitung und workerbasierten Prüfläufen. Das ersetzt keine Steuerberatung und keine vollständige Deklarationssuite. Es sorgt dafür, dass Geschäftsvorfälle intern geordnet, nachvollziehbar und exportfähig vorliegen.

Arbeitsbereiche

Öffnen Sie Finanzen > Buchhaltung, um die Buchhaltungsflächen zu verwenden.

Grundprinzip

Die buchhalterische Wahrheit liegt in diesen Bereichen:

• Belege und Belegdateien
• Journalbuchungen und Buchungszeilen
• offene Posten und Ausgleiche
• Export- und Steuerreport-Läufe mit Hashes
• Audit- und Worker-Protokolle

Ändern Sie gebuchte Fakten nicht direkt. Stornieren oder korrigieren Sie den Vorgang über den vorgesehenen Folgeprozess. Gebuchte Journalzeilen entstehen über die Posting-Engine. Die Oberfläche für Buchungen und Buchungszeilen ist im Grundschnitt bewusst read-only, damit niemand Soll-/Haben-Zeilen am Journal vorbei verändert.

Kontenrahmen und Buchungsprofile prüfen

Workspace kann tenantgebundene Kontenrahmen verwenden. Der erste deutsche Starter legt ein SKR04-Template an, aber der produktive Kontenrahmen ist eine fachliche Konfiguration des Mandanten. Prüfen Sie daher nicht nur Konten, sondern auch das aktive Buchungsprofil und seine Rollen.

Ein Buchungsprofil legt fest, welche Konten bei automatischen Vorgängen verwendet werden. Beispiele sind Forderungen, Verbindlichkeiten, Bank, Erlöse, Umsatzsteuer, Vorsteuer, Bestand, WE/RE, Preisabweichung, Wareneinsatz und Retourenkorrekturen. Ohne passende Rolle bucht Workspace den Vorgang nicht auf ein Ersatzkonto, sondern lehnt die Projektion ab.

Für den deutschen Start kann ein Administrator die Aktion SKR04-Starter anlegen verwenden. Behandeln Sie das Ergebnis als Vorlage. Stimmen Sie Kontenrahmen, Steuerkennzeichen und Rollen mit der Steuerberatung ab, bevor Sie das Profil als produktiven Standard nutzen.

Exportprofile und Export-Kontenzuordnungen pflegen

Ein Accounting-Konto bleibt eine interne, providerneutrale Stamminformation. Es enthält deshalb weder ein DATEV-Konto noch eine allgemeine Fremdkontonummer. Eine externe Kontonummer ist nur zusammen mit dem konkreten Ziel und einem Gültigkeitszeitraum eindeutig.

Öffnen Sie Finanzen > Buchhaltung > Konfiguration > Exportprofile. Ein Exportprofil legt Exportadapter, Rechtsraum, Profilversion, Gültigkeit und eine dieser Regeln fest:

• Interne Kontonummern verwenden übernimmt beim Export bewusst die Kontonummer aus dem Hauptbuch.
• Explizite Fremdkonten verlangt für jedes verwendete Konto eine zum Buchungsdatum gültige Export-Kontenzuordnung.

Pflegen Sie Export-Kontenzuordnungen im Tab des Exportprofils oder im Kontodetail. Eine Zuordnung verbindet genau ein internes Konto mit einer Fremdkontonummer innerhalb dieses Profils. Überlappende Gültigkeitszeiträume sind nicht zulässig. Gültig ab und Gültig bis sind inklusive Kalendertage; Uhrzeit und Browserzeitzone ändern die Grenze nicht. Für den DATEV-Adapter darf eine Fremdkontonummer höchstens 40 Zeichen enthalten. Fehlt eine erforderliche Zuordnung oder ist sie mehrdeutig, bricht Workspace den Export ab, statt auf die interne Kontonummer auszuweichen.

Welche Vorgänge werden gebucht?

