EU-Umsatzsteuer für B2C und B2B einrichten

Diese Anleitung richtet die EU-Umsatzsteuer für Verkäufer in einem EU-Mitgliedstaat ein. Nach der Aktivierung berechnet Workspace die Steuer für Warenkorb, Angebot und Bestellung aus serverseitigen Transaktionsfakten. Rechnung und Accounting übernehmen den unveränderlichen Steuer-Snapshot der Bestellung.

Die Funktion ersetzt keine steuerliche Beratung. Lassen Sie Steuerpositionen, Registrierungen, Gültigkeitszeiträume und Meldewege vor der Aktivierung fachlich freigeben.

Voraussetzungen

Sie benötigen:

• einen gepflegten Verkäufer-Rechtsträger,
• aktive Preislisten und eindeutig definierte Netto- oder Bruttopreise,
• eine explizite steuerliche Leistungsart an jeder verkauften Produktvariante,
• vollständige Versand- und Fulfilment-Herkünfte,
• ein aktives Buchungsprofil mit bebuchbaren Erlös- und Steuerkonten,
• freigegebene B2C- und B2B-Steuerpositionen für die tatsächlich angebotenen Länder und Leistungsarten,
• die Berechtigungen zum Lesen, Schreiben, Freigeben und Aktivieren der EU-Umsatzsteuerkonfiguration sowie zum Planen und Anwenden der Aktivierung.

Öffnen Sie Handel > Richtlinien & Steuern > Steuern > EU-Umsatzsteuer einrichten. Die Seite führt Sie durch die Einrichtung und zeigt nur maskierte Steuerkennungen an.

Pflegbare Stammdaten statt länderspezifischer Vorgaben

Workspace liefert keine festen Steuersätze, Steuerkategorien oder Buchungskonten für einzelne Länder aus. Pflegen Sie die Werte im jeweiligen Mandanten über die regulären Listen:

Die Einrichtungsseite bietet nur aktivierte Mandantenländer und aktive Steuerklassen zur Auswahl an. Registrierungsreferenzen stammen aus den zuvor angelegten Steuerregistrierungen. Fehlt ein landesspezifischer Standard, können berechtigte Benutzer damit jeden erforderlichen Wert selbst anlegen; der Produktcode enthält keinen versteckten Ersatz für Deutschland oder Österreich.

Pflegen Sie die steuerliche Leistungsart unter PIM > Varianten & Preise > Varianten im kaufmännischen Bereich der jeweiligen Variante. Das Feld steht auch bei der Variantenanlage zur Verfügung und verwendet die reguläre Auswahlliste. Damit bleibt die Klassifikation je verkauftem Produkt mandantenbezogen pflegbar.

Die Zugehörigkeit eines Landes zur EU ist davon getrennt. Sie ist eine versionierte Rechtsraumregel des Produkts und kann nicht durch Mandantenstammdaten umdefiniert werden. Die Länderliste legt fest, welche der rechtlich unterstützten Länder der Mandant tatsächlich verwendet.

Lokales B2C-Geschäft in einem Land einrichten

Verkauft ein Shop nur an Privatkunden im eigenen EU-Land, verwenden Sie im ersten Schritt Lokales B2C-Geschäft einrichten. Wählen Sie ein Commerce-Profil, das ausschließlich dieses Land freigibt, eine Leistungsart sowie eine aktive Steuerkategorie, ein aktives Buchungsprofil und dessen Erlös- und Steuerkonto. Das Land wird aus dem Commerce-Profil übernommen; eine freie oder globale Länderliste gibt es in diesem Ablauf nicht.

Nach der fachlichen Prüfung von Steuerkennung, Satz, Gültigkeitsbeginn und Nachweisreferenz erzeugt Workspace die inländische Registrierung, die aktive Regelversion, die freigegebene B2C-Position und beide Accounting-Zuordnungen in einer Transaktion. Schlägt eine Voraussetzung fehl, bleibt die Umsatzsteuerkonfiguration unverändert. Der Ablauf gilt identisch für Deutschland, Spanien und andere aktivierte EU-Länder. Workspace liefert keinen länderspezifischen Steuersatz oder Kontenrahmen als rechtliche Vorgabe; diese Werte müssen im Mandanten bereits geprüft und eingerichtet sein.

