Personal und HR

Nutzen Sie den Bereich Personal, um Mitarbeiterdaten, Arbeitszeit, Abwesenheiten, Urlaubskonten und HR-nahe Auswertungen zu verwalten. Benutzer erledigen persönliche Self-Service-Aufgaben im Profil.

Nutzen Sie Mitarbeiter, Arbeitszeit, Urlaub und Verträge, wenn Sie einen Mitarbeiter vollständig einrichten oder die Kette aus Person, Staff-Rolle, Mitarbeiterprofil, Beschäftigungsbezug, Arbeitsvertrag, Zeiterfassung und Urlaub prüfen möchten.

Mitarbeiter verwalten

Öffnen Sie Personal > Mitarbeiter, um Mitarbeiterprofile zu prüfen und zu pflegen.

Ein Mitarbeiterprofil verbindet eine Person im Arbeitsbereich mit HR-Sichten. Je nach Berechtigung sehen Sie Stammdaten, Beschäftigungsbezug, Klassifikation, Self-Service-Bezug und relevante Statusinformationen.

Prüfen Sie bei neuen Mitarbeitern:

• ob die Person im richtigen Arbeitsbereich angelegt ist
• ob die Rolle und Zugriffsgruppen passen
• ob das Benutzerkonto eindeutig mit dieser Person verbunden ist, wenn Self-Service genutzt werden soll
• ob das Mitarbeiterprofil vollständig ist
• ob ein Arbeitsvertrag vom Typ contract.employment.v1 angelegt und unterschrieben oder aktiv ist
• ob ein aktiver Beschäftigungsbezug für Arbeitszeit, Feiertage und Urlaubsanspruch vorliegt
• ob die Person den Self-Service im Profil nutzen kann

Workspace wählt für Profil-Self-Service keine Person nach Name, E-Mail-Adresse oder Staff-Status aus. Das Benutzerkonto muss eindeutig auf die richtige aktive Person zeigen. Wenn mehrere aktive Personen mit demselben Konto verbunden sind, beheben Sie die Zuordnung, statt HR-Daten an einer zweiten Person nachzupflegen.

Klassifikation pflegen

Öffnen Sie Personal > Konfiguration > Klassifikation, wenn Sie zusätzliche Merkmale für Personen oder Mitarbeiter strukturieren möchten.

Die Oberfläche bietet:

• Attributsätze (Personen/Mitarbeiter)
• Attribut-Wertelisten (Personen/Mitarbeiter)

Nutzen Sie Attributsätze für wiederkehrende HR-Merkmale. Nutzen Sie Wertelisten, wenn Benutzer nur definierte Werte auswählen sollen.

Nutzen Sie Attributsätze und Properties für langlebige Stammdaten. Nutzen Sie sie nicht als Ersatz für Arbeitszeitbuchungen, Abwesenheitsanträge, Urlaubskonten oder Vacation-Ledger-Buchungen. Diese Daten haben eigene Fachprozesse und müssen nachvollziehbar bleiben.

Arbeitszeit verwalten

Personal > Team-Zeiterfassung zeigt Teamdaten zur Arbeitszeit, wenn die nötigen Berechtigungen vorliegen.

Die Arbeitszeitlogik arbeitet mit einem Buchungsjournal. Normale Live-Buchungen verwenden die Serverzeit. Historische Korrekturen laufen als eigene Korrekturbuchungen und überschreiben bestehende Ereignisse nicht still.

Nutzen Sie die Team-Sicht, um:

• aktuelle Arbeitszeitstatus direkter Reports zu prüfen
• Wochen- und Monatswerte einzuordnen
• offene Arbeitsperioden zu erkennen
• Korrekturbedarf fachlich zu klären
• Team-Kennzahlen ohne HR-Sensitivdetails zu prüfen

Teamdaten folgen direkten Reports. Pflegen Sie die Führung im Mitarbeiterdatensatz des Reports im Tab Reporting mit der Relation reports_to. Der Tab Beziehungen ist für allgemeine Personenbeziehungen gedacht und ersetzt das Reporting-Routing nicht.