Bestellungen allein sind noch keine Buchungswahrheit. Workspace bucht die buchhalterisch relevanten Folgeereignisse:

• Finalisierte Ausgangsrechnungen erzeugen Erlösbuchung, Umsatzsteuer und Debitoren-OPOS.
• Wareneingänge buchen Bestand gegen WE/RE.
• Freigegebene und verifizierte Eingangsrechnungen buchen Verbindlichkeit, Vorsteuer, WE/RE-Ausgleich und bei Bedarf Preisabweichung.
• Warenausgänge buchen Wareneinsatz gegen Bestand.
• Retourengutschriften buchen Erlösschmälerung, Steuerkorrektur und Forderung.
• Retouren-Bestandsereignisse buchen Rücklagerung gegen Wareneinsatz oder Ausschuss gegen Bestand.

Wenn eine automatische Buchung fehlt, prüfen Sie zuerst, ob der vorgelagerte Vorgang finalisiert, freigegeben oder verifiziert ist und ob ein aktives Buchungsprofil mit allen benötigten Rollen existiert.

Bei Ausgangsrechnungen sehen Sie im Rechnungsdetail den Tab Accounting. Der Tab zeigt, ob die Rechnung bereits projiziert ist, ob Voraussetzungen fehlen und welche Accounting-Belege, Journalbuchungen oder offenen Posten entstanden sind. Die Aktion In Accounting buchen nutzt die serverseitige Readiness-Prüfung. Fehlen Buchungsprofil, Forderungsrolle, Steuerzuordnung, Geschäftsjahr, Periode oder Journal, zeigt Workspace den blockierenden Punkt, statt eine Ersatzbuchung zu erzeugen.

Ist das aktive Standard-Buchungsprofil auf automatische Commerce-Rechnungsbuchung gestellt, startet Workspace den Projektionslauf für neu finalisierte Rechnungen ab dem konfigurierten Startzeitpunkt selbst. Ein fachlicher Blocker ändert die finalisierte Rechnung nicht. Er bleibt im Automatiklauf sichtbar, bis Finance die Ursache behebt und den Lauf erneut anstößt.

Aktivieren Sie den Modus nicht über ein allgemeines Bearbeitungsfeld. Öffnen Sie im Buchungsprofil den Tab Rechnungsautomatik, wählen Sie den Cutover-Zeitpunkt und laden Sie die Inbetriebnahmebereitschaft. Workspace prüft das aktive und eindeutige Standardprofil, die Debitorenrolle, gültige Steuerzuordnungen, Geschäftsjahr, Periode und Journal. Erst wenn alle Konfigurationsprüfungen bereit sind, erscheint die Aktivierungsaktion. Der Server führt dieselben Prüfungen unmittelbar vor dem Schreiben erneut aus.

Der historische Rechnungsbestand blockiert den Start nicht automatisch. Die Readiness zeigt Gesamtbestand und prüfbare Kandidaten getrennt. Der Dialog für historische Prüfungen bietet ausschließlich fachlich geeignete Rechnungen und je Position nur die gültigen Steuerzuordnungen an. Ausgeschlossene Rechnungen bleiben als Inventur mit stabilem Grund sichtbar; Workspace verändert oder repariert sie nicht.

Rechnungen vor dem Startzeitpunkt werden nicht automatisch übernommen. Für geeignete offene Altbelege mit fehlender oder ausdrücklich veralteter Steuerklassifikation kann Finance eine getrennte Prüfung anlegen. Eine andere Person muss die eingereichte Prüfung freigeben; Freigabe und Projektion erfolgen gemeinsam. Der ursprüngliche Steuer-Snapshot der Rechnung bleibt unverändert.

Übersicht prüfen

Öffnen Sie Finanzen > Buchhaltung, um die operative Übersicht zu prüfen. Die Kacheln zeigen abgeleitete Kontrollzahlen aus Belegen, offenen Posten, Bankmatching, Perioden und Exportläufen. Nutzen Sie die Übersicht als Arbeitsvorrat. Prüfen und korrigieren Sie die eigentlichen Vorgänge immer in den jeweiligen Detailbereichen.