Erstellen Sie danach einen Aktivierungsplan für B2C_ACTIVE. Für ein rein lokales Profil verlangt die Readiness weder ein weiteres Land noch eine B2B-Position. Erst die spätere Erweiterung auf B2C_B2B_ACTIVE prüft die tatsächlich freigegebenen B2B-Fälle.

Unterstützt werden physische Waren, elektronisch erbrachte Software- und SaaS-Leistungen sowie Dienstleistungen nach der allgemeinen B2B-Regel. Die Auswahl folgt dem verkauften Produkt und wird nicht aus Lager-, Download- oder anderen technischen Produktmerkmalen abgeleitet. Nicht klassifizierte verkaufbare Varianten blockieren die Aktivierung.

Rechtsträger und Registrierungen zuordnen

Ordnen Sie zuerst genau einen steuerpflichtigen Rechtsträger zu. Erfassen Sie danach seine gültigen Registrierungen:

Union OSS entscheidet nicht, wo ein Umsatz steuerbar ist. Das Verfahren bestimmt nur den Meldeweg, nachdem die Steuerentscheidung den Steuerort ermittelt hat. Fehlt für einen ermittelten Bestimmungslandumsatz sowohl eine passende OSS- als auch eine lokale Registrierung, blockiert Workspace den Vorgang.

Regelversion und Steuersätze anlegen

Legen Sie eine zeitlich gültige EU-VAT-Regelversion an. Ergänzen Sie für jedes benötigte Steuergebiet, jede aktive Produkt-Steuerkategorie und jede aktive Versand-Steuerkategorie den freigegebenen Satz. Tragen Sie 19 Prozent als 0.19 und 20 Prozent als 0.20 ein.

Kennzeichnen Sie einen Satz als inklusive, wenn die zugrunde liegenden Preise die Steuer enthalten. Aktivieren Sie die Regelversion erst, wenn alle nötigen Sätze enthalten sind. Bei der Aktivierung versiegelt Workspace den Datensatz; spätere Änderungen benötigen eine neue Version.

B2C- und B2B-Positionen erfassen

Erfassen Sie Positionen immer für einen konkreten Leistungsumfang. Wählen Sie Versandursprung, Bestimmungsland, Leistungsart und Kundenstatus so eng wie möglich.

Für die EU-Ausnahme bis 10.000 Euro verwenden Sie den Entscheidungstyp B2C-Fernverkauf nach Art. 59c:

• ORIGIN_EXCEPTION wendet bei erfüllten Voraussetzungen den Steuerort des Ursprungslands an.
• DESTINATION_GENERAL_RULE wendet das Bestimmungslandprinzip an.

Dieser Entscheidungstyp gilt für innergemeinschaftliche Fernverkäufe physischer Waren und ausdrücklich als ELECTRONICALLY_SUPPLIED_SERVICE klassifizierte Leistungen. Allgemeine Dienstleistungen sind davon getrennt; importierte Fernverkäufe sowie Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen fallen nicht unter diesen Produktumfang.

Der Betrag von genau 10.000 Euro überschreitet die Schwelle noch nicht. Die allgemeine Bestimmungslandregel greift erst oberhalb der Schwelle oder bei einer wirksamen Wahl. Die aktuelle Produktversion berechnet diese Schwelle nicht automatisch. Hinterlegen Sie daher eine freigegebene, zeitlich gültige DECLARED-Position mit Nachweisreferenz. Ein fehlender oder unvollständiger Nachweis gilt nicht als Umsatz von null Euro.