Wenn Sie ein Team neu einrichten, arbeiten Sie diese Kurzliste ab:

1. Alle Teammitglieder als Mitarbeiter anlegen.
2. Führungskraft als Mitarbeiter oder mindestens als berechtigten Benutzer anlegen.
3. Bei jedem Teammitglied im Tab Reporting reports_to auf die Führungskraft setzen.
4. Führungskraft mit staff_time_team:read ausstatten.
5. Für Genehmigungen zusätzlich staff_time_team:write vergeben.
6. In Personal > Team-Zeiterfassung prüfen, ob direkte Reports, Teamkalender und offene Anträge sichtbar sind.

Die Detailanleitung steht in Mitarbeiter, Arbeitszeit, Urlaub und Verträge.

Abwesenheiten steuern

Benutzer beantragen eigene Abwesenheiten im Profil, wenn der Arbeitsbereich Self-Service-Abwesenheiten aktiviert hat. Teamleitungen prüfen offene Anträge ihrer direkten Reports und genehmigen oder lehnen sie über die vorgesehene Aktion ab.

HR nutzt die Administrationssicht für:

• offene Sonderfälle
• Teamkalender
• Coverage-Warnungen
• Mindestbesetzungsregeln
• Erinnerungen und Eskalationen für offene Anträge
• fachliche Korrekturen rund um Urlaub und Krankheit

Coverage-Warnungen unterstützen die Planung. Sie ersetzen keine fachliche Entscheidung, ob ein Antrag genehmigt werden soll.

Urlaubskonten prüfen

Personal > Urlaubsansprüche unterstützt die HR-Sicht auf Urlaubskonten und Salden.

Der Urlaubssaldo folgt einem Konto-Prinzip:

• Ansprüche liegen in einem Jahreskonto.
• Offene Anträge können verfügbaren Urlaub reservieren.
• Genehmigte Anträge verbrauchen Urlaub.
• Übertrag, Bonus und Korrekturen erscheinen als eigene Buchungen.

Prüfen Sie bei Abweichungen zuerst das Urlaubskonto, offene Anträge und vorhandene Buchungen. Legen Sie Korrekturen als nachvollziehbare HR-Aktion an, statt Salden außerhalb des Systems neu zu berechnen.

Der vertragliche Urlaubsanspruch kann aus einem aktiven Arbeitsvertrag kommen. Das Urlaubskonto arbeitet danach mit einem Jahres-Snapshot. Spätere Vertragsänderungen überschreiben bestehende Jahreskonten nicht still.

Richten Sie Urlaub in dieser Reihenfolge ein:

1. Arbeitsvertrag mit vacation_days pflegen und aktivieren.
2. Jahreskonto in Personal > Urlaubsansprüche prüfen oder anlegen.
3. Übertrag, Bonus und Korrekturen als Ledger-Buchungen pflegen.
4. Abwesenheitstyp vacation aktiv halten.
5. Genehmigungsweg über reports_to oder Vertragsgruppe prüfen.
6. Testantrag im Profil stellen und über die Team-Zeiterfassung genehmigen.

Nutzen Sie keine freien Notizen als Ersatz für Urlaubstage. Nur Urlaubskonto und Vacation-Ledger erklären später, warum ein Saldo entstanden ist.

Krankheit während Urlaub bearbeiten

Wenn eine Krankheit einen genehmigten Urlaub berührt, behandeln Sie den Fall als HR-Sonderfall. Prüfen Sie Antrag, Zeitraum, Status und vorhandene Nachweise. Pflegen Sie Evidence-Status oder Referenz nur mit passender Berechtigung.

Workspace speichert in diesem Schnitt Status- und Referenzinformationen für Nachweise. Es ersetzt keine rechtliche Prüfung und speichert keine gesetzlichen Fristen, Beitragssätze oder freien Dokumentinhalte als Payroll-Regel.