Belege prüfen

Öffnen Sie Finanzen > Buchhaltung > Belege, wenn Sie nachvollziehen möchten, welcher Beleg zu einem Vorgang gehört.

Prüfen Sie:

• Belegtyp, zum Beispiel Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Kontoauszug oder Gutschrift,
• Quelle, zum Beispiel Upload, E-Mail, API, erzeugtes Dokument oder Bankimport,
• Belegdatum und Eingang,
• Betrag und Währung,
• Status,
• Aufbewahrung und Zeitpunkt der Unveränderbarkeit.

Öffnen Sie Belegdateien, um die gespeicherten Dateirollen zu prüfen. Dort sehen Sie unter anderem Originaldatei, XML, PDF-Ansicht, Anhang, OCR-Text oder Exportkopie. Entscheidend sind Hash, Größe, MIME-Typ und Immutable-Status. Eine neue Fassung überschreibt nicht das Original, sondern wird als neue Dateirolle oder neue Datei abgelegt. Aus der Belegliste springen Sie über die Quellreferenz zu den gefilterten Belegdateien. Aus einer Belegdatei springen Sie über die Belegspalte zurück zum Beleg.

Buchungen prüfen

Öffnen Sie Finanzen > Buchhaltung > Journal > Buchungen, um gebuchte Geschäftsvorfälle chronologisch zu prüfen. Öffnen Sie danach die zugehörigen Buchungszeilen, um Soll, Haben, Konto, Steuerkennzeichen und Partnerbezug nachzuvollziehen. In den Buchungszeilen springen Sie direkt zur Buchung oder zum Konto. In der Buchung führt die Belegreferenz zum Belegdetail, wenn ein Beleg verknüpft ist.

Ein Vorgang ist prüfbar, wenn:

• die Buchung einer Periode und einem Journal zugeordnet ist,
• Soll und Haben ausgeglichen sind,
• ein Beleg oder ein dokumentierter Ersatzbeleg vorhanden ist,
• Steuerkennzeichen und Steuerzeilen zum Geschäftsvorfall passen,
• Storno oder Korrektur als neue Buchung sichtbar ist.

Wenn eine Buchung fehlt, prüfen Sie zuerst den vorgelagerten Vorgang: finalisierte Ausgangsrechnung, freigegebene Eingangsrechnung, akzeptiertes Bank-Matching oder manuelle Buchungsaktion.

Für Ausgangsrechnungen prüfen Sie zusätzlich die Commerce-Rechnungsprojektionen. Eine Projektion ist idempotent: Eine bereits gebuchte Rechnung wird nicht erneut gebucht, sondern mit ihren bestehenden Accounting-Referenzen angezeigt. Stornierungen laufen über die vorgesehene Stornoaktion und erzeugen eine eigene Gegenbuchung, wenn der Geschäftsvorfall fachlich umkehrbar ist.

Summen und Salden prüfen

Öffnen Sie Finanzen > Buchhaltung > Auswertung > Summen- und Saldenliste, um journalbasierte Kontensummen zu prüfen. Filtern Sie nach Datum, Geschäftsjahr, Periode oder Konto. Die Auswertung liest gebuchte und stornierte Journalbuchungen aus dem Hauptbuch und zeigt je Konto Soll, Haben, Saldo und Zeilenzahl. Öffnen Sie in einer Kontozeile direkt das Konto oder die gefilterten Buchungszeilen, um vom Report in den Buchungsnachweis zu springen.

Ein Reportstand ist plausibel, wenn:

• Soll- und Haben-Gesamtsumme zum erwarteten Zeitraum passen,
• einzelne Konten über Buchungen und Buchungszeilen bis zum Beleg nachvollziehbar bleiben,
• Storno-Gegenbuchungen den Saldo sichtbar neutralisieren,
• die Filterwerte zum Monats-, Quartals- oder Jahresabschluss passen.