Für B2B-Inlandsumsätze, innergemeinschaftliche Warenlieferungen und grenzüberschreitende Dienstleistungen verwenden Sie eine deklarierte Transaktionsentscheidung. Legen Sie Steuerort, Steuerschuldner, Meldeweg und gegebenenfalls Registrierungsreferenz getrennt fest. Workspace wendet eine B2B-Entscheidung nur an, wenn der Shop einen aktuellen, akzeptierten Unternehmensnachweis liefert. Im EU-Pilot muss dessen Ausstellerland bei grenzüberschreitenden Waren und allgemeinen B2B-Dienstleistungen dem ermittelten Kundenland entsprechen. Ein Firmenname oder eine ungeprüfte USt-ID genügt nicht. Mehrstaatige Niederlassungen, Dreiecksgeschäfte und andere Sonderfälle bleiben bis zu eigenen Präsenz- und Regelmodulen außerhalb des Pilotumfangs.

Speichern Sie jede Position zunächst als Entwurf. Eine Person mit der Freigabeberechtigung prüft Nachweise und Begründungscodes und gibt die Position danach frei.

Accounting zuordnen

Ordnen Sie jede wirtschaftliche Quelle einem Erlöskonto zu. Berücksichtigen Sie mindestens Produktpositionen und kostenpflichtigen Versand. Ordnen Sie anschließend jede Kombination aus Steuergebiet, Steuerart, Steuerkategorie, Steuerschuldner und Meldeweg einem Steuerkonto zu.

Diese Zuordnungen steuern nicht die Steuerentscheidung. Sie legen fest, wie die bereits entschiedenen Komponenten gebucht werden. Rechnung und Journal verwenden denselben Bestell-Snapshot; eine spätere Regeländerung verändert abgeschlossene Belege nicht.

Konfiguration auf weitere Mandanten übertragen

Exportieren Sie die Steuerpositionen, Steuersätze und Accounting-Zuordnungen als CSV-Konfigurationsmatrix. Das Format enthält stabile fachliche Referenzen statt interner Mandanten-IDs. Im Zielmandanten müssen Rechtsträger, Regelversion, Buchungsprofil und Konten bereits mit denselben Referenzen vorhanden sein.

Prüfen Sie die Datei vor dem Import. Die Vorschau weist jede Zeile als CREATE, UNCHANGED oder CONFLICT aus und liefert einen Digest. Nur eine konfliktfreie Datei mit genau diesem Digest kann atomar angewendet werden. Importierte Steuerpositionen und Steuersätze bleiben Entwürfe. Prüfen und aktivieren Sie diese anschließend mit der fachlichen Freigabe des jeweiligen Mandanten. Damit ist die Matrix wiederverwendbar, ohne die Freigabe eines anderen Kunden zu übernehmen.

Aktivierung planen und prüfen

Erstellen Sie einen neuen Aktivierungsplan. Die Prüfung blockiert unter anderem fehlende Rechtsträger, Registrierungen, B2C-/B2B-Positionen, Sätze für aktive Produkt- und Versandkategorien sowie unvollständige Accounting-Zuordnungen. Fulfilment-Herkünfte werden beim konkreten Warenkorb verbindlich geprüft; die Aktivierung erfindet dafür keine globalen Standardwerte.

Beheben Sie alle Blocker und planen Sie erneut. Aktivieren Sie zuerst B2C_ACTIVE. Wenn sich die Konfiguration zwischen Plan und Aktivierung ändert, verwirft Workspace den Plan als veraltet. B2B-Vorgänge bleiben in dieser Stufe gesperrt. Nach der B2C-Beobachtung planen Sie erneut und erweitern denselben Mandanten auf B2C_B2B_ACTIVE.

Bei einem fachlichen oder betrieblichen Verdacht können Sie neue Vorgänge mit EU-Umsatzsteuer aussetzen. Fortsetzen ist nur mit einem frischen, vollständig bereiten Digest und einer externen Freigabereferenz möglich. Bereits finalisierte Vorgänge werden nicht auf die bisherige Steuerlogik zurückgesetzt.

