Quickstart: Benutzer und Rechte prüfen

Prüfen Sie, ob ein Benutzer Zugang zu Workspace hat, im richtigen Arbeitsbereich arbeitet, die passenden Rollen und Berechtigungen besitzt und einen fachlichen Bereich sehen kann.

Der Ablauf hilft, wenn ein Benutzer einen Bereich nicht findet, eine Aktion nicht ausführen kann oder Sie eine Änderung an Rollen, Zugriffsgruppen oder Seitenzielgruppen kontrollieren möchten.

Voraussetzungen

Sie benötigen ein Administrationskonto mit Zugriff auf System > IAM. Alternativ öffnen Sie die Suche und geben IAM ein.

Klären Sie vor der Prüfung:

welchen Benutzer Sie prüfen
welche Organisation und welcher Arbeitsbereich betroffen sind
welchen Bereich oder welche Aktion der Benutzer sehen oder nutzen soll
ob der Benutzer sich bereits angemeldet und den richtigen Arbeitsbereich gewählt hat

Nutzen Sie für eine Sichtprüfung nach Möglichkeit ein geeignetes Testkonto mit denselben Rollen oder Zugriffsgruppen. Verwenden Sie keine privaten Zugangsdaten anderer Benutzer.

Benutzer finden

Öffnen Sie System > IAM oder suchen Sie nach IAM.
Suchen Sie den Benutzer über die vorhandene Benutzer- oder Identitätsverwaltung.
Prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse zur betroffenen Person gehört.
Prüfen Sie, ob der Benutzer zur richtigen Organisation gehört.
Prüfen Sie, ob der Benutzer aktiv ist und eine Mitgliedschaft für den betroffenen Arbeitsbereich besitzt.

Wenn der Benutzer fehlt, laden Sie ihn über den vorgesehenen Einladungsprozess ein. Der Benutzer löst die Einladung anschließend über Einladung einlösen ein und richtet seine Anmeldung ein.

Arbeitsbereich prüfen

Prüfen Sie, welchen Arbeitsbereich der Benutzer nach der Anmeldung wählt.
Vergleichen Sie diesen Arbeitsbereich mit dem fachlichen Kontext der Aufgabe.
Prüfen Sie, ob der Benutzer in diesem Arbeitsbereich Mitglied ist.
Prüfen Sie, ob Rollen oder Zugriffsgruppen im richtigen Arbeitsbereich gepflegt sind.

Ein Arbeitsbereich ist der fachliche Kontext für Datensätze, Prozesse und Aufgaben. Rechte in einem anderen Arbeitsbereich erklären nicht, warum ein Benutzer im aktuellen Arbeitsbereich eine Aktion ausführen kann oder nicht.

Wenn unklar ist, ob Sie eine persönliche Mandantenliste oder die systemweite Mandantenverwaltung prüfen, lesen Sie Mandanten, Benutzerkonten und Systemsicht. Die Seite trennt Benutzerkonto, Mitgliedschaft, Profilbindung, aktive Sitzung und Systemsicht.

Rollen und Berechtigungen prüfen

Öffnen Sie die Person und wechseln Sie zum Tab Berechtigungen.
Vergleichen Sie die direkte Rolle mit den effektiven Rollen.
Prüfen Sie bei einer geerbten Rolle die angezeigte Zugriffsgruppe und deren übergeordnete Gruppen.
Vergleichen Sie die effektiven Scopes mit dem Bereich oder der Aktion, die der Benutzer nutzen soll.
Öffnen Sie System > IAM > Rollen und prüfen Sie die Scopes der verantwortlichen Rolle.
Entfernen Sie Rechte, die der Benutzer für seine Aufgabe nicht benötigt.

Eine Rolle bündelt Berechtigungen. Eine Berechtigung steuert eine konkrete Aktion oder einen Bereich. Workspace vereinigt die direkte Rolle mit den Rollen der Zugriffsgruppen und ihrer übergeordneten Gruppen. Eine zusätzliche Rolle kann vorhandene Rechte nicht einschränken. Prüfen Sie daher nicht nur den Rollennamen, sondern den vollständigen effektiven Scope-Satz und dessen Herkunft.