Offene Posten und Zahlungen

Ausgangsrechnungen erzeugen Debitoren-OPOS, Eingangsrechnungen erzeugen Kreditoren-OPOS. Bankumsätze werden gegen offene Posten gematcht. Akzeptierte Matches erzeugen Zahlungsbuchungen und Settlement-Fakten.

Prüfen Sie bei Zahlungsfragen:

1. Ist die Rechnung gebucht?
2. Existiert ein offener Posten?
3. Wurde der Bankumsatz importiert?
4. Gibt es einen sicheren oder manuell akzeptierten Match?
5. Wurde die Zahlungsbuchung erzeugt?

Unklare Zahlungen dürfen nicht still auf beliebige Erlös- oder Aufwandskonten gebucht werden. Nutzen Sie Klärungsprozesse, bis Betrag, Partner und Zweck belastbar sind.

DATEV, GoBD und Steuerreports

DATEV-, GoBD- und Steuerreport-Läufe werden nicht über normale CRUD-Formulare erzeugt. Sie laufen über Services und Taskstream-Worker. Die Buchhaltungsoberflächen zeigen Status, Zeitraum, Zähler, Artefakt-Metadaten und Hashes.

Wählen Sie beim Start eines DATEV-Laufs immer ein gültiges DATEV-Exportprofil. Der Lauf speichert Profilcode, Profilversion, Zuordnungsregel und die tatsächlich aufgelösten Kontonummern als Snapshot. Spätere Änderungen am Exportprofil oder an Export-Kontenzuordnungen verändern ein bereits erzeugtes Artefakt nicht.

Deutschland ist der erste Zielmarkt. Der Steuerreport-Vertrag ist trotzdem nicht auf Deutschland fest verdrahtet: Läufe speichern Reporttyp, Land und Profilversion. So können weitere europäische oder internationale Steuerprofile später denselben Snapshot- und Freigabeprozess nutzen.

Geben Sie einen vorbereiteten Steuerreport erst frei, wenn Zeitraum, Drilldown-Zeilen und Hash plausibel sind. Die Freigabe prüft den gespeicherten Snapshot erneut. Bei Abweichungen lehnt das System die Freigabe ab, damit die Periode nicht auf Basis eines veränderten Reports gesperrt wird.

Öffnen Sie Steuerreport-Kennziffern, um die aggregierten Werte eines Steuerreport-Snapshots zu prüfen. Öffnen Sie Steuerreport-Zeilen, um eine Kennziffer bis zur Journalbuchung, Journalzeile, Konto, Steuerkennzeichen und zum Beleg zurückzuverfolgen.

Erfolg erkennen

Ein Monats- oder Prüfstand ist fachlich belastbar, wenn:

• alle Belege des Zeitraums sichtbar sind,
• gebuchte Journale keine Soll-/Haben-Differenz haben,
• offene Posten mit den Bankbewegungen abgeglichen sind,
• DATEV- oder GoBD-Läufe einen reproduzierbaren Hash tragen,
• Steuerreport-Werte auf einzelne Buchungszeilen zurückführbar sind,
• Steuerreport-Freigaben ohne Drift-Konflikt abgeschlossen sind,
• gesperrte Perioden nicht direkt verändert werden.

Grenzen

Der Grundschnitt stellt Hauptbuch, Belegarchiv, Buchungs- und Exportgrundlagen bereit. Vollständige Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, E-Bilanz-Abgabe, produktive ERiC-Übermittlung und komplexe internationale Sonderfälle gehören in spätere Ausbauphasen.

Nächste Schritte

• Prüfen Sie Storage und Dateiablage mit Dokumente und Storage.
• Prüfen Sie Accounting-Betrieb und Compliance mit Accounting-Betrieb und Compliance.
• Integrieren Sie Accounting-Endpunkte mit Accounting per API integrieren.