Teamleitung und HR trennen

Teamleitungen arbeiten mit direkten Reports, offenen Genehmigungen, Teamkalendern und Team-Kennzahlen. HR arbeitet zusätzlich mit Urlaubskonten, Korrekturbuchungen, Evidence-Metadaten, Coverage-Regeln und HR-Operations-Sichten.

Halten Sie diese Trennung ein:

• Teamleitungen sehen nur die Daten, die sie für Führung und Genehmigung brauchen.
• HR sieht fachliche Sonderfälle und Korrekturen mit passender Berechtigung.
• Payroll-nahe Sichtbarkeit benötigt eigene Freigaben und bleibt von HR-Nachweisdetails getrennt.

Nutzen Sie diese Rechtekanten als Mindesttrennung:

Vergeben Sie Team-Write nicht über fachfremde Rollen. Wenn Ihr Rollenmodell keine eindeutige Teamlead-Rolle enthält, modellieren Sie diese fachlich zuerst, statt Schreibrechte auf breite Vertriebs- oder Beobachterrollen auszuweiten.

Für neue oder nachinitialisierte Tenants können Sie den IAM-Preset Staff: Team Lead nutzen. Er enthält bewusst nur staff_time_team:read und staff_time_team:write; HR-Urlaubskonten, Evidence und Payroll-nahe Sichten bleiben davon getrennt.

Wenn eine Führungskraft auch eigene Arbeitszeit im Profil buchen soll, braucht sie zusätzlich eine operative Staff-Rolle mit den Self-Service-Scopes. Der Teamlead-Preset allein ist nur für Teamlesen und Entscheidungen gedacht.

Feiertage pflegen

Personal > Feiertagsvorlagen verwaltet Feiertagsvorlagen für den Arbeitsbereich.

Pflegen Sie Feiertagsregionen passend zu Standorten und Beschäftigungsbezügen. Feiertage fließen in Arbeitszeit- und Abwesenheitssichten ein und zählen nicht wie normale Personalausfälle.

Feiertage sind dabei keine manuell gestempelte Arbeitszeit. Workspace erzeugt aus gültigen Feiertagsvorlagen und dem Arbeitsstandort eine genehmigte Abwesenheit vom Typ public_holiday. Zeitsummen behandeln diese Abwesenheit als Gutschrift in Höhe des täglichen Zielwerts, damit Mitarbeiter für bezahlte Feiertage nicht ins Minus laufen.

Wenn Feiertage in Zeitsummen fehlen oder Urlaubsanträge mit Kalenderhinweisen blockieren, prüfen Sie zuerst:

• Arbeitsstandort am Beschäftigungsbezug
• Feiertagsregion am Standort
• aktive Feiertagsvorlagen für die Region
• Feiertagsabgleich für das betroffene Jahr

Payroll vorbereiten

Personal > Payroll zeigt payroll-nahe Vorbereitung, Readiness, Status und Exportfähigkeit, wenn Ihr Arbeitsbereich diese Funktionen nutzt.

Diese Sicht unterstützt Vorbereitung und Kontrolle. Sie ersetzt keine rechtliche Lohnabrechnung, keine provider-spezifische Spezialintegration und keine verbindliche Auszahlungsentscheidung. Prüfen Sie exportierte Daten nach Ihrem internen Payroll-Prozess, bevor Sie sie außerhalb von Workspace weiterverarbeiten.

Grenzen

Nutzen Sie HR-Funktionen nicht für verdeckte Datenkorrekturen. Korrigieren Sie historische Fälle über fachlich sichtbare Korrekturabläufe oder eigene Administrationsprozesse.

Treffen Sie rechtliche, tarifliche oder provider-spezifische Payroll-Entscheidungen außerhalb dieser Bedienbeschreibung. Workspace stellt die dafür vorbereiteten HR-Informationen nur bereit, wenn die nötigen Berechtigungen und Einstellungen vorliegen.