Wenn Sie mehrere Benutzer gleich behandeln müssen, nutzen Sie System > IAM > Zugriffsgruppen. Prüfen Sie, ob der Benutzer Mitglied der richtigen Zugriffsgruppe ist, welche Rolle die Gruppe trägt und ob eine übergeordnete Gruppe weitere Rechte vererbt. Gruppenrechte wie Schreiben oder Owner steuern die Verwaltung der Gruppe; sie sind nicht die geerbte Rolle der Mitglieder.

Änderung kontrollieren

Speichern Sie die Änderung an Rolle, Berechtigung, Zugriffsgruppe oder Mitgliedschaft.
Prüfen Sie direkt danach den betroffenen Benutzer erneut.
Dokumentieren Sie die Änderung in Ihrem eigenen Administrationsprozess, wenn Ihr Unternehmen Nachweise über Berechtigungsänderungen verlangt.
Nutzen Sie Berechtigungen aktualisieren oder laden Sie Workspace neu, um die sichtbare Oberfläche sofort an den serverseitigen Stand anzupassen.

Ändern Sie nur die Rechte, die für die konkrete Aufgabe nötig sind. Breite Administrationsrollen eignen sich nicht als schnelle Lösung für fehlende Fachrechte.

Ergebnis prüfen

Melden Sie sich mit einem passenden Testkonto an oder lassen Sie den Benutzer die Prüfung durchführen.
Wählen Sie den betroffenen Arbeitsbereich.
Prüfen Sie, ob der Bereich in der Navigation sichtbar ist.
Öffnen Sie den Bereich und führen Sie die erwartete Aktion aus.
Prüfen Sie bei fehlender Sichtbarkeit zusätzlich System > IAM > Seitenzielgruppen.

Seitenzielgruppen steuern, ob Seiten nur für bestimmte Zielgruppen sichtbar sind. Ein Benutzer kann daher eine passende Rolle besitzen und einen Bereich trotzdem nicht sehen, wenn die Seite für seine Zielgruppe nicht freigegeben ist.

Häufige Probleme

Problem	Prüfung
Der Benutzer sieht den Bereich nicht.	Prüfen Sie Arbeitsbereich, Rolle, Berechtigung, Zugriffsgruppe und Seitenzielgruppe. Bei einer Site-Page hilft die Referenz Seitenzugriff konfigurieren.
Der Benutzer sieht den Bereich, darf aber nichts ändern.	Prüfen Sie, ob die Rolle nur Leserechte enthält oder ob eine konkrete Schreibberechtigung fehlt.
Die Änderung wirkt nicht sofort in der Oberfläche.	Nutzen Sie `Berechtigungen aktualisieren` oder laden Sie Workspace neu. Der Server prüft den aktuellen Stand bereits beim nächsten Aufruf.
Die Rolle klingt passend, enthält aber nicht die nötigen Rechte.	Öffnen Sie die Rolle und prüfen Sie die enthaltenen Berechtigungen einzeln.
Der Benutzer hat unerwartet mehr Rechte.	Prüfen Sie im Tab `Berechtigungen` alle effektiven Rollen und deren Herkunft. Berücksichtigen Sie auch übergeordnete Zugriffsgruppen.
Mehrere Benutzer haben denselben Fehler.	Prüfen Sie die gemeinsame Zugriffsgruppe, deren Rolle und die übergeordnete Gruppenkette.

Nächste Schritte

Pflegen Sie Rollen regelmäßig unter System > IAM > Rollen.
Gruppieren Sie Benutzer nach Verantwortlichkeit unter System > IAM > Zugriffsgruppen.
Prüfen Sie Seitenzielgruppen unter System > IAM > Seitenzielgruppen, wenn ein Bereich bewusst nur für bestimmte Benutzer sichtbar sein soll.
Ordnen Sie den technischen access-Block einer Site-Page mit Seitenzugriff konfigurieren ein.
Nutzen Sie die Seite IAM und Authentifizierung, wenn Sie Rollen, Zugriffsgruppen und Seitenzielgruppen grundlegend einordnen möchten.
Nutzen Sie das Glossar, wenn Sie öffentliche Workspace-Begriffe nachschlagen möchten.