Prüfen Sie nach der Aktivierung mindestens diese Fälle in einem Testshop:

• B2C Inland mit Netto- und Bruttopreis,
• B2C zwischen dem konfigurierten Ursprungs- und Bestimmungsland,
• B2B Inland,
• B2B EU-Waren und grenzüberschreitende Dienstleistung,
• getrennte Rechnungs- und Lieferländer in einem gemischten Waren-/ Dienstleistungswarenkorb,
• ungültiger oder abgelaufener Unternehmensnachweis,
• direkt im Vertrieb angelegtes Angebot mit manueller Positions- und Preisgestaltung,
• Angebot aus dem Warenkorb und eine erforderliche Preisbestätigung,
• Bestellung, Rechnung und Accounting-Komponenten.

Ein Vertriebsangebot muss nicht aus einem Warenkorb entstehen. Legen Sie die Position direkt im Angebot über eine Variante an. Danach können Sie Positionsname, Beschreibung, Menge und einen individuellen Preis frei bearbeiten. Workspace bestimmt die Steuer weiterhin serverseitig aus Angebotskontext, Commerce-Profil und der steuerlichen Leistungsart der Variante. Eine Warenkorb-Herkunft bleibt nur zusätzliche Evidenz, wenn das Angebot tatsächlich aus einem Warenkorb entstanden ist.

XRechnung und Meldezeiträume

Ein Dokumentprofil mit XRECHNUNG_3_0_2_UBL erzeugt zur PDF-Rechnung eine separate UBL-Datei. Workspace veröffentlicht das finale Rechnungsbundle nur, wenn der konfigurierte externe Validator Format und XRechnung-Profil als gültig bestätigt. Validatorname, Version, Regelwerk und XML-Hash werden im Bundle-Manifest festgehalten. ZUGFeRD und Peppol-Transport sind nicht Teil dieses Profils.

Für jede XRechnung ist eine vom Käufer vergebene Referenz erforderlich; die eigene Bestellnummer wird dafür nicht als Ersatz verwendet. Bei einer innergemeinschaftlichen Warenlieferung müssen außerdem das tatsächliche Versanddatum und die vollständige Lieferadresse im finalen Snapshot vorliegen. Fehlt eine dieser Angaben, wird das Rechnungsbundle nicht veröffentlicht.

Konfigurieren Sie zusätzlich zur Adapter-URL die exakte erwartete Regelwerkskennung unter einvoice.validation.xrechnung_3_0_2_ruleset. Für den verifizierten KoSIT-Validatorstand lautet sie EN16931 1.3.13, XRechnung 3.2. Workspace blockiert die Veröffentlichung, wenn der Wert fehlt oder der Validator eine andere Kennung meldet. Prüfen und aktualisieren Sie den Wert daher bewusst zusammen mit einem Validator-Upgrade.

Finale Rechnungen mit EU-Umsatzsteuer erzeugen unveränderliche Steuertransaktionsdatensätze. Die Meldeansicht fasst die Umsatzsteuer- und Zusammenfassende Meldung des maßgeblichen EU-Lands sowie Union-OSS-Pflichten periodisch zusammen. Länderbezogene Meldeziele tragen den ISO-Ländercode, beispielsweise ES_VAT_RETURN oder NL_EC_SALES_LIST. Bei innergemeinschaftlichen Waren genügt zur Rechnung ein aktueller Unternehmensnachweis mit initialer Versandreferenz. Der Export des betroffenen Meldezeitraums bleibt jedoch gesperrt, bis der vollständige Transportnachweis bestätigt wurde. CSV und JSON dienen der fachlichen Prüfung und Übergabe an die Steuerberatung; Workspace reicht keine Meldung bei einer Behörde ein.

Nach der ersten Finalisierung mit der neuen Umsatzsteuerberechnung können Sie nicht zur bisherigen Steuerlogik zurückschalten. Aktivieren Sie die Funktion deshalb erst nach vollständiger Readiness-Prüfung. Der aktuelle Produktstand führt Gutschriften und Rechnungsberichtigungen als eigene unveränderliche Folgebelege mit Ursprungsreferenz; prüfen Sie diesen Ablauf vor der Aktivierung in Ihrer Testinstallation.